【正文】 對帳員出具余額調(diào)節(jié)表，要求與供應(yīng)商確認(rèn)變更經(jīng)營方式前后的相關(guān)債權(quán)債務(wù)。 另外壞帳是指以下情況： a) 供應(yīng)商破產(chǎn)、撤銷、資不抵債、關(guān)停并轉(zhuǎn)不能回收的債權(quán) . b) 人民法院或仲裁機構(gòu)判決或裁定不支持我方訴求而產(chǎn)生的債權(quán)損失。 附件：《呆帳壞帳審批流程》 呆 帳 壞 帳 審 批 流 程 不同意 五、呆帳風(fēng)險控制 往來對帳人員對往 來中有壞帳風(fēng)險的供應(yīng)商應(yīng)給予高度重視。 五、其他注意事項：預(yù)付款操作的經(jīng)銷供應(yīng)商，財務(wù)人員隨時向業(yè)務(wù)員取得供應(yīng)商經(jīng)營信息，加強供應(yīng)商管理； 聯(lián)銷和代銷供應(yīng)商結(jié)算，要保證會計資料及時入帳，帳面金額真實反映債權(quán)債務(wù)，如果“應(yīng)付帳款”和“商品采購”帳戶余額為零或為借方，財務(wù)結(jié)算和退貨時要參照上述流程執(zhí)行。 四、審批權(quán)限 以下事項由分公司總經(jīng)理與財務(wù)管理中心總監(jiān)聯(lián)簽。 第七節(jié) 呆帳壞帳審批流程 摘自 2020 年 8 月 4 日《永 2020 財（通）字第 04175 號》 根據(jù)《往來對帳制度》要求，及時解決債權(quán)債務(wù)核對中存在的問題，往來清理小組起草了呆帳壞帳申請審批流程，請各公司在執(zhí)行過程中提出修改意見，最后形成規(guī)范文件： 一、呆帳的定義 呆帳 是指企業(yè)無法收回或收回的可能性極小的債權(quán)，但沒有達(dá)到法定壞帳條件。 四、檔案管理： 結(jié)大帳流程走完后，由對帳組整理結(jié)大帳單據(jù)，作為檔案保管。 分公司往來主管每月負(fù)責(zé)把與上海分公司、上海大康的內(nèi)部往來明細(xì)帳上報財務(wù)管理中心。 收銀員將當(dāng)日收到的專用單據(jù)和發(fā)票聯(lián)原件交財務(wù)主管，財務(wù)主管核對發(fā)票聯(lián)和專用單據(jù)，當(dāng)日繳款憑證上注明專用單據(jù)預(yù)收金額，以保證發(fā)票記帳聯(lián)與收款金額一致，每日隨銷售單據(jù)送交財務(wù)部入帳。 每月 10 日前由往來主管統(tǒng)一上報的相關(guān)資料： 往來對帳分析表（包括商品采購的分析和應(yīng)付帳款的分析） 往來對帳月報表（包括商品采購和應(yīng)付帳款的每月對帳） 問題供應(yīng)商名單（包括有壞帳、長期未達(dá)帳項超過 4 個月以上、不配合對帳等供應(yīng)商） 第三節(jié) 各分公司與分公司之間、分公司與獨立門店之間往來的操作要求 摘自《永（ 2020）財通字第 0044 號》 為了進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部往來核算，確保內(nèi)部往來對帳工作的順利進(jìn)行，根據(jù) 2 月 28 日內(nèi)部往來專題會議決議，財務(wù)中心特做如下規(guī)定： 一、 除內(nèi)部單位間的資金劃撥外，其他所 有內(nèi)部往來必須開具轉(zhuǎn)賬通知單，特別注意墊支外部單位的款項和墊支備用金等； 二、 對于開具銀票的轉(zhuǎn)讓，一律由銀票經(jīng)辦人開具轉(zhuǎn)賬通知單，將銀票和轉(zhuǎn)賬通知單一同交收票人。 五、 商品調(diào)撥 調(diào)出方根據(jù)調(diào)入方的請貨申請發(fā)貨，以倉管員發(fā)貨單和請貨單作為“內(nèi)部發(fā)出商品”的附件。 （ 2） 編制的銀行存款余額調(diào)節(jié)表不準(zhǔn)確的或不真實的每次罰款50100 元，嚴(yán)重的要給予行政扣分并追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 銀行未達(dá)帳存在的幾種情況： 銀行已收，企業(yè)未收。