【正文】 管理體制設(shè)計(jì) 價(jià)值鑒定 歸檔管理 利用與安全管理 實(shí)體分類信息分類 企業(yè)文檔 管理體系 自動(dòng)化管理系統(tǒng) 企業(yè)文檔管理的基本體制 兩種不同的管理目標(biāo) —— 國(guó)家館藏與企業(yè)資源 計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下： 國(guó)家檔案館 企業(yè) 機(jī)關(guān) 事業(yè)單位 國(guó)家規(guī)模的檔案事業(yè)： 國(guó)家檔案行政管理部門掌管，所有組織和個(gè)人的檔案均為黨和國(guó)家的財(cái)富，基層單位的檔案部門是國(guó)家檔案館的中轉(zhuǎn)站。 ? 企業(yè)檔案：是指在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)文件。 ? 批復(fù)就是對(duì)請(qǐng)示的答復(fù)。 ? （ 5）通報(bào)。 ? 公布性文件的正文一般由三個(gè)部分組成：一是導(dǎo)語(yǔ)，用于闡述發(fā)文的根據(jù)、目的等；二是事由，即文件要宣布的具體內(nèi)容；三是結(jié)尾，用于說(shuō)明相關(guān)事項(xiàng)。 （ 8）合同類文件： 合同書、協(xié)議書等。中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 宮曉東 Email: 企業(yè)文檔管理的問題與對(duì)策 深圳 海油 文檔工作培訓(xùn)專用 目錄 ? 企業(yè)文件的形成與處理 ? 企業(yè)文檔管理的基本概念 ? 建立正確的企業(yè)檔案意識(shí) ? 企業(yè)文檔管理的基本體制 ? 企業(yè)文檔的區(qū)分與類集 ? 企業(yè)文檔管理實(shí)務(wù) ? 企業(yè)文檔管理的自動(dòng)化 企業(yè)公文的寫作與處理 一、基本概念 （一）文件的概念、特點(diǎn)、作用。 （ 9）財(cái)務(wù)類文件： 臺(tái)帳、報(bào)表、憑證等。 ? 由于公布性文件常常以報(bào)刊、張貼等形式與公眾直接見面， ? 因此這類文件的語(yǔ)言要通俗，句子宜短不宜長(zhǎng)，使其易 ? 讀、易懂、易記。一般用于或表彰或批評(píng)的文件種類。批復(fù)的寫作一般分為分析和決斷兩個(gè)步驟。 ? 企業(yè)資料：是企業(yè)為參考的目的搜集、購(gòu)買或交流來(lái)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、期刊雜志、書籍和國(guó)際國(guó)內(nèi)的相關(guān)信息。 個(gè)人 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下 國(guó)家檔案館 企業(yè) 機(jī)關(guān)或組織 事業(yè)單位 個(gè)人 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件和現(xiàn)代企業(yè)制度下 ， 企業(yè)作為獨(dú)立的法人實(shí)體 ， 生存與發(fā)展是其基本目標(biāo) 。適用于文書檔案的立卷。 對(duì)于文檔的管理 ， 必然以企業(yè)的基本任務(wù)為指針 。 ? 企業(yè)文檔的主要作用：依據(jù)作用、參考作用、維權(quán)工具作用、教育作用。 ? 公函 ? 函的結(jié)構(gòu)類似一般書信。 ? （ 6）通知。公告一般是較高級(jí)別的政府或機(jī)關(guān)所使用的文種。 （ 2）掌握本單位的具體情況。 公文即公務(wù)文件，是指機(jī)關(guān)或以公職身份的個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成和處理的文件。 （ 6）報(bào)告類文件： 專題性報(bào)告、綜合性報(bào)告等。包括：公告、通告、布告、啟示、通報(bào)、通知、簡(jiǎn)報(bào)等具體文種。要求對(duì)問題的描述要簡(jiǎn)潔、明了，相關(guān)細(xì)節(jié)一定要交代清楚。一般下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中產(chǎn)生了問題，或遇到不便自行決斷而必須請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)予以明示的情況，都采用請(qǐng)示文種。 ? 催辦和查辦 ? 保管與利用：文件的積累、文件的清退、 ? 文件的利用。 上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬(wàn)枝。 。 企業(yè)的檔案意識(shí) 、 文檔工作目標(biāo) 、 管理規(guī)范 、 管理方法 、 管理體系等都面臨著改革 。主要形式有：卷、冊(cè)、袋、盒、盤、張、件等。 ? 報(bào)告 ? 報(bào)告一般可以分為兩類：一類是針對(duì)某一問題或某項(xiàng)工作所撰寫的專題報(bào)告，另一類是針對(duì)某一階段內(nèi)全面工作情況的綜合報(bào)告。各機(jī)關(guān)凡屬要周知、傳遞的意向或事宜，均可以使用這一文種。 ? （ 2）通告。 （ 2）語(yǔ)言要簡(jiǎn)練。 第三，文件有特定的體式。 （ 3）公布性文件： 公告、通告、布告、啟事、通報(bào)、通知、簡(jiǎn)報(bào)等。 ? 規(guī)章類文件 ? 條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、規(guī)章等都是為了在工作或社會(huì)活動(dòng)中建立正常的秩序而頒發(fā)的規(guī)章類文件。為了增加宣傳效果，其行文可以活潑一些。簡(jiǎn)報(bào)一般具有期數(shù)，應(yīng)連續(xù)編號(hào)。 三、文件的處理 ? （一）文件處理的 程序 ? 收文 ? 發(fā)文 ? （二）文件處理的工作要點(diǎn) ? 收發(fā)文登記 ? 閱辦：分辦、擬辦、批辦、傳閱、承辦。 檔案意識(shí)一般泛指人們對(duì)檔案現(xiàn)象的感覺和認(rèn)識(shí) 一、企業(yè)檔案意識(shí)的個(gè)性化 統(tǒng)治者的檔案意識(shí)（工具性、資政性） 民眾的檔案意識(shí)（利益性、資源性、文化性） 郭沫若《題贈(zèng)檔案館》 前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知。 (來(lái)源原則、三個(gè)要求、常用分類法、檔號(hào) ) 分類的程序 : 設(shè)計(jì)分類方案 劃分全宗 劃分大類 劃分屬類 給定編號(hào) 企業(yè)檔案分類方案 (示意圖 ) 一類 二類 三類 四類 其他類 A B C D 1 2 3 4 類列 類系 常用的分類方法 : 1. 職能分類 2. 時(shí)間分類 3. 作者分類 4. 專題分類 5. 項(xiàng)目分類 6. 型號(hào)分類 7. 區(qū)域分類 8. 外形分類 職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分 。不足之處是實(shí)體的過于集中，極大地削弱了文件現(xiàn)實(shí)作用的