【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 越少，取得的成功也就越小。 如何主持和引導(dǎo)會(huì)議。 主持人主持會(huì)議，有一個(gè)很重要的內(nèi)容，就是要讓與會(huì)者知道在解決問(wèn)題或困難時(shí)歡迎他們提出任何意見。為此，要讓與會(huì)者了解情況，共同商量解決問(wèn)題的辦法。因此，可以在主持的話語(yǔ)中多次使用下列短語(yǔ)，以此來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者的參與意識(shí)。如“經(jīng)過(guò)我們的共同體驗(yàn)”、“分擔(dān)我們共同的憂慮”、“為了我們的共同利益”等。 一個(gè)成功者，總是善于采納更多人的建議，傾聽別人不同的意見。一個(gè)出色的商務(wù)會(huì)議主持也一樣，如果使會(huì)議多聽取他人的意見，有時(shí)就會(huì)得到料想不到的結(jié)果。當(dāng)然，有時(shí)有人也會(huì)提出相反的甚至與會(huì)議內(nèi)容毫不相干的觀點(diǎn)，或者利用發(fā)言的機(jī)會(huì)進(jìn)行滔滔不絕的長(zhǎng)談，遇有此等等情況時(shí)，主持人要用未完的話來(lái)打斷，使會(huì)議按既定的方向進(jìn)行。具體方法是： ⑴正確看待別人的反對(duì)意見。 當(dāng)有人提出反對(duì)意見時(shí)，主持人應(yīng)當(dāng)首先感激對(duì)方敢于提出反對(duì)意見，然后擺出事實(shí)道理來(lái)證明自己的觀點(diǎn)。主持人一定要注意自己的態(tài)度要端正，語(yǔ)氣要和氣，讓提反對(duì)意見的與會(huì)者心服口服。 ⑵對(duì)那些離題萬(wàn)里的意見要制止。 遇到有人發(fā)表離題萬(wàn)里的意見時(shí)，主持人可以通過(guò)這樣的方法來(lái)解決：微笑著用真誠(chéng)的語(yǔ)調(diào)對(duì)那個(gè)人說(shuō)：“你提的這個(gè)問(wèn)題不錯(cuò)，等以后再談吧，現(xiàn)在讓我們回到剛才的問(wèn)題上來(lái)?！被蛘哒f(shuō)：“如果你有興趣的話，等會(huì)后我們單獨(dú)談這個(gè)會(huì)議外的問(wèn)題，……”這樣的話更容易讓對(duì)方接受。 ⑶巧妙地打斷長(zhǎng)篇大論者的話頭。 會(huì)議是有時(shí)間規(guī)定的，因此，在會(huì)議上，主持人應(yīng)該爭(zhēng)分奪秒。會(huì)議的來(lái)賓人多口雜，尤其是一些愛出風(fēng)頭的人，喜歡在會(huì)議中侃侃而談，他講的話離題萬(wàn)里自己也感覺(jué)不到。這時(shí)，主持人應(yīng)該及時(shí)打斷他，抓住他話中與會(huì)議有關(guān)的話問(wèn)另外一人。例如，可以這樣說(shuō)：“某某，你怎么看待這個(gè)問(wèn)題?！被蛘呖紤]使用另一種更直接的方法，如：“我們的時(shí)間很緊張，先不討論這些問(wèn)題?！被蛘摺拔覀冞€有其他的事有待于解決，這個(gè)問(wèn)題先擱一擱。”當(dāng)把這位滔滔不絕的發(fā)言者阻止時(shí)，主持人最好不要再給他發(fā)言的機(jī)會(huì)，他如果還想說(shuō)時(shí)，主持人要敢于“搶舌頭”。 ⑷善于引導(dǎo)別人。 說(shuō)服他人的能力也是進(jìn)行良好的主持所應(yīng)具備的基本條件。下面幾條建議可能有助于主持人說(shuō)服他人： 第一，闡明你的目的和任務(wù)，不要給與會(huì)者“有時(shí)被隱瞞感覺(jué)”。 第二，使與會(huì)者確信你的需要和興趣同他們很相似。 第三，使他們認(rèn)識(shí)到某個(gè)問(wèn)題或計(jì)劃的重要性。 第四，把好的心情傳遞給與會(huì)者，讓他們有足夠的理由坐在那兒參加自己主持的會(huì)議。 ⑸不同意見要進(jìn)行協(xié)調(diào)。 