【文章內(nèi)容簡介】 已結(jié)案的文件長時間放在正在辦理類文件中。已辦結(jié)的文件，在正式立卷前，由承辦人按一定方法暫存一段時間。承辦人員應對暫存文件作適當整理，要注意文件形成的先后次序和有機聯(lián)，保持材料的完整、齊全，并剔除重份。暫存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、歸檔為原則，一般可采用分類依號排列法，也可由承辦處（室）自行確定符號這一原則的其他方法。　?、萘⒕?、歸檔：公文辦結(jié)后，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一并立卷。公文立卷應以本機關形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位保存復制件。作為正式文件使用的公文復制件，應加蓋復制機關的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應按有關規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。公文的基本處理程序（二）公文發(fā)文程序：發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序?！　、?擬稿。擬稿一般應本著“誰主辦、誰擬稿”的原則進行。重要文件應由領導同志親自動手起草、或親自主持研究，明確提出擬文的主要觀點、意見和辦法，組織專人擬稿。草擬文稿應按照《國家機關公文處理辦法》和《四川省國家行政機關公文處理實施細則》的有關要求辦理。行文關系、公文種類和公文格式要準確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)，恰當?shù)卮_定密級和緊急程度。公文用語應力求準確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話?！　M稿應注意以下事項：　　——擬稿應使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿，應清稿謄正?！　　戏?、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應與有關部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。　　——情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短，涉及緊急或秘密事項的文件應準確標定緊急程度或密級?！　　嗣?、地名、數(shù)字、引文應準確無誤。時間應寫具體年月日?！　　晌臅r間、部分結(jié)構層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字用阿拉伯數(shù)字書寫。公文一律使用法定計量單位?！　　霉囊纫龢祟}，后引發(fā)文字號?！　　氖褂靡?guī)范簡化字，不使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡稱應先使用全稱，并注明簡稱。　　——草擬全文，須按檔案管理的要求，使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。公文稿紙亦應符合要求，不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文?！　、诤烁?。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，本書將在“辨析篇”中就“如何把好公文文稿的審核關”中作專題介紹，這里不再敘述?！　、酆灠l(fā)。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題，應嚴格執(zhí)行會簽制度。會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負責人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿 ，一般應由主辦部門與有關單位聯(lián)系，送請會簽。如會簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應將分歧意見如實匯報，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一并報請上級部門領導同志審定?！　、苄?。文件打印后需由專職校對人員進行校對。一般需經(jīng)三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個程序都應簽字，落實責任，保證校對質(zhì)量。經(jīng)校對后的清樣，交核稿人核對后，在終稿清樣上簽字后付印。校對符號嚴格按國家標準標注?！　、萦∷ⅰＲ话阄募?，應按規(guī)定時間及時印出；急件應在要求的時間內(nèi)印出，不得延誤?！　、尬募姆职l(fā)。正式文件應由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。公文病例分析標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，筆者近來在整理檔案中發(fā)現(xiàn)有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。本人就具體病例加以分析?！　∫?、語句不合語法規(guī)范　　例1. 部、部、部、部優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知?！　±?. 高校關于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關政策的試行辦法。　　例3. 高校關于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。　　例4. 省教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見?！　±?. 高校關于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。　　病例分析：　　例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上?！　±?的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業(yè)”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”?！　±?的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發(fā)展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。　　例4的標題有多項錯誤：，標題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”?！叭舾蓡栴}”需另外用一個動詞與搭配，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3.“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余?！　±?缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上?！　《⒄埵?、函、報告三者混淆　　例6. 關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告?！　±?. 關于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告?！　±?. 關于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的請示報告。　　病例分析：　　例6的標題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”?！　±?的標題內(nèi)容是某高校請求某市批準“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系?！秶倚姓C關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用”函“”。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”?！　±?的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。公文寫作的字詞規(guī)范字的書寫要規(guī)范。不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會頒布的漢字簡化表為主。這就是公文的書寫規(guī)范?！　≡~，不要生造詞頭，注意正確運用現(xiàn)代高科技新術語；用書面語，不用口語；用現(xiàn)代漢語，除已通用的個別文言詞（如“其、之、者、所”）、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古。這也是文風問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”。　　遣詞造句，也要規(guī)范。除“值此……之際”等已經(jīng)通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語?！　它c符號要使用正確。常用的16種標點符號，要以國家語言文字工作委員會所頒布的《標點符號用法》（自1996年6月1日起實施）為標準。要做到字詞規(guī)范，標點正確，只有靠平時多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點責任心。因為責任心才是寫作公文的動力，正如激情是產(chǎn)生文學作品的動力一樣。此外，還要明確以什么為標準。公文寫作材料的嚴格篩選秘書經(jīng)過調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是都堆在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩選。篩選材料，貴在一個“嚴”字，重在一個“新”字。主要是根據(jù)以下標準：　　　　這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據(jù)來區(qū)別對待不同材料的。與公文主旨有關聯(lián)的材料，??；無關的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點雖有關系、必不可少，但是關系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略”。這些來自實踐經(jīng)驗的認識，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構思十分重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子?！　　　∵@是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點。典型一詞，在不同領域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現(xiàn)該類事物的總體本質(zhì)特征，并且預示著該類事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內(nèi)在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對于構思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質(zhì)量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質(zhì)量對于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。有關常見公文的名稱及用法公告：政府向國內(nèi)外宣布重大事件的文告?！　」珗螅汗_發(fā)表的關于政治、經(jīng)濟、軍事、文化、外交等方面情況的正式文告，也指由政府編印的登載各種官方文件的刊物?！　⊥ǜ妫浩毡橥ㄖ奈母?，在一定的范圍內(nèi)，對人民群眾或機關團體公布應當遵守或者需要知道的事項。　　通報：上級機關用書面形式通知或通告下級機關的文件?！　〔几妫簢覚C關、人民團體張貼出來通知大眾的文件。　　通知：告訴人們某一件事的文書，亦可口頭表述?！　⊥姡汗_發(fā)表的宣傳某種政治主張的電文?！　⊥ǖ阂粋€政權通知另一個政權并要求對方答復的文書。關于行政公文標題的主要病誤作為公文“眼睛”的公文標題，對公文質(zhì)量的影響更加直接，下面根據(jù)我多年從事應用文寫作教學的積累及公文寫作實踐就行政公文標題撰擬中經(jīng)常出現(xiàn)的病誤舉出實例進行評改。公文標題中經(jīng)常出現(xiàn)病誤的有如下幾種情況：　　一、文種使用不當　　行政公文標題中的文種使用不當不利于公文性質(zhì)的體現(xiàn)、行文方向的反映、行文目的與要求的表達以及文種特點的揭示，不利于文書的處理和立卷、歸檔以及日后的檢索和查閱，使公文失去它的規(guī)范性、權威性，以致降低公文的行政效率。文種使用不當有如下四種情況：　?。ㄒ唬祟}中沒有文種　　例1.《關于報送二〇〇五年下半年工作計劃》關于后面的內(nèi)容“報送二〇〇五年下半年工作計劃”是事由，根據(jù)這份公文的內(nèi)容，應該是一份上行公文，文種應該是報告?？梢孕薷臑椋骸蛾P于報送二〇〇五年下半年工作計劃的報告》　　例2.《關于精神文明單位十項達標評比標準》從公文內(nèi)容看，應該使用下行文中的“通知”行文，《精神文明單位十項達標評比標準》可以作為“通知”的“附件”處理。標題中同時