【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 責(zé)統(tǒng)一管理，其他部門(mén)負(fù)責(zé)各自職責(zé) 范圍 內(nèi)的各項(xiàng) 工作 。 三 、值班工作要求 (一 )團(tuán)委學(xué)生會(huì)辦公室值班主要由秘書(shū)處承擔(dān)。 (二 )值班時(shí)間安排：根據(jù)學(xué)生課程的實(shí)際情況，制定準(zhǔn)確和定期的值班時(shí)間。 (三 )值班人員應(yīng)提前 10 分鐘到崗，認(rèn)真做好值班記錄，值班記錄不得隨意涂改 ,值班期間不得無(wú)故離崗。值班人員若確有原因不能值班，必須嚴(yán)格履行請(qǐng)假手續(xù)，并且安排其他同學(xué)代班。 (四 )受理、辦理的值班工作事項(xiàng)，必須按照工作程序，做到有登記 、有報(bào)告、有落實(shí)、有反饋，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人交辦的事項(xiàng)，要積極認(rèn)真辦理。 (五 )相關(guān)人員必須妥善保管辦公室鑰匙。未經(jīng)許可，不得擅 自配備 鑰匙。 四 、值班人員崗位工作內(nèi)容 (一 )清掃整理辦公室，保持室內(nèi)清潔，查看前一次值班記錄。 (二 )收取各類文 件，借出及接收歸還團(tuán)委學(xué)生會(huì)辦公室物品，接待來(lái)訪人員，傳達(dá)信息， 對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行人員調(diào)度安排以及其他日常事務(wù)。 (三 )及時(shí)接收指示、緊急通知，做到上傳下達(dá)，遇到重大突發(fā)事件須及時(shí)請(qǐng)示。 (四 )值班記錄以 周 為單位，當(dāng)天值班結(jié)束時(shí)，值班人員必須填寫(xiě) 值班記錄，將當(dāng)天工作的 各項(xiàng)情況 填 入值班記錄表 。 (五 )公務(wù)電話處理 接聽(tīng)或答復(fù)電話查詢時(shí)，要用語(yǔ)文明，態(tài)度溫和，耐心細(xì)致， 文明熱情。準(zhǔn)確記錄來(lái)電人的單位、姓名、事由、聯(lián)系方法、通話內(nèi)容，重要內(nèi)容要復(fù)述。對(duì)能解答的事項(xiàng)及時(shí)予以解答，并根據(jù)電話內(nèi)容及時(shí)辦理，如果必要?jiǎng)t填寫(xiě)至值班 17 記錄。 (六 )來(lái)訪人員接待 要禮貌待客，熱情 起身迎接，對(duì)于相關(guān)人員要及時(shí)讓座送水。 (七 )物品借還 物品借出歸還須嚴(yán)格按照《 政治與行政學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會(huì) 物品 管理 制度》執(zhí)行，并在當(dāng)日值班記錄中標(biāo)注說(shuō)明。 六、值班人員工作期間的注意事項(xiàng) (一 )值班記錄 應(yīng)該用簡(jiǎn)潔、明確 的文字寫(xiě)清收到的信息、文電，掌握的動(dòng)態(tài)及尚未辦結(jié)的和備忘的工作。 (二 )嚴(yán)格保密 值班人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)接手的重要資料妥善保管，不透露相關(guān)人員的個(gè)人信息。 七、 記錄 18 附 件 3：值班記錄模版 值班記錄表 日期 年 月 日 — 日 值班人 時(shí)間 事件 10 月 9 日 6： 307： 30pm 整理辦公室 查看 10 月 8 號(hào)值班記錄，繼續(xù)完成 10 月 8 號(hào)未完成的《 XXX 通知》文件的發(fā)放。 接到部長(zhǎng)開(kāi)會(huì)通知，開(kāi)始打電話通知院會(huì)各部部長(zhǎng)于 2020 年 10 月 12 日 21： 00 在天山堂 A302 開(kāi)會(huì) 。 各部部長(zhǎng)通知完畢。 10 日 10 日 6:30— 7:30pm 整理辦公室 青協(xié)借 3 個(gè)展板、 5 個(gè)擴(kuò)音器用于宣傳，物品狀況良好且借用手續(xù)辦理齊全。 文體部歸還“拍拍手” 30 個(gè)，物品狀況良好且歸還手續(xù)齊全。 19 政治與行政學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會(huì)公文處理辦法 一、 總則 （一） 為使我院團(tuán)委學(xué)生會(huì)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦文效率，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 (國(guó)發(fā) [2020]23 號(hào) )和教育部有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，制定本辦法 。 （二） 公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū) ,是進(jìn)行相關(guān)工作的重要工具。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則 ,嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定。 （三） 各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作 ,加強(qiáng)對(duì)學(xué)院公文處理工作的執(zhí)行和檢查。 二、 公文種類 我院常用公文的種類有 : “ 決定 ” 適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出安排 ,獎(jiǎng)懲有關(guān)部門(mén)及人員 ,或根據(jù)情況變更或撤消我院不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 “ 通知 ” 適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文 ,傳達(dá)需要我院各部門(mén)辦理 ,執(zhí)行或周知的事項(xiàng) ， 任免人員。 “ 通報(bào) ” 適用于表彰先進(jìn) ， 批評(píng)錯(cuò)誤 ， 傳達(dá)重要精神或情況。 “ 批復(fù) ” 適用于答復(fù)院內(nèi)各部門(mén)請(qǐng)示事項(xiàng)。 “ 意見(jiàn) ” 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出意見(jiàn)和處理辦法。 “ 函 ” 適用于與不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作 ， 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。 “ 會(huì)議紀(jì)要 ” 適用于記載 ， 傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 三、 公文格式 （一） 公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附件等部分組成。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)置于首頁(yè)上方 ,應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱。 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要 ， 即公文主要內(nèi)容和公文種類。標(biāo)題中 應(yīng)正確使用 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 發(fā)文單位和發(fā)文日期應(yīng)標(biāo)注在右下角處。 附件應(yīng)在正文 之下，另起一行標(biāo)明附件名稱。 20 （二） 公文的文字 應(yīng) 從左至右橫寫(xiě) ,標(biāo)題字號(hào)為黑體三號(hào)字加粗，且居中，正文字體為 宋體 小四號(hào)，行距為 倍行距。公文用紙一般為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 ,一律左側(cè)分別在 1/3 裝訂。 四、 行文規(guī)則 （一） 行文應(yīng)注重效用 ，內(nèi)容準(zhǔn)確， 字?jǐn)?shù) 精簡(jiǎn)。 （二） 上報(bào)學(xué)院公文事項(xiàng)如涉及學(xué)院多個(gè)職能部門(mén) ， 應(yīng)事先與涉及的部門(mén)協(xié)調(diào)溝通 ， 然后上報(bào) 。 屬于主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題 ,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門(mén)處理 ， 不必向?qū)W院團(tuán)委 學(xué)生會(huì) 行文。 五、 發(fā)文辦理 (一 )發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過(guò)程 ， 一般包括擬稿、審核、簽發(fā) 、登記歸檔等程序。 (二 )以學(xué)院名義制發(fā)的公文 ， 由承辦部門(mén)擬制文稿。擬制公文應(yīng)當(dāng)做到 : 符合國(guó)家的法律 ,法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 內(nèi)容準(zhǔn)確 ， 各項(xiàng)規(guī)定 、 要求 、 結(jié)論符合客觀實(shí)際 ， 切實(shí)可行。 觀點(diǎn)明確 ， 表述清楚 ， 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn) ， 字詞規(guī)范 ， 標(biāo)點(diǎn)正確。 （三） 公文經(jīng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人擬稿后 ， 由學(xué)院團(tuán)委審核，對(duì)于不符合辦文格式和程序 ， 文字改動(dòng)較多或不清楚 ， 要求不明確 ， 措施不具體 ， 用筆用墨不符合存檔要求的文稿 ， 學(xué)院團(tuán)委可退回并責(zé)其重?cái)M。擬制公文內(nèi)容需作較大改動(dòng)時(shí) ， 學(xué)院團(tuán)委應(yīng)與擬稿部門(mén)協(xié)商修改 ， 公文修改后 ， 按規(guī)定程序復(fù)核。 （ 四） 審核之后的公文，應(yīng)由院團(tuán)委用印和印發(fā)，保留一份統(tǒng)一由院團(tuán)委學(xué)生會(huì)秘書(shū)處 存 檔。 六、 收文辦理 （一） 收文辦理指對(duì)收到的院內(nèi)外公文的處理過(guò)程 ， 一般直接送由團(tuán)委辦公室處理。 （二） 學(xué)院團(tuán)委 學(xué)生會(huì) 收到校內(nèi)其他部門(mén)呈報(bào)公文時(shí) ， 應(yīng)進(jìn)行審核 。 對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文 ， 學(xué)院團(tuán)委 應(yīng) 及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)交由學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會(huì)各職能部 門(mén) 辦理 。 （三） 承辦部門(mén)收到交辦的公文后 ， 應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理 ， 不得延誤 、 推諉。 （四） 公文辦理中遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng) ， 主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商。 21 七 、 公文管理 （一） 公文辦理完畢后 ， 應(yīng)及時(shí)整理 ， 歸檔個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 （二） 公文被撤銷(xiāo) ， 視作自始不產(chǎn)生效力 ； 公文被廢止 ， 視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 （三） 凡院內(nèi)發(fā)送的公文 ， 各部門(mén)要有專人簽收 ，并保留一份由 院團(tuán)委學(xué)生會(huì)秘書(shū)處 存檔 保管。 八、 附則 本辦法自發(fā)布之日起施行。 附 件 4：政治與行政學(xué)院文件接收登記表 政治與行政學(xué)院文件接收登記表 編號(hào)： 序號(hào) 日期 文件名稱 份 數(shù) 聯(lián)系方式 備 注 文件接收人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 22 政治與行政學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會(huì)文檔管理制度 一、目的 為推進(jìn)團(tuán)委學(xué)生會(huì)文檔工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化進(jìn)程，提高文檔的保密性，保障檔案的安全保管以及合理 使 用，特制定本制度 。 二、 要求 (一 )團(tuán)委學(xué)生會(huì)各部門(mén)，在每次活動(dòng)之前，需向?qū)W院團(tuán)委遞交活動(dòng)策劃，策劃中應(yīng)強(qiáng)調(diào)是否需 要 宣傳部進(jìn)行海報(bào)宣傳和新聞報(bào)道 并告知秘書(shū)處 ， 相關(guān)記錄 由秘書(shū)處 存 檔 備份 ， 作為 各部門(mén)績(jī)效考評(píng) 的依據(jù) 。 (二 )每一學(xué)年，團(tuán)委學(xué)生會(huì)各職能部門(mén) 應(yīng) 上交年終工作總結(jié)（紙質(zhì)版和電子版）電 子版發(fā)送 至 秘書(shū)處郵箱 。經(jīng)審閱后由秘書(shū)處保存以供參考。 (三 )各類檔案必須有規(guī)范的格式 ，盡量做到 計(jì)劃條理清楚、會(huì)議記錄詳盡完備、人事考核和財(cái)務(wù)制度的表格規(guī)范劃一、總結(jié)深入仔細(xì)。要讓文檔發(fā)揮其最大的紀(jì)錄參考作用。 三、文檔和 材料的分類 (一 )文件類：包括上級(jí)所發(fā)的團(tuán)委學(xué)生會(huì)公文。 (二 )計(jì)劃類：包括團(tuán)委學(xué)生會(huì)年度工作計(jì)劃，團(tuán)委學(xué)生會(huì)各職能部門(mén)年度及各項(xiàng)活動(dòng)工作推進(jìn)表、策劃等。 (三 )總結(jié)類：包括團(tuán)委學(xué)生會(huì)年度工作總結(jié)，團(tuán)委學(xué)生會(huì)各職能部門(mén)年度及各項(xiàng)活動(dòng)工作總結(jié)等。 (四 )學(xué)生干部檔案類：包括學(xué)生會(huì)全體成員檔案，主要為個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料。 (五 )會(huì)議記錄類：包括部聯(lián)會(huì)會(huì)議記錄等。 (六 )通訊類：各院團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部聯(lián) 系 表等。 (七 )策劃類 :包括活動(dòng)策劃、會(huì)議策劃等。 (八 )其他類：其他有保存價(jià)值的資料，包括上級(jí)發(fā)文，團(tuán)委學(xué)生會(huì)管理資料等。 四、文檔和 材料的存儲(chǔ) (一 )實(shí)時(shí)文檔包括各種常用文檔及臨時(shí)文檔， 可 放置于辦公桌等方便取用 23 處 。 (二 )儲(chǔ)存文檔按部門(mén)分類放置于專用文檔柜。 注：以上存儲(chǔ)方式 應(yīng) 立足于秘書(shū)處 辦公室具體情況 ，若有變動(dòng)， 可 及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。 (三 )團(tuán)委學(xué)生會(huì)文檔的保存與管理關(guān)系到其整體利益。在 保管過(guò)程中，秘書(shū)處應(yīng)定期檢查，如有遺失或殘缺應(yīng)立即匯報(bào)并進(jìn)行填補(bǔ) 。 (四 )任何人在查閱文檔時(shí)，必須嚴(yán)格遵守閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換等破壞檔案完整的行為，文檔未經(jīng)允許不得擅自復(fù)制傳播。 (五 )因工作需要外借文檔的，時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)半個(gè)月，要求繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。經(jīng)辦人應(yīng) 做好 借出登記，歸還時(shí)撤銷(xiāo)登記。借用人在使用過(guò)程中應(yīng)保證文檔完好無(wú)缺，到期歸還或續(xù)借。 五、文檔和 材料的收集 (一 )各職能部門(mén)活動(dòng)完畢后，應(yīng)及時(shí)與秘書(shū)處聯(lián)系，將活動(dòng)相關(guān)資料（包括活動(dòng)照片，活動(dòng)總結(jié)等）上交秘書(shū)處存檔。 (二 )各職能部門(mén)如需查閱秘書(shū)處存檔資料，必須先征得 秘書(shū)處主管常委 同意并做好相應(yīng)記錄。 (三 )團(tuán)委學(xué)生會(huì)各部 門(mén) 的檔案上交、管理都受學(xué)院團(tuán)委 的 監(jiān)督考評(píng)?？荚u(píng)結(jié)果直接 作為 團(tuán)委學(xué)生會(huì)年終各項(xiàng)考評(píng) 的依據(jù) 。本制度由院團(tuán)委學(xué)生會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。 六、電子文檔管理 電子文檔包括各項(xiàng)文件的電子版以及活動(dòng)圖片、音頻、視頻等。