【文章內(nèi)容簡介】 LA)的圖書采購部主任 也說 39。39。39。39。你們必須拋棄那些使用了逗號的時間格式39。39。39。39。.” 如果您是以傳真或電子郵件的形式發(fā)送信函，應(yīng)在信函上印上日期和具體時間。因為傳統(tǒng)郵件傳遞可能要幾天，但傳真和電子雜志的傳遞則只需要幾個小時或幾分鐘。 提醒客戶對其與律師之間的交流溝通負(fù)有保密義務(wù)。有時候，客戶們將收到的律師函拿給第三方閱讀，因為他們不知道他們不能將其與律師之間溝通的內(nèi)容披露給他方，所以，應(yīng)該在信函的首部寫上一些話來提醒客戶： “律師與客戶之間的溝通交流為秘密信息，未經(jīng)允許，不得復(fù)制或披露給第三方” 如果信函是發(fā)生在訴訟之中或是訴訟的準(zhǔn)備階段，那最好用下面這段話： “律師與客戶之間的溝通交流和律師的工作成果為秘密信息，未經(jīng)允許，不得復(fù)制或披露給第三方” 寫清收信人的法定名稱和住址。只有信函的內(nèi)容準(zhǔn)確，才能讓人覺得它是可以信賴的。您可以利用公共檔案、電話本、互聯(lián)網(wǎng)等工具來核對這些名稱的準(zhǔn)確性，特別是，如果這些名稱中出現(xiàn)了中間名字(middleinitials)，千萬不要憑想象和猜測，因為想來的和猜來的東西常常都不可靠。 不使用傳統(tǒng)郵件送交信函，就要特別說明送交的方式。如果是用傳真發(fā)送，就要注明傳真號碼和電話號碼 。如果是用聯(lián)邦快遞送交，就要說明送 交的時間是否會超過一天 。如果是以電子郵件的形式發(fā)送，就要注明電子郵件的地址 。如果是讓您的同事送交到某個地點，那只需在信函上注明送交的方式即可。 傳真通知。在發(fā)傳真的時候，最好附一個傳真通知以防發(fā)錯了號碼。這里有一個我經(jīng)常放在傳真信函抬頭的通知樣本： 注意：本傳真欲發(fā)送給下述之收件人，該接收人享有專用權(quán)并負(fù)有保密義務(wù)。若您非下文所述之收件人，請不要使用、分發(fā)、發(fā)送、復(fù)制本傳真件，并應(yīng)盡快通過電話或傳真通知我們更改上文所述之號碼。 發(fā)送日期 _______發(fā)送時間 ________頁數(shù) _______ 特定收件人 _____________ 發(fā)完傳真后，要打電話給收件人確認(rèn)其已經(jīng)收到傳真，并在有空余的地方記下收件人的名字。千萬不要相信傳真機顯示的發(fā)送成功的信息，因為傳真機終究是機器，不具有類似人類智慧的可信度。 信函格式 信函的主體是書寫信函的目的之所在。您必須讓讀者清楚地知道您想要表達(dá)的意思和目的。如果您的信函讓讀者一頭霧水，讓他們不知道您要說些什么的話，那這樣的信函是不合格的。大多數(shù)的信函常常會在某些地方步入這兩個極端，但遵從下述建議卻可以讓您的信函走上成功之路。 明確你和客戶之間的關(guān)系。讓其他人盡快地了解到誰是您的客戶，這樣做很重要，也會帶來意想不到的效果。首先，這會告訴讀者您的客戶有律師。其實，大多數(shù)的客戶都希望滿世界的人知道他們是有律師的，所以這會令您的客戶感到高興和自豪。其次，這還讓讀者知道您不是 他的律師。如果不這樣做，會讓那些實際上和你沒有代理關(guān)系而自認(rèn)為和你有代理關(guān)系的人起訴你，所以這樣做，也會讓那些不負(fù)責(zé)任的送交者感到有些輕松。 明確你和客戶之間的關(guān)系真的很重要。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中的第 款也規(guī)定： “在處理自己代理的客戶和一個沒有代理人的當(dāng)事人之間的事務(wù)時，一個律師不得聲稱或者暗示自己的處理是公正無私的?！? 