標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫(xiě)(ppt47頁(yè))-wenkub
2023-04-03 20:03:49 本頁(yè)面
【正文】 都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過(guò)日 常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 ? 現(xiàn)在大炮的自動(dòng)化和機(jī)械水平很高，已經(jīng)不再需要這樣一個(gè)角色了，但操練的條例倒沒(méi)有及時(shí)地調(diào)整，因此才出現(xiàn)了 不拉馬的士兵 。他在幾個(gè)部隊(duì)發(fā)現(xiàn)相同的情況：在一個(gè)單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面，紋絲不動(dòng)。 ? 軍官不解，究其原因，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。軍官的發(fā)現(xiàn)使他獲得國(guó)防部的嘉獎(jiǎng)。 （ 4） 防止經(jīng)驗(yàn)的流失 書(shū)面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的 流失，從而造成動(dòng)作上的因難。 目錄 ? 文件的目的與意義 ? 文件架構(gòu) ? 文件編寫(xiě)方法 ? 文件日常管理 ? 文件實(shí)施與改進(jìn) 一、文件的分類 按管制方式分： ? 受控文件：對(duì)發(fā)行 /使用 /保管 /作廢等需控制的。 文件化的程序通常包括活 動(dòng)的目的和范圍；做什么事情和由誰(shuí)來(lái)做；何時(shí) 、 何地和由 誰(shuí)來(lái)做；應(yīng)使用什么材料 、 設(shè)備和文件 ， 如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控 制和記錄等 。 一般對(duì)于圖紙 、 設(shè)備說(shuō)明書(shū) 、 國(guó)內(nèi) 、 國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書(shū)類文件 ， 但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi) 。 4． 定義 亦即名詞解釋 ， 針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語(yǔ) 、 英文縮寫(xiě)做明確說(shuō) 明 ， 會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白 。 三、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) 6． 參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料 ， 在索引文件時(shí) ， 最 好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后 ， 以及便查找 ， 但是不可 將文件版本附上 。 四、文件的格式 ? 格式體現(xiàn)一種文化 ? 格式是一種權(quán)威的體現(xiàn) ? 格式便于溝通 ? 有格式的文件便于閱讀與思維 一二階文件格式 ? 首頁(yè)樣式 ? 內(nèi)文樣式 一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容 ? ? ? ? ? ? ? 其他文件的制作 其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識(shí)別以下項(xiàng)目： ? 1)文件名稱 ? 2)文件編號(hào) ? 3)文件版次 ? 4)頁(yè)次 ? 5)生效日期 ? 6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn) 其他的書(shū)寫(xiě)習(xí)慣 ? 三級(jí)制審批制： 制定 審核 批準(zhǔn) ? 審批自下至上，自右至左 文件字體習(xí)慣 ? 標(biāo)題一般用 16號(hào)（三號(hào)）字體，加粗宋體 ? 內(nèi)文一般用 12號(hào)（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體 ? 小題目如“目的”可用 14號(hào)（四號(hào)）加粗宋體 序號(hào)標(biāo)識(shí)習(xí)慣 ? ? ? ? A. ? a). 五、文件編寫(xiě)的幾點(diǎn)小技巧 ? 自下至上的編寫(xiě) — 讓一線人員編寫(xiě) ,主管審核 ? 目標(biāo)指向 — 制度必須面對(duì)目標(biāo) ? 先列出流程圖與職責(zé) ? 避免抽象如：上緊螺絲時(shí)要小心 —— 詞語(yǔ)模糊 ? 列出所有控制點(diǎn) ,盡量數(shù)據(jù)化 (如微笑 ,露出八顆牙 ) ? 表單記錄要細(xì)化 ? 讓新人看看 ,是否可會(huì)操作 五、文件編寫(xiě)的幾點(diǎn)小技巧 （ 一 ） 、 忌簡(jiǎn)單草率 ， 未將所有的工作要求都納入體系 。 （ 五 ） 、 忌咬文嚼字 ， 理解困難 。 總之 ， 使用流程圖的目的就是清晰 、 一目了然 ， 如果有些工作太過(guò)繁雜和繁瑣 ， 當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白 ， 所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī) 。 三、文件發(fā)布 ? 文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽 ? 由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量 ? 原件交由文控中心歸檔，作成 《 體系文件總覽表 》 ? 發(fā)放一定要作好發(fā)放記錄 《 文件簽收記錄表 》 ? 文件接受時(shí)注意每頁(yè)有受控章 ? 非受控文件也可以直接在原稿背面簽名，以示收到 ? 文件補(bǔ)發(fā)：文件若因損壞或遺失或有增加使用份數(shù)的必要，由使用單位填寫(xiě) 《 文件增補(bǔ)申請(qǐng)表 》 四、文件修訂 在以下的情況下要修訂相關(guān)文件： ? 例外事件越來(lái)越多時(shí) ? 任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時(shí) ? 當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時(shí) ? 當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及改變步驟時(shí) ? 當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時(shí) ? 當(dāng)機(jī)器工具或儀器已經(jīng)改變時(shí) ? 當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時(shí) ? 當(dāng)方法、工具或機(jī)器已經(jīng)改變時(shí) ? 當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變（如環(huán)境的問(wèn)題）時(shí) ? 當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法律）已經(jīng)改變時(shí) ? 標(biāo)準(zhǔn)（ ISO等）已經(jīng)改變 ? 非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實(shí)施一段時(shí)間后，有效果時(shí) 文件修訂要及時(shí)，但忌太過(guò)于頻繁 版次變更 ? 大幅度變更 —— 變更的內(nèi)容達(dá) 30％以上，或小變更已超過(guò) 9次，改版 ? 小幅度變更 —— 文件只做局部上修訂，只需換頁(yè)（即首頁(yè)與變更頁(yè)）。 ? 文控中心最好保留一份舊檔（但也要作好標(biāo)記） ? 《 文件變更一覽表 》 目錄 ? 文件的目的與意義 ? 文件架構(gòu) ? 文件編寫(xiě)方法 ? 文件管理 ? 文件實(shí)施與跟進(jìn) 一、文件實(shí)施的心態(tài) ? 全員要有制度化管理的心態(tài) ? 先執(zhí)行，后修正 ? 條條大路通羅
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1