【文章內(nèi)容簡介】 安全標準化體系文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 應 確保安全標準化體系文件使用的各場所都應得到相關(guān)文件的最新版本。 文件的受控狀況 文件分為“受控”和“非受控”兩大類，列入本文件“ ”中的七類文件均為“受控”，所有受控文件（不包括記錄）必須在該文件封面加蓋表明其受控的印章及發(fā)放號。 非受控類文件的編寫、審核、批準、發(fā)放 “非受控”類文件，可根據(jù)持有人的工作性質(zhì)予以發(fā)放。涉及審批的，其審核、批準、發(fā)放按“ ”執(zhí)行。但“非受控”文件的回收、更改、換版、作廢等不作為受控范圍。 文件的更改 安全標準化手冊需更改應由 安 全生產(chǎn)領導小組辦公室 提出更改意見，并填寫《文件更改通知單》，并按原審批程序執(zhí)行。 其他文件的更改由建議更改的部門填寫《文件更改通知單》，按原審批程序執(zhí)行。 對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數(shù)。 文件的版次號按大寫英文字母從 A 開始順序標注。當文件出現(xiàn)重大或多次更改、公司 發(fā)生重大調(diào)整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。 所有文件的更改方式由 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 在《文 件更改通知單》注明“更改方式”和“負責更改的人員”，并在三天之內(nèi)完成更改工作。 文件的領用、借閱和復制 文件分為“受控”文件（標識為紅色的“受控”印章）和“非受控”文件（無標識），“受控”文件在更改時接受更改服務，“非受控”文件不接受更改服務，非受控文件僅供參考。文件發(fā)放必須填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。 因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經(jīng) 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 主任 審批同意后方可補發(fā)。持有文件人員因工作變遷 、調(diào)動、應將“受控”文件交回文件發(fā)放部門。持有文件人員不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉(zhuǎn)讓。 安全標準化管理制度 版本 /修訂狀態(tài)： A/0 5 內(nèi)外部人員借閱與管理體系有關(guān)的文件時，應填寫《文件借閱復制記錄》，由 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 主任批準；內(nèi)外部人員需復制管理體系文件時，由 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 主任 批準。 文件保管、作廢與銷毀 上述文件由編制部門或使用部門分類進行保管。 文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發(fā)放部門提出申請經(jīng) 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 主任 批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保 存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。 對要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng) 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 主任 批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。 對承載媒體為樣品、圖片的文件，按照上述規(guī)定執(zhí)行。 管理體系文件編制并完成審批手續(xù)后，由文件編制部門將電子版本交 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 保存于指定的計算機，并設置密碼指定專人控制；除非 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 主任 或 總經(jīng)理 批準，不得對外提供；在沒有接到審批的《文件更改通知單》之前，不得 作任何變動。 涉及文件和資料的檔案管理按《檔案管理制度》執(zhí)行。 安全標準化管理制度 版本 /修訂狀態(tài)： A/0 6 MMGMAQBZH－ ZD－ 02 二、 安全標準化管理體系記錄管理制度 1 目的 為了對 公司 安全標準化管理體系所要求的記錄進行規(guī)范管理，特制定《安全標準化管理體系記錄管理制度》。 2 范圍 本制度適用于 公司 安全標準化管理體系有效運行先關(guān)記錄的管理。 3 職責 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 主任 是安全標準化管理體系記錄管理的主管領導， 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 是安全標準化管理體系記錄控制的主管職能部門。 