【文章內(nèi)容簡介】 公司總體 辦公情況統(tǒng)一 性原則 選擇。在品種選取中應做到 專業(yè)、 統(tǒng)一、合理、科學，不可按員工或個人喜好隨意要求購置和使用。 四 、 供應商的確定 ： 行政 部門在購買辦公用品時，必須貨比三家 ， 選擇其中價格、質量 最優(yōu)者。 六 、 所訂購辦公用品送到后， 行政 部門要按送貨單進行 驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質量，確定無誤 ， 在送貨單上加蓋印章，表示收到。 七 、 收到辦公用品后，對照訂貨單與 辦公用品購買計劃 ，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做 好登記，轉交 出納 負責支付或結算。 八、除各部門特殊表單外的所有印刷品（如：信紙、信封、表格 等 ），統(tǒng)一由 行政部負責印刷， 并 負責印刷品成品的驗收、保管及發(fā)放工作。 第五條 辦公用品的領用 一、辦公用品由各部門負責人依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）或經(jīng)驗法則（估計易耗時間），以及本部門辦公用品整體預算，定期到行政部統(tǒng)一領取。 二、 易耗品、 輔助工具 類 辦公用品的領用時間為每周一、四的下午；耗材 的領用則不受時間限制，但必須提前一天知會行政部門，以免影響 正常 工作 。 三 、 領用管理基準及發(fā)放時間可隨部門 工作性質調整。指定 輔助工具 限定人員使用權，帶下劃線的 設備耗材發(fā)放時必須以舊換新。 如有遺失應由個人或部門照價賠償或自購同一品牌、規(guī)格、型號的文具。 四 、為了隨時掌握辦公用品的庫存及領用狀況，每次領用文具時必須在文具領用登記薄上做簽領登記。 五 、新入職人員到職時由行政部統(tǒng)一發(fā)放常規(guī)辦公用品一套（簽字筆、圓珠筆及鉛筆各一支 、 橡皮一塊、膠水一支、軟皮抄一本、筆筒一個、文件 架一個、公司便簽紙 兩本 、公司封套十個） ，并列入辦公用品領用登記薄。 第 六 條 辦公用品的核發(fā) 一、 行政 部門依據(jù)申請部門的 《辦公用 品 領用申請單 》 ，在所需物品全部到庫后，填寫 《 辦公用品分發(fā)通知書 》 。 二、 行政 專員進行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門 。 三、各部門依據(jù)本部門各職位性質 、 歷史記錄 、實際需求 ，定期發(fā)放辦公用品 ，每一位員工填寫《辦公用品領用單》后，各部門負責人按照辦公用品的不同分類監(jiān)督管理。 四 、 用品分發(fā)后做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。 《辦公用 品 領用申請單 》轉交 行政辦公 室記賬存檔； 《 辦公用品分發(fā)通知書 》 作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門 存檔 。 五 、對于人員離職交還的辦公用品，可再次發(fā)放使用（如釘書機、剪刀等）的辦理入庫手續(xù)，不可發(fā)放使用（如殘舊直尺等）的則放置前臺公用。 第 七 條 辦公用品的保管 一、 行政 部門必須對所有入庫 辦公用品一一進行入庫登記 。 二、 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況 。 三、 辦公用品倉庫一年盤點 四 次 ， 盤點 工作由 行政 主管負 責。 盤點要求做到賬物一致 ， 如果不一致必須查找原因，然后調整 入庫記錄 ，使兩者一致。 四、 印刷制品與各種用紙的管理按照 庫存數(shù) 為基準 ，對領用的數(shù)量 隨時 進行記錄并進行加 減 ， 計算出余量。一旦一批用完 ， 應立即寫報告遞交 行政 主管。 五 、人員離職時應將辦公用品一并交還 行政部，遺失或損壞的 辦公用品 照價賠償。