【文章內(nèi)容簡介】 制定《中交一航局 第五工程 有限公司文書檔案立卷歸檔管理辦法》 (以下簡稱《辦法》 )。 第二條 本《辦法》所稱的 文書檔案是指公司在 黨群管理、行政管理、 生產(chǎn) 管理 和 經(jīng)營 管理活動中形成的具有保存利用價值的各種紙質(zhì)的歷史記錄。 第三條 本《辦法》所稱的立卷是指將歸檔文件以 “ 件 ” 為單位進(jìn)行分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的全過程。 第四條 本《辦法》所稱的歸檔是指 經(jīng)理辦公室、黨委工作部等部門分別以年度為單位， 在其職能活動中形成的并已辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件等材料，按本《辦法》規(guī)定的條例整理組卷后，向檔案部門移交集中的過程。 第五條 對于其它專門文書檔案可以采用靈活交叉的原則進(jìn)行立卷歸檔。 第六條 本《辦法》適用于公司本部。 二、 立卷歸檔的原則 第七條 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 第八條 歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊 (本 )為一件；來文與復(fù)文為一件；一次專業(yè)會議材料為一件。 第九條 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。 第十條 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。 三、 立卷歸檔的方法 第十一條 分類。歸檔文件采用 “ 年度 — 保管期限 — 部門 ” 的方法進(jìn)行分類。 第十二條 裝訂。 ㈠裝訂時，正件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；會議文件按議程的先后順序；專題簡報按時間先后；統(tǒng)計報表按年、季、月時間順序。 ㈡裝訂應(yīng)將 “ 件 ” 按一定方式對齊 (即左、上邊 )，使用縫紉機(jī)或鋼夾 (塑料夾 )在文件的左上角或左側(cè)軋邊 第十三條 排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件形成的時間順序排列，會議文 件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 20 第十四條 編號。歸檔文件應(yīng)依照分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章或相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、部門、部門件號、檔號等項目 (見 圖 1)。 ㈠全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號 （公司暫設(shè)為空） 。 ㈡年度：文件形成年度，應(yīng)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 2020年。 ㈢保管期限： 公司文書檔案的保管期限分為：永久、定期兩種，定期為 30 年， 10 年、 5年三種。保管期限劃分原則應(yīng)做到準(zhǔn)確、恰當(dāng)、合理。 凡是記述和反映本企業(yè)主要職能活 動和歷史面貌，具有長遠(yuǎn)參考價值的，列為永久。 反映本企業(yè)一般性職能活動在比較長的時間內(nèi)，有查考價值的，列為 30年。 在短期內(nèi)有查考利用價值的檔案，列為 10年。 不歸檔的文件材料，列為 25年。 ㈣部門：指單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)各部門 (處、室 )的名稱或規(guī)范化簡稱。如： “ 總經(jīng)理辦公室 ” 或簡稱為 “ 總經(jīng)辦 ” ； “ 安全監(jiān)督 部 ” 或簡稱為 “ 安監(jiān) 部 ” ，但在歸檔立卷中應(yīng)盡量使用全稱。 ㈤部門件號：部門 (部 、 處 )文件排列順序號。件號應(yīng)在同一年度內(nèi)，同一部門的同一保管期限的歸檔文件，編號后形成三個流水號，即：永久的從 “1” 開始編一個流水件號 ； 30年 的從 “1” 開始編一個流水件號； 10年 的也從 “1” 開始編一個流水件號。 ㈥檔號：本年度機(jī)關(guān)各部門在同一保管期限內(nèi)文件排列的大流水順序號。 ㈦盒號：同一年度內(nèi)，同一保管期限形成一個流水盒號。 第十五條 編目。歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和部門件號順序編制歸檔文件目錄。 ㈠歸檔文件目錄中要對每一件中的每個文件都要進(jìn)行登記編目，但檔號和部門件號只能是一個號。