【正文】 的時(shí)候更多的笑意。一定要等電話響兩聲之后再接。    但是，只有最保守與最悲觀的人才會(huì)將應(yīng)用新技術(shù)視為打開(kāi)“潘多拉之盒”。經(jīng)醫(yī)生診斷是患上了“電腦失寫(xiě)癥”。尊重他人的“電子空間”。 2000年的“愛(ài)蟲(chóng)病毒”只用了兩天就幾乎讓美國(guó)癱瘓。文件管理的雜亂無(wú)章會(huì)造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時(shí)間浪費(fèi)。  許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，同事的大聲說(shuō)話、電話鈴聲、鍵盤(pán)敲擊聲和開(kāi)關(guān)門(mén)的聲音都會(huì)降低整個(gè)辦公室的工作效率。許多成功的主管的桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn)——沒(méi)有雜物，非常整齊。過(guò)期的文件、不用的信箋、從來(lái)不開(kāi)的臺(tái)燈……不一而足。如果辦公場(chǎng)所狹小，就要想辦法充分利用每一寸空間。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負(fù)擔(dān)。通過(guò)將合同經(jīng)理和客戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行共享，公司可以為客戶(hù)提供更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)?！魧?shí)施在線協(xié)作  ◆每天都以計(jì)劃開(kāi)始 在寫(xiě)出了任務(wù)清單后，認(rèn)真考慮一下，哪些任務(wù)是可以分派給團(tuán)隊(duì)中的別的成員的。一些員工放任自己，在工作時(shí)間為私人事務(wù)分心。◆今日事，今日畢  然而，經(jīng)理人在時(shí)間管理上的最大誤區(qū)是對(duì)時(shí)間管理目的性不清楚。 但人們?cè)谌诵曰ぷ?、生活中，往往?huì)迷失時(shí)間管理。專(zhuān)家認(rèn)為我們能做到。當(dāng)人們面對(duì)那些“危險(xiǎn)”情緒時(shí)，如果不能及時(shí)緩解的話，這些情緒可能變成絕望，而所有的這些情緒都和癌癥以及其他危險(xiǎn)疾病相關(guān)。健康情緒能幫助人們抵抗感染、感冒和流感。七種消極情緒為：恐懼、仇恨、憤怒、貪婪、嫉妒、報(bào)復(fù)、迷信    那么，我們能學(xué)著去了解、去應(yīng)對(duì)我們的情緒嗎？ 時(shí)間管理與目標(biāo)設(shè)定、目標(biāo)執(zhí)行有相輔相成的關(guān)系，時(shí)間管理與目標(biāo)管理是不可分的。 你進(jìn)行時(shí)間管理，應(yīng)該涉及人生的8大領(lǐng)域，而不僅是某一兩個(gè)領(lǐng)域。要提高工作效率，就要掌握好時(shí)間，利用好時(shí)間，管理好時(shí)間。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。當(dāng)應(yīng)當(dāng)提交的任務(wù)與臨時(shí)的事項(xiàng)沖突時(shí)，就陷入了魚(yú)與熊掌的被動(dòng)狀態(tài)。工作屬地相同原則指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成的時(shí)間浪費(fèi)。久而久之，你的計(jì)劃失去了嚴(yán)肅性，你的上級(jí)也會(huì)認(rèn)為你不是一個(gè)很精干的員工。做好你職責(zé)范圍內(nèi)的重要工作就可以了，不要忙著給其它部門(mén)提建議，搞策劃。 這樣做既可以保證你在正常工作時(shí)能夠?qū)Ｐ闹轮咎幚砭o急事務(wù)，又能夠使你不用工作到很晚的時(shí)間?！舨灰诠ぷ鲿r(shí)間干私事 為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個(gè)小時(shí)而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語(yǔ)音郵件，只回復(fù)那些確有急事的電話；要求將會(huì)議安排在你方便的時(shí)候召開(kāi)?！舴峙扇蝿?wù)    如果擔(dān)心會(huì)丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來(lái)?！舫浞掷棉k公空間 如果一個(gè)文件你在過(guò)去12個(gè)月里都沒(méi)有找來(lái)看過(guò)，那么它就在此列。