本校發(fā)展辦公室自動(dòng)化的目的為將辦公室內(nèi)(編輯修改稿)
2025-07-26 14:48 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 作業(yè)，進(jìn)而落實(shí)公文處理電子化目標(biāo)。(五) 資訊化教育訓(xùn)練為提昇辦公室工作同仁運(yùn)用電腦技能，資訊中心每學(xué)期舉辦資訊化教育訓(xùn)練課程，相關(guān)資料請參閱「伍、資訊教育活動(dòng)」。(六) 各單位資訊化作業(yè)情形除前述全校共通性的業(yè)務(wù)之外，許多單位也開發(fā)了一些內(nèi)部使用的系統(tǒng)。下列為各單位提供之作業(yè)情形：1. 文學(xué)院各系所使用學(xué)校提供之各項(xiàng)資訊化系統(tǒng)。2. 理學(xué)院(1) 繼續(xù)加強(qiáng)全院公文處理電腦化，將學(xué)校公文以Email方式傳送教職員，以提昇行政效率及品質(zhì)。 (2) 各系協(xié)助系友會(huì)建立電腦資料檔案，加強(qiáng)系友連繫工作，以凝聚向心力。(3) 各系所利用Email傳送訊息給研究生，以提昇效率。3. 工學(xué)院(1) 土木系：A. 改善本系網(wǎng)頁功能，強(qiáng)化招生文宣和系友會(huì)聯(lián)絡(luò)資訊。B. 利用網(wǎng)路和電子郵件處理公文，公佈傳達(dá)相關(guān)資訊，提升辦公室作業(yè)效率。(2) 電機(jī)系：A. 本系目前有Pentium電腦五部，負(fù)責(zé)系上的文書處理工作，另有EMAIL SERVER、電話撥接系統(tǒng)及電機(jī)系WEB SERVER。為免響應(yīng)環(huán)保，減少紙張的消耗，與老師的聯(lián)絡(luò)與公文的傳遞盡量使用EMAIL，已達(dá)到整潔、快速之目的。B. 為達(dá)到即時(shí)與迅速的資訊傳遞目的，本系碩博班公告與資料繳交等聯(lián)絡(luò)作業(yè)皆採電子郵件個(gè)別通知方式處理，有效掌握學(xué)生狀態(tài)與增進(jìn)行政效率。(3) 資訊系：A. Email傳送學(xué)校各類資訊給任課教師。B. 公告學(xué)生相關(guān)資訊於BBS、WWW上，即時(shí)回答學(xué)生BBS上各類問題。4. 管理學(xué)院(1) 各項(xiàng)公文、開會(huì)通知、演講、活動(dòng)、公告等資訊，皆以EMAIL、OA、網(wǎng)頁、BBS等電腦網(wǎng)路系統(tǒng)傳送，提昇行政效率、節(jié)省紙張浪費(fèi)，增加辦公室自動(dòng)化。(2) 利用公文追蹤系統(tǒng)，掌握公文流程及時(shí)效。(3) 公文登記及財(cái)產(chǎn)的登記管理均利用相關(guān)資訊軟體。(4) 以網(wǎng)路資源分享方式，共享軟硬體設(shè)備，減少重覆購置的問題。(5) 學(xué)生相關(guān)訊息藉由BBS公告，並利用WWW提供系友連繫的園地。5. 外國語文學(xué)院德文系：系公文、送收文系統(tǒng)、借會(huì)議室系統(tǒng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)電子看版、修繕申請系統(tǒng)、法規(guī)彙編、全系教師Email帳號傳送訊息、檔案依檔案夾種類歸檔儲(chǔ)存、於系版BBS上傳達(dá)學(xué)生系上重要通告等。6. 技術(shù)學(xué)院(1) 管理系：鼓勵(lì)學(xué)生及加強(qiáng)行政人員使用校務(wù)行政資訊系統(tǒng)來查詢所需資訊；系務(wù)之公文傳達(dá)及相關(guān)訊息發(fā)布皆利用電子郵件傳送，以提高行政效率，縮短公文往返時(shí)間。(2) 營建系：公告訊息本系利用電子郵件方式傳達(dá)師生，並利用本校之OA系統(tǒng)辦理行政業(yè)務(wù)。7. 教務(wù)處利用下列系統(tǒng)方便師生辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。(1) 學(xué)生網(wǎng)路申請成績單作業(yè)系統(tǒng)。(2) 教師網(wǎng)路申請講義印刷作業(yè)。(3) 多媒體教室維修通報(bào)系統(tǒng)。