當(dāng)會(huì)議中出現(xiàn)不同的意見時(shí)，與會(huì)者中會(huì)出現(xiàn)極端的意見，并根據(jù)各自不同的意見而據(jù)理力爭(zhēng)，并爭(zhēng)持不下時(shí)，主持人應(yīng)該要求與會(huì)者都安靜下來(lái)，建議大家用求同存異的態(tài)度來(lái)重新看一看爭(zhēng)論之處。 如果與會(huì)者肯爭(zhēng)論，顯示他們已投入會(huì)議，只是個(gè)人的觀點(diǎn)不同，導(dǎo)致結(jié)論有異而已。主持人必須善用與會(huì)者的投入感，引入客觀的分析方法，來(lái)沖淡主觀的爭(zhēng)論氣氛，不能讓會(huì)議發(fā)展成“比嗓門”或“不人多勢(shì)眾”的會(huì)議。此時(shí)，主持人的協(xié)調(diào)技巧是： ①首先自己要保持頭腦清醒，不要介入爭(zhēng)論之中。 ②主動(dòng)要求與會(huì)者平靜下來(lái)。 ③立即引用分析的話題來(lái)分散與會(huì)者的精神，使各對(duì)立之人了解他們的不同意見也有相同之處，只是有些地方需要再談而已，大家并非水火不相容。 ④對(duì)于不聽勸阻的，耐心地勸他們不要破壞了與會(huì)者之間的人際關(guān)系。 ⑹防止議而不決。 一個(gè)有效的會(huì)議必須有商議及議決兩個(gè)關(guān)鍵部分，否則即無(wú)須召開會(huì)議。 商議就是與會(huì)者圍繞著議程互相發(fā)表議論，共同研究、分析及解決問(wèn)題。然而，不少會(huì)議經(jīng)常出現(xiàn)“議而不決”的現(xiàn)象，與會(huì)者在會(huì)議中談了許多，到頭來(lái)卻未能達(dá)成一個(gè)決定或結(jié)論。換句話說(shuō)，會(huì)議是進(jìn)行了，但會(huì)議目的仍未達(dá)到。 主持人在這方面的角色事關(guān)重大。必須要千方百計(jì)引導(dǎo)與會(huì)者不能在未有決定或結(jié)論前便散會(huì)離開。耐心地告訴與會(huì)者，會(huì)議的目的是集合與會(huì)者眾人的知識(shí)及智慧，來(lái)共同解決問(wèn)題，或作出解決問(wèn)題的建議。 若主持人不堅(jiān)持要與會(huì)者盡量得出結(jié)論或決定，不少與會(huì)者往往不會(huì)抓緊時(shí)間去談，而只會(huì)隨波逐流地東拉西扯，會(huì)議看來(lái)氣氛熱鬧，其實(shí)是不著邊際。因此，主持人必須時(shí)刻警惕自己，“議而不決”的現(xiàn)象必定要消除。 在主持會(huì)議時(shí)要注意細(xì)節(jié)。 有時(shí)候，主持人無(wú)論對(duì)自己所講的話題做過(guò)多好的準(zhǔn)備和演習(xí)，或者這一話題對(duì)自己來(lái)講已經(jīng)熟悉，但在主持前，一想到臺(tái)下那么多的人，仍然會(huì)感到緊張。這時(shí)千萬(wàn)不要讓壓力控制自己的情緒，一旦讓緊張情緒控制了自己，就會(huì)使自己根本無(wú)法發(fā)揮最佳水平，一些都白費(fèi)了。 當(dāng)遇到這種情況時(shí)，主持人可自我放松，情緒一旦放松，思維就會(huì)走上正常的途徑，主持就會(huì)得心應(yīng)手。 注意會(huì)議的總結(jié) 會(huì)議在達(dá)成決議后，主持人還要在散會(huì)前作出綜合和總結(jié)，這才算是圓滿地主持了一個(gè)會(huì)議。無(wú)總結(jié)，便是虎頭蛇尾。 在總結(jié)和綜合中，主持人提綱挈領(lǐng)地將會(huì)議中提及的重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，讓繕寫會(huì)議記錄的同事核對(duì)一下資料，也同時(shí)提醒與會(huì)者不要忘記這些重點(diǎn)。對(duì)于會(huì)議的決定、建議及結(jié)論，清楚明確地再重申一遍。這樣做，有三個(gè)目的： ⑴可以讓紀(jì)錄會(huì)議的同事更方便地核對(duì)資料。 ⑵可以即時(shí)檢查主持人和與會(huì)者之間有沒(méi)有溝通障礙，彼此對(duì)事情