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 負責 公司 安全標準化 通用記錄格式、編號的控制，負責 公司 安全標準化范圍內(nèi)各部門、 車間 自定安全標準化管理體系記錄格式、編號的審批，負責 公司 安全標準化相關(guān)重要記錄的存檔。 安全標準化范圍內(nèi)各部門、 車間 負責人審核本單位的記錄格式及使用管理，各單位檔案管理人員負責各記錄的存檔。 4 安標記錄管理要求 記錄的分類 預定格式（按本程序 制定的記錄為預定格式） 非預定格式 (包括未列入《記錄匯編》的各類記錄、沒有固定格式的各類紙質(zhì)記錄表格、照片、圖片、錄音、電子文檔、個人工作記錄等 ) 記錄的管理 安全標準化管理體系記錄格式的設計 （ 1）各 科室 、 車間 專用的安全標準化管理體系記錄格式，由各單位負責人組織設計編制， 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 審核、各部門負責人審批，審批后的預定格式交 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 備案； 公司 安全標準化管理體系通用的預定記錄格式由 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 編制。 （ 2）安全標準化管理體系記錄表格樣式的設計應能充分反映規(guī)定的活動，滿足程序及支持性文件的有關(guān)要求。一般應包括 :名稱、編號、日期、項目、數(shù)據(jù)、描述必要安全標準化管理制度 版本 /修訂狀態(tài)： A/0 7 的結(jié)果、填寫部門、填寫人員、說明等。 安全標準化管理體系記錄的標識編號 安 全標準化管理體系記錄的標識編號見《安全標準化管理體系文件管理制度》。 安全標準化管理體系記錄的保存、保護、發(fā)放 （ 1）各部門必須明確人員對記錄進行管理，所有記錄必須分類，依日期順序整理，所有的記錄保持清潔、字跡清晰；并予妥善保管，以防其受潮、發(fā)霉、損壞、丟失等。 （ 2） 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 編制《安全標準化管理體系記錄匯編》，將 公司 所有與安全標準化管理體系運行有關(guān)的預定格式記錄進行整理，包括名稱、編號、保存期、編制部門、使用部門、保管部門及其他需明確事項等內(nèi)容，并匯集備案記錄的原始樣本。 （ 3）安 全標準化管理體系記錄的保存期限 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 將 公司 所有預定格式的記錄式樣匯總在《安全標準化管理體系記錄匯編》中，并完整填制各欄目， 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 每年對安全標準化的記錄作一次整理。 安全標準化管理體系記錄保存期規(guī)定和原則為： ①文件修改記錄為改版后一年，管理評審記錄為下次管理評審后一年。系統(tǒng)內(nèi)部評價記錄為三年，培訓記錄為員工離開 公司 后一年。 ②有關(guān)的法律法規(guī)或合同對可追溯性的規(guī)定； ③記錄的重要程度。 各部門超過一年的安全標準化管理體系相關(guān)記錄交檔案室負責保管。 各部門向 安全生產(chǎn)領導小組辦公 室 領用安全標準化管理體系通用記錄空白表。 安全標準化管理體系記錄的復制、借閱 各部門保管的安全標準化管理體系記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經(jīng)相應部門主管同意，由各部門登記備案。外部各方的查閱，須經(jīng) 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 批準，填制《文件借閱、復制記錄》。 安全標準化管理體系記錄格式的更改 由原編制部門填寫《文件更改通知單》，提出修改意見，編制新的記錄格式，經(jīng)審批后交 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 備案并執(zhí)行。 安全標準化管理體系記錄的銷毀與處理 超過保存期的部門安全標準化管理體系相關(guān)記錄 經(jīng)部門負責人審核并經(jīng) 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 批準后，由記錄保管部門自行銷毀；歸入檔案室的記錄，經(jīng) 安全生產(chǎn)領安全標準化管理制度 版本 /修訂狀態(tài)： A/0 8 導小組辦公室 主任 批準后，由檔案室銷毀。 安全標準化管理體系記錄的填寫 安全標準化管理體系記記錄填寫要及時、準確、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責任人簽名不允許空白。 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，加蓋印章或簽署更改人的 姓名、日期。 安全標準化管理體系記錄的歸檔管理 公司 安全標準化管理體系相關(guān)記錄的歸檔管理按《安全標準化管理體系檔案管理制度》執(zhí)行。 