混亂 干擾 由于電子郵件和移動(dòng)電話等通訊技術(shù)的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場(chǎng)信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)。效率低下的文件管理制度 不要堆積郵件?！蛉绾瘟粝乱粋€(gè)有效的語(yǔ)音信息的首要原則是：簡(jiǎn)明扼要、語(yǔ)速放慢。在你按下“發(fā)送”鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，后果會(huì)是如何──比如被老板看見(jiàn)。對(duì)網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言有理智地接受，比如網(wǎng)上常喜歡用簡(jiǎn)單的字母代替語(yǔ)言，或用同音不同字的方法表示時(shí)，不要以為時(shí)髦便經(jīng)常使用。要解決這一問(wèn)題，首先要為中年男士創(chuàng)造一個(gè)寬松和諧的工作環(huán)境。聯(lián)合國(guó)重新定義了新世紀(jì)的文盲，其中第三類(lèi)是不能使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流和管理的人。 你永遠(yuǎn)都不知道什么樣的人可能正站在你旁邊。經(jīng)是我們精打細(xì)算想要添置的奢侈品。電話響兩聲，對(duì)打電話的人來(lái)說(shuō)，是完全可以接受的等待時(shí)間，也是他期待你拿起電話的最佳狀態(tài)?，F(xiàn)在最好的電話也還不能夠把你的“原聲”傳遞給對(duì)方。 在工作中這些資料都是十分重要的。 在電話中，可以認(rèn)識(shí)許多人，這些人和你并沒(méi)見(jiàn)面，或者見(jiàn)面很少，只因?yàn)樵陔娫捴薪佑|得多了，因此一聽(tīng)到你的聲音，就對(duì)你產(chǎn)生了某種印象。 ★在情況適宜時(shí)，才遞上名片。在名片旁，不妨粘一張便條紙，寫(xiě)上得到的時(shí)間、此人的特征、從他身上可獲得哪些幫助和資訊等等。首先在人多的場(chǎng)合，一定要帶足夠的名片。名片是表達(dá)自我的“作品”。向?qū)Ψ竭f名片時(shí)，應(yīng)面帶微笑，注視對(duì)方，將名片正面對(duì)著對(duì)方，用雙手的拇指和食指分別持握名片上端的兩角送給對(duì)方。不提倡在名片上印人像、漫畫(huà)、花卉、寵物。 每份文件可能有不同版本，建議每次更新都能注明日期，這樣就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的內(nèi)容或是否修訂有誤，也可輕易找到。把用得到的名片資料鍵入電腦或電子記事本，然后扔掉這些占空間的紙卡，以后你只要指尖輕輕一點(diǎn)，就可以馬上找到你要聯(lián)絡(luò)的人，這會(huì)省下你不少寶貴時(shí)間。 ◇沒(méi)用的餐具  這種辦公桌你肯定也不會(huì)太陌生，它總是被掩蓋在各種各樣的檔案之下，而且這些檔案還有向周?chē)I(lǐng)域（如架子和地板）擴(kuò)張的傾向。上班時(shí)間別讓辦公桌太干凈    辦公桌上的擺設(shè)，最能顯露出一個(gè)人的個(gè)性。 最初，一些大公司只允許雇員星期五穿便裝，但很快發(fā)現(xiàn)，衣著舒適的工作人員工作效率高，因此“星期五便裝”便成為每日可穿的類(lèi)型。還有一些更加自由的是那些在家上班的人，他們通過(guò)電腦科技與商業(yè)社會(huì)取得聯(lián)絡(luò)。西裝背心對(duì)高層行政人員來(lái)說(shuō)永遠(yuǎn)是流行服飾。今天，上班服的選擇可謂多姿多彩，不過(guò)并非完全沒(méi)有了“游戲規(guī)則”。最好是雞心領(lǐng)套頭衫，既便于打領(lǐng)帶，又顯得協(xié)調(diào)。領(lǐng)帶夾僅用于固定領(lǐng)帶，并無(wú)裝飾作用。很多人認(rèn)為標(biāo)簽是衣服名貴的象征，不舍得剪去，反而用線加固。有時(shí)候，以全黑、黑白的基本型出現(xiàn)，反而更能切合上班時(shí)的氣氛與環(huán)境。一個(gè)對(duì)衣著缺乏品味的人，在辦公室戰(zhàn)爭(zhēng)中必然處于下風(fēng)。在社會(huì)交往過(guò)程中，一個(gè)人的儀表與著裝往往是決定著給人印象的好壞。 同事之間 讓上司賞識(shí)你 提高工作效率(2) 控制自己的情緒 讓上司知道你的付出 同事交往有忌諱 儀表與著裝會(huì)影響別人對(duì)你的專(zhuān)業(yè)能力和任職資格判斷。  做個(gè)幽雅的男人 其實(shí)袖口的標(biāo)簽只是為了更方便告訴你這件衣服的尺寸，如果你為了顯示你新買(mǎi)西服的名貴而讓它“隨你起舞”的話，你會(huì)貽笑大方。它的正確位置，是在有6顆鈕扣的襯衫，從下朝上數(shù)第4顆扣的地方。西裝上衣外面的口袋原則上不可以裝東西，鋼筆、錢(qián)包之類(lèi)最好放在上衣內(nèi)側(cè)的口袋或是公文包里。