【文章內(nèi)容簡介】 組的請示做出指導性意見。（三）籌備工作領(lǐng)導小組下設(shè)機構(gòu)：a、事務(wù)組：（組長：柳其典成員：龔學良、吳元濤、尚華）負責廣告媒體（報紙、電視臺、電臺、廣告制作公司）的選擇（合同）；負責慶典活動廣告宣傳的制作和發(fā)布（可與廣告公司合作）；負責成立慶典的各個活動區(qū)域的場景布置（場外的地毯、塔臺、橫幅、彩旗、拱門、空飄等；場內(nèi)的主席臺、舞臺布景、橫幅、植物盆景、發(fā)言席鮮花等，可與廣告或禮儀公司合作），制作出布置程控表，配以文字資料，與相關(guān)具體執(zhí)行人進行技術(shù)交底，并強調(diào)重點注意事項；負責成立慶典的各個活動區(qū)域的音響、音像和麥克風（調(diào)試）、道具等的準備；負責按社交禮儀規(guī)范排好主席臺座位，并擺放好兩邊均有名字的席卡；各個活動區(qū)域布置完畢后，派專人隨時維護、檢查現(xiàn)場布置的相關(guān)情況；負責提前催場；按議程需要落實好相關(guān)人員（主持人、民政廳和商務(wù)廳宣讀文件的領(lǐng)導、揭牌領(lǐng)導、授牌領(lǐng)導、致辭嘉賓等），并按議程需要提前做好溝通協(xié)調(diào)工作；負責安排禮儀小姐做好領(lǐng)導發(fā)言等活動的引導工作；負責安排禮儀小姐按議程準備物件，并根據(jù)主持人的示意向主席臺展示牌匾禮品等，并做好展示后的保管收存工作；1根據(jù)需要負責請慶典專門人才和隊伍（主持人、演藝公司、軍樂隊、威風鑼鼓隊等），并做好協(xié)調(diào)工作；1協(xié)助宣傳組做好慶典活動的集體合影工作（地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）；1負責慶典后的清場收拾工作b、宣傳組：（組長：曹壯均成員：湯昌奎、董金黃）負責向民政廳和商務(wù)廳提供尚需補充的備案資料。負責慶典活動策劃方案（執(zhí)行計劃）的擬訂、明確各部門及成員的工作職責；負責慶典活動廣告宣傳的定位和設(shè)計審定；負責慶典活動宣傳資料的編輯、整理、印刷及派發(fā)；視情況需要制作各項易拉寶、展板、模型等；負責慶典活動所需的稿件（議程、發(fā)言稿等文字資料）；負責商會會刊（創(chuàng)刊號）的編輯、出版；負責對參加慶典活動的媒體的邀請和協(xié)調(diào)；負責慶典活動的攝像、攝影（新聞攝影，集體合影：地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）；負責領(lǐng)導題詞的準備工作（慶典之前、慶典當日）1負責慶典活動專題采訪的整個策劃和安排；1負責會議記錄；c、聯(lián)絡(luò)接待組：（組長：趙欽華成員：趙光輝、吳美玲、金若秋、周婷婷）根據(jù)領(lǐng)導小組擬定的名單負責邀請領(lǐng)導和嘉賓及通知會員（到場的時間不同）；將出席慶典的人員情況分門別類進行統(tǒng)計并及時報告。尤其是對領(lǐng)導和貴賓的情況要隨時提醒領(lǐng)導小組和其他工作組；對領(lǐng)導和貴賓制訂專門的接待方案（含日程安排及落實貴賓休息室等），專人負責與領(lǐng)導和貴賓的聯(lián)系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；負責與酒店等服務(wù)承接單位的工作銜接；負責報到區(qū)（簽到簿、筆、胸花、記者采訪證、慶典出席證、禮品券、慶典資料包、礦泉水等）、住宿區(qū)、會員代表大會區(qū)、成立慶典區(qū)、宴會區(qū)、文藝聯(lián)歡區(qū)、禮品區(qū)等的接待服務(wù)工作。分別作出接待服務(wù)細則。尤其要做好各區(qū)域的人員安排；做好慶典禮品的接收、保管和派發(fā)工作，并做好文字記錄（商會顧問的禮品由趙組長安排奉贈）；根據(jù)需要向禮儀慶典公司遴選公關(guān)小姐，并對其進行必要的培訓和工作安排；負責來賓禮品的登記和存放。協(xié)助宣傳組做好慶典活動的集體合影工作（地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）；負責慶典后的清場收拾工作。