【文章內(nèi)容簡介】 共5頁 標(biāo)題：文件控制實(shí)施日期：20120801文件控制1總則控制管理體系的所有文件的制定、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放、變更，防止使用無效、過期、作廢文件，定期審查、修訂文件，確保文件持續(xù)適用和滿足使用要求。2 職責(zé)，負(fù)責(zé)文件的接收、整理、發(fā)放、回收、鑒定、銷毀、原稿保存。、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的識別和有效文件的控制。3文件的范圍與體系有關(guān)的文件都應(yīng)進(jìn)行控制。文件包括內(nèi)部的和外來的，其載體可以是紙質(zhì)的、電子媒體或其他形式。包括：質(zhì)保手冊、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄、管理制度、施工方案等其它文件。包括：法律、法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、型式試驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明材料、資格證明材料等。4文件的編寫與審批所有文件只有經(jīng)過授權(quán)人的審核和批準(zhǔn)，并填寫“文件審批單”后方可正式發(fā)布。、管理制度、質(zhì)量記錄由質(zhì)保工程師組織編寫，工程師審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。，作業(yè)責(zé)任人審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人審批。5 文件的編號 所有文件均應(yīng)進(jìn)行編號，具體編號辦法如下： 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 3 章第 5 節(jié) 第 0 次修改第2 頁 共5頁 標(biāo)題：文件控制實(shí)施日期：20120801（1）質(zhì)量保證手冊編號ATZS□□□□□□ 年代號（該文件批準(zhǔn)實(shí)施的年份，下同） 質(zhì)量保證手冊代碼 本公司文件代號(用漢語拼音字母表示)（2）程序文件編號 ATCW□□□□□□□□ 年代號 章節(jié)編號（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 程序文件代碼（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 本公司文件代號(用漢語拼音字母表示)（3）職責(zé)與管理制度編號ATZG□□□□□□□□ 年代號章節(jié)編號（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示）管理制度代碼（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示）本公司文件代號(用漢語拼音字母表示)（4）作業(yè)文件編號ATZW□□□□□□□□ 年代號章節(jié)編號（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示）作業(yè)文件代碼（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示）本公司文件代號(用漢語拼音字母表示)（5）質(zhì)量記錄表（單）編號ATZJ□□□□□□□□ 年代號章節(jié)編號（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示）質(zhì)量記錄表（單）數(shù)字編號（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示）本公司文件代號(用漢語拼音字母表示) 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 3 章第9節(jié) 第 0 次修改第3 頁 共5頁 標(biāo)題：文件控制實(shí)施日期：201208016文件的標(biāo)識“受控”和“非受控”兩大類，限于公司內(nèi)部使用與質(zhì)量保證體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件為受控文件，需要提供給咨詢公司、認(rèn)證公司和顧客使用的為非受控文件。、作業(yè)文件及外來文件應(yīng)在文件的顯目位置加蓋“受控”印章，并注有分發(fā)號，每份文件都有不同的分發(fā)號，便于追溯。非受控的文件加蓋“非受控”印章。“作廢”專用印章，具有保留價值作為參考的文件再加蓋“參考”專用印章。7文件的發(fā)放和領(lǐng)用 文件發(fā)放前應(yīng)確定發(fā)放范圍，提出“文件領(lǐng)用（發(fā)放）控制清單”，經(jīng)工程師批準(zhǔn)后統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。 文件領(lǐng)用人在“文件發(fā)放（回收）登記表”上簽名領(lǐng)取文件，便于追溯。 當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時，應(yīng)到辦公室辦理更換手續(xù)，交回破損文件、補(bǔ)發(fā)新文件，文件管理員將破損文件銷毀。，確保完整、整潔，持有者調(diào)離工作崗位或離職時，須將文件交還公司辦公室，辦理核收登記。領(lǐng)用人如遇有丟失情況，應(yīng)寫出書面材料，經(jīng)工程師批準(zhǔn)，方可辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)，重新編號。