【文章內(nèi)容簡介】 不做硬性要求，但必須嚴(yán)格按照商務(wù)合同或相關(guān)報表格式統(tǒng)一行文，但必須確保整體美觀、大方、得體。 7其他類等 參照公文通用格式要求行文。 三、公文的要求 發(fā)放形式及范圍 （ 1） *****公司文件、會議紀(jì)要、系統(tǒng)紀(jì)要、內(nèi)容涉及人事、處罰、考核、決定、獎勵的通報，以紙質(zhì)和 OA 形式發(fā)送至 *****總經(jīng)理、*****班子成員、各部門（項目部）、科室（車間），必要時以 OA 形式發(fā)送至董事長、副董事長和相關(guān)委員會。下發(fā)后在公示欄內(nèi)公示一周（如情況特殊按要求時間公示）。 （ 2）屬正常工作安排的系統(tǒng)紀(jì)要，僅以 OA形式發(fā)至相關(guān)單位。 （ 3）非公司文件字頭的通知類公文，根據(jù)涉及內(nèi)容情況，確定用紙質(zhì)或 OA 形式發(fā)放。 （ 4）申請、匯報、報告類公文，根據(jù) 內(nèi)容要求送至相關(guān)單位。 備注：以上公文中的文件、紀(jì)要、通報在公文的下面注明主題詞和發(fā)送范圍： 主題詞要求：突出體現(xiàn)公文核心的詞語。如：《勞動紀(jì)律管理規(guī)定》文件的主題詞就可以寫為“紀(jì)律”、“規(guī)定”。 發(fā)送范圍包含：“報送、抄報和發(fā)至”，報送是指：發(fā)文單位的上級主管部門、領(lǐng)導(dǎo)；抄報是指：發(fā)文單位的平級部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；發(fā)至是指公文涉及的主要規(guī)范或要求的部門。 如：報送： *****領(lǐng)導(dǎo)班子成員 抄報： ******領(lǐng)導(dǎo)班子成員 發(fā)至：各單位、各車間、各科室 擬稿、審核及編發(fā) （ 1）堅持“誰管理、誰負(fù)責(zé)”的原則，即根據(jù)公司各單位職責(zé)分工，哪項業(yè)務(wù)由哪個單位管理，該公文就由哪個單位負(fù)責(zé)起草。 （ 2）文件的起草、審批、下發(fā)流程： 單位 授權(quán)人 起草人相關(guān)部門制度管理部門主管班子成員總經(jīng)理序號 ABCC DEF1 2 3 授權(quán)反饋意見審核否審核審核否 4 5 6 7 8 9 10 11 授權(quán)人授權(quán)起草人起草文件，文件起草人據(jù)此進(jìn)行深入調(diào)研，在獲得足夠信息后開始起草文件，在文件初稿起草完畢后報授權(quán)人審核，授權(quán)人審核同意后，開始公開征求相關(guān)部門意見，相關(guān)部門根據(jù)各自情況反饋意見，起草部門的起草人根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改、完善，修改完善后再次報授權(quán)人審核，審核通過后報制度管理部門對格式、語法結(jié)構(gòu)、文字進(jìn)行審核、把關(guān)，通過后報主管班子成員審核，經(jīng)主管班子成員審核通報后報總經(jīng)理審批，審批通過后根據(jù)意見修改、完善，修改完畢后由制度管理部門蓋章、編發(fā)。 （ 3）涉及專業(yè)性強、技術(shù)含量高的公文由 擬發(fā)單位對公文的總體質(zhì)量把關(guān)負(fù)責(zé)。制度管理部門僅對公文的格式、語法結(jié)構(gòu)等常識性文字把關(guān)。 （ 4）凡需以公司名義上報的各種公文，擬稿單位在送總經(jīng)理之前，先經(jīng)把關(guān)、初審，符合要求的再報總經(jīng)理審批、蓋章、上報等。 公文檔案管理 （ 1）以 *****公司各類一級公文由綜合管理部存檔，存檔時注意所有公文須留存最終電子檔永久保存，同時定期做好備份和保密工作，如文件制度類、會議紀(jì)要類、請示報告類、其他特殊簽批事項類等公文必須留存紙質(zhì)最終版（簽字）。每年出臺的文件制度，由綜合管理部制度管理科室在次 年的元月 31日前匯編成冊并發(fā)至公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人。各單位根據(jù)管理需要，每年將自主制（修）訂出臺的各項規(guī)章制度，由本單位在次年元月 31日前匯編成冊，便于對照和查詢。 （ 2）所有 *****以公司名義或內(nèi)部各部門之間傳遞紙質(zhì)公文時必須實行“簽收登記制度”，也即公文發(fā)放部門在發(fā)放時必須同時攜帶《公文發(fā)放、簽收登記本》見附件一，接收部門在接到本文件時必須進(jìn)行登記。 （ 3）必須加強檔案的保密工作。