foxhis60版本培訓(xùn)手冊--帳務(wù)審核系統(tǒng)使用說明(編輯修改稿)
2024-11-18 11:11 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 所示 “歷史 AR 帳戶列表”。該窗口的操作類似于當(dāng)前 AR 帳戶，請參見上節(jié)，此處不再細(xì)述。 圖 112 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 9 新建帳戶 新建帳戶功能包括新建 AR 帳戶和賓館帳戶。它們的操作都比較簡單，使用關(guān)鍵在于恰倒好處的結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置，使軟件更好的為酒店服務(wù)。 AR 帳主單信息 酒店和外單位往往會簽定掛帳協(xié)議，平時(shí)單位到酒店消費(fèi)時(shí)允許簽單掛帳，到月末或季度末時(shí)單位再和酒店結(jié)算。為了讓這種單位在日常消費(fèi)時(shí)帳務(wù)有地方掛，建議操作員給這種單位建立應(yīng)收帳戶。 執(zhí)行“ 審核” →“ 新建 AR 帳戶”，打開 “ AR 帳主單信息” 窗口，如下圖所示。為便于說明，我們將下窗口分成 A、 B、 C、 D 四個(gè)區(qū)進(jìn)行說明。 圖 113 ◆ A 區(qū)菜單欄 “ AR 帳主單信息” 窗口菜單欄比較簡單，依次為： 主單 、 記帳 、 帳務(wù) 、 相關(guān)人 、 刷新 、退出 。 主單 主菜單“ 主單” 下含子菜單，用于新建、打開其他主單，并含存盤和查看操作日志的命令。執(zhí)行“ 主單” →“ 子菜單名” ，即可使用該子菜單功能。 記帳 用于定義允許單位記帳的費(fèi)用。單擊“ 記帳” ，打開“定義允許記帳費(fèi)用”窗口。如何定義允許記賬在其他章節(jié)中已經(jīng)有說明，這里就不再贅述。 帳務(wù) 含兩個(gè)子菜單：帳務(wù)處理和帳務(wù)信息。帳務(wù)處理可以直接打開帳務(wù)處理窗口，帳務(wù)信息用于分類顯示帳務(wù)信息。 B 區(qū)帳號欄 C區(qū)單位信息 D 區(qū)相關(guān)人信息 A 區(qū)菜單欄 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 10 類別 根據(jù) AR 帳的性質(zhì)選擇相 應(yīng)的類別，可按 F1 幫助鍵查詢。 級別 根據(jù) AR 帳的信用度進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。如果無消費(fèi)限額的，在級別欄里選擇“普通 AR 帳”，在“限額”欄里輸“ 0”，則該 AR 帳戶 可 無限額掛帳。如果有消費(fèi)限額的則在“級別”欄里選擇“有消費(fèi)限額”，在“金額”欄里輸入相應(yīng)的金額，系統(tǒng)會根據(jù)輸入的金額控制掛帳余額，超過限額就無 法 進(jìn)行掛帳處理。 在 AR 主單信息窗口下，執(zhí)行“ 帳務(wù)” →“ 帳務(wù)處理” ，打開帳務(wù)處理窗口，如下圖所示： 圖 114 AR 帳的帳務(wù)處理窗口和操作方法類似于前臺收銀，這里不再詳細(xì)說明。 在 AR 主單信息窗口下，執(zhí)行“ 審 核” →“ 帳務(wù)信息”，打開帳務(wù)信息窗口： 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 11 圖 115 “所有賬目”標(biāo)簽下，可通過選擇窗口左面費(fèi)用樹中的復(fù)選框，來顯示所指定的賬目。假設(shè)要顯示“自動(dòng)房費(fèi)”，只需單擊“自動(dòng)房費(fèi)”前的復(fù)選框即可，如上圖所示。同時(shí)系統(tǒng)支持多種費(fèi)用一起顯示。 “電話清單”標(biāo)簽下，可分別顯示該房間所打的各類電話（國內(nèi)長途、國際長途和信息費(fèi)等）話單，包括呼叫時(shí)間，時(shí)長和受話號碼等等。 “結(jié)賬記錄”標(biāo)簽，則用來顯示某一次（多次）結(jié)賬的明細(xì)。在這個(gè)標(biāo)簽下，操作者還可以通過單擊 “ 賬單 (B)” ，重新打印某一次（多次）結(jié)賬的賬單（發(fā)票）。 “信 用情況”則用來顯示所有非指定金額的定金，通常是信用卡等，包括刪除，轉(zhuǎn)銷明細(xì)。 