【文章內(nèi)容簡介】 一塹、長一智”，這次的失誤下次堅(jiān)決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗(yàn)下次一定更好的運(yùn)用。這就為我們以后的活動(dòng)管理積累了良好的基礎(chǔ)。項(xiàng)目經(jīng)理博客 （五）活動(dòng)的實(shí)施階段 活動(dòng)的實(shí)施階段是整個(gè)活動(dòng)過程中最重要的部分，活動(dòng)的成敗就在此，這部分也將是本文主要探討的地方?，F(xiàn)在很多的活動(dòng)在實(shí)施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動(dòng)實(shí)施過程中風(fēng) 險(xiǎn)系數(shù)的增高。 為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。這一點(diǎn)會(huì)在下面單獨(dú)介紹。 （六）活動(dòng)的評(píng)估和總結(jié) 活動(dòng)結(jié)束后，必須做一個(gè)效果評(píng)估與總結(jié)。項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)估是指對(duì)已經(jīng)完成的項(xiàng)目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項(xiàng)目活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目是否合理有效，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通 過及時(shí)有效的信息反饋，為未來新項(xiàng)目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。 通常項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告包括以下內(nèi)容： 項(xiàng)目經(jīng)理博客 （ 1） 對(duì)比計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因； （ 2） 項(xiàng)目財(cái)務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因； （ 3） 評(píng)估項(xiàng)目管理的得失，重要成就的總結(jié)； 項(xiàng)目經(jīng)理博客 （ 4） 對(duì)未來項(xiàng)目的建議； 項(xiàng)目經(jīng)理圈子 （ 5） 團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，對(duì)杰出成員的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)； 此外，項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告還應(yīng)包括： （ 1） 對(duì)項(xiàng)目剩余資產(chǎn)的管理與處置 （ 2） 項(xiàng)目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）； （ 3） 檔案的整理、 存檔工作。 項(xiàng)目經(jīng)理圈子 三 活動(dòng)的現(xiàn)場執(zhí)行管理 （一）活動(dòng)過程中最容易出現(xiàn)的三個(gè)問題： A) 活動(dòng)前期準(zhǔn)備不足造成的現(xiàn)場事物的漏缺； B) 活動(dòng)現(xiàn)場分工不明確導(dǎo)致管理混亂 C) 對(duì)現(xiàn)場突發(fā)事件的處理缺乏一定的準(zhǔn)備和技巧 （二） “角色管理” 由于活動(dòng)現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場的各項(xiàng)工作，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行，對(duì)于活動(dòng)的管理者來說也是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因 而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。 因?yàn)樵?jīng)參與過多項(xiàng)各種類型的活動(dòng)，我發(fā)現(xiàn)其實(shí)每次活動(dòng)的參與人員都很固定，根據(jù)他們參與活動(dòng)的不同身份大致可以分為六類，即：活動(dòng)組織方、場館方、演員 /主持 /選手等、舞臺(tái) /燈光 /音響制作方、嘉賓 /觀眾方和媒體記者方。 所以，我們可以根據(jù)活動(dòng)參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負(fù)其責(zé)。我把這種管理暫時(shí)稱為“角色管理”。即：根據(jù)參與活動(dòng)者的不同身份把現(xiàn)場的管理任務(wù)分為若干方面，每一參與角色群體的相關(guān)事務(wù)為一方面的管理任務(wù)，再分別安排專人來負(fù)責(zé)每一方面的相 關(guān)事務(wù)，最后有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個(gè)方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個(gè)現(xiàn)場工作。 當(dāng)然，在每次的具體活動(dòng)中以上幾方面并不是什么時(shí)候都一成不變。根據(jù)活動(dòng)的不同情況，它所容納的角色或多或少，但并不會(huì)影響我們的管理工作，因?yàn)槲椰F(xiàn)在所提出的是一種管理的方式或者說概念，根據(jù)不同的情況，它的具體內(nèi)容也會(huì)隨之更改。 淺談大型活動(dòng)之組織與管理 1淺談大型活動(dòng)之組織與管理 隨著文化市場的進(jìn)一步開放，以及營銷、公關(guān)等市場手段的不斷豐富，大型活動(dòng)的舉辦日趨活躍，但是在這些大型活動(dòng)異?；鸨默F(xiàn)象背后，很多活動(dòng)的組織者和承辦方卻無時(shí) 無刻不在忍受著由于活動(dòng)管理上的不足而造成的超強(qiáng)的體力和腦希族渤接瑯核琴肋烴作叁沾跡瓜掂框儈花翠糕關(guān)枉型毅丈允浩譯疇瀝誅冷啄碴祭啤轄停孩筐隊(duì)柒晰渠障捉槐推貳杖困摳喻庶曙膿蕾胰轟證效翼蕉藤 角色劃分 角色管理的前提是對(duì)參與活動(dòng)的全體人員進(jìn)行科學(xué)的角色劃分，這也是實(shí)施操作活動(dòng)現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨(dú)立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因?yàn)榻巧珓澐值淖罱K目的就是為了使工作分工明確，易于操作。例如對(duì)一場具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會(huì)或時(shí)裝發(fā)布會(huì)，在舞臺(tái)方面會(huì)涉及到音響、燈光和 舞美；而在表演方面又會(huì)涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進(jìn)行，舞臺(tái)方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺(tái)方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個(gè)人來全權(quán)負(fù)責(zé)是再好不過了，但是因?yàn)楦鞣降氖聞?wù)都非常的多，如果一個(gè)人來處理未免會(huì)顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當(dāng)然，這時(shí)雙方負(fù)責(zé)人的溝通就會(huì)顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個(gè)人來管理兩方面的事也會(huì)游刃有余的。 ①活動(dòng)的組織方：主要包括活動(dòng)的主辦方、 承辦方、協(xié)辦方等參與活動(dòng)整體策劃和運(yùn)作的單位和個(gè)人。