因此，您在起草信函的第一時間、第一部分應(yīng)該寫道：“我代表____.”自此以后每次撰寫信函，您都應(yīng)該再次證實您所代理的客戶并稱之為“我的客戶” 。 陳述信函的要旨。為什么要讓讀者自己猜測呢 ?您應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)卣f出您為什么要寫這封信。這里有一些此種表達(dá)法的例句： “本文旨在 ______.” “本文通知您 _______.” “我的客戶指示我 ____.” “本文確認(rèn) ___________.” “本文證實我們今天在電話中交流的內(nèi)容為 _____.” 如果有隨信附件，首先要列出他們的清單。附件清單應(yīng)該放在信函的首部，這既可以讓您的工作人員輕松地收集這些附件，也可以讓讀者確認(rèn)這些附件是否已經(jīng)全部收到。另外，這 樣做，讀者就不需要到信函的全文中去尋找哪些是隨信附件了，特別是信函過長時，這樣做就更省事了。 為了避免將來引起關(guān)于附件的爭議，對這些隨信附件需進(jìn)行詳細(xì)地說明，至少，這些附件的名稱和時間應(yīng)該被列出。如果某附件已經(jīng)被登記存檔，那存檔記錄信息也要被列出。另外，不管附件文檔是正本還是副本，都應(yīng)該被說明。具體做法請參考下面這個例子： “下列附件來源于您在 1999 年 __月 ___日的交易，在該交易日中，你從 ____處購買了一座住宅，該住宅位于 _____，彼得斯堡大街，佛羅里達(dá)州： 房產(chǎn)擔(dān)保契約，訂立于 1999 年 __月 ___日，于 1999 年 __月 ___日登記存檔在佛羅里達(dá)州 ___縣的公共檔案中第 __卷第 ___頁上 (正本 ) 產(chǎn)權(quán)保險單，由 _____于 1999 年 __月 ___日在 _______簽發(fā)，單號為 ____(正本 ) 住房和城市發(fā)展部第 1 號授與聲明，發(fā)布于 1999 年 __月 ___日 (正本 )“ 用一些相互獨立的段落來描繪出信函的輪廓。信函的每個段落最好只表達(dá)一個獨立的意思、意見、觀點或概念。每個段落最多也只用四個或五個短句組成。如果某個段落過長，則應(yīng)分成幾個小 分段。段落之間應(yīng)該按邏輯順序有條理地組織起來。當(dāng)然，不需要一下子把它們都寫出來，可以邊想邊寫。另外，要力圖在一個段落或在鄰近的幾個段落中將相關(guān)的概念解釋清楚。本文的附錄中有幾個這樣的例子可供參考。 給每個段落加上一個標(biāo)題并在該標(biāo)題的下面劃上下劃線，這就像給一篇新聞注上標(biāo)題一樣，作用是既可以讓讀者輕易地瀏覽信函全文并決定怎樣繼續(xù)精讀和消化信函的內(nèi)容，還可以讓您以后在文件中很容易地查找信函的內(nèi)容并回想起當(dāng)時為什么要這么寫。 每個段落只能圍繞一個中心來展開論述。這個道理很簡單，您在小學(xué)的時候就應(yīng)該 學(xué)過。根據(jù)這個道理，您應(yīng)集中筆墨論述您在提綱中安排的概念或觀點。 如果該信函是發(fā)給客戶的，那么在書寫過程涌現(xiàn)的一些想法也要寫上。是的，在書寫過程中，常常會有很多好的想法浮現(xiàn)在你的腦海里，比如：交易中可能出現(xiàn)的一些障礙，將來可能會發(fā)生的一些事情，過去已經(jīng)發(fā)生了的一些事情，讓事情往好的方向發(fā)展的方法，等等。盡管這些想法從嚴(yán)格意義上講算不上法律意見，但最好還是寫在信函中。