【文章內(nèi)容簡介】 ，是根據(jù)一定題目，對有關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行研究，綜合編寫的系統(tǒng)材料。他改變了檔案原來的面貌，具有問題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、根據(jù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。常見的有大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、會議簡介等。l大事記：按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考材料。大事記可以從縱的方面了解一個單位各時期的大事及其發(fā)展過程的梗概。給查找檔案史料提供線索。可以檢驗檔案室收集是否齊全。l 結(jié)構(gòu)：大事記一般由題名、正文組成。正文是大事記的核心部分，它又包括大事時間和大事記述兩部分。此外，根據(jù)大事記的編寫目的、對象、篇幅長短、年限長短等情況，還可以設(shè)置前言（或編輯說明）、目錄、概況、附錄（包括注釋、材料出處、圖表等）。l 編寫要求：(1)觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)。大事記內(nèi)容廣泛涉及不同歷史時期、人物、事件，正反兩個方面材料，在分析人、物、事時，必須按照歷史唯物主義的觀點(diǎn)去分析，一切從實(shí)際出發(fā)，堅持實(shí)事求是，如實(shí)反映事物的本來面目，內(nèi)容不實(shí)根據(jù)不詳者，一般不予采用。（2）大事突出，要時不漏，小事不要。要立足于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的主要職能活動。大事指影響較大，涉及范圍廣，事后影響較久或性質(zhì)重要的事件。大事、要事的標(biāo)準(zhǔn)，要根據(jù)所編大事記的題目來定。（3）以時為序、逐條排列。任何事件都在一定時間里發(fā)生，因此每一件大事必須寫明年、月、日，對時間不詳或不準(zhǔn)的要考證準(zhǔn)確后，再按序編排。（4）系統(tǒng)條理，簡明扼要。大事記按時間順序記述，一時一條，不要數(shù)時一條，但事與事之間應(yīng)前后照應(yīng)，給人以條理清晰之感。記述大事提綱領(lǐng)，文字簡明切忌冗長，但必須把涉及的時間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展經(jīng)過、因果關(guān)系等言簡意賅地表述出來。一般不加評論。(５)選材范圍要恰當(dāng)，既要總攬全局，又不能大小事一起羅列。機(jī)關(guān)單位大事記的選材范圍主要是：本機(jī)關(guān)召開的重要會議；本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的重要活動；本機(jī)關(guān)重要的決定、決議、規(guī)劃、部署以及發(fā)布的重要文件；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)的設(shè)置、撤銷、體制的調(diào)整、職能和隸屬關(guān)系的變化；本機(jī)關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人的任免、獎懲；本機(jī)關(guān)完成的重大任務(wù)或科研成果；上級領(lǐng)導(dǎo)對本機(jī)關(guān)的重要指示和檢查活動；本機(jī)關(guān)及管轄范圍內(nèi)發(fā)生的重大災(zāi)害、事故；本機(jī)關(guān)參加的外事活動；本機(jī)關(guān)主辦或協(xié)辦的重要活動；1本機(jī)關(guān)及所轄范圍內(nèi)的知名人物、英雄模范的主要事跡及其活動情況；1本機(jī)關(guān)集體或個人獲得的各種獎勵和榮譽(yù)稱號；1本機(jī)關(guān)干部職工受重大黨政紀(jì)律處分與刑事處分；1報刊、電臺、電視臺關(guān)于本機(jī)關(guān)情況的重要報道；1其他重要事件。大事記人民政府年9月份大事記9月8日 市委、市政府慶祝第屆教師節(jié)暨優(yōu)秀教師表彰大會召開，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、出席。9月9日 市長向全市教師發(fā)出公開慰問信。9月13日 第十屆市運(yùn)動會召開。9月28日 國家領(lǐng)導(dǎo)人來訪。