【文章內容簡介】 息時，系統提示的圖標不斷閃爍提醒用戶查看 ，如果用戶在個人設置中進行了聲音提醒設置， 系統 還會有聲音提醒。 系統提示如下： 如何查看提示中的新信息？我們用新郵件提示舉例： 系統提示區(qū)顯示“您有 1 封新郵件”； 將鼠標移動到該提示上； 鼠標變?yōu)樾∈譅?，點擊鼠標，系統自動進入收件箱； 用戶可以通過點擊新郵件主題查看新郵件內容了。 、快捷方式 系統為了方便用戶，在系統右上方特別設計了快捷方式，不論用戶在任何頁面都可以直接點擊快捷方式進入目的頁面，下面詳細講述這幾種快捷方式的作用： 修改密碼――為用戶提供快捷的修改密碼窗口，修改自己的 密碼 個人信息――用戶可以通過該快捷方式進入個人信息設置頁面，維護自己的個人信息 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 7 新建 ―― 快捷的新建郵件 、信息發(fā)布、聯系人、便簽、日記、網址、工作日志、工作匯報、任務、日程 新建快捷菜單的特點： ? 不受模塊限制 ? 快速幫助用戶完成新建工作 ? 不影響當前系統的使用 在任何一個頁面，用戶只要將鼠標移動到新建按鈕上，就可以打開新建快捷菜單（如左圖所示） 例如，用戶想要發(fā)一封郵件，下面演示這一過程： 不論用戶當前在哪個頁面，打開新建快捷菜單； 點擊郵件菜單項； 系統自動彈出郵件新建窗口； 用戶在郵件新建窗口內寫郵件內容； 發(fā)送郵件，系統自動關閉新建郵件窗口； 郵件發(fā)送完畢，用戶繼續(xù)完成發(fā)郵件之前的工作。 、圖標按鈕 用戶將鼠標移動到任何一個圖標按鈕上，系統都會提示用戶該圖標的作用： 重新登陸 刷新 后退 前進 幫助 退出系統 信息區(qū)基本欄目：郵件、論壇、文件辦理、我的日程等 [系統管理員可以 在自定義桌面時 根據實際需要進行調整 ]，以下是對桌面上基本欄目進行介紹： 、問卷調查 問卷調查顯示在首頁上，由專人維護問卷調查的內容。每位用戶都可以對看到問卷調查進行答卷。如 [圖 ]所示： [圖 ] 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 8 用戶在上圖中點擊要答卷的問卷，可以打開該問卷，然后提交即可。 、文件辦理 文件辦理只顯示在首頁上，用戶通過文件辦理進入相應的列表頁面，處理各種狀態(tài)的文件： ? 待批文件 ――存放等待用戶審批的文件，審批后文件自動流入已批文件 ? 待 閱 文件 ――存放等待用戶閱示的文件 ? 文件監(jiān)控 ――用戶可以對自己起草的文件進行監(jiān)控，查看審批人的批示及流轉到那個環(huán)節(jié)等信 息 ? 返工文件 ――存放被審批人退回或自己取消的文件，將鼠標懸停在被取消的文件主題上，系統將顯示取消的原因 ? 已呈文件 ――存放通過審批，辦理完畢的文件 ? 已批文件 ――存放自己審批完畢的文件 ? 取消文件 —— 存放被自己取消的已審批文件 、論壇 論壇里的帖子可以在首頁上顯示， 顯示條數由系統管理員在定義桌面時設定 ，也可以點擊 欄目標題 進入論壇模塊來查看更多的帖子。 、網上調查 網上調查只顯示在首頁上，網上調查的內容由專人維護，用戶可以在這里參加網上調查的投票，查看投票結果。 注意，每位用戶只能投票一 次。 、個人設置 萬戶 ezOFFICE 系統為用戶提供許多個性化設置功能，不僅實現了系統個性化，更能提 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 9 高工作效率。個人設置有多種進入方式： ? 通過快捷方式中的修改密碼進入； ? 通過快捷方式中的個人信息進入； ? 通過一級菜單“個人 辦公 ”，點擊二級菜單“個人設置”進入。 