【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 已結(jié)案的文件長(zhǎng)時(shí)間放在正在辦理類文件中。已辦結(jié)的文件，在正式立卷前，由承辦人按一定方法暫存一段時(shí)間。承辦人員應(yīng)對(duì)暫存文件作適當(dāng)整理，要注意文件形成的先后次序和有機(jī)聯(lián)，保持材料的完整、齊全，并剔除重份。暫存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、歸檔為原則，一般可采用分類依號(hào)排列法，也可由承辦處（室）自行確定符號(hào)這一原則的其他方法?！　、萘⒕怼w檔：公文辦結(jié)后，應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位保存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。公文的基本處理程序（二）公文發(fā)文程序：發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。　?、?擬稿。擬稿一般應(yīng)本著“誰主辦、誰擬稿”的原則進(jìn)行。重要文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志親自動(dòng)手起草、或親自主持研究，明確提出擬文的主要觀點(diǎn)、意見和辦法，組織專人擬稿。草擬文稿應(yīng)按照《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《四川省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)，恰當(dāng)?shù)卮_定密級(jí)和緊急程度。公文用語應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話?！　M稿應(yīng)注意以下事項(xiàng)：　　——擬稿應(yīng)使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要工整。修改較多、不容易認(rèn)的文稿，應(yīng)清稿謄正?！　　戏伞⒎ㄒ?guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明?！　　闆r屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短，涉及緊急或秘密事項(xiàng)的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定緊急程度或密級(jí)?！　　嗣⒌孛?、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。時(shí)間應(yīng)寫具體年月日?！　　晌臅r(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。公文一律使用法定計(jì)量單位。　　——引用公文要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)?！　　氖褂靡?guī)范簡(jiǎn)化字，不使用異體字、不規(guī)范簡(jiǎn)化字和已經(jīng)簡(jiǎn)化了的繁體字。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)先使用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。　　——草擬全文，須按檔案管理的要求，使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。公文稿紙亦應(yīng)符合要求，不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文?！　、诤烁濉９牡暮烁?，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，本書將在“辨析篇”中就“如何把好公文文稿的審核關(guān)”中作專題介紹，這里不再敘述。　?、酆灠l(fā)。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)簽制度。會(huì)簽的文稿，必須由每一會(huì)簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會(huì)簽的文稿 ，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請(qǐng)會(huì)簽。如會(huì)簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實(shí)匯報(bào)，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一并報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定?！　、苄?duì)。文件打印后需由專職校對(duì)人員進(jìn)行校對(duì)。一般需經(jīng)三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個(gè)程序都應(yīng)簽字，落實(shí)責(zé)任，保證校對(duì)質(zhì)量。經(jīng)校對(duì)后的清樣，交核稿人核對(duì)后，在終稿清樣上簽字后付印。校對(duì)符號(hào)嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注?！　、萦∷?。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)印出；急件應(yīng)在要求的時(shí)間內(nèi)印出，不得延誤?！　、尬募姆职l(fā)。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。公文病例分析標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡(jiǎn)潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，筆者近來在整理檔案中發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆使用。本人就具體病例加以分析。　　一、語句不合語法規(guī)范　　例1. 部、部、部、部?jī)?yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知?！　±?. 高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法?！　±?. 高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知?！　±?. 省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見?！　±?. 高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知?！　〔±治觯骸　±?的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。　　例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。　　例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)?！　±?的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與搭配，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3.“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實(shí)屬多余?！　±?缺賓語。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上?！　《?、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆　　例6. 關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。　　例7. 關(guān)于申請(qǐng)1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。　　例8. 關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示報(bào)告。　　病例分析：　　例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。　　