9月30日 市政府召開新聞監(jiān)督座談會，主要議題是研究部署新聞系統(tǒng)加大反腐敗斗爭和廉政建設(shè)的輿論監(jiān)督作用。l ２、組織沿革：系統(tǒng)記述一個機(jī)構(gòu)、地區(qū)、行業(yè)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、隸屬關(guān)系、職能與管理體制等基本情況的一種檔案參考資料。組織沿革具有現(xiàn)實(shí)參考和歷史憑證作用。對于開展整理、鑒定、利用等工作具有重要價值。隨著社會發(fā)展，行政區(qū)劃、建制沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制及人事任免經(jīng)常發(fā)生變化，形成大量檔案材料，分散在不同年度、全宗中，而編制組織沿革，就能較好地解決利用問題。組織沿革的主要用途是：（一）便于各級領(lǐng)導(dǎo)人員和有關(guān)部門查考、研究本機(jī)關(guān)的組織機(jī)構(gòu)、人員變化的歷史情況，指導(dǎo)當(dāng)前工作；（二）為研究各種機(jī)構(gòu)的發(fā)展史、政治制度史、編修地方史志積累系統(tǒng)的史料；（三）在檔案工作方面，可為編寫立檔單位和全宗歷史考證以及全宗指南中的立檔單位沿革簡介提供系統(tǒng)的材料，對于檔案人員熟悉立檔單位情況，做好檔案的收集、整理、鑒定和提供利用工作，都有積極的作用。l（１）組織沿革內(nèi)容：l 地區(qū)歷史概況、行政區(qū)域、建制變更；機(jī)構(gòu)名稱演變、建立撤消或合并的時間、原因、隸屬關(guān)系、性質(zhì)任務(wù)和職權(quán)范圍；領(lǐng)導(dǎo)人員的任免；人員編制；編制的擴(kuò)大與縮??；內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和辦公地址遷移等。l（２）組織沿革五大要素：l l l l 一是單位性質(zhì)和主要職能； 二是隸屬關(guān)系； 三是人員編制；四是內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置；l 五是領(lǐng)導(dǎo)成員的組成及各要素的發(fā)展變化情況。l（3）組織沿革體例：體例是指材料內(nèi)容的結(jié)構(gòu)、表達(dá)形式及材料編排的層次和順序。組織沿革的體例大致有四種：l 第一種是編年法。即按年代順序，逐年編列出單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和主要領(lǐng)導(dǎo)成員。這種體例的表述包含年代——系列（包括組織機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)成員）兩個層次，適用于組織系統(tǒng)經(jīng)常變化的單位。但是，一般單位的機(jī)構(gòu)、人員在正常情況下都是相對穩(wěn)定的，因此每一年都編列出單位內(nèi)部所有機(jī)構(gòu)和主要領(lǐng)導(dǎo)成員，會造成內(nèi)容重復(fù)。第二種是系列法。即以單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為主線，對每一個機(jī)構(gòu)及其領(lǐng)導(dǎo)成員的沿襲變化，按時序進(jìn)行系列編寫。一個單位有多少機(jī)構(gòu)，就相應(yīng)地設(shè)多少個系列。這種體例能清楚地反映一個單位的整個組織體系和每一個機(jī)構(gòu)及其主要領(lǐng)導(dǎo)成員沿襲變化的歷史線索，適用于組織系統(tǒng)比較穩(wěn)定的單位。但是絕對穩(wěn)定的單位是不存在的，當(dāng)組織系統(tǒng)發(fā)生重大變革時，用系統(tǒng)法就很難處理。第三種是階段法。即根據(jù)單位發(fā)展史上的重要變化，把單位的歷史分為若干自然的階段，在每一個階段里采用以單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為主線的方法進(jìn)行編寫。這種體例包括階段——系列兩個層次。階段法體例保留了編年法以時為序的原則和適應(yīng)多變的優(yōu)點(diǎn)，兼取了系列法以系列為主線，脈絡(luò)清楚的長處，而避免了它們的缺點(diǎn)。l 階段法的優(yōu)點(diǎn)歸納起來有以下四點(diǎn)：l ⑴內(nèi)容比較完整，單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)成員以及性質(zhì)和主要職能、隸屬關(guān)系諸方面可以得到全面反映；l ⑵形式比較靈活，不論單位大小都可以根據(jù)自身重大變革的環(huán)節(jié)，自然地劃分出單位歷史發(fā)展的主要階段；l ⑶整個單位在各個階段的組織體系一目了然；l ⑷通過劃分階段，單位各方面的沿襲和變革的歷史線索清晰可辨。