淺談辦公室自動化對秘書工作的影響(編輯修改稿)
2025-08-31 03:26 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 故障五個方面。人類自身主要包括蓄意破壞、意外操作等。自然災(zāi)難主要包括水災(zāi)、火災(zāi)、地震、電磁等。邏輯問題主要包括文件損壞、軟件錯誤、操作系統(tǒng)錯保、數(shù)據(jù)交換錯誤、用戶需求不恰當(dāng)?shù)?。硬件故障主要包括硬件系統(tǒng)中的各個部分組成,如主板、芯片、電源、存儲介質(zhì)、控制器等。網(wǎng)絡(luò)故障主要包括網(wǎng)絡(luò)接口卡、網(wǎng)絡(luò)連接問題及輻射問題等。 影響系統(tǒng)安全性的因素概述。影響系統(tǒng)安全性的因素主要包括線纜連接威脅、物理設(shè)備威脅、病毒或編程威脅及身份鑒別威脅等,這些都會給秘書工作的保密性和安全性帶來隱患。 辦公自動化系統(tǒng)作為一個用現(xiàn)代化設(shè)備裝備起來的復(fù)雜系統(tǒng)，數(shù)據(jù)共享程度很高，這給保密工作帶來了隱患。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，文件的傳播途徑急劇增多，泄密渠道也日益增多，各種信息載體如磁盤、磁帶、網(wǎng)絡(luò)等都可能成為“黑客”攻擊的對象；另一方面，竊密手段也日益現(xiàn)代化，各種高科技手段如互聯(lián)網(wǎng)、激光技術(shù)、人造衛(wèi)星、紅外遙感等技術(shù)均已被利用到現(xiàn)代竊密活動中。保密措施不嚴(yán)、秘書人員素質(zhì)不高或管理觀念和方法的滯后均有可能造成泄密。此外，秘書人員的一些疏忽也會造成泄密。例如廢棄的打印紙和用過的磁盤上，可能留有秘密信息；在技術(shù)交流中，向無關(guān)者展示不該公開的數(shù)據(jù)等，這些都同工作人員的責(zé)任心和管理有著密切關(guān)系。因此，加強(qiáng)計算機(jī)保密工作，是辦公自動化中的一項不可忽視的工作。 辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)，不僅影響了秘書思維的創(chuàng)造性，更容易導(dǎo)致秘書喪失踏實的工作作風(fēng)。辦公室事務(wù)性工作錯綜復(fù)雜，秘書工作概而言之是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”?！皡⑴c政務(wù)”是作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，秘書要調(diào)查研究，綜合各方面情況，提出工作方案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；起草文件，將領(lǐng)導(dǎo)的重大決策形成文字，化為切實可行的條例，貫徹落實；在決策實施過程中收集反饋信息，作為修正決策的參考。 這些都不是單純點擊幾下鼠標(biāo)就可以輕松完成的。 而辦公自動化的出現(xiàn)，讓部分秘書在撰寫各類報告時，往往是通過互聯(lián)網(wǎng)下載一些相關(guān)內(nèi)容的資料來敷衍了事。如果秘書過分依賴互聯(lián)網(wǎng)或相關(guān)自動化設(shè)備， 其工作的主動性和積極性就會逐漸消減，從而形成不踏實的工作作風(fēng)。辦公自動化在秘書工作中的運用是新形勢和學(xué)校發(fā)展的需求。針對辦公自動化在秘書工作中的應(yīng)用出現(xiàn)的優(yōu)勢和問題，一方面要合理有效地利用各種資源，同時要注意信息的保密性，保持踏實的工作作風(fēng)?？傊?，我們只有揚長避短，因勢利導(dǎo)，切實有效地建立辦公自動化體系，真正做到人機(jī)結(jié)合，才能使學(xué)校秘書工作高效率，并逐步走向自動化、智能化的新局面?？偟膩砜?我國的辦公自動化還比較落后,許多問題急待解決。諸如:重新建輕整合。重硬件輕軟件。重管理輕服務(wù)。辦公自動化發(fā)展與應(yīng)用不均衡。處理業(yè)務(wù)的能力比較差。安全系數(shù)低、開放度不夠,各部門工作協(xié)調(diào)和勾通能力不夠。辦公自動化的推廣還存在體制和管理上的阻礙,設(shè)備“無病”認(rèn)識“有恙”…… 這些都是影響學(xué)校辦公自動化發(fā)展的重要原因。許多中學(xué)辦公自動化的建設(shè)還處于初級階段,更多的是關(guān)心硬件的建設(shè),但辦公自動化,應(yīng)用軟件是關(guān)鍵。許多單位領(lǐng)導(dǎo)對辦公自動化的認(rèn)識不清,因此, 辦公自動化的功能和建設(shè)目標(biāo)仍然停留在較低層面的認(rèn)識水平,較少涉及到如何更好地通過辦公自動化來為廣大教師、學(xué)生、家長和社會提供更多更好的服務(wù)等內(nèi)容。廣大教師、學(xué)生、家長和社會沒有很好地享受到辦公自動化所帶來的優(yōu)勢。辦公自動化要求后臺系統(tǒng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一工作,但往往單位“條塊分割”，各部門、各組織結(jié)構(gòu)之間工作不協(xié)調(diào)，持有各掃門前雪，不管他人房上霜的工作態(tài)度，管理人員服務(wù)態(tài)度不夠明確，觀念不深入人心。辦公自動化實際上只是手段和工具,目前辦公自動化的缺點不是工具不先進(jìn),關(guān)鍵是工作方式、組織方式、體制上存在問題。國家大力發(fā)展辦公自動化,其中一個原因是可以實現(xiàn)信息共享。但公共信息資源的整合利用受到體制等因素的限制,缺乏統(tǒng)一的辦公自動化平臺或者有效的異構(gòu)系統(tǒng)整合,造成有些網(wǎng)絡(luò)之間不能互通,形成了信息“孤島”,造成了信息資源不能共享。難以發(fā)揮出辦公自動化系統(tǒng)的最佳效率,制約了辦公自動化公共服務(wù)水平的提高。這要求辦公自動化策略重點應(yīng)該放在“整合資源協(xié)同應(yīng)用”上,因為協(xié)同辦公自動化的根本目的就是要連通各個孤立的信息系統(tǒng),把分散的數(shù)據(jù)資源整合起來,提升辦公自動化的整體效能。未來協(xié)同化的辦公自動化系統(tǒng)將更加注重敏捷性和實時性。協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用將成為辦公自動化未來發(fā)展的重點,也將為辦公自動化的全面發(fā)展提供有力的保障。四 對 策針對辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)工作中出現(xiàn)的種種問題,我們應(yīng)該進(jìn)一步明確辦公自動化在信息化建設(shè)中的作用和地位,“以辦公自動化帶動信息化”應(yīng)當(dāng)被看作是學(xué)校發(fā)展和社會信息化的一項基本策略。 統(tǒng)一思想, 高度重視。辦公自動化建
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