【文章內容簡介】 補充。 凡屬上級下發(fā)的閱知文件，根據領導閱示意見，即行貫徹執(zhí)行。 凡需要草擬復文的應根據領導批示及時行文辦理。 凡涉及兩個部門以上聯合承辦的事項，應主動做好協(xié)調工作。 注意辦文時效，急事急辦。傳 閱 文件傳閱一般采用輪幅式方法，依次傳閱。 填寫文件傳閱單，設置專用文件夾。 規(guī)定傳閱時限，進行必要的催閱，以防文件滯留，并有專人簽收，以防遺失。 發(fā)現漏閱、漏簽，及時補辦。催 辦 嚴格按辦文時限辦文，超過時限前應予催辦。 催辦應以急件和重要文件為重點。 催辦可視情況作電話催辦或派人催辦。辦 復 文件承辦結束后，應將辦文結果在收文處理單上注明，必要時，應將辦文結果報酒店領導。 凡需要答復的來文、來函、來信，承辦完畢后，都應予以答復。要做到件件有著落，事事有回音。 辦復的文件應及時歸檔保管。文件封發(fā) 上報下發(fā)文件應嚴格清點校對，并根據主送、抄送單位分別封裝。 正確填寫封套后，并嚴密封緘。視情況加蓋騎縫印章。 認真填寫發(fā)文登記簿。 派人直接送達件應取得回執(zhí)或請對方簽收。 發(fā)文件應留存適當份數，以供備用和立卷存檔。（十二）檔案管理工作流程 辦公室負責酒店主體檔案的管理，并對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。各部門應配備有關同志兼任部門檔案管理人員，按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神，做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是：項 目工 作 規(guī) 范接 收 凡酒店經營管理活動中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。 酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。整 理 酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。 酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。 辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統(tǒng)一的分類檔案。 按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。保管及利用 酒店檔案應由專人負責保管，并定期進行檢查。 凡使用檔案應辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經領導批準。 借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。鑒定和移交 檔案鑒定工作在相關領導的領導下，組成鑒定小組，按規(guī)定進行。 銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經酒店領導批準，由兩人在指定地點監(jiān)銷。 檔案移交要按國家有關規(guī)定執(zhí)行。 檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。（十三）夜間運行管理工作流程項 目工 作 規(guī) 范接 班 掌握當日酒店經營管理情況、重要接待任務以及總經理交辦的工作事項。 閱讀值班經理工作日記和總經理閱批意見，了解需要進一步辦理的工作。 掌握各部門夜間工作安排和各崗位主要工作人員。巡視酒店 隨身攜帶傳呼機，隨時與電話總機保持聯系。 檢查各部門工作進展和質量，發(fā)現問題，及時協(xié)調、督導和處理。 對難以當場解決的問題做好記錄，報總經理批示后作出處理。接待重要客人 根據大堂副理或總服務臺報告，代表酒店總經理迎接重要客人，并督導有關部門按照重要客人接待要求做好接待工作。 在總經理授權范圍內處理重要客人提出的費用優(yōu)惠要求，超過職權范圍的應先辦理，然后報總經理審批。 遇有政府主管部門來店檢查工作，要熱情接待，親自或委派有關人員陪同檢查，并將檢查情況及意見記錄在案，第二天報總經理。酒店發(fā)生停電事故的處理 迅速與工程、保衛(wèi)及有關部門溝通聯系。 督導工程部門迅速查明停電原因及涉及范圍，如停電發(fā)生在酒店及周邊區(qū)域，應督導工程部迅速與供電部門取得聯系。 督導保衛(wèi)部門工作人員嚴守崗位，加強巡邏與控制，防止壞人乘機搗亂和其它不測事件的發(fā)生。 督導前廳、客房、餐飲等各營業(yè)部門，迅速向客人做出解釋，穩(wěn)定情緒，并使用蠟燭、電筒等照明物品，以免發(fā)生混亂。 督導電話總機經常保持和溝通各部門聯系，掌握信息，及時報告。 