商務禮儀電子郵件篇(編輯修改稿)
2025-03-18 17:36 本頁面
【文章內容簡介】 字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度 ? 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 ? 對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼 ? 不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻 ? BusinessEmail不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在 ：） 附件 ? 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件 ? 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 ? 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 ? 附件數(shù)目不宜，超過 4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件 ? 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 ? 如果附件過大（不宜超過 2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送 語言的選擇和漢字編碼 ? 只在必要的時候才使用英文郵件 ? 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書 ? 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件 ? 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復 ? 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決 ? 選擇便于閱度的字號和字體 ? 中文用宋體或新宋體，英文就用 Verdana或Arial字型，字號用五號或 10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件 結尾簽名 ? 每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息 ? 雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作 ? 簽名信息不宜過多 ? 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系 ? 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體 ? 不要只用一個簽名檔 ? 對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用 ? 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些 回復技巧 ? 及時回復 Email ? 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是 2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件 ? 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過 24小時 ? 如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，
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