分公司財務(wù)部向供應(yīng)商發(fā)出《對帳確認(rèn)函》，要求供應(yīng)商提供往來明細(xì)帳及相關(guān)對帳資料，合理的做好對帳計劃，確定責(zé)任人。 三、外部往來對帳 供應(yīng)商檔案的管理 財務(wù)部應(yīng)建立健全供應(yīng)商檔案資料。 2) 每月與獨立核算單位進(jìn)行內(nèi)部往來（ 12020 科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達(dá)帳項要及時與各獨立核算單位聯(lián)系查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整。 6) 對于未掛應(yīng)收即帳扣的款項，要求業(yè)務(wù)經(jīng)理及時將應(yīng)收標(biāo)準(zhǔn)提交財務(wù)；對于帳扣后已收大于應(yīng)收的款項，及時與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通，取得書面證據(jù)（確認(rèn)函、協(xié)議等）后補掛應(yīng)收。避免產(chǎn)生因人為因素造成返利等應(yīng)收賬款不到位給公司帶來的經(jīng)濟(jì)損失，防止呆賬、壞賬的發(fā)生。 3） 針對對帳過程中出現(xiàn)的差異問題，作好與營銷部、供應(yīng)商的協(xié)調(diào)工作。 6） 每月檢查對帳通知發(fā)出 的及時性，對于沒有按時來核對往來賬的供應(yīng)商有權(quán)提出停止付款的建議，直到往來賬核對清楚后，往來主管簽字，財務(wù)經(jīng)理審批后方可繼續(xù)付款，往來賬核對不清楚，往來主管又簽字付款，由此造成公司損失由往來主管負(fù)主要責(zé)任。 返利結(jié)算員： 1) 建立健全供應(yīng)商檔案，熟知各供應(yīng)商的供貨政策、結(jié)算方式等合同內(nèi)容，做好各供應(yīng)商應(yīng)收賬款記錄，并監(jiān)督返利和各項費用的回收，對于未達(dá)賬項及時向領(lǐng) 導(dǎo)反映，并提出合理化建議。可操作的供應(yīng)商可先試行由供應(yīng)商財務(wù)確認(rèn)。發(fā)票開具方應(yīng)在當(dāng)月會計期間內(nèi)將所有交商品調(diào)入方進(jìn)行帳務(wù)處理。 B、財務(wù)部返利組負(fù)責(zé)與供應(yīng)商確認(rèn)合同、補充協(xié)議中規(guī)定的各項應(yīng)收款項；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商確認(rèn)各項臨時性的、無合同和補充協(xié)議的應(yīng)收款項。 5) 未按合同規(guī)定掛帳或帳扣的或變通掛帳給公司利益造成損失的，每次罰款 50 元，嚴(yán)重的要進(jìn)行行政扣分。 如系企業(yè)方面原因造成未達(dá)帳的，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行相關(guān)帳務(wù)處理。 B、商品采購帳： 2020 年 1 月 1 日后新增的供應(yīng)商和 2020 年 7月份后已確認(rèn)余額的供應(yīng)商，由進(jìn) 貨結(jié)算員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商確認(rèn)往來余額，往來管理人員負(fù)責(zé)復(fù)查和解決前期未達(dá)帳項。 六、 商品采購對帳流程：每個供應(yīng)商應(yīng)在每季最后一個月、最后一次結(jié)款時應(yīng)提交貨到票未到 的明細(xì)表，以此作為結(jié)款時的必須有附件。 