安全標準化管理制度 版本 /修訂狀態(tài)： A/0 9 MMGMAQBZH－ ZD－ 03 三、 安全標準化管理體系檔案管理制度 1 目的 為系統(tǒng)、完整地管理 公司 安全標準化 管理體系相關(guān) 檔案，合理使用檔案資源，特制本制度 。 2 范圍 適用于 公司 安全標準化 管理體系 所涉及的檔案管理。 3 職責 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 職責 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 是 安全標準化管理體系 檔案管理的主管職能部門。 負責監(jiān)督和執(zhí)行 公司 安全標準化 管理體系 有關(guān)檔案管理工作的各項規(guī)定。 做好 安全標準化管理體系 檔案的收集、整理、立卷、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等各項工作。 定期進行 安全標準化管理體系 檔案清理工作，核對帳物及庫存檔案的統(tǒng)計工作。 對 公司 各部門 安全標準化管理體系 檔案的日常管理情況進行檢查。 公司 各 科室、車間 職責 公司 安全標準化范圍內(nèi)的 各部門 、 車間 是 本單位安全標準化管理體系相關(guān) 檔案管理的直接責任 單位 ；各 單位 負責人負責監(jiān)督、檢查文件和資料、檔案的管理工作。 負責執(zhí)行 公司 有關(guān)檔案管理工作的各項規(guī)定 。 負責本 單位 專業(yè)檔案、技術(shù)檔案、圖紙或文件等的收集、整理、歸檔工作。 4 相關(guān)術(shù)語 安全標準化 管理體系 檔案 定義 安全標準化 管理體系 檔案是指安全標準化活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 安全標準化 管理體系 文件 定義 安全標準化 管理體系 文件是指各 單位 在安全標準化活動中形成的公文、信件等，包括：管理制度、規(guī)章、通知、請示、報告等。 安全標準化管理制度 版本 /修訂狀態(tài)： A/0 10 安全標準化 管理體系 資料 定義 安全標準化 管理體系 資料是指各 單位 在安全標準化活動中從 公司 以外收集的可提供參考的文字資料，包括各種圖表、圖片、技術(shù)資料等。 5 安全標準化管理體系檔案管理要求 檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德 檔案人員的職業(yè)素質(zhì) 要求 檔案管理人員需熟悉相關(guān)檔案法規(guī)、檔案術(shù)語、熟練掌握本行業(yè)、本部門的專業(yè)知識，并能熟練操作計算機，除此之外，檔案管理人員還應注意培養(yǎng)：信息意識能力、利用先進手段能力、工作協(xié)調(diào)能力。 檔案人員的職業(yè)道德 要求 檔案管理人員應忠于職守和熱愛檔案工作、遵守國家相關(guān)檔案法律和其他法律規(guī)定，嚴守 公司 機密，具有全心全意為 公 司 服務的精神，不僅要維護檔案的完整性與安全性，同時也要維護檔案的真實性和可靠性，保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，發(fā)揚開拓進取創(chuàng)新精神。 安全標準化管理體系 檔案的收集 安全標準化管理體系檔案的 歸檔范圍 需歸檔的安全標準化管理體系檔案 包括 公司 在安全標準化活動中直接形成的對國家、社會和本 公司 具有保存價值的各類文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。 安全標準化管理體系檔案 不歸檔范圍： 包括重份文件 、 無查證利用價值的事務性、臨時性文件；僅供參閱、征求意見、不需要辦理文件；未經(jīng)領導審批或會議討論通過的、未 定稿文件；未生效文件；一般文件的歷次修改稿。 安全標準化管理體系檔案的 收集原則 （ 1） 全面 性 原則 從社會和 公司 的整體利益出發(fā)，全面把握構(gòu)成檔案價值的各方面因素，從檔案的內(nèi)部特征和外部特征全面審視衡量檔案對 公司 和社會的作用。 （ 2） 檔案應具有憑證、參考、正面或反面、內(nèi)容或外表形式等作用。 （ 3） 檔案的收集要具有聯(lián)系性，需要保持文件之間，各個案卷之間，卷宗之間的聯(lián)系性。 （ 4） 發(fā)展 性 原則 安全標準化管理制度 版本 /修訂狀態(tài)： A/0 11 用發(fā)展的觀點對檔案進行分析收集，既要考慮檔案的當前的現(xiàn)實作用，又要預測檔案的長遠歷史意義。 安全標準化管 理體系 檔案編號 管理 安全標準化管理體系 檔案編號統(tǒng)一由檔案室分類編制。 各部門須明確人員對檔案進行收集、整理、鑒別。 凡本 公司 發(fā)出的 安全 公文一律由 公司 安全生產(chǎn)領導小組辦公室 科 統(tǒng)一收集管理。 安全標準化管理體系 檔案移交與統(tǒng)計管理 接收 安全標準化管理體系 檔案資料時，移交部門或個人要簽寫歸檔目錄和入庫單，交接雙方簽字留存?zhèn)洳椤? 接收的 安全標準化管理體系 檔案資料要及時登錄、創(chuàng)建索引、建檔管理。 對移出或銷毀的 安全標準化管理體系 檔案資料應及時注銷