（易耗品除外）。 六 、 所有辦公用品非工作原因嚴禁帶出公司。 第 八 條 辦公用品的報廢處理 一、 報廢審核 ： 對于各部門提交的 《 報廢物品清單 》 ， 行政 專員要認 真審核，確認其不能再次利用后，經(jīng) 行政 經(jīng)理 簽字方可做報廢處理。 二、 對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關事項。 三、 報廢品不得隨意丟棄，應集中存放、集中處理。 第 九 條 辦公用品使用的監(jiān)督 一、 行政 部門定期核對 《辦公用 品 領用申請單 》 與實際使用情況。 二、 行政 部門不定期核對 實際庫存與入庫登記 。 三、 行政 部 門不定期對各部門辦公用品使用情況進行檢查 ， 杜絕浪費辦公用品行為。 第二節(jié) 固 定資產(chǎn)管理制度 第一條 總則 一、目的 為加強本公司的固定資產(chǎn)管理，特制定本制度。 二、 原則 本著“物有所用”的原則， 公司根據(jù)經(jīng)營規(guī)劃以及經(jīng)營需要購置相應的固定資產(chǎn)。對與經(jīng)營無關或 用途不大的固定資產(chǎn)，公司不予購置。 三、 固定資產(chǎn) 范圍 本管理規(guī)定所稱固定資產(chǎn) 的定義 ： 正常使用壽命在一年 以上的各類辦公硬件設施并可核算折舊的特性物品。 （如 ：電腦、復印機、攝像機、 辦公 桌 椅、電話機 、傳真機 等）；各類設備的外圍 配置（如打印機、電腦音箱、 U 盤、維修工具、局域網(wǎng) 等）。 四、適用范圍 本制度適用于公司 各部門及 全體員工。 第二 條 固定資產(chǎn)的購置 一、 固定資產(chǎn)的購 置應根據(jù)公司的經(jīng)營規(guī)劃 由行政部統(tǒng)一負責 ，做到合理、 物盡其用的 原則。不可違背公司經(jīng)營需要 而 隨意購置。 二、 固定資產(chǎn)的購置應嚴格遵守規(guī)定資產(chǎn)管理流程（見附《固定資產(chǎn)管理流程》），必須經(jīng)過相應的審批后，按正規(guī)的采購渠道進行購置。任何 部門 不可在未經(jīng)審批下 購置任何固定資產(chǎn)。 第三 條 固定資產(chǎn)的登記 一、 固定資產(chǎn)購置 回 公司后，應 由行政部工作人員 立即進行固定資產(chǎn)登記，未經(jīng)登記的固定資產(chǎn)不可領用。 二、 固定資產(chǎn)的登記工作由行政部、財務部負責。行政部進行固定資產(chǎn)卡的登記，財務部進行賬務登記。 三 、 對 客戶饋贈給公司的 或其他方式獲得 屬于公司的 固定資產(chǎn)，應登記 品名、價值 、獲得方式。若該固定資產(chǎn)原價無法查得或無原價者，由行政會同財務部予以評估，然后辦理固定資產(chǎn)登記手續(xù)。 第四 條 固定資產(chǎn)的管理 一、 本公司固定資產(chǎn)由行政部統(tǒng)一管理。包括采購的安排、 使用操作規(guī)程的培訓、使用 的調配、維護 、 保養(yǎng)、配合清點等。 二、 財務部負責固定資產(chǎn)的賬務管理，包括清點、 折舊等。 三、 各部門 負責人 對本部門領用的固定資產(chǎn)的完整和安全負有直接責任。 四、 各部門內(nèi)部實行“ 8S 區(qū)域 ”責任 劃分 時應做到 設備 維護和保養(yǎng) 責任到人， 而設備在使用過程中實行 “誰使用誰負責”的原則， 明確固定資產(chǎn)的 各項 責任。 五、 固定資產(chǎn) 負責 人 變更時 ， 負責 人應主動進行 變更 手續(xù)的辦理，并在固定資產(chǎn)卡上進行登記，不辦理者由固定資產(chǎn)原 負責 人繼續(xù)對該固定資產(chǎn)負責。 六、 固定資產(chǎn)不提倡外借。如因業(yè)務需要不得不外借時，應根據(jù)物品價值及管理權限找 行政 相 關管理人員審批簽字， 并辦理好借用手續(xù)方可借出。 