我將重點(diǎn)介紹階段法的編寫方法l 第四種是問題法。即通過對單位自身組織體系發(fā)展演變的歷史深入系統(tǒng)的研究，抓住主要特點(diǎn)，結(jié)合讀者了解和查考的實(shí)際需要，把單位自身各方面的沿革情況分別列為一個個問題，然后再一個問題一個問題地加以記述。簡言之，這種方法就是以問題作為安排組織沿革正文結(jié)構(gòu)的基本線索和首要依據(jù)。問題法的最大優(yōu)點(diǎn)在于問題設(shè)置的靈活性與針對性。采用問題法，首先要明確列出問題，而問題的確定，則要根據(jù)每一個單位的性質(zhì)及其發(fā)展演變的特點(diǎn)和讀者利用的需要，有的放矢。在具體編寫時，對每一個問題的結(jié)構(gòu)安排和記述形式也可以靈活處理。較簡單的問題，可用單層結(jié)構(gòu)，直述其事；復(fù)雜的問題，則可采用復(fù)式結(jié)構(gòu)，在大問題下再設(shè)小問題，或者再分若干階段，或者再設(shè)若干系列，最后才分別具體記述。（4）階段法組織沿革的結(jié)構(gòu)、形式及有關(guān)問題的處理結(jié)構(gòu)階段法體例的組織沿革由總題名、總序、目錄、正文、附錄五個部分組成。下面按編寫程序逐一介紹：⑴總題名。包括標(biāo)題、起止時間、編者。如：局組織沿革年月——年月局檔案室編總題名可置于封面、也可不用封面而置于全文之首。l ⑵總序。置于第一頁，目錄之前：如不設(shè)目錄，也可置于總題名之下，正文之前。要說明編寫目的、體例、材料來源，本單位的性質(zhì)和主要職能及歷史沿革概況（概述幾個階段）。l ⑶目錄。置于總序之后、正文之前。每一階段單位名稱加起止年月為一條目。如有圖示、表格，條目上應(yīng)注明附圖、附表或單設(shè)圖、表條目。單位時間短、階段少的也可不設(shè)目錄。l ⑷正文。按階段先后編排。每階段內(nèi)容及順序是：l 階段名稱。置于每一階段之首，寫出該階段單位全稱，注明起止時間。l 小序。置于階段名稱之下，說明該階段本單位起止的背景、性質(zhì)和主要職能、隸屬關(guān)系、人員編制及其他有關(guān)問題。l 組織系統(tǒng)。置于每一階段小序之下，按工作性質(zhì)、重要程度依次編列機(jī)關(guān)在這一階段的各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，并分別寫明起止時間、性質(zhì)和主要職能、隸屬關(guān)系及其變化情況。l 領(lǐng)導(dǎo)成員。置于每一階段的各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之下，按職務(wù)高低編列其領(lǐng)導(dǎo)成員。同等職務(wù)的，以任職先后為序排列，并分別注明每個人的任期。⑸附錄。有關(guān)圖表、照片等，可作為正文的補(bǔ)充，附于有關(guān)內(nèi)容之后或整個沿革之后。l形式：l 階段法組織沿革的表達(dá)形式有三種：文字?jǐn)⑹?、圖示和表示。l ⑴文字?jǐn)⑹?。分階段，按順序編寫，各階段均應(yīng)反映出五個要素的內(nèi)容。l ⑵組織系統(tǒng)圖。分階段在組織機(jī)構(gòu)為主線繪制系統(tǒng)圖，一個階段一個圖。l ⑶組織系統(tǒng)表。分階段列表，以五大要素為縱欄標(biāo)題，各機(jī)構(gòu)名稱為橫向標(biāo)題，一個階段制一表。一般情況下主要采取文字?jǐn)⑹龅男问?，有些機(jī)關(guān)也可采用圖示或表示形式。為了增強(qiáng)參考資料的直觀效果，可以文字?jǐn)⑹鰹橹?，以圖示和表示為輔，三種形式結(jié)合使用。即機(jī)關(guān)性質(zhì)和主要職能用文字表述，其他要素可用圖、表表示。在采用圖示的表示形式時，應(yīng)按機(jī)關(guān)的不同階段分別繪制。圖表可分別插入各階段文字?jǐn)⑹鲋?，也可集中附在全文之末?？傊?，組織沿革可以采用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式，也可以圖文并用。在編寫中宜文則文，宜表則表。通常對歷史沿革、主要職能任務(wù)用文字?jǐn)⑹觯瑱C(jī)構(gòu)、人員變化用圖表，這樣既能減少篇幅，又條理清楚，便于查閱。關(guān)于同一階段內(nèi)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人員變化的處理在編寫組織沿革時經(jīng)常會遇到同一階段內(nèi)出現(xiàn)機(jī)構(gòu)的撤、設(shè)、分、并和領(lǐng)導(dǎo)人員發(fā)生變化。