會議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設計方案(編輯修改稿)
2025-05-30 22:13 本頁面
【文章內容簡介】 管理議題庫管理是指辦會人員將需要提交到會議上討論的議題加入到會議議題庫中，通過增加、刪除、修改以及查詢等操作來管理議題。議題的登記分為手工登記和自動登記兩種形式。手工登記指人工將議題登記到議題庫中。圖：登記界面自動登記指當公文流轉到收發(fā)文人員處理的時候，表單上方會出現“加入議題庫”按鈕，此時辦文人員點擊此按鈕，該份公文的相關信息會自動加入到議題庫中，議題名稱就是表單標題，表單和正文以及附件作為議題的相關材料，如下所示：圖：公文轉議題登記完的議題還可以進行增刪改等操作圖：議題管理界面n 議題審批議題審批是指辦會人員將議題庫中的議題挑選出來，通過議題審批流程來確定最后哪些議題上會。會議管理人員首先在議題庫中選擇一組議題，然后點擊“啟動議題審批流程”按鈕來啟動審批流程：大部分的內容系統(tǒng)已經按照默認信息填好，用戶填寫會議名稱、會議時間以及會議序號即可。在會議議題審批界面還可以對議題進行增刪改操作，也可以指定議題討論順序。全部人員審批完成后，審批表會回到會議管理人員。會議管理人員打開議題審批表，系統(tǒng)默認顯示會議通知編輯頁面，用戶點擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動生成會議通知，用戶只需稍做調整就成為一份正式的會議通知，如下圖所示：收到會議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會顯示常務會議通知的信息。也可以打開會議通知，查看具體內容。n 會中匯報在會議上，參會領導可隨著匯報者的匯報演示在個人電腦上自行查看會議議題、與議題相關的會議材料。（匯報者的匯報演示也是使用相同的功能模塊通過投影儀來展現）。每個議題的參加部門人員和匯報部門人員只能查看與自己相關議題的議題名稱和議題材料，其他議題不可見。辦會人員可以調整議題排列順序和相關參會人員。圖：圖中匯報列表匯報部門和參加部門人員只能看見與自己有關的議題信息，如下圖所示：n 會議紀要審批針對大型會議，每次會議之后，由相關部門起草一份會議紀要，發(fā)送給領導審批，最終形成正式的會議紀要并發(fā)布。圖：啟動會議紀要流程會議紀要審批窗口由三個部分組成：審批意見、會議信息和會議紀要正文，這三部分的顯示順序可以調整。會議紀要審批完成后，系統(tǒng)自動將會議紀要的正文添加到相應常務會議記錄中，如下圖所示： 會議系統(tǒng)與協(xié)同辦公接口為降低維護難度，我公司承諾會議管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)進行無縫集成，并且會議管理系統(tǒng)使用協(xié)同辦公平臺的用戶，與協(xié)同辦公平臺實現統(tǒng)一待辦、統(tǒng)一信息展現，會議管理系統(tǒng)過程中產生的議題、會議紀要、會議通知、會議室預定等相關審批表單都需使用已建成的應用支撐平臺提供的工作流工具及表單工具設計實現。甲方提供協(xié)同辦公系統(tǒng)相關接口資料。 系統(tǒng)主要設備參數要求請補充第二章 督查督辦系統(tǒng)設計參照同類單位督查督辦功能的實現方法，結合本系統(tǒng)所提供的相關功能以及廣州是體育局實際業(yè)務情況，我公司將實現該功能，完全滿足廣州市體育局實際業(yè)務需求。 督查督辦建設目標1. 梳理、優(yōu)化督辦業(yè)務流程2. 工作匯報智能提醒3. 自動催辦4. 規(guī)范工作匯報流程5. 提供完善的查詢、統(tǒng)計手段督查督辦提供了督查立項，督查辦理，督查反饋，督查事項查詢，督查統(tǒng)計等功能。完成對督查事項的篩選、立項、督辦、反饋、統(tǒng)計、匯總、查詢等的全程自動化管理。 同類機關督查督辦業(yè)務說明 業(yè)務范圍說明我公司已經在眾多政府中實現了督查督辦業(yè)務（如清遠市政府、黃埔區(qū)、南沙區(qū)、天河區(qū)等），經過總結，督查督辦業(yè)務范圍可描述如下：序號業(yè)務范圍描述1督查來源督查件來源分為兩種： 一種是限制辦理時間的公文； 另一種是限制辦理時間或重要性較高的事項；這兩種督查件的共通點是超過辦理期限時，需要通知相關人員，并對辦理人員進行催辦；不同點在于公文辦理有各自的辦文流程，而事項辦理為各自的辦事流程；2督查形式督查的過程按照督查形式可以分為事前催辦和事后監(jiān)督：事前催辦在于督促辦理人員按照辦理要求對督查件進行快速辦理；事后監(jiān)督體現為在績效評估期間，可以根據督查件的辦理統(tǒng)計結果對辦理人員及部門進行總體評估。3督查內容督查內容可按照單一事項及匯總事項來分類：在單一辦理事項中，根據事項辦理過程中，收集辦理數據匯總后，成為單一事項的督查內容；在對評估期間對多個督查事項的辦理過程進行統(tǒng)計并分析數據，形成辦理績效統(tǒng)計表，是對辦理人員或部門的匯總事項的督查內容。 黃埔區(qū)政府督查流程n 督辦類型一覽：督查類型對應流程市級市委領導批示件區(qū)委辦督查類省市傳閱件市部門督查事項區(qū)委辦督查類省市傳閱件區(qū)內會議事項督查全會區(qū)委辦督查通知常委會區(qū)委辦督查通知視頻會議區(qū)委辦督查通知其他會議區(qū)委辦督查通知決策督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內—專項督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內—領導交辦事項督查區(qū)委領導同志交辦事項辦理情況呈批表區(qū)內—區(qū)委領導批示件1．區(qū)委辦關于辦理領導批示件的通知（用于發(fā)出事項）2. 區(qū)委領導同志批示件辦理情況呈批表（辦理）區(qū)內—督查專報區(qū)委辦督查類區(qū)內傳閱件工作通報工作通報n 部分流程設置利用應用支撐平臺設計n 統(tǒng)計表督查事項已發(fā)出督查數各單位完成數督查科已辦理事項數各單位未完成數各單位續(xù)報數市級市委領導批示件市部門督查事項區(qū)內會議事項督查全會常委會
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