【正文】 按管制方式分： ? 受控文件：對發(fā)行 /使用 /保管 /作廢等需控制的。他在幾個部隊(duì)發(fā)現(xiàn)相同的情況：在一個單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面，紋絲不動。 2． 辦法 /程序 程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑 ， 亦就是說 ， 針對手冊要 求的工作和要求程序需詳細(xì)描述 。 但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu) ， 鑒于文件的內(nèi)容的 需要 ， 可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目 。 ? ? ? 6沒有“受控章”標(biāo)記的文件不是最終文件 六、文件的報(bào)廢與回收 ? 文件修訂或廢止后要及時(shí)回收舊檔，再發(fā)新檔，如舊檔有丟失，要書面呈報(bào)原因 ? 回收文檔要印“作廢章”或在正面打“ X” ? 回收檔如不涉及機(jī)密的可作回收紙或參考文檔使用，但一定要注意有“作廢章”或 “ X”的記號。 2023年 4月 2023/4/12023/4/12023/4/14/1/2023 ? 1行動出成果，工作出財(cái)富。勝人者有力，自勝者強(qiáng)。 2023/4/12023/4/1Saturday, April 1, 2023 ? 閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。 2023/4/12023/4/12023/4/1Apr231Apr23 ? 1故人江海別，幾度隔山川。 二、我們的文件審批 ? 其它文件最少需部門經(jīng)理審批 ? 需要會審的文件經(jīng)由相關(guān)部門會審后，由文件制定單位記錄于 《 文件會審記錄表 》 ? 圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程 ? 公告（含通知、公告、通告）等需副總級別以上人員批準(zhǔn) ? 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由各部門經(jīng)理或副總簽批，但要注意其他部門的意見回復(fù)。 （ 2） 文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時(shí) ， 一定需注意 5W1H（ WHO， WHEN， WHERE， WHAT， WHY， HOW） 結(jié)合 ， 即由誰 （ WHO） ， 在何時(shí) （ WHEN） ， 在何地 （ WHERE） ， 做何事 （ WHAT） ， 為什么做 （ WHY） ， 怎樣做 （ HOW） ， 缺少任何一個 W或 H， 都有可能使文件的內(nèi)容不易理解 。 二．文件的重要性 三．公司文件的架構(gòu) （ 一 ） 目前建立的文件體系 ， 一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次 ， 即： 一階文件：規(guī)定 /手冊 二階文件：制度 /辦法 /程序 三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格 但是 ， 并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件 ， 許多 規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為 3個層次 ， 即： 一階文件：手冊 二階文件：制度 /程序 /工作指導(dǎo)書 三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模 、 人員的數(shù)量同時(shí) 亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等 。 ? 軍官不解，究其原因，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。 文件化的程序通常包括活 動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時(shí) 、 何地和由 誰來做；應(yīng)使用什么材料 、 設(shè)備和文件 ， 如何對活動進(jìn)行控 制和記錄等 。 四、文件的格式 ? 格式體現(xiàn)一種文化 ? 格式是一種權(quán)威的體現(xiàn) ? 格式便于溝通 ? 有格式的文件便于閱讀與思維 一二階文件格式 ? 首頁樣式 ? 內(nèi)文樣式 一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容 ? ? ? ? ? ? ? 其他文件的制作 其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識別以下項(xiàng)目： ? 1)文件名稱 ? 2)文件編號 ? 3)文件版次 ? 4)頁次 ? 5)生效日期 ? 6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn) 其他的書寫習(xí)慣 ? 三級制審批制： 制定 審核 批準(zhǔn) ? 審批自下至上，自右至左 文件字體習(xí)慣 ? 標(biāo)題一般用 16號（三號）字體，加粗宋體 ? 內(nèi)文一般用 12號（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體 ? 小題目如“目的”可用 14號（四號）加粗宋體 序號標(biāo)識習(xí)慣 ? ? ? ? A. ? a). 五、文件編寫的幾點(diǎn)小技巧 ? 自下至上的編寫 — 讓一線人員編寫 ,主管審核 ? 目標(biāo)指向 — 制度必須面對目標(biāo) ? 先列出流程圖與職責(zé) ? 避免抽象如：上緊螺絲時(shí)要小心 —— 詞語模糊 ? 列出所有控制點(diǎn) ,盡量數(shù)據(jù)化 (如微笑 ,露出八顆牙 ) ? 表單記錄要細(xì)化 ? 讓新人看看 ,是否可會操作 五、文件編寫的幾點(diǎn)小技巧 （ 一 ） 、 忌簡單草率 ， 未將所有的工作要求都納入體系 。 ? 文控中心最好保留一份舊檔（但也要作好標(biāo)記） ? 《 文件變更一覽表 》 目錄 ? 文件的目的與意義 ? 文件架構(gòu) ? 文件編寫方法 ? 文件管理 ? 文件實(shí)施與跟進(jìn) 一、文件實(shí)施的心態(tài) ? 全員要有制度化管理的心態(tài) ? 先執(zhí)行，后修正 ? 條條大路通羅馬，