【文章內(nèi)容簡介】 能實行分離，確保專業(yè)、職業(yè)和技術(shù)的專門化，實現(xiàn)內(nèi)部管理控制所要求的職能獨立，以利于工作效率的提高。只要有可能，單位的業(yè)務(wù)包括交易的發(fā)生在內(nèi)，工作人員的經(jīng)營，特別是資財保管與控制以及會計分管等職責(zé)均應(yīng)分離。職責(zé)和范圍應(yīng)有明確規(guī)定，并為每個職工所知曉，以保證誰都不能包攬一項交易的始終或所有重要環(huán)節(jié)，以減少差錯、浪費(fèi)或未察覺的不法行為的危險性。如授權(quán)、批準(zhǔn)和記錄交易、資財?shù)暮?發(fā)和接受、款項支付、檢查或?qū)徲? 經(jīng)營業(yè)務(wù)等重要責(zé)任，應(yīng)有計劃地授予若干部門或個人一，以保證檢查和結(jié)算的有效進(jìn)行。內(nèi)部控制措施應(yīng)與業(yè)務(wù)流程融為一體，以保證在不增加費(fèi)用或設(shè)立新的職位或新的經(jīng)營機(jī)構(gòu)的情況下，在現(xiàn)有的職工中進(jìn)行職責(zé)分配和分離，以提高可靠性，并避免滋長官僚主義。在小單位中，如無法用劃分責(zé)任來實現(xiàn)完全的控制，則可采取經(jīng)常進(jìn)行內(nèi)部審計等其他措施來加以控制。 在實施組織控制時，應(yīng)遵循以下原則：①分清職責(zé)，杜絕一個部門或者個人控制交易的全過程 。②每個執(zhí)行部門都有權(quán)采取果斷的決策行動來切實履行 職責(zé) 。③明確規(guī)定個人職責(zé)，防止逃避責(zé)任、超越職權(quán)、文過飾非和推卸責(zé)任的事情發(fā)生 。④負(fù)責(zé)分配職責(zé)和權(quán)力的主管人員，要進(jìn)行追蹤檢查，考核下級是否切實執(zhí)行命令 。⑤被授權(quán)者應(yīng)按規(guī)定期限經(jīng)營業(yè)務(wù)，如無特殊情況，上級一般不予檢查，因此要求職工具有識別異?，F(xiàn)象的能力 。短 )每個工作人員應(yīng)向上級匯報其履行職責(zé)和所取得成果的情況 。⑦應(yīng)該確認(rèn)單位有關(guān)授權(quán)法規(guī)的要求 。⑧機(jī)構(gòu)應(yīng)具有彈性及可塑性，以便適應(yīng)經(jīng)營計劃、方針和目標(biāo)的變化，⑨職能、責(zé)任和職權(quán)的分配，應(yīng)避免重疊、重復(fù)和沖突 。⑩應(yīng)避免職權(quán)分工過細(xì)，而導(dǎo)致行動遲緩、職務(wù)虛設(shè)和效率低 下，力求精簡機(jī)構(gòu)。 (三 )授權(quán)控法 所謂授權(quán)控制法，是指各項業(yè)務(wù)的辦理，必須由被批準(zhǔn)和被授權(quán)人去執(zhí)行，也就是說單位的各級人員必須獲得批準(zhǔn)或授權(quán)，才能執(zhí)行正常的或特殊的業(yè)務(wù)。授權(quán)控制同樣是一種事前控制方法。內(nèi)部控制要求進(jìn)行交易和經(jīng)營活動時，要有授權(quán)批準(zhǔn)制度，以確立完善的工作程序。授權(quán)控制的基本技巧： 要求單位內(nèi)部要有授權(quán)環(huán)節(jié)和明確各環(huán)節(jié)的授權(quán)者。一個組織的根本大權(quán)在其領(lǐng)導(dǎo)和其管理班子成員，管理當(dāng)局應(yīng)依次將職權(quán)授予具體人員或部門。 如低層次主管人員只能進(jìn)行提議、批準(zhǔn)和執(zhí)行日常工作，做較小的經(jīng)營和交易方面的授權(quán) 。高層次主管人員可以進(jìn)行重大的非同尋常的經(jīng)營業(yè)務(wù)和交易事項方面的授權(quán)。除特別重要的或巨額的交易進(jìn)行特殊授權(quán)外，單位主要負(fù)責(zé)人應(yīng)以書面形式授予下屬官員以批準(zhǔn)和經(jīng)營業(yè)務(wù)的權(quán)力。 .對于不勝任的人不得授權(quán) 授權(quán)控制其實質(zhì)是人事控制，更側(cè)重于對職工使用方面的控制。總體要求是：根據(jù)管理人員及廣大職工的資歷、能力、經(jīng)驗分配其適當(dāng)?shù)墓ぷ?，不分配給力 所不能及的任務(wù)，不授予力所不能及的職位或權(quán)力。 不得隨意超越權(quán)限。如拒不執(zhí)行應(yīng)提出適當(dāng)?shù)睦碛?，上級領(lǐng)導(dǎo)或部門主要負(fù)責(zé)人不能越俎代庖，不要統(tǒng)攬下屬工作。 、批準(zhǔn)形式 .