【正文】 29 示 ： 圖 2216 試算平衡 第十二步， 基礎資料的設置與初始化的工作完成之后， 啟用財務系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和出納系統(tǒng)。如圖所示： 圖 2223 利潤表 應用體會 賬套管理的應用體會 在重新恢復賬套后，要進行賬套的升級 才能夠使用。在啟用相關參數(shù)后，初始化結束，相 關設置不可更改。 不同財務軟件在哈爾有限責任公司適用性評價 用友 U8 與金蝶 KIS 的功能模塊比較 下面主要就兩款軟件的總賬模塊與報表模塊的相關功能進行比較： 賬套管理的比較 在新建賬套時，用友需要選擇存貨、供應商、客戶是否分類以及有無外幣核算，需要對科 目、部門、客戶、存貨等編碼級次進行設置，并由用戶自行選擇所需要的功能模塊；而這些設置與選擇功能在金蝶中均不予以體現(xiàn)，因為金蝶 KIS 軟件已經(jīng)設置好了。且 KIS 中憑證的管理包括了可以對憑證進行查看、修改、審核、復核、過濾、過賬等一系列操作 選項。 另外據(jù)了解： 用友通系列報價 20xx 元至 10000 元左右。 因此如果是在實際生活中，公司選用財務軟件，且需要在金蝶用友二者擇其一的話，應該是拿 KIS 與用友通比，或者拿 K3 與 U8 相比較。同時付款信息與購 買信息又會流向應付賬款數(shù)據(jù)庫。 根據(jù)以上環(huán)節(jié)繪制流程圖，如下圖所示： 圖 31 采購業(yè)務流程圖 采購 業(yè)務的數(shù)據(jù)描述和數(shù)據(jù)流圖設計 倉庫管理員根據(jù)存貨數(shù)據(jù)庫的存貨數(shù)量信息填寫請購單，根據(jù)請購單中的數(shù)據(jù)信息填寫訂購單。 售后服務的比較 一般來說，兩款軟件公司都會提供如軟件安裝、升級、維護、調(diào)試、人員培訓（包括軟件管理思想培訓，業(yè)務流程培訓，操作培訓等）等售后服務項目。選擇 U8 的話只是在無用處的基礎上增加會計人員的工作量而已； KIS 系統(tǒng)已經(jīng)默認的初始設定能夠較好的滿足企業(yè)的需求。 U8 設置的審核部分包括出納簽字、審核憑證、主管簽字等操作選項； KIS 中體現(xiàn)為審核與復核。 報表與分析模塊的相關體會 報表在調(diào)入之后點擊進入，需 要進行表頁重算，從而生成相關數(shù)據(jù)。 科目的初始數(shù)據(jù)錄入完成之后一定要進行試算平衡，同時注意，財務系統(tǒng)啟用以后不能再進行初始數(shù)據(jù)的處理，因此在錄入時需小心謹慎。如圖所示： 《會計軟件應用實驗》課程設計 32 圖 2220 會計憑證之三（損益結轉(zhuǎn)生成） 第五步，期末結賬。下面簡單說明一下對會計科目新增或者修改的操作步驟。哈爾有限公司不需要設置“客戶”分類， 因此在這一核算項目下主要設置“部門”、“職員 ”、“倉庫”、“供應商”四類核算項目。 賬套名稱為本人名稱，公司名稱為“哈爾有限公司”。 期間損益結 轉(zhuǎn)是一項必須進行的操作，結轉(zhuǎn)前必須保證所有的憑證均已經(jīng)過賬；結轉(zhuǎn)會自動生成結轉(zhuǎn)憑證，此憑證也需要由出納審核簽字，再由主管審核簽字。 系統(tǒng)管理的操作是在系統(tǒng)管理中進行的。例如，如果科目編碼級次不進行修改的話，在 初始設置中對科目進行 修改時將不能設置二級或者三級明細科目。 主要是 進行期間損益的結轉(zhuǎn)， 具體操作步驟為進入“總賬” — “期末” — “轉(zhuǎn)賬定義” — “期間損益”，選擇與損 《會計軟件應用實驗》課程設計 18 益類科目相匹配的科目為本年利潤。 如下圖所示： 《會計軟件應用實驗》課程設計 13 圖 218 選項設置 第二步，打開“業(yè)務工作”頁簽下的“財務會計” — “總賬” — “設置” — “期初余額”，打開期初余額錄入界面；對于三種不同的期初余額（末級科目、非末級科目、輔助科目）的錄入方式現(xiàn)在說明如下： 末級科目由手工直 接錄入；非末級科目不需要手工直接錄入，而是由計算機根據(jù)末級科目的數(shù)據(jù)自動匯總生成；而輔助 科目則要 雙擊所在科目一行，進入輔助核算科目的錄入界面進行手工錄入。在這六大類下還需要 進行細分。其中 一名經(jīng)理，兩名副經(jīng)理， 另外 20個店面各配送一名銷售 人員負責銷售。 