七、本公司因參加各種會議、展覽而購置的各類過渡性展覽物品、輔助用品、演出道具等，在使用后應進行登記，確認是否能再次使用。對能再次使用的，應辦理入庫手 續(xù)，留待下次規(guī)范領用。 八 、 固定資產(chǎn)的維修由行政部統(tǒng)一辦理。如屬專業(yè)物品，由行政部委托專人予以辦理。各部門、 個 人不可隨意對固定資產(chǎn)進行改裝、維修。 九 、 對公司重要固定資產(chǎn)，公司 酌情 購置相應的保險，以保證其安全及使用。 第五 條 固定資產(chǎn)管理中的責任 一、 固定資產(chǎn)為公司財 物 ，員工應合理使用，不可據(jù)為己有和 他 用。對 私 自挪用、占用成為私有財產(chǎn)的公司固定資產(chǎn)，以及 故意損壞公司固定資產(chǎn)的人員，將按公司有關的處罰規(guī)定進行處罰。 二、 固定資產(chǎn)的使用人，對使用期的固定資產(chǎn)的安全、完整 負責，如因丟失、使用不當或工作疏忽造成固定資產(chǎn)損壞的，將按公司處罰規(guī)定進行處罰，并對因此而造成的其他損失負責。 部門 負責人因工作疏忽、監(jiān)督不力而產(chǎn)生 部門管轄范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)出現(xiàn)的損失同樣承擔相應的賠償責任。 第六 條 固定資產(chǎn)的清點、折舊 一、 公司 固定資產(chǎn)的清點由行政部和財務部共同負責。 （一） 清點周期為每 半 年一次。 （二） 清點內(nèi)容包括數(shù)量、 完好程度、維 修記錄、 存放地點等。 二、 各部門使用的固定資產(chǎn) 的清點由行政部負責。 （一） 每 季度進行一次清點。 （二） 清點內(nèi)容包括數(shù)量、性能、使用人、存放地點等。 三、 財務部每 年年底在固定資產(chǎn)清點后進行折舊計算，計算結果列入固定資產(chǎn)登記卡并核算入 公司及各部門 經(jīng)營固定成本費用。 第三 節(jié) 辦公設備 的使用 管理制度 第一條 總則 一、目的 為了保證公司 辦公設備 使用的高效和 正常運轉，提高辦公設備 工作效率和使用效率，特制定本制度。 二、 本制度 所指辦公設備包括 ： 電腦 、 電話、 打印機、復 印 機、傳真機等 。 三、適用范圍 本制度適用于公司 各部門及 全體員工。 第 二 條 電話使用管理 一、 電話 使用 由行政部統(tǒng)一負責管理，各部門 負責人 負責監(jiān)督與控制使用。 二 、公司電話主要用于業(yè)務聯(lián)絡，禁止員工在公司內(nèi)打私人電話，員工因私事的來電，通話時間不超過 5 分鐘，以保證各部門工作正常進行。 三 、 公司的電話使用應本著節(jié)約的原則，員工應養(yǎng)成節(jié)約的良好習慣。 使用前應對通話內(nèi)容稍加構思或擬出提綱；使用 時應盡量 簡潔扼要 、明確，以減少通話成本 。 四 、公司 各部門的直撥 電話 應 接有 IP，員工 和各部門因業(yè)務和工作需打長途電話時應使用電信 IP。 五 、 各種外線電話須配置專用長途 電話記 錄表 ，并逐次記錄使用人、受話人、起止時間、聯(lián)絡事項及交涉結果。該記錄表每月轉 行政 經(jīng)理 審閱。 六 、 長途電話 僅 限 經(jīng)理 以上人員 用于工作和聯(lián)系業(yè)務 使用，其他人員 若因工作需要使用長途電話需先經(jīng) 由 經(jīng)理 批準。 第 三 條 打印機、復印機使用管理 一、 打印機、復印機由 行政部 專人負責管理使用，其他人員未經(jīng)批準不得擅自使用 。 二 、 打印、 復印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細填寫打印、復印的時間、標題、份數(shù)、密級、 經(jīng) 行政 經(jīng)理 批準簽字后方可 。 三 、 凡需打印的文件、表格等，字跡要清楚、語句要通順，打印的文件由擬稿部門負責校對。 