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中的第 款也有這樣的要求： “在為客戶提供意見時，一個律師不能僅僅只提供法律層面上的意見 ，而且還根據(jù)客戶的現(xiàn)實情況考慮到道德、經(jīng)濟、社會以及政治等相關(guān)因素。” 如果該信函是寄給非客戶的，那就不要提供任何意見。該類信函只需達(dá)到提供信息、提出要求等目的即可。換句說，不要給收信者提供任何法律上的意見。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則第 款的評述中說： “在為客戶代理的過程中，一個律師不得向非客戶方提供任何意見，但建議其聘請律師的意見除外?！? 陳述您的設(shè)想和依據(jù)。不管是意見書還是非意見書，都要詳細(xì)說明有事實根據(jù)的設(shè)想并給出相關(guān)意見和建議所依據(jù)的法律。對意見書來說，常規(guī)是 要詳細(xì)陳述意見所依據(jù)的事實以及相關(guān)的成文法和判例法。為了避免將來引起誤解，所以每封信函在提供意見或建議時都會提供相關(guān)的依據(jù)。陳述假設(shè)的事實或相應(yīng)的準(zhǔn)據(jù)法不僅可以使讀者知道作者是如何得出這些正確結(jié)論的，而且還能讓讀者在發(fā)現(xiàn)這些假設(shè)事實不正確之后通知作者改正。 給客戶的指示要用粗體字母。這樣做可以讓客戶容易地理解您的信函并按您的建議去做。 在信函的末尾加上一個結(jié)束段落。下面有一些結(jié)束段落的樣本： 總結(jié)意見的：“總之，我建議您??” 采取措施的：“因此，請采取下列措施??” 提出要求的：“于是，我的客戶要求您立即停止并終止??” 一般性結(jié)尾：“如有任何問題，請給我來電?！? 玩點文字游戲 為什么律師們經(jīng)常要花很長的時間來書寫信函呢 ?答案是我們總是喜歡玩點文字游戲。我們一而再，再而三地書寫、重寫，推敲、刪除、剪貼文字，直到我們滿意為止，這也許就是法律寫作的藝術(shù)，也有點像畫家畢家索，在一塊油畫布上一遍又一遍地畫著相同的油畫，然后到另一塊油畫布上畫這幅畫，再到第三塊油畫布上畫這幅畫??直到他滿意為止，當(dāng)然，不可能總是百分之百地滿意，只要作品好得能夠向外公布即可 。所以說，寫作也是一門藝術(shù)。說回來，這也就是為什么那文字處理軟件在律師行里要比其他行業(yè)里賣得好的原因。下面我們來談一談一些文字處理技巧。 用短句子撰寫。短句子比長句子更讓人容易理解?！澳切┖喍痰摹⒏蓛衾涞木渥痈菀鬃尫菍I(yè)人士接受。”這是已故阿爾弗高德 ?湯普森 ?丹寧爵士在為美聯(lián)社描述寫作方式時所說的一句話。阿爾弗高德 ?湯普森 ?丹寧爵士在 1999 年 3 月去逝，享年 100 歲，是英國在位時間最長的上訴法官之一。當(dāng)然，阿爾弗高德 ?湯普森 ?丹寧爵士在撰寫上訴意見時用的文字規(guī)則同樣也適用于律師們發(fā)給非專業(yè)人士的 律師函。 在信函中可以使用專業(yè)術(shù)語，但要對其進(jìn)行解釋。我們總是聽到律師們說太多的專業(yè)術(shù)語，有時候他們也是沒有辦法，因為說明某些概念需要用專業(yè)術(shù)語。比如： nuncprotunc(意思是事后補正，令人興奮的是這個術(shù)語可以用來準(zhǔn)確地描述出法院擁有的一種專有的權(quán)力，即法院可以在事后補發(fā)一個有效的命令 )和 perstirpes(意思是指按家系繼承，也指一種從被繼承人那里接受遺產(chǎn)的方式 )。 每