【文章內(nèi)容簡介】 劃分，通用公文是各類各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都使用的文件，如請示、報告、函等，專用公文是在一定專業(yè)機關(guān)、部門和業(yè)務(wù)范圍專門使用的文件，如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。(2）對外公開文件、限國骨公開文件、內(nèi)部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件。這是根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件，內(nèi)容不涉及國家秘密，可以直接對國內(nèi)外公開發(fā)布；限國內(nèi)公開文件，內(nèi)容雖不涉及國家秘密，但其內(nèi)容不宜或不必向國外公布；內(nèi)部使用文件，內(nèi)容不涉及國家秘密，但不宜對社會公開，只有在本系統(tǒng)或本機關(guān)內(nèi)部使用；秘密文件，內(nèi)容含有一般國家秘密，泄露會使國家安全、利益遭受損害；機密文件，是指內(nèi)容含有最重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害；絕密文件，是指內(nèi)容含有最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。(3）上行文、平行文、下行文。是公文制發(fā)機關(guān)根據(jù)行文方向而劃分的。上行文，指向有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機關(guān)報送的公文；平行文，是指向同一組織系統(tǒng)的同級機關(guān)或非同一組織系統(tǒng)的任何機關(guān)發(fā)送的公文；下行文，向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機關(guān)發(fā)送的公文。(4）規(guī)范性文件、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。是根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)所劃分的。規(guī)范性文件指強制性推行的，用以規(guī)定行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章等；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件是指領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制發(fā)的用于頒布方針政策、法規(guī)與規(guī)章，指導(dǎo)、布置工作，闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的文件；公布性文件是指直接向國內(nèi)外公開發(fā)布的文件；陳述呈請性文件指用于匯報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批準的文件；商洽性文件是指探討、協(xié)商一般事項的文件；證明性文件是指對某組織或個人的使命、身份、經(jīng)歷或某事件提供證據(jù)和對有關(guān)各方面權(quán)力、義務(wù)、責(zé)任作出規(guī)定的文件。(5）平件、急件、特急件。是依據(jù)對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求，按常規(guī)處理的文件；急件是指因為內(nèi)容重要、緊急而需要優(yōu)先傳遞處理的文件；特急件是指內(nèi)容非常重要并特別緊急，需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。(6）收文、發(fā)文。機關(guān)內(nèi)部根據(jù)文件來源劃分的。收文指本機關(guān)收到的來自外部的文件；發(fā)文是指本機關(guān)制作發(fā)往外部的文件，本機關(guān)制成只供內(nèi)部使用的也稱發(fā)文。3．公文的功能，公文是能夠逾越時間與空間的限制，有效傳遞公務(wù)活動所需信息的重要工具，這一功能主要表現(xiàn)在下述方面：(l)公文用于傳達貫徹黨和國家方針政策和各項指令。在公務(wù)活動中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用，是加強集中領(lǐng)導(dǎo)，維護政令統(tǒng)一，保證工作步伐整齊一致的有效形式?！豆呐c處理》(2)公文是下級機關(guān)請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯(lián)系的基本手段。通過公文，使下情上達，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制定決策提供依據(jù)，同時，有利于對發(fā)生的問題予以及時處理。(3)公文用于發(fā)布行政法規(guī)與規(guī)章，在國家行政管理與維護社會主義建設(shè)秩序方面發(fā)揮著規(guī)范作用。它使國家各項管理活動有法可依，有規(guī)可循，從而逐步實現(xiàn)法制化、規(guī)范化。(4）公文是溝通機關(guān)之間橫向聯(lián)系的紐帶。它比其它信息溝通形式具有更強的精確性、權(quán)威性與憑證性。通過公文，機關(guān)之間能夠相互交流信息、商洽事務(wù)，在工作中取得協(xié)調(diào)與配合。(5）公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業(yè)中發(fā)揮著闡明事理、啟發(fā)覺悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。(6）公文是社會活動的真實紀錄。它印證了公文作者的合法身份；記錄了各項管理活動的性質(zhì)、狀態(tài)；因此，具有重要的憑證作用。二、公文的文體、結(jié)構(gòu)、格式和稿本 1．公文的文體公文的文體，指公文的表達方式。公文屬應(yīng)用文體，應(yīng)具有應(yīng)用文體的基本屬性，即具有直接應(yīng)用性，從本質(zhì)到現(xiàn)象，從總體到細節(jié)的全面真實性與嚴格遵守國家統(tǒng)一規(guī)定，保證公文內(nèi)容完整、標記明顯的格式規(guī)范性。但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有其自身的特殊屬性。第一，公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統(tǒng)。白話文具有通俗易懂、語義確切的優(yōu)點。第二，公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。這是因為公文內(nèi)容的表述，必須做到事理結(jié)合，除去對客觀事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征作出敘述與說明以外，還要求在此基礎(chǔ)上進行科學(xué)的分析與論證，以表明作者的觀點與態(tài)度。