、修改密碼 [圖 ] 點擊個人設置下屬的菜單項“修改密碼”，進入密碼設置頁面，如 [圖 ]所示，用戶輸入舊密碼，再輸入兩遍新密碼，點擊“保存”按鈕，系統提示修改密碼成功。用戶再次登陸時使用就可以使用新密碼登 陸了。 注意，密碼的長度不能少于 6 位。 、個人信息 [圖 ] 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 10 點擊個人設置子 菜單項“個人信息”，進入個人信息設置頁面，如 [圖 ]所示，用戶輸入自己的個人信息，點擊“保存”按鈕，系統提示個人信息修改成功。填寫個人信息可以方便其他用戶了解您的個人情況。 注意，上傳照片時只能上傳一張照片，如果用戶要更換照片，必須先將原有照片刪除后才能上傳新的照片。上傳的照片只能是 gif 和 bmp 類型的圖片，用戶可以點擊瀏覽按鈕查看照片。 、辦公語設置 用戶在該模 塊設置好自己經常使用的辦公用語，在審批流程文件時只需要選擇所需的辦公用語即可。點擊個人設置下屬的菜單項“辦公語設置”，進入辦公用語設置列表頁面，用戶在這里可以維護自己的辦公語，查看其他人共享的辦公語。 [圖 ] 、工作代理 由于出差或休假，用戶的工作可能需要其他人代理，用戶可點擊個人設置下屬的菜單項“工作代理”。在這里進行工作代理的設置。代理人可以代替用戶進行流程的審批。 新增工作代理新增頁面如 [圖 ]所示： [圖 ] 用戶通過 選擇對象 頁面（參見 、如何使用 選擇對象 頁面）選擇代理人，設置工作 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 11 代理的開始、結束日期及代理設置的有效性。 在工作代理期限內有效的代理中，代理人 可以 代 代理授權 用戶辦理一切流程及公文審批工作。 、提示音設置 提示音是系統提醒用戶有新的系統提示，用戶可以設置自己的提示音，還可以設置提示音的提示頻率： ? 總是提示 ――提示音會不斷地提示用戶 ? 提示一次――提示音只會在用戶登錄后提示一次 ? 不提醒――雖然設置了提示音，但用戶登錄系統后不提示用戶 用戶可以新增多個提示音，但只能將其中一個提示音設置為默認提示音。 新增 提示音頁面如 [圖 ]所示： [圖 ] ? 提示音名稱 ――填寫提示音名稱 ? 提示音――上傳提示音，只能上傳 wav、 avi 格式的提示音 、部門隱藏設置 在 單位主頁 的右側單位主頁列表 中不顯示用戶隱藏的部門。 [圖 ] 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 12 、系統基本 信息 、組織結構及組 ezOFFICE 系統采用多級組織結構，每級組織都可以擁有用戶及子組織。 為了讓用戶在使用 選擇對象 頁面時更加方便，管理員會建立組，每個組都由特別挑選的用戶組成 ，并設置組織的使用范圍 。 在授權使用范圍內的 用戶使用 選擇對象 頁面時就可以直接選擇組。例如，管理員建立了高層領導組，組內包括所有高層領導，某用戶要發(fā)送郵件給所有高層領導時，只需要選擇高層領導組就可以了。 [圖 ] 、如何使用 選擇對象 頁面 系統在多處都使用到了 選擇對象 頁面，用戶通過 選擇對象 頁面可以方便的選擇組織、用戶、組。 我們用工作代理中選擇代理人的操作舉例，打開新建工作代理頁面， 如 [圖 ]所示： [圖 ] 點擊 打開 選擇對象 頁面，如 [圖 ]所示： 需要通過選擇對象頁面進行操作的標準形式： 選擇對象顯示欄＋打開選擇對象頁面按鈕 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 13 [圖 ] 經過上述三步操作，對 選擇對象 頁面的操作完畢，在新工作代理頁面中顯示如如 [圖 ]所示： [圖 ] 注意，在系統中多處使用 選擇對象 頁面，為了使 選擇對象 頁面更加靈活，系統在不同的所選用戶顯示 在此處 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 14 地方做了不同的處理。