檔案室、資料室屬于保密區(qū)域，非 *****（或 **集團(tuán)）正式員工一律禁止進(jìn)入；公司內(nèi)部員工需要進(jìn)入檔案室、 資料室查閱資料的必須有檔案管理人員陪同，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上人員簽字方可允許進(jìn)入，且檔案室管理人員必須有《檔案資料借、查閱登記記錄本》；需要借閱檔案室、資料室資料時，必須經(jīng)主管班子成員及以上人員簽字同意方可借閱，但借閱人必須登記且不得帶離公司范圍之外，若因工作需要必須帶離公司范圍之外則必須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，否則一律按泄密行為處理。 四、相關(guān)要求及考核 公文起草時應(yīng)簡潔明了、淺顯易懂，嚴(yán)謹(jǐn)具體、操作性強，系統(tǒng)實用、便于考核。公文出現(xiàn)重大問題或與上級公文相沖突致使無法執(zhí)行的，每個文件扣起草人 2 分，連帶部門負(fù)責(zé)人 1 分。 公文起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審核時間一般在 7 天內(nèi)結(jié)束，公示時間不低于 3 天，每級審核時間最多不得超過 3 天。否則，每逾期一天罰責(zé)任單位或責(zé)任人 20元。 五、本規(guī)定由綜合管理部制 //修訂、解釋，總經(jīng)理簽批，自下發(fā)之日起發(fā)布， 2021 年 11月月 11 日起實施、生效。 附件一：文件發(fā)放、簽收記錄本 附件二：檔案資料借、查閱登記記錄本 附件三：各類公文格式及范本 二〇一三年十二月十二日 附件一：文件發(fā)放、簽收記錄本 公司文件發(fā)放、簽收記錄 編號： 序號 下發(fā)日期 文件編號 文件名 份數(shù) 簽收人 //日期 備注 附件二：檔案資料借、查閱登記記錄本 檔案資料借、查閱登記記錄 編號： 序號 日期 資料編號 資料名稱 份數(shù) 借閱人 //時間 查閱人 //時間 歸還時間 附件三：各類公文格式及范本 1通用格式要求： 所有公文統(tǒng)一要求，采用國際 A4 型（ 210mm 297mm），左側(cè)裝訂，裝訂位置位于左側(cè)邊線 2mm，上下各 1/3 處； 公文文字從左至右橫排；標(biāo)題使用黑體二號字，居中，加粗；正文使用宋體四號字，除小標(biāo)題加粗外，其他均不加粗，每一事項開頭空兩格； 全文行距設(shè)為固定值 22 磅，頁面設(shè)置頁邊距上、下、左、右均為2，頁碼位于頁面底端，居中設(shè)置。 各類刊頭字體要求：詳見以下范本。 2具體范本如下： （ 11）函類（會知函或工作聯(lián)系函） 編號：年 +月 +日 +序號 會知函（或工作聯(lián)系函） 發(fā)函日期：年月日 發(fā)函 單位 公司或部門 接函 單位 對應(yīng)公司或部門 經(jīng)辦 經(jīng)手起草、傳遞的人員 接函人 對應(yīng)公司或部門負(fù)責(zé)人 審核 負(fù)責(zé)審核的人員 接收人 接收函件的經(jīng)手人員 （ 22）文件制度類： **********有限公司文件 ***（ 2021） XX 號 簽發(fā)人： XXX ★ 簽發(fā) 負(fù)責(zé)批準(zhǔn) 簽發(fā)的人員 抄送 單位 需同時傳遞的相關(guān)聯(lián)部門 關(guān)于的函 公司（或單位或您）： 函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的“輕武器”。語言言簡意賅，重點突出，一事一函。 特此函告 公司或部門（印章） 二〇年月日 備注： XXXX規(guī)定（或制度、方案等） XX?????????????????? 本文件由??部（小組）制 /修訂，自下發(fā)之日起發(fā)布， XX 月 XX日起生效。 二〇一三年 XX月 XX 日 主題詞： ******* 報送： ***班子成員 抄報： **********有限公司班子成員、 ***辦公室 發(fā)至：各部門、車間（科室） （共印 XX份，存檔 2 份） （ 33）會議紀(jì)要類： 會議紀(jì)要 ***（ 20213）第 XXX 期 XXX 月月 XXX 日日 XXX 會議紀(jì)要 XXX 月月 XXX 日??????? 主題詞： ******* 報送： *****班子成員 抄報： **********有限公司班子成員、 *****辦公室 發(fā)至：各部門（科室）、車間 （共印 XX份，存檔 2 份） （ 44）通報通知（指非公司文件字頭）類 AA、公司常用通報 通報 第 XX 期 （ XX 部） **********有限公司 XX 年 XX 月 XX 日 關(guān)于 XXXX 的通報 XX????????????????????????????????