二、具體操作規(guī)定 團(tuán)購單位同分公司簽訂購銷協(xié)議，由分公司總經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理審批后，由分公司財務(wù)部直接收款，開具暫收款單據(jù)（ XX 統(tǒng)一收據(jù)） 公司財務(wù)部收款后根據(jù)團(tuán)購單位的需要設(shè)置 100 元、 500元、 1000元不等的專用單據(jù)。特例：南通、蘇州涉及銀票的資金劃撥及銀票往來的，可以直接和“上海 XX 家用電器有限公司”進(jìn)行掛賬，但南通和蘇州的其他費用往來、代收代付等必須經(jīng)分公司中轉(zhuǎn)。 財務(wù)往來主管將“流程表”匯總后交業(yè)務(wù)員，由業(yè)務(wù)員協(xié)調(diào)對當(dāng)前庫存進(jìn)行退貨處理，在確認(rèn)門店、總倉所有退貨均已處理完畢，并確保庫存及門店調(diào)撥保管帳數(shù)量為零后，再將“流程表”交由財務(wù)部對帳組，進(jìn)行結(jié)大帳的對帳工作。 注意事項： 請相關(guān)部門嚴(yán)格執(zhí)行結(jié)大帳流程，如果由于哪個部門或責(zé)任人沒有執(zhí)行本流程導(dǎo)致公司資產(chǎn)流失，公司對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，追究其相應(yīng)責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者公司將以刑事訴訟的形式進(jìn)行催討。 營銷部現(xiàn)任業(yè)務(wù)員、營銷部經(jīng)理對仍合作的供應(yīng)商發(fā)生的前期糾紛，負(fù)有協(xié)助、追 收的責(zé)任，積極與供應(yīng)商催收，減少損失，不作為視同過失。 合同規(guī)定止付供應(yīng)商最后一批貨款，操作難度較大。根據(jù)結(jié)大帳流程，供應(yīng)商退場清帳要保證實物返廠、理賠事項處理和保管帳數(shù)量清零，要根據(jù)供應(yīng)商最近 3 個月的銷售量和退貨率綜合確定質(zhì)保金金額，銷售數(shù)量與金額由財務(wù)部門確定，退貨率由物流部部在一周內(nèi)提供（一定時期累計退貨量與銷售量之比） 三、質(zhì)保金比例：即質(zhì)保金與最近 3 個月平均月銷售額的比例，根據(jù)銷售量、供應(yīng)商信譽、品牌、退貨率因素決定 具體比例。見附件《公函》 財務(wù)部每月向總經(jīng)理和財務(wù)管理中心上報往來對帳情況表，評估呆帳、壞帳風(fēng)險，提出處理措施。 在對帳過程中，因我方原因造成帳戶差錯的或?qū)r間超過20 天的，應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)送致歉函，并對不按時完成對帳的主要責(zé)任人員處于 500 元以下罰款。 二、對帳工作： 財務(wù)部對帳組根據(jù)已確認(rèn)的“流程表”，進(jìn)行結(jié)大帳的財務(wù)對帳，出具“結(jié)大帳對帳單”。 十一、 分公司所屬各獨立門店之間的內(nèi)部往來一般經(jīng)分公司中轉(zhuǎn)；如果獨立門店與獨立門店業(yè)務(wù)之間內(nèi)往較多，需要直接往來的，由分公司財務(wù)經(jīng)理向中心提出書面申請，可以直接劃轉(zhuǎn)，但必須每月對帳，并清理余額（以劃款方式，或統(tǒng)一轉(zhuǎn)至分公司），獨立核算門店直接往來未及時 清理的，由分公司財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)。 團(tuán)購單位憑專用單據(jù)到協(xié)議指定的門店和規(guī)定的時間內(nèi)購物，超過規(guī)定截止時間的的專用單據(jù)一律作廢，專用單據(jù)一律不找零，不兌現(xiàn)現(xiàn)金，購物金額超過專用單據(jù)面額的由購物人補足現(xiàn)金。 