辦公室環(huán)境及其管理(編輯修改稿)
2024-09-28 03:19 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 。 ⑸管理和輔助決策功能?，F(xiàn)代行政管理事務(wù)繁雜，信息量大，對(duì)于一個(gè)問(wèn)題解決的方法很多，如何選擇最佳方案，以提高決策和管理水平，是我們面臨的重要課題。 近年來(lái)，國(guó)際上辦公自動(dòng)化設(shè)備發(fā)展很快，各種型號(hào)的機(jī)器相繼出現(xiàn)，使工作效率大大提高。購(gòu)買(mǎi)或更新設(shè)備時(shí)應(yīng)遵循以下原則：⑴有利于提高辦公效率；⑵舒適安全，堅(jiān)固耐用；⑶性能良好，操作方便；⑷用途廣泛，與原有設(shè)備配套；⑸設(shè)計(jì)美觀(guān)，有利于環(huán)境建設(shè)；⑹符合需要，節(jié)約辦事。 安全環(huán)境 安全環(huán)境是整個(gè)辦公室安全措施的總和。安全環(huán)境的內(nèi)容大致包括以下三個(gè)方面： ⑴人身安全。辦公室工作人員有時(shí)會(huì)不可避免地觸及到少數(shù)人的利益，假如遇到個(gè)別思想不端正、行為不軌的人，辦公室工作人員的人身安全就有可能受到威脅。因此，要加強(qiáng)門(mén)衛(wèi)登記制度，重要部門(mén)要武裝警衛(wèi)人員值班，以保證辦公場(chǎng)地及人員的安全。 ⑵財(cái)產(chǎn)安全。辦公室的設(shè)備、文件、檔案以及倉(cāng)庫(kù)、金庫(kù)是公司的財(cái)產(chǎn)，應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，以防止盜竊、拐騙、竅密現(xiàn)象的發(fā)生。除要有嚴(yán)格的制度作為保障外，還要購(gòu)置必要的保險(xiǎn)設(shè)備，并配有專(zhuān)人和專(zhuān)職部門(mén)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。特別是機(jī)密文件的保護(hù)，更要從細(xì)、從嚴(yán)，必要時(shí)要配備武裝警衛(wèi)人員守護(hù)，從外圍加強(qiáng)安全措施。 ⑶防火安全。辦公室內(nèi)貯存有大量的檔案與信息，如果不慎失火，會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。所以辦公場(chǎng)所要特別注意防火，除制訂并嚴(yán)格執(zhí)行安全防火制度外，還要設(shè)置防火、滅火及避雷裝置，做到有備無(wú)患。 辦公室環(huán)境的社會(huì)條件 辦公室環(huán)境的社會(huì)條件，主要是指辦公室軟環(huán)境的建設(shè)，主要包括人際環(huán)境、氣氛環(huán)境、工作作風(fēng)等三項(xiàng)。影響辦公室工作人員行為的不止是硬環(huán)境，在某些時(shí)候，軟環(huán)境對(duì)人的影響更大，強(qiáng)調(diào)的是提高工作人員素質(zhì)的重要性，即是指加強(qiáng)軟環(huán)境的建設(shè)。 辦公室內(nèi)部良好的人際關(guān)系與工作效率密切相關(guān)。因此，一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要注意改善工作場(chǎng)所的物質(zhì)環(huán)境，還要花較大的力量建立辦公室良好的人際環(huán)境，因?yàn)樗怯绊懝ぷ魅藛T工作行為的活的因素。與此相關(guān)的內(nèi)容主要有： ⑴一致的目標(biāo)。目標(biāo)是全體人員共同奮斗的方向，可激勵(lì)大家?jiàn)^發(fā)努力。只有目標(biāo)一致，才能使大家同心同德，團(tuán)結(jié)共事；否則，便可能陷入無(wú)窮的爭(zhēng)執(zhí)中而無(wú)所作為。 ⑵統(tǒng)一的行動(dòng)。在辦公室內(nèi)，每個(gè)成員的工作都是為了實(shí)現(xiàn)辦公室的目標(biāo)，雖然分工不同，作用大小也不同，但每一項(xiàng)工作就如同工作母機(jī)中的每一部件，必須一起協(xié)運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)器才能順利運(yùn)行。因此，要使工作人員在既定的目標(biāo)下，充分發(fā)揮個(gè)人之長(zhǎng)，彼此配合默契，必須有嚴(yán)格的規(guī)章制度，科學(xué)的組織管理，良好的是非輿論，公平合理的辦事作風(fēng)。這樣，整個(gè)辦公室才能呈現(xiàn)統(tǒng)一行動(dòng)的狀態(tài)。要堅(jiān)決反對(duì)不顧大局，只顧個(gè)人或小團(tuán)體利益的做法。 ⑶融洽的凝聚力。凝聚力是指辦公室成員之間的吸引力和相容程度。個(gè)人的許多心理需要，尤其是與工作有關(guān)的需要，如學(xué)習(xí)需要、信念與支持需要、歸屬需要等等，只有在辦公室內(nèi)才能得到滿(mǎn)足。 和睦的氣氛，通常指一種非排斥性的情感環(huán)境。如果辦公室內(nèi)部的氣氛是緊張的、不和諧的，其成員彼此之間互相猜疑，乃至嫉恨，凡事相互推諉、扯皮，必然工作效率低下。可見(jiàn)和睦的氣氛對(duì)工作的順利開(kāi)展十分重要。 良好的心境是建立和睦氣氛的最根本因素。它對(duì)辦公室成員行為的影響是不可忽視的。情緒一旦產(chǎn)生，可以持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，左右人的心境，影響著人的行為活動(dòng)。具有愉快心境的人，無(wú)論遇到什么事都能泰然處之；心境對(duì)人的身體健康也有明顯的影響。因此，辦公室成員應(yīng)該善于調(diào)節(jié)自己的心情，克服消極情緒，努力使自己在任何情況下都保持良好的心境。這對(duì)辦公室成員的身體健康及建立良好的工作氣氛有十分重要的意義。 工作作風(fēng)由認(rèn)識(shí)、情感、意志和行為等多種因素所構(gòu)成，是在共同的目標(biāo)與認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)辦公室全體成員長(zhǎng)期共同努力，逐步形成的一種較穩(wěn)定的精神狀態(tài)和具有一定特色的行為
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