【文章內容簡介】 ) 創(chuàng)建頁眉和頁腳 ?單擊“視圖 /頁眉和頁腳”，或雙擊頁眉和頁腳位置即可進入編輯狀態(tài)，可以像在正文中一樣輸入和進行格式設置 ?單擊 按鈕，可在頁眉和頁腳間切換 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 42/99 長文檔的編輯 ? (2) 首頁不同的頁眉和頁腳 一篇文檔的首頁常常是比較特殊的 , 例如是文章的封面或圖片簡介等 , 一般不需要加頁眉和頁腳，可以通過“頁面設置”中的“版式”選項卡實現(xiàn)，如下圖所示： ? 選中“首頁不同”復選框 ? 選中“奇偶頁不同”復選框，可以在奇偶頁創(chuàng)建不同的頁眉和頁腳，比如，偶數頁的頁眉中輸入書名，奇數頁的頁眉中輸入章節(jié)名；奇數頁的頁碼在紙的右下角，偶奇數頁的頁碼在紙的左下角 ? 要為部分文檔創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳，必須給文檔分節(jié)，即在要使用不同頁眉或頁腳的新節(jié)起始處插入一個分節(jié)符 “下一頁” Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 43/99 長文檔的編輯 設置情況： Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 44/99 ? 六、郵件合并 ? 在實際工作中，常遇到需要處理大量日常報表和信件的情況。這些報表和信件的主要內容基本相同，只是具體數據有變化。為此 word提供了非常有用的郵件合并功能 ? 1. 郵件合并的基本思想 如果要打印參加多媒體課程培訓人員的通知書，通知書的形式相同，只是其中有些內容不同。郵件合并中，只要制作一份作為通知書內容的“ 主文檔 ”，它包括通知書上的共有的信息，另一份是培訓人員的名單稱為“ 數據源 ”，里面可存放若干個各不相同的培訓人員的信息；然后在主文檔中加入變化的信息稱為“ 合并域 ”的特殊命令，通過郵件合并功能，可以生成若干份培訓人員通知書 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 45/99 郵件合并 數據源 姓名 學院 專業(yè) 日期 趙一 外國語 英語 9月 1日 錢二 建筑 建筑學 9月 1日 孫三 工商管理 財務管理 9月 4日 李四 工商管理 市場營銷 9月 4日 主文檔 （原始） 錄取通知書 同學： 你已被錄取于我校 學院 專業(yè)，請你于 2021年 帶好本通知書及有關材料報到注冊。 報到地址：體育館 四川師范大學 2021年 8月 20日 主文檔 （合并域） 錄取通知書 《 姓名 》 同學： 你已被錄取于我校 《 學院 》 學院 《 專業(yè) 》 專業(yè)，請你于 2021年 《 日期 》 帶好本通知書及有關材料報到注冊。 報到地址：體育館 四川師范大學 2021年 8月 20日 合并到新文檔 錄取通知書 趙一 同學： 你已被錄取于我校 外國語 學院 英語 專業(yè)，請你于 2021年 9月 1日 帶好本通知書及有關材料報到注冊。 報到地址：體育館 四川師范大學 2021年 8月 20日 錄取通知書 錢二 同學： 你已被錄取于我校 建筑 學院 建筑學 專業(yè)，請你于 2021年 9月 1日 帶好本通知書及有關材料報到注冊。 報到地址：體育館 四川師范大學 2021年 8月 20日 …… Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 46/99 郵件合并 ? 2. 郵件合并的四個步驟 1) 創(chuàng)建主文檔，輸入內容不變的共有文本內容 2) 創(chuàng)建或打開數據源，存放可變的數據 3) 在主文擋中所需的位置插入合并域名字 4) 執(zhí)行合并操作，將數據源中的可變數據和主文檔的共有文本進行合并，生成一個合并文檔或打印輸出 ? 視圖 /工具欄 /郵件合并 工具 /信函與郵件 /顯示郵件合并工具欄 ? 數據源中的域名：惟一，最多 32個字符，可使用字母、漢字、數字、下劃線，但不能有空格，第一個必須是字母或漢字 ? 合并域：被“ 《》 ”括起 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 47/99 郵件合并 例 ：制作如下的錄取通知書 錄取通知書 同學： 你已被錄取于我校 學院 專業(yè)，請你于 2021年 帶好本通知書及有關材料報到注冊。 報到地址：體育館 四川師范大學 2021年 8月 20日 郵件合并（以信函為例） ?選擇文檔類型 信函、電子郵件、信封、標簽、目錄 ?選擇開始文檔 使用當前文檔、更改文檔格式、從現(xiàn)在文檔開始 ?選擇收件人 使用現(xiàn)有列表、鍵入新列表 可以 創(chuàng)建 ?撰寫信函 地址塊、問候語、其他項目 可以 插入合并域 ?預覽信函 預覽信函的內容 ?完成合并 打印、編輯個人信封 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 48/99 第 3 節(jié) 電子表格軟件 Excel ?電子表格軟件 Excel是 Office 套裝軟件中的重要成員，它能方便地制作各種電子表格 , 使用公式和函數對數據進行復雜的運算 。 用各種圖表直觀明了地表示動態(tài)數據 。 利用超級鏈接功能快速打開局域網或 Inter 上的文件 ? Excel 的主要功能： 建立工作表、數據處理和管理、圖表處理、數據共享 ?