相關(guān)人 用于錄入或顯示相關(guān)人信息，具體操作步驟如下： 單擊“相關(guān)人”，打開 “ AR 帳 /協(xié)議單位相關(guān)人編輯”窗口，單擊 “增加”，光標(biāo)定位在“賓客號”處，比如輸入“呂曉”，回車，系統(tǒng)顯示 “系統(tǒng)檔案查詢”窗口，如圖 116 所示；之后打開“系統(tǒng)賓客檔案”窗口，系統(tǒng)支持模糊匹配的功能，將顯示名稱中顯示所有帶“呂曉”兩字的賓客檔案，如圖 117 所示。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 12 圖 116 圖 117 若要查找的客人名為“呂曉建”，單擊該記錄即可；若不是，則關(guān)閉 “系統(tǒng)賓客檔案”窗口，回到“系統(tǒng)檔案查詢”窗口，修改信息后繼續(xù)查詢。單擊該記錄后，回到“ AR 帳 /協(xié)議單位相關(guān)人編輯”窗口，單擊 “簽單人”、“負(fù)責(zé)人”前的多選框，使其顯示 如下圖所示，這樣即完成了 AR 單位聯(lián)系人的編輯。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 13 圖 118 ◆ B 區(qū)帳號欄 B 區(qū)顯示帳號、狀態(tài)、應(yīng)收、已收、余額信息。其中 帳號：由第一次存盤時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成。系統(tǒng)規(guī)定 AR 帳號為七位，前兩位是固定的字母“ AR”，后五位是流水號，如 AR00000 表示第一個(gè) AR 帳號，以此類推。 狀態(tài)： AR 帳號常見狀態(tài)都用字母表示，其中 I—— 表示活動(dòng)帳戶； O—— 表示本日結(jié)清帳戶； D—— 表示上日結(jié)清帳戶。 應(yīng)收：表示單位在酒店已發(fā)生的消費(fèi)總額。 已收：表示酒店已經(jīng)收到單位的付費(fèi)總額。 余額：余額 =應(yīng)收 已收，余額為正數(shù)表示單位在酒店的消費(fèi)大于單位已付的錢，單位還欠酒店錢；余額為負(fù)數(shù)則表示單位付酒店的實(shí)際費(fèi)用大于單位在該酒店的消費(fèi)額，酒店欠單位錢。 ◆ C 區(qū)單位信息 C 區(qū)顯示單位信息，主要有 名稱、類別、國籍、地址、電話、傳真、互聯(lián)網(wǎng)信息、限額、期限 等。 類別：系統(tǒng)對單位進(jìn)行分類，便于相關(guān)的統(tǒng)計(jì)。類別設(shè) 置在前臺維護(hù)系統(tǒng)中定義。 限額：酒店可視單位的信用情況，限定單位的簽單限額。 期限：指協(xié)議單位和酒店協(xié)議的有效期限，以供查看。 記帳：用于定義允許單位記帳的費(fèi)用，雙擊記帳等可以修改。其功能同于 A 區(qū)的“記賬”菜單 .其中不同的顏色代表不同的意思： 綠色 —— 表示全部 營業(yè)點(diǎn)都允許記帳；黃色 —— 表示 部分營業(yè)點(diǎn)允許記帳；紅色 —— 表示 禁止掛帳。 其余信息含義比較明顯，不再一一解釋。 ◆ D 區(qū)相關(guān)人信息 D 區(qū)用于錄入、顯示相關(guān)人信息、貴賓卡情況。如果單位提供了相關(guān)人的照片、簽字筆跡等，系統(tǒng)也可以錄入并顯示，便于簽單時(shí) 核對。 新建賓館帳 一般賓館帳可以用于 記錄酒店內(nèi)部的各種費(fèi)用開支，如內(nèi)部長話費(fèi)（在電話計(jì)費(fèi)模塊定杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 14 義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬）、會議室、宴請客人費(fèi)等。每一個(gè)部門均可有一個(gè)固定帳號。 賓館帳也可用于輸入沒有使用電腦的收銀點(diǎn)的現(xiàn)金收入。收銀點(diǎn)每天營業(yè)結(jié)束后，可把現(xiàn)金收入在總臺輸入該賬號，再用部分結(jié)賬結(jié)掉該費(fèi)用，本日的該收銀點(diǎn)的營業(yè)收入就可反映在總報(bào)表上了。這樣的收銀點(diǎn)如：美容室、洗衣房、樓面電話等。 建立新的賓館工作帳的操作步驟如下： 系統(tǒng)主窗口下，選擇“審核” →“新建賓館帳戶”，打開賓館帳工作窗口，如圖。其操作基本同“散客預(yù)訂輸入”，只是賓館工作賬的主單狀態(tài)為“ H”，
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