超高壓輸電公司檔案單機(jī)版使用手冊(編輯修改稿)
2025-05-14 12:12 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 組/卷”的方式整理，下面分別對檔案類型的整理方式進(jìn)行舉例。. 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的資料的錄入，有兩種方式可供選擇，一種是先錄入文件，再將文件組成案卷；另一種是錄入案卷，再往案卷里面添加卷內(nèi)文件。. 添加文件再組案卷 從收集整編模塊相應(yīng)的目錄號下，選擇“待整理文件”選項卡，添加文件后再進(jìn)行案卷。先錄入文件，再組案卷的方式，其組卷規(guī)則是：相同保管期限、相同分類號的文件被組成一個案卷， 系統(tǒng)自動把保管箱期限、分類號一致的組成一個案卷，如果手動選擇保管期限和分類號不一致的文件強(qiáng)行組案卷，系統(tǒng)會提示錯誤，不允許組卷， 自動組成多個案卷時，系統(tǒng)將案卷題名默認(rèn)為“無題名”，必須修改題名并填寫正確的案卷題名后，才能進(jìn)行編號、打印和導(dǎo)出等操作。系統(tǒng)根據(jù)保管期限、分類號自動組成的案卷，注：必須修改當(dāng)前案卷題名“無題名”為正確的案卷題名后，才能進(jìn)行下一步的操作。. 添加案卷再添加卷內(nèi)文件 在“待整理案卷”選項卡下，錄入案卷，再添加卷內(nèi)文件的方式，是先添加案卷，再往案卷里添加卷內(nèi)文件，運用此方式進(jìn)行電網(wǎng)建設(shè)項目檔案資料的錄入，比較容易理解和操作且不容易發(fā)生錯誤。 添加案卷、填寫案卷信息，添加完成后，單擊“確定”按鈕返回，已經(jīng)成功添加的案卷，單擊操作如下的文件夾圖標(biāo)，再單擊“添加”按鈕，添加卷內(nèi)文件，： 單擊添加按鈕后，進(jìn)入添加卷內(nèi)文件頁面，文件會自動繼承案卷的相關(guān)信息如保管期限、分類號等，填寫文件題名、責(zé)任者等信息，并上傳電子文件， 如果想繼續(xù)添加下一條，單擊“添加”按鈕，系統(tǒng)會自動保存當(dāng)前數(shù)據(jù)，并將字段信息繼承下來，繼續(xù)添加下一條，添加完成后單擊“確定”返回。添加完成后，可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到本地，或者對案卷進(jìn)行編號，選擇幾個案卷進(jìn)行編號（如果一條都不選，直接點“編號”按鈕，系統(tǒng)會將當(dāng)前目錄號下的所有案卷自動進(jìn)行編號），編號之后的案卷， 對已經(jīng)整理好的案卷，可以進(jìn)行位置調(diào)整，位置調(diào)整要求調(diào)整案卷屬于同一流水號下才能調(diào)整，即保管期限、分類號一致。選中需要調(diào)整位置的案卷，單擊“位置調(diào)整”按鈕，彈出案卷位置調(diào)整選擇框， 位置移動，是指將當(dāng)前案卷移動到指定流水號的位置；位置對調(diào)，是指將當(dāng)前案卷與指定流水號的案卷對換位置。 調(diào)整順序后，打印相關(guān)報表，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到本地，拷貝給全宗檔案員。 也可以將已整理案卷進(jìn)行歸檔，歸檔之前可以通過歸檔列空功能，檢查數(shù)據(jù)的歸檔完整性，單擊“歸檔列空”按鈕，系統(tǒng)自動把歸檔必填字段未填寫的數(shù)據(jù)條目列出來，將字段填寫完整后方可歸檔，歸檔之后的數(shù)據(jù)被轉(zhuǎn)到“存儲中心數(shù)據(jù)管理”模塊下。對歸檔之后的數(shù)據(jù)打印相關(guān)報表。單擊“打印”按鈕，彈出報表打印選擇窗口， 報表的打印，每次只能選擇一個報表類型進(jìn)行打印，如選擇了“案卷目錄”報表，就不能同時選擇其他報表一起打印?？蒲袡n案、招投標(biāo)檔案、合同檔案與電網(wǎng)建設(shè)項目檔案操作類似，這里不再贅述。. 照片檔案 照片檔案的錄入和整理與電網(wǎng)建設(shè)項目檔案有所不同。照片檔案規(guī)定每一個條目只能上傳一個電子文件，錄入的文件往往需要成組，編號之后再組卷， 填寫相關(guān)信息，打紅星號項為必填項，填寫完成之后單擊“添加”按鈕繼續(xù)添加下一條，單擊“確定”保存并返回到當(dāng)前待整理文件狀態(tài)，照片檔案通常是成組之后再組卷、編號，勾選數(shù)據(jù)單擊成組。填寫組說明后，單擊確定。有顏色的表示文件已經(jīng)成組。 錄入完成并成組之后，在勾選文件組案卷后，彈出案卷錄入界面。 案卷信息填寫完成后，單擊“確定”。文件組案卷完成。數(shù)據(jù)顯示在“待整理案卷” 對“待整理案卷”數(shù)據(jù)進(jìn)行“編號”。 確認(rèn)后，數(shù)據(jù)“編號”完成。 對已經(jīng)整理好的案卷，可以進(jìn)行位置調(diào)整，位置調(diào)整要求調(diào)整案卷屬于同一流水號下才能調(diào)整，即保管期限、分類號一致。選中需要調(diào)整位置的案卷，單擊“位置調(diào)整”按鈕，彈出案卷位置調(diào)整選擇框， 位置移動，是指將當(dāng)前案卷移動到指定流水號的位置；位置對調(diào)，是指將當(dāng)前案卷與指定流水號的案卷對換位置。 如果要對照片檔案卷的卷內(nèi)照片文件重新整理，可以通過“卷調(diào)整打散”功能，將卷打散到已整理照片狀態(tài)，再通過“轉(zhuǎn)待整理”功能將照片轉(zhuǎn)到待整理照片狀態(tài)，對照片進(jìn)行
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