都應(yīng)有文件記錄。用書面授權(quán)為主，方便以后查考。 “一般授權(quán)”和“特定授權(quán)”區(qū)別對待 “一般授權(quán)”是指對正常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的授權(quán)，也即規(guī)定處理正常性業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。這種授權(quán)是在涉及鑒別一般條件時遇到的，它是一種經(jīng)常性的、連續(xù)性的授權(quán)。例如，授權(quán)給采 購人員可在一定金額范圍內(nèi)購買常用材料，如果他超限額采購或采購不常用的材料，他也就逾越了權(quán)限，必須得到“特定授權(quán)”，否則不得辦理。 “特定授權(quán)”是指對非正常業(yè)務(wù)處理的授權(quán)。這種授權(quán)是給予嚴(yán)格條件與所涉及的特殊個人的授權(quán)，是在遇到特殊情況，超過了一般條件才使用。因此，它是無連續(xù)性授權(quán)或為一次性授權(quán)，一旦業(yè)務(wù)完成，授權(quán)也就自行撤銷。 例如，某一組織要削價銷售不屬于一般銷售范圍的一大批呆滯材料，這就需要組織領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)授權(quán)才能進(jìn)行處理，如嚴(yán)格規(guī)定削價幅度、處理對象和數(shù)量等。 (四 )程序控法 (也叫標(biāo)準(zhǔn)化控制 ) 它是對重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)，按客觀要求，規(guī)定其處理的標(biāo)準(zhǔn)化程序作為行動的準(zhǔn)則。進(jìn)行程序控制，有助于單位按規(guī)范處理同類業(yè)務(wù)，有科學(xué)的程序、標(biāo)準(zhǔn)可依，避免業(yè)務(wù)工作無章可循或有章不循，避免職責(zé)不清等 。有利于及時處理業(yè)務(wù)和提高工作效率 。有利于減少差錯，有利于暴露或查明差錯 。有利于追究有關(guān)責(zé)任人的應(yīng)負(fù)責(zé)任 。有利于及時地處理和解決問題等。 實行程序控制，需要將單位各項業(yè)務(wù)處理過程，用文字的說明方式或用流程圖的方式表示出來，以形成制度頒發(fā)執(zhí)行。如制定現(xiàn)金管理制度，材料采購、核算、領(lǐng)用辦法，固定 資產(chǎn)管理辦法，產(chǎn)品成本計算規(guī)程及各種業(yè)務(wù)操作方法，等等。 程序控制也是典型的事前控制方法，它不僅要求按照牽制的原則進(jìn)行程序設(shè)置，而且要求所有的主要業(yè)務(wù)活動都要建立切實可行的辦理程序。任何業(yè)務(wù)的處理程序都要與單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置相吻合 。任何業(yè)務(wù)程序都要有助于制約錯誤和弊端 。同時，還要注意程序的經(jīng)濟(jì)性與有效性，既不能繁瑣與重復(fù)，也不能過于簡單或存在漏洞。 (五 )職務(wù)分離控制 程序控制法的關(guān)鍵是實行職務(wù)分離控制，是將一些不相容的職務(wù)由幾個人分別辦理的一種控制。例如，在一個組織經(jīng)營過程中 ，把經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分為不同環(huán)節(jié)，由業(yè)務(wù)部門員工簽訂合同并辦理采購或銷售業(yè)務(wù) 。財會部門負(fù)責(zé)收付款項并記錄發(fā)生的業(yè)務(wù) 。倉儲部門負(fù)責(zé)保管財產(chǎn)物資等。 職務(wù)分離控制法一般包括以下五方面內(nèi)容： (1)某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)與執(zhí)行職務(wù)實行分管。如審批支付貨款的人員不能同時擔(dān)任出納，有權(quán)審批材料的人員不能同時擔(dān)任倉庫保管員。 (2)貨幣資金出納職務(wù)與總分類賬記錄職務(wù)實行分管。出納員只處理貨幣資金的收支及保管，記現(xiàn)金出納備查賬，而現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬和總分類賬，應(yīng)由其他人員登記，以便相互制約，杜絕舞 弊，如果出納人員兼管現(xiàn)金、銀行存款日記賬，則總分類賬必須由別人登記，并要對日記賬進(jìn)行經(jīng)常性的檢查。 (3)物資的保管職務(wù)與物資的記賬職務(wù)分管。如倉庫的保管人員不能擔(dān)任材料明細(xì)賬的工作，否則就會偽造賬目、進(jìn)行貪污舞弊，不能做到“賬實相符”。 (4)財物保管職務(wù)與財物、賬實核對職務(wù)實行分管。如財產(chǎn)清查的賬實核對工作不能由財產(chǎn)保管者擔(dān)任，銀行存款調(diào)節(jié)表的核對不能由銀行日記賬經(jīng)手人擔(dān)任。 (5)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行者與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬職務(wù)應(yīng)實行分管。如會計部門與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)部門分別設(shè)置，采購員、售貨員不 能兼任記賬工作： (六 )檢查控制法 檢查控制法是指對內(nèi)部控制制度貫徹、執(zhí)行情況所進(jìn)行韻監(jiān)督檢查方法。 各單位在執(zhí)行內(nèi)部控制制度中，要認(rèn)真做好檢查工作，具體包括對內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評價，寫出檢查報告 。對各方面經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的缺陷提出改進(jìn)意見 。對執(zhí)行內(nèi)部控制檢查工作的人員根據(jù)工作績效實行獎懲等。其目的是保證內(nèi)部控制功能的充分發(fā)揮，促成既定政策的貫徹和管理目標(biāo)的實現(xiàn)。 任何組織的領(lǐng)導(dǎo)如果不實行嚴(yán)格的檢查監(jiān)督控制，就會陷入盲目輕信，就會放縱下屬玩忽職守或貽誤工作。因此，每個組織必須實行專業(yè)檢查和自我檢查等制度，具體包括： (1)建立內(nèi)部檢查或內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，實行專業(yè)檢查 。 (2)內(nèi)部檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)獨立于業(yè)務(wù)部門之外，直屬單位主要負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo) 。 (3)內(nèi)部檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)事先制訂檢查監(jiān)督計劃、工作程序，報請單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施 。 (4)內(nèi)部檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格檢查和如實報告檢查結(jié)果，要確保報告的客觀性和可靠性 。 (5)內(nèi)部檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檢查中發(fā)現(xiàn)的偏 差，建議領(lǐng)導(dǎo)采取糾正措施，并監(jiān)督有關(guān)部門及時改進(jìn)工作。 (七 )風(fēng)險控制法 任何組織生產(chǎn)經(jīng)營中都可能面臨各種風(fēng)險，如何避免或降低風(fēng)險，提高經(jīng)濟(jì)效益，是組織內(nèi)部控制的重要方法之一。風(fēng)險控制法就是在組織內(nèi)部各種控制活動中認(rèn)真分析可能面臨的風(fēng)險，研究風(fēng)險與收益的關(guān)系，避免風(fēng)險或減少風(fēng)險的途徑或措施 ?；蛘咴谝欢L(fēng)險存在的基礎(chǔ)上，如何防范風(fēng)險并提高經(jīng)濟(jì)效益。 風(fēng)險控制法的要求是：樹立風(fēng)險意識，針對各風(fēng)險控制點，建立有效的風(fēng)險處理系統(tǒng)，通過風(fēng)險預(yù)警、風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險分析、風(fēng)險報告等制度，最 終達(dá)到抵御風(fēng)險和降低風(fēng)險的目的。 (八 )預(yù)算控制法 預(yù)算是計劃的量化表述形式，即以貨幣的形式將組織決策目標(biāo)所涉及的經(jīng)濟(jì)資源具體地、系統(tǒng)地反映出來。預(yù)算控制法，是指各單位事先確定各經(jīng)濟(jì)事項的預(yù)