【文章內(nèi)容簡介】 項(xiàng)準(zhǔn)備工作。 制定會(huì)議方案 。對(duì)會(huì)議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會(huì)期、議題、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會(huì)議的依據(jù)。如作變動(dòng)，需及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，不可自作主張，隨意改變方案。 拿出會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃。主要籌辦人員對(duì)本次會(huì)議所需的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，按內(nèi)容或承辦部門歸歸類，按時(shí)間順序排排隊(duì)，開列出共有多少項(xiàng)工作，每項(xiàng)工作擬由哪個(gè)部門或個(gè)人負(fù)責(zé)，以及各項(xiàng)工作的基本要求、完成的時(shí)限等。這樣做可以使分管會(huì)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。 組織召開協(xié)調(diào)會(huì)議。較大型會(huì) 議會(huì)務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門多，要根 第 9 頁 共 18 頁 據(jù)需要，組成會(huì)務(wù)工作班子，召開會(huì)議籌辦工作協(xié)調(diào)會(huì)。會(huì)務(wù)工作班子一般設(shè)秘書、材料、保障和新聞 4 個(gè)組。中型或小型會(huì)議可不設(shè)組，固定幾個(gè)人分管幾個(gè)方面的籌辦工作即可。召開會(huì)議籌辦工作協(xié)調(diào)會(huì)的主要內(nèi)容是：傳達(dá)或印發(fā)首長審定的會(huì)議方案，明確各組或 各人的任務(wù)，研究和補(bǔ)充《會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃》，協(xié)調(diào)一些交叉和難度較大的工作，有針對(duì)性地提出要求，明確分工，責(zé)任到組到人。 印發(fā)會(huì)議通知。召開會(huì)議的基本問題確定以后，要盡快發(fā)出會(huì)議通知，給參加會(huì)議的人員留出 準(zhǔn)備時(shí)間。會(huì)議通知一般包括 “ 八要素 ” ：即會(huì)名、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會(huì)期、會(huì)址、著裝、注意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報(bào)告與會(huì)人員名單，要不要報(bào)告報(bào)到時(shí)需接站的人數(shù)及所乘坐車次，以及有問題如何聯(lián)系等。 印制會(huì)議票證。大中型會(huì)議對(duì)正式出席會(huì)議的人員要發(fā)給出席證，列席會(huì)議的人員要發(fā)給列席證，會(huì)議工作人員要發(fā)給工作證，進(jìn)行選舉等其他重要會(huì)議，還可印制使用印有座號(hào)的座次證，密級(jí)較高、進(jìn)出住所需嚴(yán)格控制的會(huì)議，還要印制車輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨 認(rèn)。會(huì)議各種票證應(yīng)于會(huì)議報(bào)到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報(bào)到時(shí)核發(fā)，座次證一般在舉行全體會(huì)議之前臨時(shí)分發(fā)。如會(huì)場(chǎng) 第 10 頁 共 18 頁 有條件擺座簽，最好用擺設(shè)座簽的方法取代座次證。 準(zhǔn)備會(huì)議用品。本著勤儉節(jié)約的原則，按照會(huì)議方案中的預(yù)算，為與會(huì)人員購置文具等會(huì)議用品。文具一般包括文件包（袋）、筆、本等。表彰會(huì)議還要購買獎(jiǎng)品等。