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文書水行政執(zhí)法文書制作與歸檔(編輯修改稿)

2024-12-06 08:59 本頁面
 

【文章內容簡介】 和國行政處罰法》第三十七條、《水行政處罰實施辦法》第二十七條 文書性質 ( 1)內部文書;( 2)非要式 文書;( 3)筆錄式文書;( 4)調查取證類文書 適用范圍 執(zhí)法機關為查明案件事實,收集證據,而向當事人和其他相關人員了解有關案件情況,所作文字記載時使用。 調查(詢問)筆錄是固定言詞證據的一種方式,從嚴格意義上說,調查(詢問)筆錄根據調查對象的不同分屬于不同的證據種類。對當事人的調查所作的筆錄應歸入當事人陳述(當事人為單位的,對其法定代表人、相關部門負責人、具體行為人的調查筆錄應歸入當事人陳述),對證人調查所作的筆錄應歸入證人證言。因此,筆錄的制作內容和制作過程的真實性問題是執(zhí)法機關必須認真對待的一個問題 ,也是當案件進入訴訟階段行政機關可能需要證明的一個重要問題(當事人或證人反供,往往就是針對這個問題),在制作筆錄時一定要符合制作規(guī)范的要求。也正因為如此,在調查過程中,如果當事人或者證人要求提供書面陳述或者證詞,執(zhí)法機關應當允許,不能用筆錄來取代當事人陳述和證— 20 — 人證言 。 制作要求 ( 1) 被調查人年齡應填寫公歷周歲 ( 2) 當事人是單位的,應當寫明被調查人在該單位擔任的職務,并核查相關證明或材料。 ( 3) 有的案件在調查時需要有其他人在場的,應寫明在場人的姓名和聯(lián)系方式,如地址、電話等。調查詢問聾、啞人的,應當 有通曉聾、啞手勢的人參加;調查詢問不滿十八歲的證人,可以通知其法定代理人到場;調查詢問外國人、使用少數民族語言或者方言的人,應有翻譯參加。 ( 4) 調查人員應有兩名以上水行政執(zhí)法人員,應將記錄人列在調查人員之中。 ( 5) 記錄人必須是水行政執(zhí)法人員,應當是調查人中的一員。 ( 6) 調查內容記載。正文第一句記錄執(zhí)法人員向被調查詢問人表明身份,說明來意,告知權利和義務的內容。如:“我們是江蘇省水利廳的執(zhí)法人員,這是我們的執(zhí)法身份證件(執(zhí)法人員出示證件),編號為?,F(xiàn)依據《中華人民共和國水法》第六十條的規(guī)定就事項 向你進行調查,如執(zhí)法人員少于兩人或執(zhí)法證件與身份不符,你有權拒絕調查。同時,依據《中華人民共和國水法》第六十一條、《行政處罰法》第三十七條的規(guī)定你應承擔如實提供有關資料、回答詢問的義務,如作虛假陳述或拒絕、阻撓調查,將依法追究有關責任。請你配合我們。你是否聽清楚了?” — 21 — ( 7) 提問和記錄。提問應圍繞案件發(fā)生的時間、地點、情形、事實經過、因果關系、后果等進行,既要了解影響案件定性的事實,也要了解影響案件裁量的事實。記錄既要全面,又要突出重點。對調查詢問的重點過程應當記錄完整,圍繞需要調查的事實對重點內容詳細記錄 ,對與案情無關的內容不要記錄。被調查人對調查人提出的事實有反駁意見應如實記錄。記錄時如無法記錄原話,應確保記錄原意, 對回答中的方言土語應注釋清楚。如果詢問時進行了錄音、錄像的,也要邊錄邊記,然后整理出比較準確的記錄。 ( 8) 在記錄詢問人與被詢問人之間的對話時,對詢問人可用“問”字開頭,對被詢問人可用“答”字或其“姓”開頭,以表示是各自所述內容。 ( 9) 詢問人提出一個問題后,應當有被詢問人的回答。如被詢問人不回答或拒絕回答的,記錄人寫明被調查人的態(tài)度,如“不回答”、“沉默”等。 ( 10) 詢問結果后,應要求被詢 問人審閱筆錄,被詢問人發(fā)現(xiàn)記錄有誤,可以要求修改。在每一處修改的地方,要讓被詢問人一一簽名或捺手印確認。修改時不能涂改,避免遮蓋原來內容。被詢問人要求作較大的修改,可以要求被詢問人在筆錄后另外書寫,并簽名確認。 ( 11) 為了保證筆錄的真實性、合法性,記錄完畢,要將筆錄交被調查(詢問)人員閱讀核對,沒有閱讀能力的,要向其宣— 22 — 讀。若發(fā)現(xiàn)筆錄有漏記、錯記,應允許被調查(詢問)人員補充或更正,并讓其在補充或更改處簽章或摁上手印,然后讓其在筆錄上逐頁簽名或蓋章,在筆錄最后寫明“以上我已看過,與我所述無異”或“記錄屬實” 等字樣,有些重要的調查筆錄,可由被調查人在每一頁筆錄紙的下方簽名。若被調查(詢問)人員拒絕簽名或蓋章的,應在筆錄上注明。最后,由辦案人員簽名。 注意事項 ( 1) 在調查(詢問)之前,辦案人員和記錄人員都要認真熟悉案情,在此基礎上擬訂好調查(詢問)提綱,做到心中有數,避免遺漏和想到哪問哪的尷尬場面。提綱應盡可能全面具體,富有邏輯。 ( 2) 若筆錄最后一行與被詢問人簽字之間有較大空白,應填充空白符號或書寫“以下空白”字樣。 ( 3) 對同一被詢問人可以多次詢問,每一次詢問都應當分別制作詢問筆錄。 ( 4) 在調查過程中 禁止采取威脅、欺騙、引誘以及其他非法的方法。在調查階段,對涉嫌的違法行為尚未最后定性,因此在調查時或者在筆錄中不應出現(xiàn)“你的行為已經違法,依法應當給予處罰”,“現(xiàn)責令你立即停止違法行為”、“請你立即改正或者限期改正”“你是否愿意接受處理”等內容。對一些應當告知或者必須提醒的內容可以通過其他程序或方式進行。 (四 )勘驗檢查筆錄 — 23 — 勘驗檢查筆錄是指執(zhí)法人員對與違法行為有關的場所、物品等進行勘驗或者檢查時的文字記載??彬灆z查筆錄對于收集證據、發(fā)現(xiàn)線索、證實事實都有非常重要的作用,經查證屬實,也能作為定案的依據 。 制作依據 《中華人民共和國行政處罰法》第三十 一 條,《中華人民共和國行政處罰法》第三十 七 條,《水行政處罰辦法》第二十一條。 文書性質 ( 1) 內部文書; ( 2) 非要式文書; ( 3) 筆錄式文書; ( 4) 調查取證類文書 適用范圍 執(zhí)法人員在勘驗檢查與案件有關的場所和物品進行記錄時使用。 制作要求 ( 1) 案由填寫當事人姓名或名稱+涉嫌+違法行為定性+案 ( 2) 當事人情況應按下列要求填寫: 1)要根據案件情況確定是“個人”或者“單位”,“個人”、“單位”兩欄不能同時填寫;2)當事人為個人的,姓名應填寫身份證 或戶口簿上的姓名,住址應填寫常住地址或居住地址,年齡應以公歷周歲為準; 3)當事人為法人或其他組織的,填寫的單位名稱、法定代表人(負責人)、住所等事項應于工商登記注冊信息一致。 4)在同一份案件卷宗中,當事人姓名或名稱在前后應一致,如在以后的調查中發(fā)現(xiàn)有不一— 24 — 致的,應在相關文書中加以說明。 ( 3) 勘驗檢查機構填寫水行政處罰機關授權組織勘驗檢查的機構 ( 4) 勘驗檢查人指水行政處罰機關派出的兩名以上具有水行政執(zhí)法資格的人員,應包括記錄人 ( 5) 記錄人應是勘驗檢查人之一 ( 6) 勘驗檢查情況應填寫: 1)勘驗檢查的簡要經過 ; 2)勘驗檢查內容、范圍和方式; 3)勘驗檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和相關數據;4)當事人是否到場等內容。如果有附圖、照相、錄像等資料的,應在此作出說明,并且要與記錄內容相一致。 ( 7) 文書空白部分應填充空白符號或記明“以下空白”字樣。 ( 8) 勘驗筆錄應現(xiàn)場制作并要求當事人簽名。當事人對勘驗檢查結果同意的,可以寫明“以上情況屬實”;表示不同意的,要請當事人說明理由。當事人拒絕簽字的,執(zhí)法人員要在筆錄上注明情況,并請在場人見證。 ( 9) 現(xiàn)場有見證人的,應邀請見證人簽字證明情況。 注意事項 ( 1) 如果將筆錄類文書分為證 據類筆錄和非證據類筆錄,則勘驗檢查筆錄是法定的證據類文書,其效力與鑒定結論、檔案材料、公證或者登記的書證相當,因此,各水行政處罰機關應當高度重視勘驗檢查筆錄的制作和使用。 ( 2) 勘驗檢查筆錄具有間接性和規(guī)范性的特征,其制作主體、— 25 — 方式、程序必須合法、規(guī)范。應當有執(zhí)法人員、當事人、見證人等有關人員的簽名或印章,當事人拒絕簽名或者不能簽名的,應當注明原因。 ( 3) 勘驗筆錄是對勘驗與案件有關場所情況的客觀描述,具有客觀性要求,在勘驗筆錄中不應作出是否違法等結論性意見。 ( 4) 必要時,可以對同一場所或物品進行多次勘驗 檢查,但每次都應分別制作筆錄。對不同的場所或物品進行勘驗檢查,應分別制作筆錄。 ( 5) 房屋、土地及其他建筑物和構筑物應制作勘驗圖,對勘驗筆錄中涉及的有關內容進行說明。 (五 ) 證據先行登記保存通知書 證據先行登記保存通知書 是執(zhí)法人員在調查處理違法案件過程中,對證據可能滅失或者以后難以取得的情況下,將證據物品的數量、規(guī)格、性質等情況先行登記記錄下來,再保存在原地或指定的地方,在一定期限內限定該物品流轉的書面文件。 制作依據 《中華人民共和國行政處罰法》第三十七條,《水行政處罰實施辦法》第二十九條 文書性質 ( 1) 外部文書; ( 2) 要式文書; ( 3) 填空式文書; ( 4) 調查取證類文書 適用范圍 — 26 — 本文書供 水 行政 執(zhí)法 機關在收集證據過程中,對可能滅失或者以后難以取得的證據采取先行登記保存措施時使用。 制作要求 ( 1) 文書編號由各水行政處罰機關統(tǒng)一編號,格式為:行政區(qū)劃(法規(guī)授權的管理單位)簡稱+處罰機關簡稱+文書類別+〔年份〕+序號,如蘇水保存通〔 2020〕 1號。 ( 2) 當事人要求填寫個人姓名或者單位全稱。當事人為個人的,姓名應填寫身份證或戶口簿上的姓名。當事人為法人或其他組織的,填寫的單位名稱應與工 商登記注冊信息一致。 ( 3) 地址要求寫明當事人的注冊地址、居住地址或者其他聯(lián)系地址。 ( 4) 涉嫌違法行為欄填寫當事人+違法行為的類型。 ( 5) 保存地點應寫明具體地址。證據先行登記保存一般應在原地保存,在原地保存可能妨害公共秩序、公共安全或者對證據保存不利的可以異地保存。 ( 6) 在“保存人”一欄中寫明保管證據人員的姓名。先行登記保存的證據可以交由當事人自己保存。 ( 7) 對登記保存的物品應當開列清單,一式兩份,寫明物品名稱、數量、規(guī)格等事項,由水政監(jiān)察人員、當事人簽名或者蓋章,一份清單交當事人。