【文章內(nèi)容簡介】 時間： 8 月份 10 月份 供應(yīng)商管理存在的主要問題： (1)缺少實力的一手供應(yīng)商 —— 直接生產(chǎn)廠商 。 (2)沒有比價環(huán)節(jié)，行政指令性下達(dá) 。 (3)未簽訂《采購合同》及約束協(xié)議 。 (4)采購被動，受供應(yīng)商牽制。 解決方法： (1 考核評估工作?！疽姟豆?yīng)商資料表》、《供應(yīng)商考核表》和《供應(yīng)商樣品評估表》】 對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，以滿足公司現(xiàn)階段的生產(chǎn)需求。對這些供應(yīng)商進(jìn)行篩選，符合評估標(biāo)準(zhǔn)的廠商可繼續(xù)后續(xù)的合作和問題的改善，反之則淘汰不符合公司采購需求的不合格供應(yīng)商。采購部門向著每種物料有 3 家以上的供應(yīng)商努力，爭取各種產(chǎn)品逐步達(dá)到此要求。為公司后期的大批量生產(chǎn)做好準(zhǔn)備，以獲得最理想的采購價格和品質(zhì)。新開發(fā)供應(yīng)商初次合作，根據(jù)實際情況須組織由總經(jīng)理室、采購、品保和工程部等人員組成安排對確認(rèn)樣板 OK的廠商進(jìn)行驗廠程序。 (2 節(jié)后交總經(jīng)理室核準(zhǔn)確認(rèn)，相同材質(zhì)的物料返單，原則以初次比價表核準(zhǔn)的單價為準(zhǔn)向合作愉快的供應(yīng)商進(jìn)行采購，同時該采購物料的《檢驗記錄報告》判定結(jié)果須交付總經(jīng)理室并對應(yīng)《供應(yīng)商報價比價表》各備案一份。 (3)原有供應(yīng)商須補(bǔ)簽《采購合同》和相關(guān)約束協(xié)議，新供應(yīng)商一律在初次合作時簽訂《采購合同》。重點培養(yǎng)主要供應(yīng)商，爭取和一些重要的供應(yīng)商達(dá)成長期合作協(xié)議 (合作方式的業(yè)務(wù)洽談等，需要上級主管領(lǐng)導(dǎo)組織執(zhí)行 )。 (4)做好異常情況的妥善處理：因供應(yīng)商生產(chǎn)能力的不足，或其它原因引發(fā)采購異常時，采購部第一時間知會相關(guān)部門并積極應(yīng)對。同時，對異常情況的發(fā)生原因進(jìn)行分析處理，記錄在案 。如有必要，將采取法律程序進(jìn)行公司利益的維護(hù)工作。 二、各部門的配合及采購流程： 各部門采購計劃及采購流程存在的主要問題： (1 (2)采購清單請購物料名稱不規(guī)范，同種產(chǎn)品寫法多樣，不能一次性提供準(zhǔn)確的規(guī)格型號及樣板參照，概念模糊不清 。 (3)沒有計劃性進(jìn)行所需物料的計劃請購，同一事情不能一次 性說明清楚而耽誤或打亂采購部作業(yè)計劃 。 (4)經(jīng)常受到上級先聯(lián)絡(luò)的資料送達(dá)到采購部行政指令性采購，采購部無法知曉對方情況如何 。 (5)同一物料跟催過程多人聯(lián)絡(luò)，不能準(zhǔn)確傳達(dá)供應(yīng)商交期進(jìn)度狀況，導(dǎo)致跟催異常時有發(fā)生 。 (6)采購流程沒有形成規(guī)定，導(dǎo)致賬目處理流程混亂無章，單據(jù)不統(tǒng)一 。 (7 人員被動追蹤、無從著手，這是皮具企業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)流程，在我們公司一直缺失。 解決方法： (1)在接到會簽的物料清單指令后進(jìn)行采購作業(yè)，并跟催物料進(jìn)度(做訂單采購物料跟催時間表 ，利用白板統(tǒng)計異常物料 )。 (2)如果需要報價，新產(chǎn)品須在三個工作日內(nèi)提供報價，不需要報價直接列入采購物料跟催時間表 。 (3)采購部以陳先生主導(dǎo)采購全面工作，唐先生負(fù)責(zé)采購開發(fā)并配合采購部工作 。所有業(yè)務(wù)訂單的各種原物料均須提供樣品讓工程部、業(yè)務(wù)部和品保部共同簽板確認(rèn) (設(shè)變請及時以書面形式通知采購部以免造成不必要的失誤和浪費 )。 (4)每次廠商選定以三家或三家以上作為比較，同種品名及型號、同種質(zhì)量情況下優(yōu)先選擇前期和新準(zhǔn)入合作愉快的供應(yīng)商 。 (5)制定采購合同，除現(xiàn)貨市場現(xiàn)金外 的訂單原物料采購均須簽訂《采購合同》 (采購合同及訂購單必須帶有原物料確認(rèn)樣板或圖片 )。 (6)供應(yīng)商提供的物料在備貨完畢后按照確認(rèn)樣品驗貨 。 (7)供應(yīng)商送貨到倉庫須按公司規(guī)定要求帶送貨相關(guān)的清單，以清單送檢驗貨，合格會簽后返還到采購部 。 (8)拿到簽字清單做賬，規(guī)范對賬單據(jù)：現(xiàn)金采購物料除工程部和板房請購的樣品材料及各部門代購產(chǎn)品之外，其它均須交倉庫入倉后及時做賬報銷，月結(jié)對賬單相關(guān)清單也需要逐步規(guī)范 。 (9)剩余物料退回公司倉庫入庫暫存以備用 。 (10)按照訂單需 求，及時完成采購工作，確保滿足訂單的生產(chǎn)需要。 三、部門管理： 管理制度和流程存在的主要問題： (1)管理制度不完善，流程不統(tǒng)一，配合協(xié)作團(tuán)隊未形成 。 (2)部門界限不明確，職責(zé)分工不協(xié)調(diào) 。 (3)缺乏采購資料檔案的歸檔分類，部門組織架構(gòu)不完善。 解決方法： (1)加強(qiáng)本部門的溝通和學(xué)習(xí)，完善部門的管理流程和管理制度：重點是現(xiàn)金采購和月結(jié)采購流程 (2)收集供應(yīng)商資料 (廠家資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照及稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì) )作為長期合作廠商 。 (3)收集產(chǎn)品資料備做產(chǎn)品色卡 。 (4)會議室或辦公室開會 (總結(jié)工作 )。 四、采購成本控制及采購效率： 采購成本控制及采購效率存在的主要問題： (1)不考慮比價環(huán)節(jié)而直接下單，事先沒有告知供應(yīng)商按照簽板OK 的常規(guī)品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)落單而發(fā)生扯皮的現(xiàn)象，甚至增加了正常成本采購 。 (2)品保部異?！稒z驗記錄報告》比例較高的供應(yīng)商仍然被批量下單：條件接受，而配合的供應(yīng)商卻沒能續(xù)單，并且以往的品?！稒z驗記錄報告》均有據(jù)可查 。 (3)采購交期和品質(zhì)抵對，導(dǎo)致采購效率不 高，影響生產(chǎn)上線進(jìn)度。 解決方法： 根據(jù)原有供應(yīng)商采購單價資料，進(jìn)行性價比分析，從中找出價格差異，并比照之前的品保異?！稒z驗記錄報告》做好與篩選淘汰后的合格供應(yīng)商進(jìn)行價格優(yōu)惠的洽談和實施落實。采購周轉(zhuǎn)率，是反映資金的使用效率，故而合理的采購數(shù)量和適當(dāng)?shù)牟少彆r機(jī)，既能避免車間生產(chǎn)停工待料，又能降低物料庫存，從而減少資金積壓。 