d、財務(wù)組：（組長：謝強成員：高揚）負責收存參加慶典的會員臨時繳納的會費；負責收存參加慶典的有關(guān)人士和組織捐贈的款項；負責成立慶典所需開支經(jīng)費的支付；負責慶典專請人員（主持人、民政廳和商務(wù)廳宣讀文件的領(lǐng)導、揭牌領(lǐng)導、授牌領(lǐng)導、致辭嘉賓等）的禮物（含紅包及其禮金）跟隨專門負責接待的領(lǐng)導由其奉贈；及時以報表形式向領(lǐng)導小組匯報資金使用情況e、安全保衛(wèi)組：（組長：劉國東成員：李漢青）負責成立慶典安全方案的制訂和報批；負責與公安（交際處的交警崗、北京路派出所）等政府有關(guān)安防部門進行協(xié)調(diào)，爭取得到其最大的支持；負責成立慶典的現(xiàn)場消防安全檢查；負責成立慶典的每項活動現(xiàn)場的秩序維護；負責來賓車輛的指引和調(diào)度；保證展示品、來賓禮品的安全；負責處理突發(fā)事件，是處理突發(fā)事件的直接執(zhí)行者。負責慶典后的清場收拾工作。f、后勤組：（組長：宋曉飛成員：郭彪、郭學龍）根據(jù)各工作組的請購計劃負責慶典物資（含用品、設(shè)備等）的購置和保管（制物資進出表）。對應(yīng)備物資實行核查制。按計劃請購清單逐一細致檢查物資的準備情況，以保證各類慶典用品及時到位；負責慶典場地、酒店以及停車場的落實（以合同形式）并與接待組對接；負責成立慶典晚宴用品的準備和擺設(shè)（煙酒專人負責打開并派發(fā)）；與貴州飯店餐飲部等部門接洽，保證餐飲衛(wèi)生安全；與貴州飯店工程部等部門接洽，保證慶典時正常的供水（洗手間）、供電；負責成立慶典各工作組人員的餐飲（包含工作期間的飲水等）；負責慶典后的清場收拾工作。g、協(xié)調(diào)組：（組長：王新江成員：各工作組負責人）明確領(lǐng)導小組對本次活動的絕對領(lǐng)導，聽從領(lǐng)導小組的統(tǒng)一指揮；在各工作組之間，在各工作組與領(lǐng)導小組之間建立良好的溝通橋梁；以“先執(zhí)行、后申訴”為原則。以集中指令為主，以民主建議為輔；積極協(xié)調(diào)各工作組之間、各工作組與領(lǐng)導小組之間的工作銜接。確?；顒佑袟l不紊地進行。各司其職，互相提醒，團結(jié)協(xié)作，共享輝煌。h、突發(fā)事件處理組：（組長：王新江成員：各組負責人）擬訂突發(fā)事件處理辦法，以便臨場調(diào)節(jié)；保證通訊通暢，隨時保持聯(lián)系，了解現(xiàn)場的每一個細節(jié)；堅持“以人為本，及時報告，群策群力，冷靜處理”為原則處理突發(fā)事件；督促安全保衛(wèi)組作好現(xiàn)場秩序的維護；現(xiàn)場出現(xiàn)突發(fā)事件時，現(xiàn)場工作人員須保持清醒的頭腦。如能處理，則當機立斷進行處理；如不能處理，須第一時間報告領(lǐng)導小組（時間、地點、事件發(fā)展狀態(tài)、擬采取什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴處理事件。八、成立慶典區(qū)域分布：為讓本次成立慶典達到科學分工、合理布局、高效執(zhí)行的目的，保證本次活動順利進行及圓滿成功，在執(zhí)行過程當中領(lǐng)導小組把慶典場所分為幾個功能區(qū)域，具體內(nèi)容如下：（一）報到區(qū)地點：貴州飯店大堂；功能：來賓登記處，資料領(lǐng)取處，配備：禮儀小姐、接待人員、簽到用具、會議宣傳資料、攝影攝像、接待煙茶、禮品票據(jù)。（軍樂隊、威風鑼鼓隊等）（二）住宿區(qū)地點：貴州飯店 樓；功能：合理安排，來賓稱心配備：酒店服務(wù)人員、接待人員、嘉賓住宿房號登記簿。（三）外景區(qū)地點：貴州飯店大門外、國際會議中心周邊功能：利于宣傳、營造慶典的熱烈氣氛配備：拱門、空飄、橫幅、保安、軍樂隊、威風鑼鼓隊等（四）第一次會員代表大會區(qū)地點：貴州省國際會議中心 *新聞發(fā)布廳； a、主席臺：功能：有主持席；發(fā)言席；貴賓席（民政廳領(lǐng)導，商務(wù)廳領(lǐng)導，商會顧問等），利于會員代表大會選舉和討論文件；配備：音響設(shè)備、鮮花、飲料、相關(guān)文件、服務(wù)人員。