對此應(yīng)采取以下辦法加以處理：l ⑴續(xù)補(bǔ)加注。對于新設(shè)機(jī)構(gòu)，可跟在原有機(jī)構(gòu)后面，注明起止日期，如同一機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)生變化，應(yīng)按任職先后排列，注明任期。l ⑵撤減加注。如內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)撤銷，可在該機(jī)構(gòu)起止時間后注明其撤銷后的歸屬。l ⑶分設(shè)和合并加注。如有一個內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分為多個機(jī)構(gòu)或由多個機(jī)構(gòu)合為一個機(jī)構(gòu)，應(yīng)先列出原來機(jī)構(gòu)，注明何時分設(shè)或合并，然后排上新的機(jī)構(gòu)。l ⑷更名加注。如內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱發(fā)生變化，應(yīng)采用新名稱，并注明原名及更名日期，再注明起止年月。l（5）組織沿革的續(xù)編工作l歷史總是在發(fā)展，當(dāng)我們編寫了過去的組織沿革后，機(jī)構(gòu)、人員、體制又會有新的變化，因此，對許多機(jī)構(gòu)（單位）來說，都有一個組織沿革的續(xù)編問題。l組織沿革的續(xù)編有兩種方法：l逐年續(xù)編。即把本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、領(lǐng)導(dǎo)成員情況逐年加以整理、編印，其編寫方法基本與編年法相似。有的單位則采取每年編年鑒的做法，把編寫組織沿革作為年鑒的一項重要內(nèi)容。l分階段續(xù)編。一些機(jī)構(gòu)不大復(fù)雜，但比較穩(wěn)定的單位，沒必要每年都續(xù)編組織沿革，可以按一定階段進(jìn)行續(xù)編。階段的劃分仍以機(jī)構(gòu)人員的自然變化為準(zhǔn)。全宗介紹l 全宗介紹又稱全宗指南，就是以某一全宗為對象范圍，以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館（室）所保存的各立檔單位及其檔案的內(nèi)容和成分等情況的一種報道性材料。由封頁、正文、備注三部分組織。其結(jié)構(gòu)形式如下：封頁包括全宗介紹名稱、時間、全宗號。正文a、全宗構(gòu)成者沿革b、全宗內(nèi)檔案情況簡介c、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹備注l 全宗構(gòu)成者沿革簡介全宗構(gòu)成者的名稱時間：全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時間撰寫，和下列內(nèi)容有關(guān)的時間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。（1）全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤銷時間。（2）全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及重要部門的調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷時間。（3）全宗構(gòu)成者上級主管機(jī)關(guān)變更時間。（4）其他所有反映全宗構(gòu)成者重要活動的時間。l主要職能l隸屬關(guān)系：l（1）全宗構(gòu)成者和其上級主管機(jī)關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。l（2）全宗構(gòu)成者和其重要的直屬下級機(jī)關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。l（3）全宗構(gòu)成者上級主管機(jī)關(guān)如有變更，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。l全宗構(gòu)成者負(fù)責(zé)人名錄：全宗構(gòu)成者正副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任期時間。l全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其各歷史階段演變情況。l（1）全宗構(gòu)成者內(nèi)部以及機(jī)構(gòu)的名