本章以 Office 2021 中文版為藍本介紹 Excel基本概念、基本操作和使用 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 49/99 ? 一、 Excel 的基本概念 ? 1. Excel 的主窗口 標題欄 菜單欄 常用工具欄 名稱欄 狀態(tài)欄 編輯欄 取消鍵 輸入鍵 編輯公式鍵 工作簿文件名 當前工作表 工作表標簽 全部選定 行號 列標 當前單元格 填充柄 工作表滾動鈕 編輯輸入區(qū) Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 50/99 Excel的基本概念 ? 2. 工作表和工作簿 工作表（電子表格） ?工作表 用來存儲和處理數據，它是 Excel 完成一項工作的基本單位，由 65536行 256 列單元格組成 216 28 ?行號： 1~65536 列標： A~IV 工作簿 ? Excel的文檔文件， XLS ?一個工作薄由多個工作表組成 (1～ 255個 )，默認打開三個工作表： Sheet Sheet Sheet3，當前工作表為 Sheet1 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 51/99 Excel的基本概念 ? 3. 單元格、地址、范圍 單元格 ?工作表行和列的交叉，表格的最小單位 ?當前選中的單元格稱為活動單元格 單元格的地址 ?表示形式： 列標 +行號 ?如： A D8 區(qū)域（矩形區(qū)域）的表示 ? 多個單元格組成一個區(qū)域， A1:C5， B3:H10 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 52/99 Excel的基本概念 ? 4. 單元格的選取 1) 一個單元格 單擊 2) 一個單元區(qū)域 拖動 或 單擊區(qū)域角上的單元格 ， Shift+單擊對應另一個角上的單元格 3) 不相鄰單元 按住 Ctrl 進行選擇 4) 不相鄰區(qū)域 按住 Ctrl 進行選擇 5) 整行 / 多行 單擊行號 / 拖動幾行 6) 整列 / 多列 單擊列標 / 拖動幾列 7) 整個工作表 單擊 全選框 8) 取消選定 單擊表中其它任何位置 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 53/99 ? 二、輸入數據 ? 1. 向單元格輸入數據 ? 雙擊單元格 ? 單擊單元格 單擊編輯欄 “ ”取消 “ √”確定 數值型 ： 直接輸入，默認右對齊 科學記數法 3,456,234 $ 40% 文字型 ： 直接輸入，默認左對齊 在一個單元格中輸入多行文字，按 Alt + 回車鍵 數字串： 39。610072 39。2021112021 邏輯型 ： TRUE、 FALSE，默認居中對齊 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 54/99 輸入數據 向單元格輸入數據 日期 / 時間 ： 默認右對齊 ?日期格式 : yy/mm/dd 或 yymmdd ?時間格式 : hh:mm (am/pm) ?輸入當前日期： Ctrl＋； ?輸入當前時間： Ctrl＋ Shift＋； ?一個單元格中既輸入日期，又輸入時間，則輸入完日期后，按一下空格鍵后，再輸入時間 分數 ?先輸入一個 0，按一下空格鍵，再輸入分數 ?例如： 1/3 輸入 : 0 1/3， 7/3 輸入 : 0 7/3 或 2 1/3 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 55/99 輸入數據 自動填充數據 ? 2. 自動填充數據 自動填充是根據初始單元格的值決定其他單元格的填充。填充可以實現(xiàn)以下功能： ?初始值為文本或數值時，填充相當于數據的復制 ?初始值為文本和數字的混合體，填充時文本不變，數字部分遞增： 08財務管理 1班 → 08財務管理 2班 ?初始值為日期型數據時，填充單元格的日期會遞增 202181 → 202182 ?初始值為預設的自動填充序列中的一員，按預設序列填充 甲 → 甲、乙、丙、 … ?如果連續(xù)的單元格存在等差關系，填充時按照序列的步長值填充 2 → 4 、 … 20218 202182 → 20218 20218 20218 … 2021010 20210104 → 2021010 2021010 2021010 … Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 56/99 輸入數據 自動填充數據 利用填充柄 填充柄 將鼠標移到填充柄，鼠標形狀由 → ，拖動填充柄 自動填充 ? 輸入第一個數據 ? 選定 單元格 /一個區(qū)域 ? “編輯 /填充 / 序列” 自定義序列 ? 用戶可以使用 Excel預設的自定義序列（或自己定義序列）進行填充 ? 增加“自定義序列”的操作：“工具 /選項”中“選項”對話框的“自定義序列”選項卡 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應用技能 HeMingrui 57/99 輸入數據 有效性輸入 ? 3. 有效性輸入 輸入時為了防止一些明顯不合邏輯的數據進入， Excel 提供了一種有效性輸入。例如，課程成績應該在 0 ～ 100 之間，可以如下設置： ?選定輸入的區(qū)域 ?“數據 /有效性” ?在“允許”下拉框中選擇“整數” Rest Exercise 2021年 6月 14日