如圖所示： 圖 211 創(chuàng)建帳套 因為哈爾為藥品零售企業(yè)，多為現(xiàn)銷，且客戶分散；在湖南省境內(nèi)，并沒有涉外業(yè)務。 列舉部 分 OI 費用如下： 壞貨折扣、損耗折扣、購貨折扣、提前付款折扣、進項稅差額（指供應商不能提供增值稅發(fā)票而導致的進項稅差額）、保底毛利保護、訂貨不滿折扣、不及時送貨折扣。發(fā)現(xiàn)有不合格藥品要請求上級批示或者根據(jù)權限自行處理 ；發(fā)現(xiàn)缺貨要及時填制請購單提請有有關人員采購。無醫(yī)師開具的處方，不得銷售處方藥；凡經(jīng)質(zhì)量管理部門檢查或接上級藥品監(jiān)督管理部門通知的不合格、過期失效、變質(zhì)的藥品，一律不得上柜銷售；藥品不得采用有獎銷售，附贈藥品或禮品等方式銷售。 每年大約實現(xiàn)營業(yè)收入 360 萬元，注冊資本約 100 萬元。 《會計軟件應用實驗》課程設計 3 哈爾 有限 責任 公司的業(yè)務特點和業(yè)務流程 業(yè)務特點 交易次數(shù)多，交易平均金額小 零售是指對最終消費者的活動，它不同于生產(chǎn)制造商批發(fā)商，生產(chǎn)制造商和批發(fā)商的顧客主要是指生產(chǎn)者或是轉(zhuǎn)售者，他們購買產(chǎn)品的目的可能是再生產(chǎn)，也可能是再出售。具體要求：藥品與非藥品、內(nèi)服藥與外用藥應分區(qū)存放；人用藥與獸用藥、性能相互影響、易串味的藥品要分庫存放；中藥飲片應專庫；危險藥品應專庫存放并有安全消防設施；根據(jù)季節(jié)、氣候變化，做好庫房溫濕度管理工作，每日上、下午定 時各一次觀測并記錄“庫房溫濕度記錄表”，并根據(jù)庫房條件及時調(diào)節(jié)溫濕度，確保藥品儲存安全；藥品存放應實行色標管理。 客戶分類 哈爾有限公司經(jīng)營零售行業(yè)，顧客分散，流動性大，不集中，多為散客，其消費金額較小，因此不需要進行客戶分類的核算。哈爾連鎖零售企業(yè)的資 金通常都會由總部統(tǒng)一調(diào)配，即區(qū)域除日常開支外，四個地區(qū)所有的資金都會上劃總部，由總部統(tǒng)一管理。這一個步驟也可以在新建賬套之前操作。在顧客選購非處方藥品 （ OTC） 時可以給予一定的建議，提供正確的咨詢服務。 第八 步，設置憑證 類別為記賬憑證。 假設哈爾有限公司 20xx 年 05 月份發(fā)生如下經(jīng)濟業(yè)務： 20xx 年 05 月 05 日， 自本地購進一批清熱解毒類藥品，共計 58500 元 （其中，價款 50000 元 ，增值稅 8500 元 ）。 第一步， 進入 UFO 報表模塊，在“格式”狀態(tài)下選擇“生成常用報表模板”。所以在我看來，啟用模塊需 慎重。 記賬憑證一般為默認狀態(tài)。在生成之前要設置關鍵字，關鍵字的作用 —— 唯一識別表頁。 輸入用戶組界面 如下圖所示： 圖 223 新 建用戶組 第四步， 用戶組新建完成之后，新建用戶。 依次輸入“企劃部”、“財務部”、“采購部”、“銷售部”、“客服部”、“行政部”、“質(zhì)檢部”七大部門， 輸入完成之后，界面顯示如下： 圖 228 設置部門 “ 職員” 、“倉庫”、“供應商”的信息錄入步驟與“部門”信息的錄入步驟相同 。 總賬管理 下面 進入賬務處理模塊。不過往往只需升級一次，即升 《會計軟件應用實驗》課程設計 34 級到賬套的最新版本即可。因此我的建議是在啟用之前最好進行賬套的備份， 以免在后續(xù)操作中發(fā)現(xiàn)初始數(shù)據(jù)錄入錯誤如 科目期初余額錄入錯誤，而因為沒有備份，不得不從頭開始。由此也可以清楚的看出，功能的完整性與適應性，用友是遠遠大于金蝶的。 在 U8 中結賬完成后會系統(tǒng)會提示“結賬成功”；在 KIS 中不予提示。 用友 NC 及用友 U9，報價均 100 萬元以上。處于同一個層次不同軟件之間的相互比較更具意義與可比性。對采購及付款流程的數(shù)據(jù)描述，現(xiàn)設計數(shù)據(jù)流圖如下所示： 圖 32 采購業(yè)務數(shù)據(jù)流圖 采購 業(yè)務的文檔設計 采購 及付款業(yè)務中使用的文檔如下圖所示： 文檔名稱 基本目標 制作部門 接收部門 請購單 倉庫管理員使用請購單提請請購 倉庫 采購部 訂購單 供應商根據(jù)訂購單信息送貨 采購部 供應商 收貨單 登記收到貨物的信息情況 采購部 倉庫 供應商發(fā)票 供應商的收款憑證 供應商 財務部 購買信息 付款信息 授權信息 收貨信息 訂購信息 供應商信息 訂購單 存貨信息 請購數(shù)據(jù) 存貨數(shù)據(jù)庫 供應商數(shù)據(jù)庫 存貨請購 填寫訂購單 收到存貨 付款 供應商 應付賬款數(shù)據(jù)庫 《會計軟件應用實驗》課程設計 41 支票 向供應商支付款項 財務部 供 應商 圖 33 采購及付款流程中使用的文檔 在采購業(yè)務流程中的第一個步驟中，一旦倉庫產(chǎn)生了對商品的需求，倉庫管理員就會開出請購單。