【文章內容簡介】 一塹、長一智”，這次的失誤下次堅決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗下次一定更好的運用。這就為我們以后的活動管理積累了良好的基礎。項目經(jīng)理博客 （五）活動的實施階段 活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分，活動的成敗就在此，這部分也將是本文主要探討的地方?，F(xiàn)在很多的活動在實施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗來進行管理，從而無形中導致了活動實施過程中風 險系數(shù)的增高。 為了提高活動實施階段的管理效率，應該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規(guī)范程序。這一點會在下面單獨介紹。 （六）活動的評估和總結 活動結束后，必須做一個效果評估與總結。項目總結與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進程、效益、作用和影響所進行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結，確定項目預期目標是否達到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標是否實現(xiàn)，從而總結經(jīng)驗教訓，并通 過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達到提高投資效益的目的。 通常項目總結報告包括以下內容： 項目經(jīng)理博客 （ 1） 對比計劃與實現(xiàn)目標，分析成敗原因； （ 2） 項目財務總決算，并說明成本偏差的原因； （ 3） 評估項目管理的得失，重要成就的總結； 項目經(jīng)理博客 （ 4） 對未來項目的建議； 項目經(jīng)理圈子 （ 5） 團隊表現(xiàn)，對杰出成員的表彰和獎勵； 此外，項目總結報告還應包括： （ 1） 對項目剩余資產的管理與處置 （ 2） 項目結束的后期工作安排（媒體、客服等）； （ 3） 檔案的整理、 存檔工作。 項目經(jīng)理圈子 三 活動的現(xiàn)場執(zhí)行管理 （一）活動過程中最容易出現(xiàn)的三個問題： A) 活動前期準備不足造成的現(xiàn)場事物的漏缺； B) 活動現(xiàn)場分工不明確導致管理混亂 C) 對現(xiàn)場突發(fā)事件的處理缺乏一定的準備和技巧 （二） “角色管理” 由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動的順利進行，對于活動的管理者來說也是一個極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動實施階段的管理效率，應該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因 而實施設計，重要的是設計出操作的規(guī)范程序。 因為曾經(jīng)參與過多項各種類型的活動，我發(fā)現(xiàn)其實每次活動的參與人員都很固定，根據(jù)他們參與活動的不同身份大致可以分為六類，即：活動組織方、場館方、演員 /主持 /選手等、舞臺 /燈光 /音響制作方、嘉賓 /觀眾方和媒體記者方。 所以，我們可以根據(jù)活動參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負其責。我把這種管理暫時稱為“角色管理”。即：根據(jù)參與活動者的不同身份把現(xiàn)場的管理任務分為若干方面，每一參與角色群體的相關事務為一方面的管理任務，再分別安排專人來負責每一方面的相 關事務，最后有項目負責人來統(tǒng)一管理各個方面的負責人，協(xié)調和控制整個現(xiàn)場工作。 當然，在每次的具體活動中以上幾方面并不是什么時候都一成不變。根據(jù)活動的不同情況，它所容納的角色或多或少，但并不會影響我們的管理工作，因為我現(xiàn)在所提出的是一種管理的方式或者說概念，根據(jù)不同的情況，它的具體內容也會隨之更改。 淺談大型活動之組織與管理 1淺談大型活動之組織與管理 隨著文化市場的進一步開放，以及營銷、公關等市場手段的不斷豐富，大型活動的舉辦日趨活躍，但是在這些大型活動異?；鸨默F(xiàn)象背后，很多活動的組織者和承辦方卻無時 無刻不在忍受著由于活動管理上的不足而造成的超強的體力和腦希族渤接瑯核琴肋烴作叁沾跡瓜掂框儈花翠糕關枉型毅丈允浩譯疇瀝誅冷啄碴祭啤轄停孩筐隊柒晰渠障捉槐推貳杖困摳喻庶曙膿蕾胰轟證效翼蕉藤 角色劃分 角色管理的前提是對參與活動的全體人員進行科學的角色劃分，這也是實施操作活動現(xiàn)場工作的基礎。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨立性，又要注意角色所內含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確，易于操作。例如對一場具有表演內容的新聞發(fā)布會或時裝發(fā)布會，在舞臺方面會涉及到音響、燈光和 舞美；而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進行，舞臺方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個人來全權負責是再好不過了，但是因為各方的事務都非常的多，如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當然，這時雙方負責人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。 ①活動的組織方：主要包括活動的主辦方、 承辦方、協(xié)辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上，還是事件的實際處理過程中，活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對于他們的管理和協(xié)調亦非常重要。 ②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方，在社區(qū)舉辦活動時的社區(qū)街道辦或者物業(yè)管理方等。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關和配合角色。 ③演員 /主持 /選手方：這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們在整個活動的進程 中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員，因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊我們會單獨管理。 ④舞臺 /燈光 /音響制作方：主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調試等幾個方面的工作人員。這些都屬于活動的基礎設備，而且具有很強的聯(lián)系性，所以把對他們的管理專門劃為一方面。 ⑤嘉賓 /觀眾方：主要包括到場的領導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。因為參與活動的領導、嘉賓和觀眾等在活動舉行過程中的活動范圍基本都限于同一場地，所以把他們主要規(guī)為一面。當然，對于某些大型 的活動，因為參與嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關的活動頻繁時，也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。 ⑥媒體記者方：主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產生一定的社會效應，而且很多公關活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力，媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當然的獨立為面了。 有時候，某些大型活動的每一項都可能會有很多事務，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺設備等方面都有很多事情要做，那么這個時候可以在角色劃分的基礎 上，再對各項事務進行進一步的細分。 總之，在角色的劃分上應該充分考慮到具體活動的實際情況，根據(jù)實際情況來決定劃分的具體內容才能取到事半功倍的效果。 工作職能 各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在： ①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響是否已經(jīng)安裝和調試完畢，為領導嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當?shù)龋? ②負責各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合，各角色管理人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求； ③負責解 決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題； ④及時向項目負責人報告工作進展情況； ⑤現(xiàn)場出現(xiàn)的其他相關事務。 角色管理在籌備期的運用 在活動籌備期的工作安排，以及擬定工作計劃的時候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強的目的性和針對性，所以在活動的籌備期間具有很強的實用性。但是，如果在活動籌備期適當?shù)倪\用角色管理，那么在項目的執(zhí)行過程中會更加“如虎添翼”，而對于活動現(xiàn)場的管理也會顯得更加得心應手、游刃有余。 在籌備期的角色管理仍以活動現(xiàn)場角色劃 分為基礎。即把活動現(xiàn)場的角色管理任務加以延伸至活動的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關的籌備工作，并安排專人負責跟進整個籌備進程，并且承擔活動現(xiàn)場的同一方面的工作。例如在舞臺方面，可以在對舞臺、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認到最后簽訂合同都有一個人專門負責跟進（當然也可能是幾個人或一個小團隊），而且在最后的活動現(xiàn)場仍由其擔任舞臺、燈光、音響的相關事務。這樣的話，在對現(xiàn)場舞臺方面的監(jiān)督和控制都會更加順利高效。 但是由于一般活動從籌備開始到活動的現(xiàn)場實施都有一個很長的階段，人員變化比較頻繁， 所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們在實際操作中還應該盡量讓人員“從一而終”。從而進一步保證活動的進程速度和效率。 （三）項目負責人制 在角色劃分好以后，就是實實在在的執(zhí)行和管理了。角色劃分是管理的基礎和前提，如果管理沒有效率，角色劃分得再科學、再合理也是無濟于事。 “項目負責人制”，無疑是目前有利于整個活動策劃和實施過程中的順利、高效的進行較好管理制度。 經(jīng)歷過活動執(zhí)行的人一定都很了解，活動的開展現(xiàn)場簡直就是一個沸騰