8文件的評審,確定是否進(jìn)行更改以及更改的內(nèi)容。，由質(zhì)技部組織評審。9文件的更改，應(yīng)由文件更改提出部門的負(fù)責(zé)人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，對重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。，當(dāng)原審批人已不在職時，由接替人員審批。 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 3 章第11節(jié) 第 0 次修改第4 頁 共 5頁 標(biāo)題：文件控制實(shí)施日期：20120801，并按“文件領(lǐng)用（發(fā)放）清單”的發(fā)放修改后的文件，同時收回作廢的舊文件。 文件的換版與作廢（1）文件在下列情況下應(yīng)進(jìn)行換版，原版文件作廢，換發(fā)新版本。a) 公司的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大改變；b) 引用的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生重大改變；c) 管理評審的要求；d) 文件修訂的次數(shù)達(dá)到五次以上。文件修訂狀態(tài)由0→1→2→3…依次類推，版本號由A→B→C→D…依次類推。（2） 作廢的文件由文員按“文件發(fā)放（回收）登記表”收回。作廢文件加蓋“作廢”印章，文員填寫“文件作廢/銷毀登記表”。若因法律或積累知識而需要保留的作廢文件統(tǒng)一由辦公室保管，加蓋“作廢保留”印章；需銷毀的文件填寫“文件銷毀審批表”經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。10文件的整理歸檔、借閱和復(fù)制。、復(fù)制歸檔文件的人員，應(yīng)填寫“文件借閱、復(fù)制申請登記表”，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后可予以借閱、復(fù)制。借閱者應(yīng)在規(guī)定日期歸還文件和資料，到期不歸，由辦公室負(fù)責(zé)收回。，填寫“文件借閱、復(fù)制申請登記表”辦理復(fù)制手續(xù)，由辦公室對復(fù)制文件進(jìn)行編號、標(biāo)識、發(fā)放和回收。11外來文件收集與識別 辦公室應(yīng)根據(jù)管理活動的需要，及時通過報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)、咨詢機(jī)構(gòu)、出版發(fā)行機(jī)構(gòu)和上級部門等渠道收集相關(guān)的法律、法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等其它外來文件，其中安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)必須是正式版本，并做好“外來文件清單”的收文登記。 工程部應(yīng)在設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)后收集檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告，將其與設(shè)備維修資料一起歸檔；銷售部應(yīng)收集采購部件的型式試驗(yàn)報(bào)告、分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及資格證明文件等資料。 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 3 章第112 節(jié) 第 0 次修改第5 頁 共 5頁 標(biāo)題：文件控制實(shí)施日期：20120801，確保外來文件的有效性。、領(lǐng)用和標(biāo)識等管理工作。12記錄ATZJ05092012《文件審批表》ATZJ05102012《文件領(lǐng)用（發(fā)放）控制清單》ATZJ05112012《文件更改申請單》ATZJ05122012《文件作廢/銷毀登記表》ATZJ05132012《有效文件一覽表》ATZJ05142012《外來文件清單》ATZJ05152012《文件發(fā)放（收回）登記表》ATZJ05162012《文件借閱、復(fù)制申請登記表》ATZJ05172012《文件銷毀審批表》 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 4 章第6節(jié)第 0 次修改第1 頁 共 2頁 標(biāo)題：記錄控制實(shí)施日期：201208011總則應(yīng)對公司質(zhì)量保證體系和產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄進(jìn)行控制，明確記錄的填寫、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等要求。2職責(zé)，具體負(fù)責(zé)記錄的編號、收集、檢索、貯存和處置。、填寫、保管、貯存和處置。每年年底交辦公室匯總歸檔。3記錄的編制和審批，由各部門組織編制，部門負(fù)責(zé)人審核，質(zhì)保工程師批準(zhǔn)。，并填寫“記錄一覽表”。4記錄的編號。，應(yīng)逐臺建檔，按起重設(shè)備施工項(xiàng)目、合同和年份分類，建立檔案號。5記錄的填寫、準(zhǔn)確、真實(shí)，不得虛假，不能填寫無依據(jù)的數(shù)據(jù)。、不得隨意涂改、變動。，要求完整，不得有漏項(xiàng)、空項(xiàng)，須用不退色水筆填寫。，記錄人員應(yīng)簽名(章)，并填寫日期。