采購人員接收請購單后，編制“采購清單”，采購單同樣一式三聯(lián)：一聯(lián)交由采購部門存檔，一聯(lián)交給財務部門，一聯(lián)交給供應商。因此中小型企業(yè)諸如哈爾沒有必要在資源限制的基礎上浪費資金，否則則是典型的大材小用。 哈爾的 業(yè)務單一并不繁雜，所以不需要太多的初始設定。 總賬模塊日常業(yè)務及期末業(yè)務處理的比較 在填制憑證時 ， U8 需要先點擊增加，且可以只輸入科目名稱； KIS 一進入憑證界面即可填制，但在 科目名稱前還要加上科目的編碼。因此需要在系統(tǒng)參數(shù)中的財務參數(shù)先行設定。 在設置核算項目時需要注意，整個界面分為兩塊，單擊左邊空白區(qū)域表示增加核算項目大類，且核算項目系統(tǒng)已經(jīng)設置好的七大類不允許修改和刪除，賬套主管對此也沒有管理權；而 單擊右邊空白區(qū)域則表示增加某核算大類下的小類，此明細小類由主管自行設定，主管對此有“修改”、“刪除”及“管理”的權限。如下所示： 圖 2219 憑證過賬 第四步，結轉(zhuǎn)損益并將其 審核、過賬。具體需要新增或者修改的會計科目，在用友U8 中已經(jīng)詳細予以說明，在此不再贅述。 點擊狀態(tài)欄下的“新增” ，輸入代碼和名稱輸入完成之后界面顯示如下： 《會計軟件應用實驗》課程設計 26 圖 226 設置結算方式 第八 步，進入管理界面“核算項目”，金蝶的核算項目包括如圖 17 所示的七類。 第一步 ，新建賬套 。如果在其后發(fā)生錯誤后還要經(jīng)過反審核等一系列操作才能修改，較麻煩。需要明確的是， 憑證由會計員填制，由出納審核并簽字，再由主管審核并簽字，以符合會計管理要求中內(nèi)部控制制度的需要。生成的利潤表如下圖所示： 《會計軟件應用實驗》課程設計 21 圖 2123 損益表 應用體會 系統(tǒng)管理的 相關 體會 在建立賬套過程中，科目編碼級次、存貨編碼級次、供應商編碼級次的設定要根據(jù)企業(yè)的需要，而且不能夠略過 或 不設置。轉(zhuǎn)賬一般分為“自定義結轉(zhuǎn)”，“ 匯兌損益結轉(zhuǎn)”和“期間損益結轉(zhuǎn) ”，因為哈爾公司并未涉及外幣核算業(yè)務，因此沒有“匯兌損益”結轉(zhuǎn)； 且我沒有核算短期借款的業(yè)務，因此也沒有自定義結轉(zhuǎn)。 在“憑證”頁簽下取消“制單序時控制” ；因為哈爾公司為零售企業(yè)，藥品種類較為繁多，因此對于經(jīng)濟業(yè)務有必要實行內(nèi)部控制措施，取消“允許修改、作廢他人填制的憑 證”，選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字 ” 、“憑證必須由主管會計簽字”。因為該公司為藥品零售企業(yè)，其存貨種類繁多而龐雜，為了更好的對藥品進行管理，幫助倉庫做好對藥品的質(zhì)量檢查與養(yǎng)護工作，現(xiàn)對存貨按藥品功能分為一下 八 大類：婦科類、清熱解毒類、抗風濕類、心血管類、消化系統(tǒng)類、五官科用藥類、 抗生素類、 注射劑類。如庫房溫濕度的控制，對已過效用期的藥品進行摧毀等 ；銷售部同樣由 23 人組成。 第一步 ，為哈爾有限公司新建賬套；賬套名稱 與主管均為本人姓名，啟用會計期間為20xx 年 05 月，單位名稱為哈爾有限公司，企業(yè)類型為商業(yè)，行業(yè)性質(zhì)為“ 20xx 年新會計制度科目” 。所以，商業(yè)連鎖零售企業(yè)通常都會設置專門的部門來核算此類費用，加強 OI 費用收取的管理，通常由采購部或財務部負責。一旦存貨入庫后，倉庫保管員應加強對存貨的保管，并設置藥品吊卡，藥品要分類存放分類標識。對顧客所購藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量認真核對無誤后，方可銷售；銷售藥品時，處方必須經(jīng)執(zhí)業(yè)藥師或從業(yè)藥師審核簽章后，方可調(diào)配和出