如： 報送一航局 的人事任免請示文件和 一航局 的批復(fù)文件作為一件時，歸檔時要對請示和批復(fù)二個文件都進(jìn)行登記編目，但檔號和部門件號只是一個號。 ㈡歸檔文件目錄表中設(shè) 有檔號、部門件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目 (見圖 2)。 檔號：本年度機(jī)關(guān)各部門在同一保管期限內(nèi)文件排列的大流水順序號。 部門件號：本年度機(jī)關(guān)各部門不同保管期限的文件排列大流水順序號。 責(zé)任者：指文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。如果是聯(lián)合發(fā)文，只填寫上級直屬發(fā)文機(jī)關(guān)即可。 文號：文件的發(fā)文號。如： 中交一航五公司黨字 [2020]36號 。 題名：指文件的標(biāo)題。如：關(guān)于同意銷毀超過保管期限會計檔案的批復(fù)。如果有的歸檔文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，立卷人員可按文件主題提煉標(biāo)題，并在標(biāo)題外 加 “ 〔〕 ” 號。 日期：指文件的形成時間。一是要以文件蓋章的日期為準(zhǔn)；二是必須要用八位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 20200620。 頁數(shù)：指每一件歸檔文件的頁數(shù)。如果文件中有圖表頁應(yīng)按實際頁數(shù)計算。 備注：注釋文件需要說明的情況。如某件文件到期銷毀或移出等。 ㈢歸檔文件目錄用紙幅面尺寸一律采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 (長 寬為 297mm210mm) 。 ㈣歸檔文件目錄除盒內(nèi)放置外 ，還應(yīng)按不同保管期限將歸檔文件目錄分類裝訂成冊備查。成冊 21 的歸檔文件目錄要編制封面，封面設(shè)置全宗名稱 （公司暫設(shè)為空） 、年度、保 管期限、部門等項目(見圖 3)。 第十六條 裝盒。歸檔文件要按永久、 30年 、短 10年 三種不同保管期限并選用合適厚度的檔案盒分別依次排列裝盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等必備項目。 ㈠檔案盒 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明規(guī)范的全宗名稱。如： “中交一航局 第五工程 有限公司 ”等。 檔案盒的外形規(guī)格尺寸為 310mm220mm(長 寬 )；盒脊厚度規(guī)格為 20mm、 30mm、 40mm、50 mm 等不同規(guī)格。 檔案盒盒脊設(shè)置全宗號 （公司暫設(shè)為空） 、年度、保管期限、部門、部門件號、檔號、盒號等項目 (見圖 4)。 檔案 盒采用無酸紙制作。 檔案盒字體顏色為紅色。 ㈡?zhèn)淇急? 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期 (見圖 5)。 盒內(nèi)文件情況說明：應(yīng)填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：由負(fù)責(zé)歸檔文件的整理人員簽名。 檢查人：由負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名。 日期：填寫歸檔文件整理檢查合格后的日期。 四、 附則 第十七條 本《辦法》由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第十八條 本《辦法》自發(fā)布之日起施行。 22 歸檔章 、歸檔文件目錄、檔案盒脊及備考表圖示 單位 mm 圖 1 歸檔章式樣 圖 2 檔案盒脊式樣 （全宗號） （年度） （部門件號） （部門） （保管期限） （檔號） （全宗號） （年度） （保管期限） （部門） （部門件號） （檔號） （盒號） 3 17 10 20 23 歸 檔 文 件 目 錄 部門 ： 年度 ： 保管期限 ： 盒號 ： 檔號 部門件號 責(zé)任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注 圖 3 歸檔文件目錄式樣 24 歸 檔 文 件 目 錄 全宗名稱 年 度 保管期限 部 門 圖 4 歸檔文件目錄封面式樣 25 備 考 表 盒內(nèi)文件 情況說明 整理人： 檢查人： 年 月 日 圖 5 備考表式樣 26 文件材料歸檔范 圍和保管期限表 歸 檔 文 件 保管期限 一、黨群工作 （ 一 ） 黨 務(wù) 工作 黨員代表大會、黨委（黨支部）會議及其他有關(guān)會議會議通知、報告、換屆選舉結(jié)果、決議、通報、紀(jì)要等 