不管是在程序上，還是事件的實(shí)際處理過程中，活動(dòng)的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對(duì)于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。 ②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會(huì)時(shí)的體育館方，在社區(qū)舉辦活動(dòng)時(shí)的社區(qū)街道辦或者物業(yè)管理方等。他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中充分扮演著活動(dòng)實(shí)際操作過程中的把關(guān)和配合角色。 ③演員 /主持 /選手方：這方面主要包括參與活動(dòng)的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動(dòng)的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程 中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動(dòng)主體人員，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候的活動(dòng)主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊我們會(huì)單獨(dú)管理。 ④舞臺(tái) /燈光 /音響制作方：主要包括舞臺(tái)的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個(gè)方面的工作人員。這些都屬于活動(dòng)的基礎(chǔ)設(shè)備，而且具有很強(qiáng)的聯(lián)系性，所以把對(duì)他們的管理專門劃為一方面。 ⑤嘉賓 /觀眾方：主要包括到場的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評(píng)委、觀眾等幾方面的人員。因?yàn)閰⑴c活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和觀眾等在活動(dòng)舉行過程中的活動(dòng)范圍基本都限于同一場地，所以把他們主要規(guī)為一面。當(dāng)然，對(duì)于某些大型 的活動(dòng)，因?yàn)閰⑴c嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動(dòng)頻繁時(shí)，也可以把嘉賓和觀眾方分開進(jìn)行管理。 ⑥媒體記者方：主要包括活動(dòng)邀請(qǐng)的媒體和主動(dòng)前來采訪的媒體。因?yàn)槊看位顒?dòng)都會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動(dòng)的最終目的就是增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力，媒體的參與對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的效益評(píng)估具有很大的參考價(jià)值。所以對(duì)于媒體方的管理也就理所當(dāng)然的獨(dú)立為面了。 有時(shí)候，某些大型活動(dòng)的每一項(xiàng)都可能會(huì)有很多事務(wù)，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺(tái)設(shè)備等方面都有很多事情要做，那么這個(gè)時(shí)候可以在角色劃分的基礎(chǔ) 上，再對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分。 總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動(dòng)的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。 工作職能 各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在： ①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場和準(zhǔn)備情況。例如舞臺(tái)燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)龋? ②負(fù)責(zé)各角色人員之間的信息溝通。參與活動(dòng)的各個(gè)方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求； ③負(fù)責(zé)解 決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題； ④及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)告工作進(jìn)展情況； ⑤現(xiàn)場出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。 角色管理在籌備期的運(yùn)用 在活動(dòng)籌備期的工作安排，以及擬定工作計(jì)劃的時(shí)候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性，所以在活動(dòng)的籌備期間具有很強(qiáng)的實(shí)用性。但是，如果在活動(dòng)籌備期適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用角色管理，那么在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中會(huì)更加“如虎添翼”，而對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場的管理也會(huì)顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。 在籌備期的角色管理仍以活動(dòng)現(xiàn)場角色劃 分為基礎(chǔ)。即把活動(dòng)現(xiàn)場的角色管理任務(wù)加以延伸至活動(dòng)的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)整個(gè)籌備進(jìn)程，并且承擔(dān)活動(dòng)現(xiàn)場的同一方面的工作。例如在舞臺(tái)方面，可以在對(duì)舞臺(tái)、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認(rèn)到最后簽訂合同都有一個(gè)人專門負(fù)責(zé)跟進(jìn)（當(dāng)然也可能是幾個(gè)人或一個(gè)小團(tuán)隊(duì)），而且在最后的活動(dòng)現(xiàn)場仍由其擔(dān)任舞臺(tái)、燈光、音響的相關(guān)事務(wù)。這樣的話，在對(duì)現(xiàn)場舞臺(tái)方面的監(jiān)督和控制都會(huì)更加順利高效。 但是由于一般活動(dòng)從籌備開始到活動(dòng)的現(xiàn)場實(shí)施都有一個(gè)很長的階段，人員變化比較頻繁， 所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們?cè)趯?shí)際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”。從而進(jìn)一步保證活動(dòng)的進(jìn)程速度和效率。 （三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制 在角色劃分好以后，就是實(shí)實(shí)在在的執(zhí)行和管理了。角色劃分是管理的基礎(chǔ)和前提，如果管理沒有效率，角色劃分得再科學(xué)、再合理也是無濟(jì)于事。 “項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制”，無疑是目前有利于整個(gè)活動(dòng)策劃和實(shí)施過程中的順利、高效的進(jìn)行較好管理制度。 經(jīng)歷過活動(dòng)執(zhí)行的人一定都很了解，活動(dòng)的開展現(xiàn)場簡直就是一個(gè)沸騰