采購相關(guān)人員須經(jīng)常前往車間了解相關(guān)物料的 .使用狀況并進(jìn)行跟蹤，盡可能地減少采購周期，提高采購效率和及時性，并且對訂單各種物料的采購周期進(jìn)行統(tǒng)計，提供給各請購單 位作為制定請購計劃時的參考依據(jù)。 五、交期及品質(zhì)： 根據(jù)訂單生產(chǎn)周期，客觀合理地確認(rèn)采購周期 。區(qū)分不同的客人需求和產(chǎn)品要求，從而客觀地認(rèn)識和判定品質(zhì)。 交期 (1)采購部交期跟催存在的主要問題： 1)使用 MSN 轉(zhuǎn)發(fā)信息，物料采購清單未完成簽單就主觀要求確定交期以及訂購單未回簽落實準(zhǔn)確交期，導(dǎo)致交期誤差 。 2)沒有根據(jù)產(chǎn)品材料的實際生產(chǎn)狀況統(tǒng)計采購周期而進(jìn)行交期確認(rèn)，采購沒有合理掌控供應(yīng)商運輸過程異常，確認(rèn)交期與實際偏差 。生管部門沒有根據(jù)產(chǎn)品材料的工藝特點 (材料難度 )和生產(chǎn)周期科學(xué)安排并確認(rèn)回復(fù)合理的出貨日期，業(yè)務(wù)部門缺乏生產(chǎn)常識和專業(yè)說服力以及專業(yè)的業(yè)務(wù)能力 。 3)業(yè)務(wù)部、生管部、品保部和工程部沒有對產(chǎn)品的質(zhì)量等級和價格層次進(jìn)行有效區(qū)分，導(dǎo)致材料采購品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)不明確，延誤材料入倉或退貨處理時間，從而直接影響采購交期的跟催完成 。 4)生管部門和物控做庫存采購的 LST/LPST 訂單和業(yè)務(wù)訂 單采購沒有進(jìn)行有效區(qū)分，即常用材料安全庫存采購和現(xiàn)貨或起訂量采購。二者的采購周期是明顯不同的，采購周期不能以不符合實際的交期跟催進(jìn)度以及知會相關(guān)部門。例如：某訂單所需 荔枝紋 PU1000碼，皮革供應(yīng)商正常生產(chǎn)周期為 7 天，但不包括運輸環(huán)節(jié)的周期 15 天，所以皮革的實際生產(chǎn)周期是 712 天，但也存在 5 天可完成的生產(chǎn)周期事實，不過這種情況其中多數(shù)是自行批量生產(chǎn)做庫存現(xiàn)貨的常用紋路，可提前安排送貨。若我們根據(jù) 5 天確定交期就是不符合實際的，以這樣的概念就是主觀且不現(xiàn)實的，則交期誤差異常自然也不足為奇。尤其是五 金配件的實際生產(chǎn)周期為 1015 天，但卻不包括設(shè)計和開模打樣周期 710 天在內(nèi)，因而新產(chǎn)品五金件的采購周期為 2025 天 。其它小五金也存在 37 天的生產(chǎn)周期，但也不包括設(shè)計和開模打樣周期等等。 (2)解決方法： 1)重新制定《采購周期統(tǒng)計表》 。 2)《生產(chǎn)計劃排程表》：生管部門必須第一時間提供更新的《生產(chǎn)計劃排程表》給采購部一份，采購部門相關(guān)人員根據(jù)此排程表跟催物料進(jìn)度，第一時間將異常知會生管、物控和倉庫 。 3)《聯(lián)絡(luò)單》式送達(dá)到各相關(guān)部門人員，采購部不接受任何口頭通知的請購 物料采購訂單處理方式，從而明確和約束各環(huán)節(jié)的職責(zé)，做到各盡其責(zé)、責(zé)任到人和有理有據(jù)，避免推卸責(zé)任和不擔(dān)當(dāng)。 