永久 黨員代表大會、黨委（黨支部）會議及其他有關(guān)會議發(fā)言、簡報、小組會議記錄 10年 黨務(wù)綜合性工作計劃、總結(jié)、重要專項活動工作報告，重要的調(diào)研材料、黨務(wù)工作大事記 永久 上級機(jī)關(guān)關(guān)于黨務(wù)工作的針對本企業(yè)重大問題的指示、批示文件 永久 上級機(jī)關(guān)關(guān)于黨務(wù)工作的對企業(yè)一般性、普發(fā)性的文件 10年 上級機(jī)關(guān)對下屬單位關(guān)于黨務(wù)工作請示的批復(fù) 30 年 各項規(guī)章制度、管理辦法與條例等 30 年 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人視察本單位工作時的指示、講話、題詞、題字及錄音、錄像 、照片 等 永久 黨務(wù)綜合性工作計劃、總結(jié)、重要專項活動工作報告，重要的調(diào)研材料、黨務(wù)工作大事記 30 年 黨員干部考察、考核、任免、政審決定等 永久 1 本單位 領(lǐng)導(dǎo) 干部的 職務(wù) 任免 的請示、批復(fù)、 聘任 文件 上級對本單位領(lǐng)導(dǎo)人本單位對直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免永久 其他的 30年 1入黨、轉(zhuǎn)正、退黨、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等決定及黨員名冊黨組織關(guān)系介紹信及存根 永久 30 年 1黨委組織工作的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制、統(tǒng)計年報、計劃總結(jié)、組織發(fā)展計劃、 永久 30 年 1單位編輯的報刊、出版物樣本與定稿 重要的 30年 一般的 10年 27 歸 檔 文 件 保管期限 1 企業(yè)文化建設(shè)方面的文件（包括社會公益事業(yè)、慈善事業(yè)的參與、投入的記錄；賑 災(zāi)、扶貧、獻(xiàn)血、擁軍優(yōu)屬、精神文明建設(shè)方面的文件） 重要的 30年 一般的 10 年 （二）紀(jì)檢與監(jiān)察工作 紀(jì)檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報、通知、會議記錄、紀(jì)要、計劃、總結(jié)、請示報告及上級批復(fù) 永久 違紀(jì)案件調(diào)查處理材料中的立案報告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等材料 重大案件永久 一般案件 30 年 本單位 反映黨員、領(lǐng)導(dǎo)干部問題的 群眾來信、來訪的記錄、處理意見及上報材料。 重要的永久 長期 一般的 10年 紀(jì)檢與監(jiān)察工作統(tǒng)計報表 30 年 監(jiān)事會會議記錄、紀(jì)要、工作報告、聲明決定、決議 等 永久 （三）工會工作 工會工作規(guī)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、決定、通知、會議記錄 30 年 職工代表大會及有關(guān)會議文件的 會議通知、報告、換屆選舉結(jié)果、決議、通報、紀(jì)要等 永久 民主管理、勞動競賽、表彰先進(jìn)、勞保福利、職工維權(quán)方面的文件 30 年 工會會費(fèi)與財務(wù)管理材料 30 年 工會工作統(tǒng)計報表 重要的永久 一般的 30 年 本單位工會勞動競賽條件、競賽評比總結(jié)材料、先進(jìn)集體、先進(jìn)個人 (光榮冊 ) 永久 — 30年 （四）共青團(tuán)工作 團(tuán)代會、團(tuán)委（常委、擴(kuò)大）會會議文件中 會議通知、報告、換屆選舉結(jié)果、決議、通報、紀(jì)要等 永久 團(tuán)員及團(tuán)組織管理方面的決定、通知、批復(fù) 30 年 團(tuán)費(fèi)收據(jù)與團(tuán)組織關(guān)系介紹信存根及統(tǒng)計報表 30 年 28 歸 檔 文 件 保管期限 三、行政工作 （一）行政管理 上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并需要執(zhí)行的法律、指示、條例、規(guī)定、重要通知、通報等文件 重要的永久 30年 、 一般的 10年 企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)改革 籌備期間的可行性研究報告、申請報告、上級對本單位和本單位對下級關(guān)于批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)成立、注冊