迅速將停電事故和處理情況向總經理報告。停水事故的處理 督導酒店工程部立即與地區(qū)供水單位聯系，了解停水原因，如地區(qū)性發(fā)生水管爆裂不影響酒店備用的另一路進水管道，應督導工程部迅速打開另一路進水閥門。 如酒店兩路進水管均受影響，應迅速召集各部門夜間值班人員研究制定控制節(jié)水措施和辦法。 如予期停水時間較長，應督導客房部在適當時間向客人進行解釋，說明停水原因及酒店采取的措施，請求客人諒解。 如酒店內水管爆裂，應迅速趕到現場，督導工程人員立即關閉爆裂水管區(qū)域閥門，組織和指揮工程人員搶修，督導前臺部門迅速轉移和安置爆裂水管區(qū)域客人，并代表酒店總經理向受影響的客人表示慰問和歉意。 立即向酒店總經理報告停水原因及采取的措施。火警事故的處理 立即趕赴現場察看火情，立即判斷是否向119報警。 立即向酒店總經理報告。 按火警處理預案進行處理。盜竊案件的處理 率領保衛(wèi)部值班人員和巡邏人員迅速趕赴現場。 督導保衛(wèi)部派人保護案發(fā)現場，并向報案人了解案發(fā)時間、經過及可疑的人、事、物。 督導保衛(wèi)部與公安部門入店破案，并提供必要工作條件。 督導有關部注意保密，防止擴散，盡量不驚動其它客人。 迅速向酒店總經理報告。醫(yī)療急救事故的處理 迅速趕赴現場，了解情況，視情指揮急救。 督導大堂副理（或總臺）聯系急救中心，直接將病人送往醫(yī)院。 督導客房部值班人員將客人安全送抵急救醫(yī)院。 護送客人應盡可能從酒店職工通道出入。 視病員病情，征求病員或接待單位意見，確定是否與病人家屬聯系，并盡可能滿足病員合理要求。 向酒店總經理報告。五、總經理辦公室工作質量標準（一）辦公室環(huán)境質量標準 辦公室設備設施放置有序，辦公桌面保持整潔，電話、辦公用品放置整齊劃一，墻面裝飾講究藝術性。 辦公室每天打掃，如有垃圾及時清掃。 下班時辦公桌上除統(tǒng)一物品外，其它辦公用品應放入抽屜或柜子內。 電腦、復印機、傳真機、打印機等自動化辦公用品必須保持良好狀態(tài)，有專人負責管理，發(fā)生故障應及時修理。 最后一位離開辦公室的工作人員應負責關閉一切電源，關好門窗。（二）文件草擬質量標準 符合國家法律、法規(guī)和上級單位及本酒店的有關規(guī)定，所提措施和辦法切實可行。如提出新的政策性措施或超越現行規(guī)定范圍內的，應當加以說明。 情況屬實、觀點明確，表述正確，層次清楚，前后照應，文字精煉，篇幅力求簡短。 用字用詞準確、規(guī)范，標點妥帖，字跡清楚，辦公自動化的單位應用電腦打印成文。使用簡稱應當前后一致，一般先用全稱，加以注明后再使用簡稱。 人名、地名、單位名稱、數字、時間應準確無誤。除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，公文中的數字應當使用阿拉伯數碼。 引文準確無誤，刪節(jié)得當，必要時注明出處，引用公文應當列出標題，并在標題之后用括號標明發(fā)文字號。 根據公文內容和行文規(guī)則，準確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。 結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”、第三層為“1”、第四層為“（1）”。 使用國家法定計量單位。 一些政策性強，涉及面廣的重要公文在草擬中，應廣泛征求各方面意見，組織有關部門和專家進行論證。（三）公文審核質量標準 公文送酒店領導簽發(fā)之前，應由辦公室秘書進行審核。審核的重點是： 有無必要行文，發(fā)文規(guī)格是否適當。 是否符合公文的審批程序和行文規(guī)則，需要與有關部門會簽的是否會簽。 公文內容是否符合國家的法律、法規(guī)和上級單位的規(guī)定、制度，與本酒店過去發(fā)文且連續(xù)生效的公文有無矛盾；是否具有可操作性。 文件使用是否準確，公文格式是否規(guī)范。 層次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表達是否簡潔、通順、確切。（四）公務客人接待工作質量標準 接待前應事先了解清楚客人人數、身份、抵店、離店時間，接待要求和規(guī)格，及時報告酒店領導，作出安排。 如需酒店出面接機、接車的客人，應事先了解抵達航班、車次，及時安排接機、接車人員和車輛。 禮貌待客，精心安排各種接待活動，不出差錯。 客人離店應有專人送客。如需要客人付費的，應協(xié)助客人做好結帳工作。（五）會務工作質量標準 會前做好通知，明確會議內容、時間、地點、出席人員，做到無遺漏。 會場布置整潔，符合要求，無差錯。 會議服務工作有安排，有檢查，件件落實。 會議記錄完整、整潔、規(guī)范。（六）文印工作質量標準 打字要忠于原稿，不擅自更改。 嚴格按照酒店公文格式行文，校對一般應由兩人進行，重要文稿應三校，文稿、文字、標點不錯不漏，字距、行距、標題、落款、表式等排列勻稱。