四 、打印 、 復 印人員應具備節(jié)約成本意識及環(huán)保意識，規(guī)范使用公司資源，按用途使用復印紙。打印時應將打印機設置為省墨狀態(tài)（對外資料除外）且優(yōu)于使用環(huán)保紙。 五 、 為確保復印機 的安全運轉，每天開機時間不宜過長，急件經(jīng) 行政經(jīng)理 批準后 ，方可臨時開機 。 六 、 打印 、 復印人員要嚴守文件內(nèi)容，做到不泄密、不失密 。 第 四 條 傳真機使用管理 一、 傳真機由 部 門負責人指定 專人保管使用，其他人員不得自行使用。 二 、 不得使用傳真機傳送個人材料，傳真文件需經(jīng) 部 門 經(jīng)理 批準。 三 、 建立傳真登記、簽收 制度，立檔備案。 四 、 每天下班后， 負責人需將 傳真機設置為自 動接收，以防止遺漏重要文件 。 第五條 電腦使用管理 一、 電腦使用管理 （ 一 ） 專人專管 每臺電腦指定專門人員上機，負責日常操作，非操作人員不得隨意上機。 電腦 使用人員設密碼管理 ， 密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露 。 （二） 操作規(guī)定 嚴禁 在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩電子游戲 與其他非工作的通訊工具 。 嚴禁 私自拷貝、泄露涉及公司 經(jīng)營所有的 文件資料。 二、 電腦防護 （一） 病毒防護及監(jiān)督措施 病毒防護 （ 1） 對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的情況下，不得 私自 從網(wǎng)絡 下載與 工作無關的任何 軟件或文檔。 （ 2） 各部門電腦，其軟件的安裝統(tǒng)一由 電腦辦公自動化管理人員 負責 。 （ 3） 任何電腦需要安裝軟件時，由使用者提出書面申請，經(jīng)部門 經(jīng)理 同意后，由 電腦辦公自動化管理人員 負責安裝，各使用者不得擅自安裝。 （ 4） 所有計算機不得安裝游戲軟件。 （ 5） 數(shù)據(jù)的備份由相關專業(yè)負責人管理， 使用人不得私自 備 份公司任何數(shù)據(jù)。 （ 6） 軟件在使用前，必須 先查毒 ， 殺毒 確保無病毒 。 未經(jīng)病毒檢查的 U 盤以及外接設備 嚴禁使用 ，防止病毒入侵。 （ 7） 任何人未經(jīng) 電腦保管人 同意，不得使用他人的電腦 。 （ 8） 電腦使用者在離開電 腦時應先退出系統(tǒng)，外勤、下班前應關機 。 病毒防護監(jiān)督措施 （ 1） 由行政部專人負責，按各部門被指定 專人的提請，共同對相應管轄范圍內(nèi)所有電腦的病毒進行檢測和清理工作。 （ 2） 各部門被指定人員和行政部被指定人員，按時（每周最少一次）進行病毒檢 測工作，并填寫檢測記錄 。 （ 3） 由行政部主管負責對防病毒措施的落實情況進行監(jiān)督。 （二） 硬件保護及保養(yǎng)監(jiān)管措施 硬件保護 （ 1） 除行政部外請負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的電腦。 （ 2） 行政部應督促硬件維護人員在拆卸電腦時，必須采取必要的防靜電措施。 （ 3） 行政部應要求硬件維護人員完成作業(yè)后或欲離去時，必須將所拆卸的設備復原。 （ 4） 要求各部門使用者認真落實所轄電腦及電腦配套設備的使用和保養(yǎng)責任。 （ 5） 要求各使用者采取必要措施，確保所用電腦及外設始終處于整潔和良好的狀態(tài)。 （ 6） 對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電繼電設施以保護電源。 硬件保護及保養(yǎng)監(jiān)管措施 （ 1） 各部門所轄電腦的使用、清潔和日常保養(yǎng)工作，應設專人指導使用者實施