【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會(huì)計(jì)檔案管理之中，但是對(duì)會(huì)計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇，由此造成此類會(huì)計(jì)檔案的缺項(xiàng)，其后果是在很大程度上影響了會(huì)計(jì)檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會(huì)計(jì)電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表等簡(jiǎn)單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)為例，每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)每年跟儲(chǔ)蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過(guò)程和耗費(fèi)的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來(lái)定然會(huì)非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來(lái)看，這方面的工作確實(shí)做得不夠。同時(shí)，由于農(nóng)村信用社點(diǎn)多面廣，尤其是多級(jí)法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會(huì)計(jì)軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢(shì)必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，給今后的會(huì)計(jì)核算工作造成一定的損失。重視本單位會(huì)計(jì)檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理。按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)部門兼管，部分會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案及時(shí)、按期歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)催收、歸檔到位，即使下級(jí)機(jī)構(gòu)上交會(huì)計(jì)檔案，所移交的會(huì)計(jì)檔案也未得到與本單位會(huì)計(jì)檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對(duì)所有會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。重視會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的交接,忽視會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案的移交本應(yīng)是會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點(diǎn)會(huì)計(jì)人員辦理業(yè)務(wù)交接時(shí)，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案要么未辦交接，要么象征性的以會(huì)計(jì)檔案保管登記簿代理移交清單簽字了事。另一方面，部分單位會(huì)計(jì)人員對(duì)網(wǎng)點(diǎn)合并的會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會(huì)計(jì)檔案管理混亂，不僅查找起來(lái)非常困難，甚至有些單位還有會(huì)計(jì)檔案遺失而無(wú)從追責(zé)。重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、存放管理，忽視對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時(shí)的銷毀工作。會(huì)計(jì)檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時(shí)銷毀階段。不同類型的會(huì)計(jì)檔案有其不同的保管期限，必然需要對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟(jì)活動(dòng)十分頻繁，會(huì)計(jì)檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實(shí)際工作中，農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費(fèi)。二、規(guī)范農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議加快制訂科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理辦法并組織實(shí)施，確保會(huì)計(jì)檔案管理有章可依、職責(zé)分明，鑒定材料《信用社會(huì)計(jì)鑒定》。農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理要求。會(huì)計(jì)檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，并將會(huì)計(jì)電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過(guò)磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會(huì)計(jì)檔案歸檔及時(shí)、保管完整、銷毀有序。首先，對(duì)原有會(huì)計(jì)檔案各級(jí)財(cái)務(wù)部門要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過(guò)搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會(huì)計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。其次，財(cái)務(wù)部門要抓好會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)撤并時(shí)會(huì)計(jì)檔案的移交工作，會(huì)計(jì)檔案交接要編制移交清冊(cè)，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)，會(huì)計(jì)檔案交接不清的會(huì)計(jì)人員不得離開工作崗位，對(duì)清理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會(huì)計(jì)檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會(huì)計(jì)檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案調(diào)(查)閱登記制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)組織銷毀。加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。無(wú)論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來(lái)執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。加大會(huì)計(jì)檔案管理硬件投入，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率。存放會(huì)計(jì)檔案的場(chǎng)所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級(jí)財(cái)務(wù)部門要及時(shí)為會(huì)計(jì)檔案保管提供有利條件。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會(huì)計(jì)電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，會(huì)計(jì)檔案利用工作才會(huì)躍上一個(gè)新的臺(tái)階。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)各級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，量化崗位責(zé)任，實(shí)行責(zé)任追究，才能使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。農(nóng)村信用社在會(huì)計(jì)檔案管理人員聘用上要從整體利益出發(fā)，不