當事人不在場或者 拒絕到場的,應有邀請的有關人員簽名或者蓋章;當事人拒絕簽名、蓋章或者接收的,應當有兩名以上水政監(jiān)察人員在清單上注明情況。 — 27 — 注意事項 先行登記保存證據是《行政處罰法》中規(guī)定的一項新的制度,該法第 37條第二款規(guī)定:“行政機關在收集證據時,可以采取抽樣取證的方法;在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下,經行政機關負責人批準,可以先行登記保存,并應當在七日內及時作出處理決定,在此期間,當事人或者有關人員不得銷毀或者轉移證據?!庇纱丝梢姡刃械怯洷4孀C據是執(zhí)法人員在調查取證過程中的一項重要的執(zhí)法手段。根據上述規(guī)定 ,《水行政處罰實施辦法》對此作了進一步具體的規(guī)定,如第 28條、第 29條。第 28條規(guī)定:“水政監(jiān)察人員收集證據時,可以采取抽樣取證的方法。在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下,經水行政處罰機關負責人批準,可以先行登記保存。 水行政處罰機關對先行登記保存的證據,應當在七日內作出下列處理決定:(一)需要進行技術檢驗或者鑒定的送交檢驗或者鑒定;(二)依法應當移送有關部門處理的,移送有關部門;(三)依法需退還當事人的,退還當事人;(四)法律、法規(guī)規(guī)定的其他處理方式。”第 29條規(guī)定“水政監(jiān)察人員進行取證或者登記保存, 應當有當事人在場。當事人不在場或者拒絕到場的,水政監(jiān)察人員可以邀請有關人員參加。 對抽樣取證或者登記保存的物品應當開列清單,一式兩份,寫明物品名稱、數量、規(guī)格等事項,由水政監(jiān)察人員、當事人簽名或者蓋章,一份清單交當事人。當事人不在場或者拒絕到場的,應有邀請的有關人員簽名或者蓋章;當事人拒絕簽名、蓋章或者接收的,應當有— 28 — 兩名以上水政監(jiān)察人員在清單上注明情況。 登記保存物品時,在原地保存 ; 可能妨害公共秩序、公共安全或者對證據保存不利的 ,可以異地保存?!本C合上述法律、規(guī)章的規(guī)定,采取先行登記保存證據措施時,應注意以 下幾點: ( 1) 水行政主管部門在調查取證過程中采取該項措施,其先決條件是“在證據可能滅失或以后難以取得的情況下”,不具備該條件的,則沒有必要采取先行登記保存證據措施。 ( 2) 采取先行登記保存證據措施,應當經過本機關負責人批準。 ( 3) 對于先行登記保存的證據,應當登記造冊,開具清單,并予以封存固定,貼上水行政主管部門的封條,原則上原地保存,只有原地保存可能妨害公共秩序、公共安全或者對證據保存不利的,才異地保存。 ( 4) 采取先行登記保存證據,應當向當事人制發(fā)先行登記保存通知書,向當事人交代有關情況以及應遵守的義 務。 ( 5) 行政機關在查處違法行為時,根據實際情況,需要當場實施證據先行登記保存的,可以當場向當事人出具已經加蓋行政機關印章的本文書。但事后應補辦審批手續(xù),報請機關負責人批準。 ( 6) 采取先行登記保存證據以后,應視具體案情作出處理決定。 (六 ) 扣押(暫扣)通知書 — 29 — 扣押(暫扣)通知書 ,是行政
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