有的地方只允許選擇組織 或者本組織及下屬組織 ，有的地方可以選擇組織和人，但使用方法都是一樣的 。 、如何使用搜索 在系統中搜索都采用統一的模式，一般都顯示在列表的上方，現在以郵件搜索舉例說明： 打開“ 首頁 ＞郵件＞內部郵件＞搜郵件 ”的列表頁面如 [圖 ]所示 ： [圖 ] 用戶輸入自己需要的搜索條件點擊搜索按鈕，在列表中會出現搜索結果，在這里我們搜索所有收件箱的內容，搜索結果如 [圖 ]所示： [圖 ] 搜索值始終保留，用戶可以通過點擊搜索欄中的取消按鈕清除搜索值，進行取消操作后，頁面又恢復到搜索前的狀態(tài)。 、如何操作列表 中的記錄 在列表中一般都會有新增、修改、批量刪除、清空、單個刪除操作，使用辦公語設置列表進行說明： 打開“ 首頁＞個人 辦公 ＞個 人 設置＞辦公語設置 ”的列表頁面如下： 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 15 [ 圖 ] ? 全選操作 ―― 點擊全選復選框可以將所有記錄選中； ? 新增 ―― 點擊后，系統自動彈開新增頁面；新增完畢可以點擊“保存退出”按鈕，如果新增完畢還要新增另一條記錄，可以點擊“保存繼續(xù)”按鈕 ? 批量刪除 ―― 刪除選中的按鈕 ? 清空 ―― 刪除所有記錄，記錄無需被選中 ? ―― 修改記錄 ? ―― 刪除單條記錄，記錄無需選中 第二章、 信息 管理 、概述 為組織內部信息發(fā)布及傳播提供場所，使組織的新聞、通知、公告、規(guī)章制度等能快速傳播；收集組織的各類信息資源、文檔資料、專 家技能形成內部的 信息 庫，實現 信息 的快速傳播與共享從而提高團隊的學習能力，快速響應能力，提高員工技能素質；使組織的各類文檔的歸類，進行版本控制，權限得到有效管理，使員工能快速地獲得相應文檔。 信息管理 不僅僅對整個組織，而且每個子組織都 可以設置 擁有自己的 單位主頁 。信息可以共享也可以在內部交流。 、 信息 管理 為了說明方便，假設系統管理員已經建好了一個名稱為“ 信息 管理”的用戶頻道，在一級菜單上用戶可以看到如 [圖 ]所示： [圖 ] 在一級菜單中用戶可以看到“ 信息 管理”的用戶頻道。以下 的敘述中都是以 信息 管理頻道為例。 全選操作 修 改 及單個 刪 除操作按鈕 新增、批量刪除、清空按鈕 點 擊 查看記 錄 的詳細信息 灰色表示該記錄無法被選中 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 16 、瀏覽信息 用戶可以通過多種方式瀏覽信息： 通過首頁瀏覽 用戶在 桌面 信息 欄 可以看到“最 近 更新”列表，系統將用戶有權查看的信息（包括 單位主頁 的信息）都顯示在這里。 顯示的條數由系統管理員在定義桌面時設定 ， 在最近更新中列出了信息的主題及該 信息所屬的欄目、該信息發(fā)布的時間及點擊次數。如 [圖 ]所示： [圖 ] 用戶點擊信息主題可以打開信息查看頁面，如 [圖 ]所示： 使用手冊 萬戶網絡 技術 有限責任公司版權所有 17 [圖 ] 如 [圖 ]所示，用戶可以在 信息查看頁面看到信息的內容、與發(fā)布相關的信息、對信息的評論，用戶可以對信息進行以下操作： ? 查看情況 ―― 系統將查看過本信息的用戶名單列出， 如果系統開通了 RTX 在線感知功能，當前用戶可以在本頁面上給在線的用戶發(fā)送 RTX 消息、手機短信和發(fā)送文件等，其頁面如圖 [圖 ] ? 歷史版本 ―― 系統將顯示本信息的歷史版本列表，用戶可以查看以前版本的內容 ? 推薦好友 ―― 用戶可以將該信息以郵件的方式推薦給系統內的其他用戶 ? 我來說兩句 ―― 用戶可以