2）退貨：與供應(yīng)商確認(rèn)在途退貨， XX 已退供應(yīng)商未收的長時間在途的要核實在途原因，供應(yīng)商已收而 XX 業(yè)務(wù)系統(tǒng)未出的查明未及時入系統(tǒng)的 原因，督促相關(guān)部門調(diào)整；確認(rèn)在途發(fā)票（供應(yīng)商發(fā)票已開， XX 未收），及時催收退貨紅字發(fā)票，如為退換貨要求限期處理并將退換貨相關(guān)記錄在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對沖。 D、往來帳目調(diào)整：往來對帳人員填寫《調(diào)帳通知單》，往來主管或財務(wù)經(jīng)理簽字后由核算會計進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整，有關(guān)憑證、單據(jù)的復(fù)印件作為會計原始憑證；未達(dá)帳項的調(diào)整時間不能超過 30 天，由財務(wù)經(jīng)理安排執(zhí)行。建議通過銀票輔助帳與財務(wù)應(yīng)付票據(jù)進(jìn)行 核對。 7) 其它違反規(guī)定給公司造成損失的每次罰款 50 元。若是清場結(jié)大帳，必須核對商品采購帳。 B、因上海分公司使用英克 ERP 系統(tǒng)原因造成商品運輸單價格與實際價格不一致，由入庫方（外地分公司）按照發(fā)票抽單齊全后，核 對差額，差額計入“商品銷售成本 內(nèi)銷”（銷售折扣折讓除外） ：余額調(diào)節(jié)表、重要未達(dá)帳項說明。 7) 協(xié)調(diào)開票中供應(yīng)商要求與公司規(guī)定沖突的問題。 3) 每月與業(yè)務(wù)員核對應(yīng)收返利費用，出具《返利費用確認(rèn)表》見 附表 6。若商品采購出現(xiàn)借方余額，應(yīng)及時到系統(tǒng)中查找原因，確認(rèn)是否有驗收供應(yīng)商抬頭竄戶或驗收單價錯誤，并通知相關(guān)人員調(diào)整。 一、往來對帳的崗位設(shè)置與職責(zé) 財務(wù)經(jīng)理職責(zé)： 1） 審核“資金申請單”，特別關(guān)注大額款項的支付申請。 9） 與供應(yīng)商財務(wù)加強聯(lián)系，通過多種形式檢查對帳工作，所有往來對帳確認(rèn)書必須要求供應(yīng)商簽字蓋章。 4) 每次結(jié)帳前監(jiān)督業(yè)務(wù)在規(guī)定的時間將簽署完畢的資金申請?zhí)峤回攧?wù)審批，逾期提交資金申請影響結(jié)算流程正常推進(jìn)的，返利結(jié)算員對逾期 資金申請不予接收。對合同簽訂中存在的問題與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通，要求在新合同中改正。 （ 3） 發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有按規(guī)定進(jìn)行對帳的，發(fā)現(xiàn)一家罰款 50 元。 對帳時間規(guī)定 分公司財務(wù)部必須加強與供應(yīng)商常規(guī)對帳工作，規(guī)定對業(yè)務(wù)往來較多的供應(yīng)商每月對帳一次，業(yè)務(wù)往來較少的每季度對帳一次。 （ 2）對帳方法 銀行存款余額調(diào)節(jié)表余額等式： 企業(yè)方：銀行存款余額 +銀行已收，企業(yè)款收金額 — 銀行已付，企業(yè)未付金額。如果超過一定期限仍未到帳的信用卡，造成損失由責(zé)任人承擔(dān)。 C、使用電子表格勾對方法核對帳目的確認(rèn)表，分別用紅、蘭表示已勾對和未勾對金額，保留每一步確認(rèn)的結(jié)果。 2． 代銷合作方式供應(yīng)商的核對：需確認(rèn) XX 的代銷數(shù)與供應(yīng)商的開票數(shù)、庫存結(jié)余數(shù)等，供應(yīng)商結(jié)款時 必須附對帳確認(rèn)單。 門店收銀員收到專用單據(jù)核對預(yù)留樣張，核實無誤后進(jìn)行開票，收回的專用單據(jù)一律剪去右上角。財務(wù)管理中心要求分公司財務(wù)部各個分公司之間、分公司內(nèi)部獨立核