末頁盡量避免無正文現象，如難以避免，應注明“此頁無正文”。 掌握文稿時效，急件先打印，印制要認真細致，文件美觀大方，無油污、沾頁。 嚴把裝訂質量關，做到折疊整齊，不錯漏頁碼。 嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，密級文稿嚴格保密，校對稿應及時銷毀。（七）檔案管理質量標準 酒店檔案必須完整，凡酒店內具有查考價值的文件、資料、圖片、照片、會議記錄等均應列入歸檔。歸檔的文件、資料種類、份數以及每份文件的頁數等均應齊全完整。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形式的同一文件分別列在一起，不得分開。 文書檔案卷封面、卷內文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說明等，均應符合文書檔案立卷格式要求。 檔案必須放置在專用柜或專用庫房內，要有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫等設施。 檔案收進、移出、借用等手續(xù)必須完備，嚴防檔案遺失。 電子文件檔案必須有專人管理。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。（八）辦公室設備管理質量標準 辦公室必備的設備：電話、電腦、電腦打印機、傳真機、復印機、檔案柜等。 辦公設備管理質量標準：（1）辦公設備管理必須建立崗位責任制，落實個人管理責任。（2）辦公設備必須按使用說明書規(guī)定正確使用，禁止非辦公室人員使用。（3）辦公室自動化系統(tǒng)嚴禁私人軟件在系統(tǒng)內使用，防止電腦病毒對系 統(tǒng)的損害。（4）辦公設備應定期維護保養(yǎng)，如遇故障時應及時通知專業(yè)人員進行維 修。（5）電器設備的電源應置固定位置，以免人為造成斷電，影響機器使用 和設備、軟件損壞。除傳真機外，下班時應關閉電源。（6）檔案柜應加鎖，專人保管鑰匙。六、總經理辦公室管理制度（一）總經理辦公會制度 總經理辦公會每周召開一次，由酒店總經理主持，副總以上領導出席?？偨浝砣毕瘯r，由授權委托人主持會議。 總經理辦公會內容：（1） 研究黨的路線、方針、政策和國家有關法規(guī)以及上級的重要指示，規(guī)定在本店的貫徹執(zhí)行。（2） 研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。（3） 討論酒店月度、季度、年度工作計劃、總結。（4） 討論酒店的重大經營管理活動。（5） 討論酒店人事安排與組織機構的調整。（6） 討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關問題。（7） 討論員工重大獎懲事項。（8） 討論研究其它酒店的有關問題。（二）專題工作會議制度 酒店專題工作會議視經營管理需要確定。 酒店專題會議事先由辦公室根據總經理的指令，列出會議內容和要求，責成有關部門進行調查研究，充分準備，待時機成熟后召開。 會議由總經理主持，視會議內容確定出席人員。 酒店專題會議一般可分為：經濟活動分析會；價格政策會議；餐飲工作會議；銷售工作會議；酒店質量管理會議；培訓工作會議；酒店更新改造會議；重大接待任務協(xié)調會等等。（三）酒店晨會制度 酒店晨會每天上午8：30召開，由酒店總經理主持召集，會議時間一般控制在半小時內。 會議出席人員：酒店副總經理及各部門主要負責人，如主要負責人因事不能出席，應指定副職或代理人參加。 會議內容主要是各部門匯報一天（24小時）內本部門發(fā)生的重大問題或需要酒店協(xié)調的工作以及上次晨會布置的工作貫徹落實情況。 會議主持人對晨會上各部門提出的問題或需要協(xié)調解決的工作應作出明確決斷，并明確分工落實。 會議結束，出席會議的各部門人員應迅速傳達布置和落實工作指令和要求。（四）文件傳閱制度酒店領導日常應閱讀上級黨、政部門和業(yè)務主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志，了解黨和政府部門及業(yè)務主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神，正確指導酒店的各項經營管理活動。各類文件資料由辦公室專職檔案管理人員負責收、發(fā)、登記后，交酒店領導按序迅速傳閱，對酒店領導批示的文件，應及時反饋給相關職能部門貫徹執(zhí)行。（五）閱簽值班記錄和有關重要經營報表制度酒店領導每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經理值班本”、“酒店營業(yè)收入日報表”以及各類有關的重要財務報表，還可通過電腦終端查閱各項經營資料