例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請(qǐng)求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用”函“”。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”?！　±?的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級(jí)主管部門請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請(qǐng)示”。此文是屬于請(qǐng)示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請(qǐng)示”。公文寫作的字詞規(guī)范字的書寫要規(guī)范。不用錯(cuò)字、別字、異體字，包括不用胡亂簡(jiǎn)化的字，一切以國家語言文字工作委員會(huì)頒布的漢字簡(jiǎn)化表為主。這就是公文的書寫規(guī)范?！　≡~，不要生造詞頭，注意正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技新術(shù)語；用書面語，不用口語；用現(xiàn)代漢語，除已通用的個(gè)別文言詞（如“其、之、者、所”）、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡(jiǎn)古。這也是文風(fēng)問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”?！　∏苍~造句，也要規(guī)范。除“值此……之際”等已經(jīng)通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習(xí)慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長(zhǎng)”等世俗新語?！　?biāo)點(diǎn)符號(hào)要使用正確。常用的16種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，要以國家語言文字工作委員會(huì)所頒布的《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》（自1996年6月1日起實(shí)施）為標(biāo)準(zhǔn)。要做到字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，只有靠平時(shí)多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點(diǎn)責(zé)任心。因?yàn)樨?zé)任心才是寫作公文的動(dòng)力，正如激情是產(chǎn)生文學(xué)作品的動(dòng)力一樣。此外，還要明確以什么為標(biāo)準(zhǔn)。公文寫作材料的嚴(yán)格篩選秘書經(jīng)過調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是都堆在寫字臺(tái)上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進(jìn)行篩選。篩選材料，貴在一個(gè)“嚴(yán)”字，重在一個(gè)“新”字。主要是根據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)：　　　　這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù)來區(qū)別對(duì)待不同材料的。與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料，取；無關(guān)的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實(shí)則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點(diǎn)詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠(yuǎn)則略；點(diǎn)則詳，面測(cè)略”。這些來自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)識(shí)，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對(duì)于公文構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子?！　　　∵@是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點(diǎn)。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強(qiáng)。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現(xiàn)該類事物的總體本質(zhì)特征，并且預(yù)示著該類事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強(qiáng)、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點(diǎn)鮮明，主旨突出，增強(qiáng)內(nèi)在的說服力。所以，篩選典型性強(qiáng)的材料對(duì)于構(gòu)思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標(biāo)定出質(zhì)量的較高起點(diǎn)。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質(zhì)量對(duì)于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。有關(guān)常見公文的名稱及用法公告：政府向國內(nèi)外宣布重大事件的文告?！　」珗?bào)：公開發(fā)表的關(guān)于政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、外交等方面情況的正式文告，也指由政府編印的登載各種官方文件的刊物?！　⊥ǜ妫浩毡橥ㄖ奈母妫谝欢ǖ姆秶鷥?nèi)，對(duì)人民群眾或機(jī)關(guān)團(tuán)體公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項(xiàng)?！　⊥▓?bào)：上級(jí)機(jī)關(guān)用書面形式通知或通告下級(jí)機(jī)關(guān)的文件?！　〔几妫簢覚C(jī)關(guān)、人民團(tuán)體張貼出來通知大眾的文件?！　⊥ㄖ焊嬖V人們某一件事的文書，亦可口頭表述?！　⊥姡汗_發(fā)表的宣傳某種政治主張的電文?！　⊥ǖ阂粋€(gè)政權(quán)通知另一個(gè)政權(quán)并要求對(duì)方答復(fù)的文書。關(guān)于行政公文標(biāo)題的主要病誤作為公文“眼睛”的公文標(biāo)題，對(duì)公文質(zhì)量的影響更加直接，下面根據(jù)我多年從事應(yīng)用文寫作教學(xué)的積累及公文寫作實(shí)踐就行政公文標(biāo)題撰擬中經(jīng)常出現(xiàn)的病誤舉出實(shí)例進(jìn)行評(píng)改。公文標(biāo)題中經(jīng)常出現(xiàn)病誤的有如下幾種情況：　　一、文種使用不當(dāng)　　行政公文標(biāo)題中的文種使用不當(dāng)不利于公文性質(zhì)的體現(xiàn)、行文方向的反映、行文目的與要求的表達(dá)以及文種特點(diǎn)的揭示，不利于文書的處理和立卷、歸檔以及日后的檢索和查閱，使公文失去它的規(guī)范性、權(quán)威性，以致降低公文的行政效率。文種使用不當(dāng)有如下四種情況：　　（一）標(biāo)題中沒有文種　　例1.《關(guān)于報(bào)送二〇〇五年下半年工作計(jì)劃》關(guān)于后面的內(nèi)容“報(bào)送二〇〇五年下半年工作計(jì)劃”是事由，根據(jù)這份公文的內(nèi)容，應(yīng)該是一份上行公文，文種應(yīng)該是報(bào)告?？梢孕薷臑椋骸蛾P(guān)于報(bào)送二〇〇五年下半年工作計(jì)劃的報(bào)告》　　例2.《關(guān)于精神文明單位十項(xiàng)達(dá)標(biāo)評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》從公文內(nèi)容看，應(yīng)該使用下行文中的“通知”行文，《精神文明單位十項(xiàng)達(dá)標(biāo)評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》可以作為“通知”的“附件”處理。標(biāo)題中同時(shí)