電子文檔儲(chǔ)存于磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中，對(duì)文檔進(jìn)行邏輯歸檔，歸檔完畢后注意注明各種標(biāo)識(shí)。其分類與紙質(zhì) 版文檔大致相同，主要文件實(shí)行雙備份，注意 預(yù) 防病毒及誤刪。 24 政治與行政學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會(huì) 物品 管理制度 一、目的 為進(jìn)一步規(guī)范團(tuán)委學(xué)生會(huì)物 品 的保管，維護(hù)團(tuán)委學(xué)生會(huì)資產(chǎn)的安全完整。 二、管理人員 倉(cāng)庫(kù) 由秘書(shū)處主要進(jìn)行管理，各職能部門(mén)配合管理。秘書(shū)處負(fù)責(zé)盤(pán)點(diǎn)物品的數(shù)量 并對(duì) 損耗 及時(shí) 做 好 統(tǒng)計(jì)。 團(tuán)委學(xué)生會(huì)各部門(mén)有對(duì)物品的使用權(quán)，使用前需在秘書(shū)處辦理相關(guān)借用手續(xù)。 三、 倉(cāng)庫(kù) 設(shè)置 物品應(yīng)按區(qū)域進(jìn)行擺放，依據(jù)同類物品相近存放的原則和常用物品易取易放的原則進(jìn)行存放。妥善管理較小物件。同時(shí)按照物品 的擺放位置繪制相應(yīng) 的圖表。圖表應(yīng)貼在倉(cāng)庫(kù)的顯眼位置，便于尋找和取放。發(fā)生變動(dòng)時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行更改。 四、 物品 入庫(kù) (一 )物品 出 入倉(cāng)庫(kù)時(shí)值班人員必須做好相關(guān)登記，同時(shí)杜絕只見(jiàn)手續(xù)不見(jiàn)實(shí)物或邊辦理手續(xù)邊辦理出入庫(kù)的現(xiàn)象。 (二 )入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理員必須查點(diǎn) 物品 的數(shù)量、狀況等項(xiàng)目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量、單據(jù)等不齊全時(shí)，不得辦理入庫(kù)手續(xù)。 (三 )物 品 入庫(kù)后，需按不同類別、性能、特點(diǎn)和用途分類分區(qū) 擺 放。 (四 )應(yīng)保持物品與圖表的統(tǒng)一。 五、 物品 出庫(kù) (一 )物品在借出時(shí)，要根據(jù)物品借用登記表上的數(shù)量進(jìn)行提取。 (二 )在提取物品時(shí)切勿打亂物品 原有次序，盡量避免磕碰引起不必要的損耗。 (三 )在 庫(kù)存物 品 清查盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。及時(shí)匯報(bào)報(bào)廢處理的物品，按審批程序經(jīng)學(xué)院團(tuán)委審核批準(zhǔn)后才可進(jìn)行處理。 六、倉(cāng)庫(kù)日常管理 (一 )倉(cāng)庫(kù)必須根據(jù)實(shí)際情況和各類物資的性質(zhì)、用途、類型分門(mén)別類建立相應(yīng)的圖表；對(duì)物品實(shí)行分區(qū)存放管理，確保庫(kù)容庫(kù)貌；定期或不定期向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告物品存貨質(zhì)量情況及分布。 25 (二 )庫(kù)存物資在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。如有短缺或因質(zhì)量問(wèn)題需要進(jìn)行報(bào)廢處理的，應(yīng)向?qū)W院團(tuán)委請(qǐng)示再進(jìn)行處理，不許自行解決。 (三 )應(yīng)注意維持物品的整齊 ， 保持庫(kù)容整潔。 七、物品 借用 管理 (一 )物品借出須由 秘書(shū)處主管 常委批準(zhǔn)，并有一名及以上秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng)知情。對(duì)擅自取用物品者， 應(yīng) 予以處罰。 (二 )物品借出時(shí)須由借用經(jīng)辦人（必須為秘書(shū)處 人員）清點(diǎn)其數(shù)量與缺損情況并如實(shí)、逐一、準(zhǔn)確填寫(xiě)“物品借還登記表” 。 (三 )“ 物品 借還登記表” 填寫(xiě)內(nèi)容主要包括：物品名稱，數(shù)量，借出時(shí)間，借用部門(mén)，借物人姓名、聯(lián)系方式、限定歸還日期等。 (四 )“物品借還登記表