b、代表席：功能：利于會員代表大會選舉和討論文件；配備：服務(wù)人員、會議記錄人員、飲料、相關(guān)文件c、現(xiàn)場總控臺：地點：會場一側(cè)；功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程；配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。（五）成立大會典禮區(qū)地點：貴州省國際會議中心 *新聞發(fā)布廳； a、主席臺區(qū)：功能：有主持席；發(fā)言席；貴賓席（中央及黔鄂兩省領(lǐng)導、民政廳領(lǐng)導，商務(wù)廳領(lǐng)導，商會顧問、會長、常務(wù)副會長等）利于典禮舉行；配備：地毯、音響設(shè)備、國歌音像、鮮花、飲料、相關(guān)文件、商會紅綢牌匾、會員單位牌匾，賀信、題詞條幅、名主持、禮儀小姐、警衛(wèi)人員、服務(wù)人員。b、來賓及代表席區(qū)：功能：利于典禮舉行；配備：服務(wù)人員、會議記錄人員、飲料、相關(guān)文件c、現(xiàn)場總控臺：地點：會場一側(cè)；功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程；配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。（六）貴賓休息區(qū)地點：貴州省國際會議中心 *貴賓休息室；功能：利于領(lǐng)導會前休息、交流；配備：輕音樂、水果、鮮花、煙茶、禮儀小姐（七）宴會區(qū)地點：貴州飯店二樓貴賓宴會廳；功能：利于舉辦成立慶典晚宴；配備：音響設(shè)備、輕快喜悅的音像、酒店服務(wù)員（八）文藝聯(lián)歡區(qū) a、舞臺地點：貴州飯店二樓貴賓宴會廳舞臺上及舞臺周邊；功能：所涉及文藝表演人員表演區(qū)域；配備：主持人、演員、表演嘉賓、工作人員、音響設(shè)備、表演道具、舞臺效果設(shè)備、舞臺裝飾設(shè)備等。b、貴賓、領(lǐng)導觀禮區(qū)：地點：舞臺正前方；功能：到場領(lǐng)導、嘉賓觀看區(qū)域；配備：禮儀小姐、警衛(wèi)人員、飲料等。c、現(xiàn)場總控臺：地點：舞臺一側(cè)；功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程；配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。（九）禮品發(fā)放區(qū)地點：貴州飯店大堂功能：發(fā)放禮品；配備：工作人員、禮品等。（十）來賓停車區(qū)地點：停車場；功能：參與活動的所有車輛的臨時停放點；配備：標志牌、警衛(wèi)人員。九、成立慶典籌備工作倒計時排期（一）成立慶典前十二天，應(yīng)落實的主要事項（9月7日）：確定禮品款式，訂制禮品；（后勤組）向民政廳、商務(wù)廳報告成立大會籌備情況并請領(lǐng)導出席成立典禮；（宣傳組）審定儀式有關(guān)項目內(nèi)容；（領(lǐng)導小組）設(shè)計成立慶典廣告板式；（宣傳組）負責慶典場地、酒店以及停車場的落實；（后勤組）負責慶典活動策劃方案（執(zhí)行計劃）的擬訂；（宣傳組）會員會費的催繳；(聯(lián)絡(luò)接待組)會員牌匾制作。（后勤組）（二）成立慶典前十天，應(yīng)落實的主要事項（9月9日）：做好省外領(lǐng)導、嘉賓的邀請工作；(領(lǐng)導小組)會刊通過審定并準備付??；（宣傳組）負責向民政廳和商務(wù)廳提供尚需補充的備案資料；（宣傳組）視情況需要制作各項易拉寶、展板、模型等；（事務(wù)組）根據(jù)領(lǐng)導小組擬定的名單負責邀請領(lǐng)導和嘉賓及通知會員；（聯(lián)絡(luò)接待組）負責慶典活動廣告宣傳的定位和設(shè)計審定；（宣傳組）禮儀小姐的落實；（事務(wù)組）保安（公司）人員的落實；（事務(wù)組）晚會演藝（公司）節(jié)目的選擇；（事務(wù)組）負責廣告媒體（報紙、電視臺、電臺、廣告制作公司）的選擇。