(4) 媒體服務(wù)器材借用系統(tǒng)。8. 總務(wù)處單位別執(zhí) 行 項(xiàng) 目執(zhí) 行 情 形執(zhí) 行 效 益務(wù)長室各類申請表單及檔案存放於WWW網(wǎng)頁伺服器整理本處各類表單及檔案五十四種，供各單位下載使用。充分利用網(wǎng)路資源，方便日常作業(yè)，提昇作業(yè)效率?？倓?wù)長室本處WWW網(wǎng)頁維護(hù)及功能新增隨時(shí)更新本處網(wǎng)頁內(nèi)容，提供上網(wǎng)查詢各項(xiàng)總務(wù)處相關(guān)訊息及各類服務(wù)資訊。利用網(wǎng)路資源，提供快速、便捷之資訊服務(wù)?？倓?wù)長室建置及維護(hù)政府採購法及本校招標(biāo)資訊相關(guān)網(wǎng)頁建置網(wǎng)頁，提供政府採購法相關(guān)法令、規(guī)章、表格、檔案及本校依政府採購法辦理之採購案執(zhí)行情形。充分利用網(wǎng)路便捷的特性，提供即時(shí)資訊查詢，節(jié)省人力及時(shí)間。總務(wù)長室校務(wù)行政BBS詀總務(wù)處板維護(hù)及管理隨時(shí)暸解BBS上對本處各項(xiàng)業(yè)務(wù)及措施之建議與意見，提供各組參考改善，並儘速回覆處理狀況。透過BBS與教職員工生作雙向溝通及意見交流，以加強(qiáng)工作效能。總務(wù)長室維護(hù)本處WWW網(wǎng)頁伺服器維護(hù)及擴(kuò)增網(wǎng)頁功能。以更多元之網(wǎng)頁功能，如行政人員評鑑、問卷調(diào)查…等，提供便捷、有效之溝通管道。總務(wù)長室維護(hù)及管理本處FTP伺服器存放共用資訊及常用檔案，供本處各組取用。充分利用網(wǎng)路功能，資源共享，節(jié)省人力、物力及時(shí)間?？倓?wù)長室離職手續(xù)簽辦電腦化作業(yè)透過OA通知各組簽辦離職手續(xù)，並彙整各組回報(bào)簽辦狀況後，完成離職手續(xù)簽辦。發(fā)揮網(wǎng)路功能，縮短公文往返時(shí)間，爭取時(shí)效?？倓?wù)長室網(wǎng)路傳遞公告訊息將本處各種公告訊息傳至全校各單位及教職員之電子信箱。訊息傳播方式主動(dòng)而全面，且傳播速度快速。總務(wù)長室工作指派及執(zhí)行狀況回覆利用本校OA系統(tǒng)指派各組工作，各組完成工作後回覆工作執(zhí)行狀況並送回相關(guān)資料。充分利用OA系統(tǒng)功能，發(fā)揮網(wǎng)路特性，縮短作業(yè)時(shí)間，迅速完成工作。交通及安全組教職員工汽機(jī)車通行證電腦化申請作業(yè)於本處網(wǎng)頁提供教職員工汽機(jī)車通行證申請功能，供教職員工上網(wǎng)申請。簡化申請手續(xù)，縮短處理時(shí)間，減少人工作業(yè)，提昇工作效率。交通及安全組學(xué)生汽車通行證電腦化抽籤業(yè)務(wù)於本處網(wǎng)頁提供學(xué)生申請汽車通行證登記及抽籤功能，供學(xué)生上網(wǎng)申請汽車通行證。簡化抽籤作業(yè)程序，縮短作業(yè)時(shí)間，確實(shí)達(dá)到公平、公開、公正之處理原則。交通及安全組學(xué)生機(jī)車停車場通行證電腦化申請作業(yè)於本處網(wǎng)頁提供網(wǎng)路申請功能，供學(xué)生上網(wǎng)申請機(jī)車通行證。簡化申請手續(xù)，縮短處理時(shí)間，減少人工作業(yè)，提昇工作效率。事務(wù)組會(huì)文館貴賓室借住申請系統(tǒng)各單位利用本校OA系統(tǒng)，網(wǎng)路查詢會(huì)文館各貴賓室之設(shè)備、空檔時(shí)間，並提出借住申請，經(jīng)管理單位核準(zhǔn)後進(jìn)住。以電腦化取代人工作業(yè)，以電子表單取代紙張表格。簡化流程，節(jié)省時(shí)間，提昇作業(yè)效率。事務(wù)組會(huì)議室借用管理系統(tǒng)各單位利用本校OA系統(tǒng)直接查詢會(huì)議室借用狀況並申請借用。於電腦中查詢、借用會(huì)議室。並由會(huì)議室管理單位直接於電腦中核準(zhǔn)借用，節(jié)省作業(yè)時(shí)間，提昇工作效率。事務(wù)組勞、健保加退保及員工保費(fèi)自負(fù)額扣繳電腦
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