如果會(huì)議有選舉任務(wù)，要提前準(zhǔn)備選票、票箱、監(jiān)票和計(jì)票人胸簽及計(jì)票所需物品。 印制與會(huì)人員和工作人員名冊(cè)。住房分配、餐桌劃分、電話安裝、座簽填寫等，都需要依據(jù)人員名冊(cè)辦理 。為節(jié)約時(shí)間，可采取 “ 找 ” 和 “ 報(bào) ” 相結(jié)合的方法，即找以往會(huì)議名單或其他資料，提前擬個(gè)名單，下面報(bào)名單時(shí)，進(jìn)行對(duì)照修改即可。在掌握了大部分人員名單之后，即可印制少量非正式名冊(cè)，發(fā)給工作人員用。正式名冊(cè)出來后，要及時(shí)調(diào)換，防止不太準(zhǔn)的名冊(cè)擴(kuò)散后引起誤解。 印制《會(huì)議須知》?！稌?huì)議須知》一般包括 6 個(gè)方面的內(nèi)容：即日程安排、會(huì)議編組、作息時(shí)間、會(huì)務(wù)組等會(huì)議保障人員的住室及電話號(hào)碼、文化生活安排、注意事項(xiàng)。會(huì)議編組主要根據(jù)會(huì)議的任務(wù)確定，可以按單位劃分，也可以按業(yè)務(wù)系統(tǒng)編組，每組要確定一至二名召集人，如 需討論，要?jiǎng)澐置總€(gè)組的討論會(huì)場(chǎng)。 安排好生活保障。主要包括食宿、醫(yī)療、安全保衛(wèi)和通信 4 個(gè)方面。會(huì)議方案確定后，要把會(huì)議人員、伙食標(biāo)準(zhǔn)及其他 第 11 頁 共 18 頁 服務(wù)保障要求及時(shí)通知接會(huì)的招待所或賓館。會(huì)議報(bào)到前 3 至 5天，要督促招待所或賓館進(jìn)行會(huì)議生活供應(yīng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備。，會(huì)議報(bào)到前 1 至 2 天，負(fù)責(zé)會(huì)議住宿安排的工作人員應(yīng)進(jìn)住招待所或賓館，對(duì)與會(huì)人員的住室、床位和就餐桌位，固定到人，并貼好門簽、擺放好餐桌座簽。較大型會(huì)議都要抽調(diào)醫(yī)生、護(hù)士及食品檢驗(yàn)人員，設(shè)立醫(yī)療化驗(yàn)室，抽調(diào)安全保衛(wèi)和執(zhí)勤人員。還要根據(jù)會(huì)議需要，增設(shè)通信線路 ，架設(shè)電話。 籌辦文娛活動(dòng)。文娛活動(dòng)一般安排在晚間，時(shí)間不易過長，以免影響次日開會(huì)。會(huì)期較長的會(huì)議，一般要為每個(gè)住室訂1 至 3 份報(bào)紙，做到會(huì)議人員一報(bào)到，所訂報(bào)紙就能發(fā)到。 1設(shè)置會(huì)場(chǎng)。設(shè)置會(huì)場(chǎng)主要是兩項(xiàng)工作。一是布置主席臺(tái)，主要包括懸掛會(huì)標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話筒，主席臺(tái)座次要按照 “ 中為主、左為上 ” 的慣例排定，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng)示。二是會(huì)場(chǎng)座區(qū)的布設(shè)，一般要將正式出席人員安排在會(huì)場(chǎng)靠前和中間位置，列席人員和工作人員安排在靠后或兩邊位置。不可擅自主張，憑想當(dāng)然安排。另外 ，對(duì)會(huì)場(chǎng)的供電、供暖（冷）、音響等設(shè)備要全面了解，如無把握，應(yīng)有應(yīng)急方案。 1做好接站準(zhǔn)備。依據(jù)與會(huì)人員報(bào)到時(shí)所乘車次，印制《接站安排表》，主要列清什么時(shí)間、接哪個(gè)車次的哪些人、什么車去接、由誰負(fù)責(zé)等，發(fā)給有關(guān)人員按表抓落實(shí)。 1進(jìn)行會(huì)務(wù)檢查。會(huì)務(wù)工作主要負(fù)責(zé)或承辦的同志，在會(huì) 第 12 頁 共 18 頁 議報(bào)到的前一天，要對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)籌備工作組織一次全面檢查。發(fā)現(xiàn)漏辦事項(xiàng)或辦得不理想的事項(xiàng)，要責(zé)成專人、限定時(shí)間立即補(bǔ)辦