（事務(wù)組）（三）成立慶典前一周，應(yīng)落實的主要事項（9月12日）：做好省內(nèi)領(lǐng)導、嘉賓的邀請工作；（聯(lián)絡(luò)接待組）確定參加成立慶典的人員名單；（從領(lǐng)導小組、事務(wù)組、宣傳組等處獲得）（聯(lián)絡(luò)接待組）草擬的主持辭和領(lǐng)導講話稿通過初審。（宣傳組）負責慶典活動宣傳資料的編輯、整理、印刷和宣傳物品的制作；（宣傳組）負責慶典活動所需的稿件（議程、發(fā)言稿等文字資料）；（宣傳組）負責商會會刊（創(chuàng)刊號）的編輯、出版；（宣傳組）根據(jù)需要向禮儀慶典公司遴選公關(guān)小姐；（事務(wù)組）負責成立慶典安全方案的制訂和報批；（安全保衛(wèi)組）根據(jù)需要負責請慶典專門人才和隊伍（主持人、軍樂隊、威風鑼鼓隊等），并做好協(xié)調(diào)工作；（事務(wù)組）與廣告公司一起踏勘現(xiàn)場，熟悉成立慶典各個活動區(qū)域場景布置條件及周邊環(huán)境，共同研究每個活動場所場景布置的具體方案，并報審；（事務(wù)組）1檢查工作進度，落實日程安排。（領(lǐng)導小組）（四）成立慶典前三天，現(xiàn)場布置（9月16日）：主持辭和領(lǐng)導講話稿定稿，并將稿件交到主持人和致辭領(lǐng)導的手中；（宣傳組）將出席慶典的人員情況分門別類進行統(tǒng)計并及時報告。尤其是對領(lǐng)導和貴賓的情況要隨時提醒領(lǐng)導小組和其他工作組；（聯(lián)絡(luò)接待組）確定主席臺就位的貴賓名單（含致辭等領(lǐng)導名單）；（事務(wù)組）具體落實簽到處、來賓休息處、停車場及相關(guān)設(shè)備用品的準備情況；（后勤組）禮品到位，分裝禮品；（后勤組）會議資料到位，分裝會議資料；（后勤組）媒體宣傳計劃內(nèi)容的審定；（宣傳組）負責對參加慶典活動的媒體的邀請和協(xié)調(diào)。負責慶典活動專題采訪的整個策劃和安排；（宣傳組）負責對接待工作人員尤其是公關(guān)禮儀小姐進行必要的禮儀培訓，并明確每個人的工作職責；（聯(lián)絡(luò)接待組）對領(lǐng)導和貴賓制訂專門的接待方案（含日程安排）；（聯(lián)絡(luò)接待組）1負責與酒店等服務(wù)承接單位的工作銜接；（聯(lián)絡(luò)接待組）1負責慶典活動廣告宣傳的發(fā)布（可與廣告公司合作）；（事務(wù)組）1現(xiàn)場用水、電及保衛(wèi)工作落實；（后勤組）1負責與公安等安防部門進行協(xié)調(diào)，爭取得到其最大的支持；（安全保衛(wèi)組）1負責慶典物資（含用品、設(shè)備等）的購置和保管（制物資進出表）。對應(yīng)備物資進行核查制，按計劃請購清單逐一細致檢查物資的準備情況，以保證各類慶典用品及時到位；（后勤組）（五）慶典前一天，現(xiàn)場布置結(jié)束，召開慶典接待工作動員大會（9月18日）：在貴州飯店大堂做好遠方來賓接待工作，安排好來賓的食宿。并對來賓住宿房號做好登記，以便拜訪；(聯(lián)絡(luò)接待組)負責檢查慶典活動宣傳資料、攝影攝像器材及所有材料的準備情況；（宣傳組）專人負責與領(lǐng)導和貴賓的聯(lián)系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；(聯(lián)絡(luò)接待組)負責成立慶典的各個活動區(qū)域的場景布置（場外的地毯、塔臺、橫幅、彩旗、拱門、空飄等；場內(nèi)的主席臺、舞臺布景、橫幅、植物盆景、發(fā)言席鮮花等，可與廣告或禮儀公司合作），制作出布置程控表，配以文字資料，與相關(guān)具體執(zhí)行人進行技術(shù)交底，并強調(diào)重點注意事項；（事務(wù)組）負責成立慶典的各個活動區(qū)域的音響、音像和麥克風（調(diào)試）、道具等的準備；（事務(wù)組）按社交禮儀規(guī)范排好主席臺座位，并擺放好兩邊均有名字的