【文章內(nèi)容簡介】 a．全體會議由秘書處成員負(fù)責(zé)通知。 b．參加會議時必須簽到。因故不能出席者，需告知部長，并向秘書長提交書面請假申請，由副書記審批后匯總至秘書處存檔。（3）部門主管有權(quán)召集其主管部門成員舉行會議。 a．需知會秘書處派遣1名部員參加，作會議記錄和考勤。 b．會議時間自行通知。 c．因故不能出席者，需向部門主管提交書面請假申請，經(jīng)部門主管審批后匯總至秘書處存檔。（4）各部長有權(quán)召集本部門的干事舉行部門會議。 a．部門會議需知會秘書處派遣1名部員參加，作會議記錄和考勤。 b．會議時間由各部門自行通知，每學(xué)期不得少于三次。 c．因故不能出席者，需向部長提交書面請假申請，經(jīng)部長審批后匯總至秘書處存檔。 d．部門會議有需要可邀請團委書記、副書記、副書記助理列席會議，副書記、副書記助理每學(xué)期至少參與所轄部門會議一次。（5）組織部有權(quán)召集團支書例會。 a．會議簽到由組織部自行負(fù)責(zé)，出席情況計入各基層團組織的考核成績。因故不能出席者，由組織部長審批其書面請假申請。 b．由書記處召開的基層團組織會議，由組織部負(fù)責(zé)基層團組織成員簽到，秘書處負(fù)責(zé)團委成員簽到。因故不能出席者，均需向秘書長提交書面請假申請，由副書記審批后，團委成員匯總至秘書處存檔、基層團組織匯總至組織部存檔。（三）考勤1．會議考勤：會議時參加人員必須在簽到表上簽到，因故不能出席者須遵照“召集會議”中所列要求，履行請假程序，考勤記錄由秘書處妥善保存，以備期末考核。2．活動考勤：活動前所有人員按照預(yù)定時間到場，由專人負(fù)責(zé)簽到。因故需請假時，須提前向活動總負(fù)責(zé)人提交書面申請，由該負(fù)責(zé)人審批后匯總至秘書處備案。3．一般情況下，需在會議、活動舉行前1天提出請假申請。特殊情況可在會議、活動舉行前致電相關(guān)準(zhǔn)假人口頭申請，事后補假，否則，以缺席論。（四）計劃、總結(jié)（1）學(xué)期計劃及總結(jié)：a．各部門需在規(guī)定時間內(nèi)上交該學(xué)期總結(jié)及下學(xué)期計劃至秘書處備案及考核。b．團委副書記、書記助理需將下學(xué)期計劃做首輪審核，并由團委副書記撰寫團委學(xué)期計劃和下學(xué)期總結(jié)。c．學(xué)期計劃及總結(jié)的撰寫要求見“附件”。第15周副書記：審核各部門活動計劃，撰寫學(xué)期總結(jié)及下學(xué)期工作計劃。書記：最后核定總結(jié)和計劃，并提交主管領(lǐng)導(dǎo)。第14周匯總至秘書處各部門：該學(xué)期總結(jié)下學(xué)期計劃 （2）每月工作計劃、總結(jié) a．各部部長需在團委例會前1天提交該月工作總結(jié)、下月工作計劃予秘書處備案及考核。 b．部長可自行決定部員是否需要提交每月計劃、總結(jié)。（3）活動計劃、總結(jié)（詳情參見第八條：活動運作）（五）文件（1）文件草擬：團委文件由秘書處草擬，各部門需要下發(fā)各級團組織的文件自行草擬，文件擬定后交由主管審核，根據(jù)主管意見修改后，再由主管簽字后上報書記審批。（2）文件管理：文件通過審批之后，需交秘書處備份。（六）書面申請 凡涉及經(jīng)費、場地、物品、對外合作活動等事宜，需提交書面申請，逐級上報審批。第八條 活動運作流程圖示：收尾期啟動期舉辦期計劃期預(yù)約期 提交日 啟動日 交付日 舉辦日 結(jié)束日 完成日 （一）計劃期 1．制定 （1）所要舉行的活動，除學(xué)生部老師指派等特殊情況之外，均按照學(xué)期初學(xué)生部定下的活動規(guī)劃細(xì)目表中的活動舉行，不得擅自增加或刪減活動。 （2）活動計劃內(nèi)容必須包括：活動名稱、目的、時間、地點、參加人員、主要內(nèi)容和步驟、經(jīng)費預(yù)算、文件擬稿；專項工作計劃中必須列明活動名稱、專項工作部門及負(fù)責(zé)人、工作人員人數(shù)、簽到與簽離時間、具體工作安排。（3）活動計劃書提交日到活動啟動日（即最后審批通過當(dāng)日）為計劃期，啟動日到交付日為預(yù)約期，各種活動的報批期如下：a．