只是不同文種因其性質(zhì)與行文目的不同而在三種表達方式的運用上，各有側(cè)重。如規(guī)范性、公布性文件側(cè)重于說明的方式；工作報告、會議紀要側(cè)重于敘述的方式；而內(nèi)容復(fù)雜的公文，如調(diào)查報告，則需同時兼用三種表達方式。2．公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對確定性。國家有關(guān)機關(guān)對公文的基本構(gòu)成作出了規(guī)范性要求；其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取舍。公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。3．公文的格式公文格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。公文格式具有較強的規(guī)范性；國家有關(guān)機關(guān)以法規(guī)、規(guī)章、標準等形式對其加以規(guī)范。規(guī)范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，方便對其直接閱讀與傳遞、處理；有利于應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)處理與管理公文。《公文與處理》公文格式主要是對載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規(guī)范。目前我國通用公文的格式一般為：(1）公文紙采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標準A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。(2）公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區(qū)，與不允許出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個區(qū)域。上白邊（天頭）和左白邊（訂口）應(yīng)分別寬于下白邊（地腳）和右白邊（翻口）。(3）所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排版）。正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等（即通欄排）。(4）左側(cè)裝訂。（少數(shù)民族可按其習(xí)慣書寫，排版）。正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等（即通欄排）(5）在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求。①保密等級的標注與編排。在文稿上，應(yīng)根據(jù)公文的實際涉密程度，用漢字“絕密”、“機密”、“秘密”分別予以標注，并后加“★”，必要時還應(yīng)注明保密期限（如機密★5年）。在正式發(fā)出的印制本上，保密等級位于公文首頁圖文區(qū)左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。②緊急程度的標注與編排。在文稿上，根據(jù)情況分別標注“急”或“特急”。在印制本上，緊急程度位于保密等級的下一行，字體字號與保密等級相同。③文頭的編排。在印刷本上，文頭位于公文首頁上端，約占圖文區(qū)面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅色，但也可根據(jù)需要用其他顏色）印制，居中排一行。聯(lián)合行文的公文，一個作者占一行。④發(fā)文字號的標注與編排。文稿上，應(yīng)由有關(guān)人員在注發(fā)之后，依照發(fā)文字號登記冊上的式樣，依次標注作者代字，置于方括號中的年份號，順序號。如國務(wù)院1997年第一發(fā)文即標作：“國發(fā)［1997]001號”。一件公文只有一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。在印制本上，發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下，居中；如有簽發(fā)人時，應(yīng)居左，兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條長10omm的細實線。⑤簽發(fā)人的編排。在印制本上，簽發(fā)人位于發(fā)文字號的同一行，居右側(cè)。排印出“簽發(fā)人”字樣后空一格排發(fā)簽發(fā)人的姓名，字體字號與發(fā)文字號相同。⑥標題的標注與編排。撰寫文稿時，應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求正確標注標題：結(jié)構(gòu)完整；語意確切；文字簡練、醒目，字數(shù)一般不超過50字。⑦主送機關(guān)的標注與編排。在撰寫文稿時，應(yīng)將收受并對本文負實際辦理、簽復(fù)責(zé)任的機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱標出，標注時需注意：除了普發(fā)性公文外，一份公文（特別是上行文）只能以一個機關(guān)為主送機關(guān)，不能“多頭主送”；除非領(lǐng)導(dǎo)者本人曾有要求，否則不能直接主送領(lǐng)導(dǎo)者，更不能同時直接主送幾位領(lǐng)導(dǎo)者；應(yīng)準確界定主送機關(guān)與抄送機關(guān)《公文與處理》 的區(qū)別，避免僅依據(jù)機關(guān)的級別而不是辦理方面的責(zé)任確定受文機關(guān)中的主送與抄送機關(guān)；應(yīng)正確標注受文機關(guān)的名稱，禁止使用不規(guī)范的簡稱或籠統(tǒng)含混的統(tǒng)稱，以免無人承擔(dān)實際辦理責(zé)任，削弱公文的效用。在印制本上，主送機關(guān)位于標題下，從左至右頂格排列機關(guān)的名稱，回行繼續(xù)頂格，結(jié)尾用冒號。如主送機關(guān)不止一個時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，機關(guān)名稱之間用頓號、逗號或分號分隔。常用3號或4號仿宋體字印刷。⑧正文的編排。在印制本上，正文位于主送機關(guān)下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號或4號仿宋體印刷。⑨附件標記的標注與編排。撰擬文稿時，應(yīng)準確標注附件標記，注明其標題、件數(shù)、份數(shù)。印制本上，附件標記必須位于正文以下日期之上，排出附件件號（只一件時不排）、標題、份數(shù)。每件一般占一行，字體字號與正文同。⑩印章或簽署的編排。簽署位于正本的右下方，一位領(lǐng)導(dǎo)者占一行，先排出機關(guān)名稱、簽署者職務(wù)，后空兩格后請領(lǐng)導(dǎo)簽注姓名。印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方，應(yīng)上不壓正文，下壓日期。⑾作者與日期的標注與編排。撰擬文稿時，應(yīng)如實在相應(yīng)欄目內(nèi)標注完稿時間、審核時間、簽發(fā)時間、會議通過或批準時間等，并注意標明完整確切的年月日。