品質(zhì) (1)品質(zhì)異常的主要問題： 1)產(chǎn)品訂單材料存在部分行政指令要求指定供應(yīng)商的現(xiàn)象，導(dǎo)致控制品質(zhì)及跟催溝通被動：沒有開發(fā)豐富的供應(yīng)商資源，但有開發(fā)的新供應(yīng)商卻被轉(zhuǎn)單到不配合的供應(yīng)商進(jìn)行采購 。 2)部分業(yè)務(wù)未能與生管、品保 (重點 )部門達(dá)成品質(zhì)方面的共識，常主觀想象而沒有概念 。 3)部分產(chǎn)品不符合行業(yè)生產(chǎn)工藝品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的客觀事實，跟客人就品質(zhì)問題不能客觀協(xié)調(diào)，導(dǎo)致品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)高于市場實際能夠做到的行業(yè)水平“瓶頸”，因此而延誤交期。 (2)解決方法： 尋找多家供應(yīng)商打樣確認(rèn)品質(zhì)，產(chǎn)品訂單的所有采購皮料樣板或大貨首件，均第一時間送業(yè)務(wù)部對應(yīng)客人的業(yè)務(wù)跟單人員，轉(zhuǎn)交品保部進(jìn)行常規(guī)測試和色差判定 。其它輔料配件的首件交業(yè)務(wù)確認(rèn)結(jié)果。凡屬業(yè)務(wù)客人指定的供應(yīng)商所提供的原色卡或產(chǎn)品樣，若客人能夠接受，品質(zhì)均按照該供應(yīng)商的原有相同材質(zhì)采購，主要責(zé)任由客人和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)承擔(dān)，而且業(yè)務(wù)和廠 務(wù)協(xié)理、物控經(jīng)理必須以《聯(lián)絡(luò)單》的書面形式會簽 OK 后通知下達(dá)到采購部。否則，采購部有權(quán)拒絕執(zhí)行。 六、采購權(quán)限： (1)接到采購清單必須有總經(jīng)理室簽字確認(rèn)，上級認(rèn)可生效后方可進(jìn)行下一步采購動作 。 (2)采購不干涉其他部門的采購工作，但也不承擔(dān)其他部門采購中出現(xiàn)的任何問題及過失。如有需要采購部處理的請以書面形式經(jīng)上級簽字后下達(dá)，采購部接到指令后開始正式作業(yè)。采購部拒絕執(zhí)行高于市場同種同質(zhì)產(chǎn)品材質(zhì)均價的任何非客人指定供應(yīng)商作為物料采購訂單的準(zhǔn)供應(yīng)商，除總經(jīng)理室知曉或批準(zhǔn)的已合作供應(yīng)商之外 。 (3)采購部通過《供應(yīng)商報價比價表》確定供應(yīng)商，并且《供應(yīng)商報價比價表》須交總經(jīng)理室簽核最終確認(rèn) OK，而且在供應(yīng)商送貨驗收入倉后由采購部呈送 IQC《檢驗記錄報告》報總經(jīng)理室備案一份，做到公開透明。 【公司采購內(nèi)勤工作計劃】相關(guān)文章： 2020 第三篇：采購內(nèi)勤工作總結(jié) 工作總結(jié) 在采購部工作近三個多月了，三個月前對采購內(nèi)勤崗位業(yè)務(wù)不熟悉，但在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，內(nèi)勤工作已從生疏到熟練，也通過自身的不懈努力，在工作上取得了一定的成果，但也存在著諸多的不足?；仡欉^去的工作總結(jié)如下： 一、工作完成情況： ； （接收往來函件、傳真件收發(fā)、采購部辦公用品的請購領(lǐng)用等各項工作）； 合同的傳遞、登記、裝訂入冊； 購邀請書進(jìn)行現(xiàn)狀的編輯及跟蹤； ；； 務(wù)申報； ； ，跟進(jìn)采購發(fā)票的開據(jù)，將發(fā)