部門活動：至少兩周。即部門活動計劃必須在活動啟動前至少2周，由部長提交予所屬上級主管（副書記 /副書記助理，以下均簡稱“主管” ）審核。b．團委活動：至少一個月。團委活動計劃必須在活動啟動前至少1個月，由副書記提交書記審核。（5）若該活動需要經(jīng)費贊助，需在啟動前至少1個月申請，以保證經(jīng)費的到位。（6）若活動有需要其他部門合作舉辦的，需在提交計劃前征得該部門部長及當(dāng)事人的同意。備注：“活動啟動”是指最后審批通過之日；“活動舉辦”是指活動舉行之日?；顒訂尤罩粱顒优e行之日前一天為“啟動期”。由于經(jīng)費和宣傳需要，各協(xié)助部門（學(xué)生會公關(guān)部、宣傳部；團委資訊部）的預(yù)約期各有不同，而該預(yù)約期限是在活動審批后才生效。所以，請注意，活動啟動期一定不得少于各個部門的預(yù)約期限。（如流程圖所示） 2．審核 （1）副書記 / 副書記助理對所主管部門的計劃提出批復(fù)意見。（2）部門負(fù)責(zé)人根據(jù)主管意見認(rèn)真修改活動，再交由主管簽字（團委全體活動必須加報副書記簽字）后，在活動啟動前至少1周上報書記審批。（4）重要的活動，書記將提交上一級領(lǐng)導(dǎo)審批，并以最后一級領(lǐng)導(dǎo)的審批為準(zhǔn)。（5）各部門需根據(jù)所需申請的物資認(rèn)真填寫《活動申請表》，遇到難以確定活動經(jīng)費的情況，需提交應(yīng)急方案，由書記審批。除了特殊情況的改動時間、場地調(diào)換之外，若出現(xiàn)忘記申請物品的情況或經(jīng)費超支10％的情況，不予以補充申請，責(zé)任由部長負(fù)責(zé)。若是由于填表人粗心造成錯漏，則由填表人負(fù)責(zé)。（6）在未完成審批程序之前，不得對外公開活動資金，包括獎項、獎金數(shù)量，否則，后果由所屬部門部長承擔(dān)。 3．備案（1）最后一級領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后，立刻將活動計劃及經(jīng)費預(yù)算復(fù)印件送秘書處備案存檔。（2）書記處將根據(jù)該項活動的文件擬稿，最后擬定團委內(nèi)部文件并印發(fā)。（3）秘書處人員必須通知書記處各成員，落實出席情況。一般情況下，副書記、書記助理、秘書長至少有一人必須參加部門舉辦的活動。 （二）啟動期1．經(jīng)費贊助（1）公關(guān)部預(yù)約期：至少1個月?；顒有杞?jīng)費贊助時，在活動啟動前至少一個月通知學(xué)生會公關(guān)部、團委實踐部，共同商討經(jīng)費贊助方案。（2）企業(yè)贊助主要由公關(guān)部負(fù)責(zé)，經(jīng)過公關(guān)部與實踐部協(xié)商，在拜訪對象不重復(fù)的情況下，實踐部可以協(xié)助公關(guān)部承擔(dān)適當(dāng)分工。2．海報宣傳（1）宣傳部預(yù)約期：大海報7天，小海報4天。（2）除了學(xué)生部直接布置的海報任務(wù)之外，如果預(yù)約時間少于預(yù)約期，宣傳部有權(quán)拒絕制作海報，責(zé)任由活動負(fù)責(zé)人承擔(dān)。（3）如果要采取噴繪的形式，需至少提前5個工作日將電子版交予書記處修改、審批。（4）如需后期宣傳，必須在海報申請表中一并申請，并注明活動結(jié)束日期，在活動結(jié)束后2日內(nèi)提交資料予宣傳部。（5）其它具體要求遵照宣傳部的規(guī)定。3．采訪報道（1）編輯部預(yù)約期：至少3天。（2）如需制作活動花絮記錄特輯，預(yù)約時間不得遲于活動啟動日。4．物資購備（1）包括活動所需的用具、請柬、獎品或紀(jì)念品、文書資料等的購備工作。（2）所需物品若在410辦公室的物資清單內(nèi)，應(yīng)向辦公室借用或領(lǐng)用，不得額外購買。（3）若無特殊情況，文書資料一律由學(xué)院文印室列印，未經(jīng)書記批準(zhǔn)的資料印刷費用不準(zhǔn)予報銷，將由行為人自行承擔(dān)。5．外聯(lián)工作（1）包括請柬（或邀請信）的書寫、派發(fā)，及嘉賓、評委出席情況的落實等工作。（2）嘉賓、評委必須至少在活動舉行前7天