在印制本上，作者位于正文右下方，排印發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱，一個作者一般占一行，字體字號同正文。在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字體字號與正文同。⑿注釋的編排。除個別簡短的注釋采用正文夾注（在正文待解釋說明的對象后用圓括號標出釋文）外，注釋排印在印制本的末頁日期的下方。每項為一個自然段，如有兩項或兩項以上時，注意使正文中的序號和釋文前的序號保持一致。注釋常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。⒀主題詞的標注與編排。在印制本上，主題詞位于末頁注釋之下，通常排一行，起首頂格標“主題詞：”字樣，然后排印主題詞，詞間空一格，常用與正文字號相同的黑體字印刷。⒁抄送機關(guān)的標注與編排。在印制本上，抄送機關(guān)位于主題詞以下，用兩條與圖文區(qū)寬度相等的平行細實線作為界線，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后，按機關(guān)的性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排印抄送機關(guān)的名稱，其間用頓號、逗號或分號等分隔。常用與正文字體字號相同或小一號的文字印刷。⒂印發(fā)說明的編排。在印制本上，印發(fā)說明位于抄送欄以下公文末頁最下端，在圖文區(qū)與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線等長并平行的細實線，形成“印發(fā)說明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機關(guān)字體字號相同的文字印刷。4，公文的稿本在公文形成過程中，將有各種文稿、文本產(chǎn)生，它們在內(nèi)容、外觀形式以及效用方面均有很大區(qū)別。《公文與處理》草稿。是公文的原始文稿，包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草案等多種形式，均供討論、征求意見和修改審核使用，不具備戚公文的效用。定稿。又稱原稿，是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，即業(yè)經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并簽發(fā)、正式會議討論通過或經(jīng)上級機關(guān)審核批準的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標準依據(jù)。正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標志。副本。再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或正本的復(fù)份。備存查、知照使用。試行本。法規(guī)文件正本的一種特殊形式，在試驗推行期間具有法定效用。暫行本。法規(guī)文件正本的一種特殊形式，在哲互里萬期間具有法定效用。修訂本。對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實行一定時期后進行修改訂正再行發(fā)布時使用的文本。修訂本具有法定效用。不同文字稿本。同一公文在形成過程中，需要兩種或兩種以上文字撰制時，不同文字所形成的內(nèi)容相同的文稿或文本在效用上相同。三、常用公文文種及其選用文種，也叫作公文名稱，是用來表明公文的性質(zhì)、適用范圍、作者職能權(quán)限及制發(fā)公文目的要求的。在公文中正確標明文種，不但為公文撰寫、處理提供便利，而且有利于維護公文的權(quán)威性及有效性。1．常用公文文種的適用范圍(1）規(guī)范性文件。①條例，用于對某一方面的行政工作作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。②規(guī)定，用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。③辦法，用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。④決定，用于對重要事項或者重大行動作出安排。(2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件。①命令（令），用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定。②指示，用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。③批復(fù)，用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。④通知，用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。⑤通報，用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。《公文與處理》(3）公布性文件。①公告，用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。②通告，用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。(4）陳述呈請性文件。①議案，用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會提請審議事項。②請示，用于向上級機關(guān)請求指示、批準。③報告，用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。④調(diào)查報告，用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。(5）商洽性文件。函，用于不相隸屬機關(guān)間商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準等。(6）會議文件。會議紀要，用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構(gòu)、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布。2，公文文種的選擇撰寫公文時要正確選定文種，不用、錯用或生造文種，不僅會給公文的撰寫制作帶來困難或麻煩，而且會給公文的效用帶來損害。選擇公文文種要嚴守有關(guān)規(guī)范，特別是要嚴格遵循黨和國家關(guān)于公文文種的使用規(guī)則。選擇公文文種的依據(jù)主要有三個方面：一是發(fā)文機關(guān)與主要受文者間的工作關(guān)系；二是發(fā)文機關(guān)的法定或規(guī)定權(quán)限；三是行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。根據(jù)發(fā)文機關(guān)與主要受文者間的工作關(guān)系選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工