，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，并在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名。6記錄的保管，移交后由辦公室負(fù)責(zé)保管,質(zhì)量記 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 4 章第10節(jié) 第 0 次修改第2 頁 共 2頁 標(biāo)題：記錄控制實(shí)施日期：20120801錄的保管應(yīng)做到防雨、防水、防火、防潮、防蛀、防霉、防蟲、防鼠、防丟失等九防要求。，所有質(zhì)量記錄應(yīng)分類保存，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的質(zhì)量記錄應(yīng)保持清潔，字跡清晰。，也應(yīng)有相應(yīng)的儲存條件，必要時應(yīng)進(jìn)行備份。：（1）質(zhì)量管理工作見證資料保存五年； （2）維保技術(shù)檔案保存至維保合同中止后二年；（3）維修技術(shù)檔案：永久保存；（4）儀器設(shè)備定期檢定資料：不少于五個計(jì)量周期；（5）儀器設(shè)備檔案：至該臺設(shè)備報(bào)廢。7記錄的查閱和借閱，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，閱后應(yīng)立即歸還保管人員。，應(yīng)填寫“文件借閱、復(fù)制申請登記表”，說明借閱/復(fù)制的名稱、數(shù)量和原因。歸還時應(yīng)注明歸還日期。，相關(guān)部門有責(zé)任按合同要求向顧客提供記錄的復(fù)印件，但公司應(yīng)盡可能留有一份原件。8外來記錄的控制。，由質(zhì)技部負(fù)責(zé)保管和處理。9記錄的銷毀。，由管理員填寫“文件銷毀審批表”提出銷毀資料的目錄和理由，經(jīng)辦公室主任審核，工程師批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。10記錄ATZJ05182012《記錄一覽表》ATZJ05192012《文件借閱復(fù)印登記表》 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 5 章第5節(jié) 第 0 次修改第1 頁 共2頁 標(biāo)題：合同控制實(shí)施日期：201208011總則識別、確定并評審與服務(wù)有關(guān)的要求，必要時通過適當(dāng)?shù)姆绞脚c顧客進(jìn)行溝通，以確定顧客的需求與期望。2職責(zé)，負(fù)責(zé)合同的承接、評審、執(zhí)行和管理。3顧客要求識別辦公室根據(jù)合同草案、技術(shù)協(xié)議草案或口頭要求負(fù)責(zé)識別顧客的需求與期望，包括：（1） 顧客明示的要求，包括質(zhì)量要求及涉及可用性、交付、支持服務(wù)（如保修、培訓(xùn)等）、價格等方面的要求；（2） 顧客沒有明確要求，但預(yù)期或規(guī)定的用途所必需的要求；（3） 顧客沒有規(guī)定，但國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)規(guī)定的要求。4合同評審的時機(jī)，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（1） 顧客要求是否得到明確；（2） 公司是否有提供施工服務(wù)的能力；（3） 是否能滿足顧客提出的技術(shù)與質(zhì)量目標(biāo)的要求；（4） 價格是否恰當(dāng)，交貨期是否能滿足要求；（5） 資源配備與材料供應(yīng)能否滿足要求。5評審的方式。，可以授權(quán)評審。即可由業(yè)務(wù)員直接評審后簽訂合同。評審后在合同上加蓋“合同已評審”的標(biāo)識。、期限長且有較高特殊要求的特殊維修合同，業(yè)務(wù)員將顧客的 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 5 章第9節(jié) 第 0 次修改第2頁 共2頁 標(biāo)題：合同控制實(shí)施日期：20120801要求填寫在“合同評審表”上，傳遞給工程部、質(zhì)技部等部門評審，有關(guān)部門寫好評審意見后反饋給辦公室，辦公室將評審結(jié)論報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后與顧客簽訂合同。6合同的實(shí)施，辦公室負(fù)責(zé)將相關(guān)的文件，發(fā)到相關(guān)部門，作為施工、采購、檢測等的依據(jù)。，發(fā)現(xiàn)問題及時與顧客聯(lián)絡(luò)，協(xié)商解決。并將合同執(zhí)行和問題處理情況，向總經(jīng)理報(bào)告。7合同的修訂，需要對合同進(jìn)行修改，由相應(yīng)部門和顧客協(xié)商解決，并填寫“合同修改申請單”，并對修改的內(nèi)容進(jìn)行評審后方可修改，必要時，同顧客簽訂合同修改協(xié)議書作為原合同補(bǔ)充附件?！昂贤薷耐ㄖ獑巍?，及時通知相關(guān)部門，以執(zhí)行合同修改的內(nèi)容。8合同的保存，填寫“合同登記表”。9 記錄ATZJ05192012《合同評審表》ATZJ05202012《合同修改申請單》ATZJ05212012《合同登記表》ATZJ05222012《合同修改通知單》 邵陽安泰起重設(shè)備維修保養(yǎng)有限公司 文件編號：ATZS012012 質(zhì)量手冊第 6 章第5節(jié) 第 0 次修改第1 頁 共 5頁 標(biāo)題：零部件和材料控制實(shí)施日期：201208011總則 對零部件、材料的供方、采購、驗(yàn)收、標(biāo)識、領(lǐng)用