而實(shí)際上，在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的工作環(huán)境中，恰當(dāng)?shù)闹b比任何時(shí)期都顯得重要。襯衫可以是白色、藍(lán)色或鮮明的條子。適用于家居辦公室的衣著，最重要的是舒適，過(guò)去在周末才穿的那類(lèi)服裝如今也適合上班穿著?，F(xiàn)在的上班便服比過(guò)去更優(yōu)美、更整齊，而且容易搭配。女士的上班著裝最好以保守為宜。 這樣的桌子雖然也沒(méi)有什么個(gè)人物品（因?yàn)楦緵](méi)有放的位置），卻非常有個(gè)性：因?yàn)槟苣菢觼y、那樣滿的桌子也不會(huì)多見(jiàn)。  名片的制作 這些東西并無(wú)實(shí)用價(jià)值，卻會(huì)給人以華而不實(shí)的印象。隨著名片使用日益廣泛，除所用紙張?jiān)絹?lái)越好外，名片的片面設(shè)計(jì)也越來(lái)越新穎。如果是坐著的，應(yīng)當(dāng)起立或欠身遞送，遞送時(shí)說(shuō)一些“我叫，這是我的名片，請(qǐng)笑納”“我的名片，請(qǐng)你收下”之類(lèi)的客套話。如果你不重視別人的名字，又有誰(shuí)來(lái)重視你的名字呢！此外，在交換名片時(shí)，要保持名片的整潔，不要輕易地在自己的名片或他人的名片上隨意涂改或做筆記，因?yàn)檫@樣會(huì)造成他人心理上的不快感。其次要注意發(fā)名片的時(shí)機(jī)。交換名片的時(shí)機(jī)是： 對(duì)方想要自己的名片； 打算獲得對(duì)方的名片。一個(gè)小小的動(dòng)作，將使你日后受益無(wú)窮。 這種印象可能好，也可能不好。有些人做不到這點(diǎn)，平時(shí)對(duì)人還不錯(cuò)，可是一打電話就機(jī)械、單調(diào)，甚至粗聲惡氣，像吵架一樣，讓人聽(tīng)起來(lái)很不愉快。當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開(kāi)，對(duì)該單位有了較好的印象。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。因此，你在電話中談話，不能完全根據(jù)你平時(shí)說(shuō)話的習(xí)慣。對(duì)接電話的人來(lái)說(shuō)，在短短的一聲電話鈴聲里，你的焦躁和不安可能已經(jīng)瞬間平息，你才可以不驚不懼地面對(duì)任何事，寵辱不驚地面對(duì)任何人。“上世紀(jì)60年代開(kāi)始，電視改變了我們的整個(gè)生活，80年代起PC改變了我們的工作方式。現(xiàn)在，它成了和手表一樣的普通東西，成了老板招之即來(lái)的呼叫器，成了鍛煉拇指的健身器，成了各色段子的中轉(zhuǎn)站，成了游戲機(jī)，成了數(shù)碼相機(jī)，成了掌上電腦……手機(jī)正在變得像叮當(dāng)一樣無(wú)所不能。在現(xiàn)在的職場(chǎng)中，關(guān)于手機(jī)的使用，必須注意以下幾點(diǎn)：  因此，有人戲稱(chēng)，“新世紀(jì)里，一不小心你就成了文盲”。現(xiàn)在高科技和電子技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，人們不隨時(shí)緊追就可能落伍，一些人對(duì)此問(wèn)題處理不當(dāng)，很容易患上“電腦恐懼癥”。其次他們自身要善于調(diào)節(jié)，以平常心對(duì)待一切。專(zhuān)家研究表明，“電腦失寫(xiě)癥”的出現(xiàn)是由于在電腦上敲字缺少筆跡的書(shū)寫(xiě)感和印痕感，對(duì)大腦的語(yǔ)言中樞產(chǎn)生不了刺激作用，從而造成了失寫(xiě)現(xiàn)象。 首要的一條原則是，不要在工作時(shí)發(fā)送私人或是機(jī)密郵件。只留下接聽(tīng)者需要的內(nèi)容。 過(guò)時(shí)的技術(shù)設(shè)備 工作空間安排不合理 這些外來(lái)因素會(huì)分散員工的注意力，降低工作效率。高效率的辦公環(huán)境 這項(xiàng)工作耗時(shí)不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時(shí)間又騰出了空間。不要用太多的空間來(lái)存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。  ◆檢查你的技術(shù)設(shè)備 如果手上有太多的額外的事情，你自己的本職工作往往會(huì)得不到很好的完成?！裰贫ㄟm用的工作計(jì)劃。 這一點(diǎn)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作員工猶為重要。一個(gè)每次都能按期完成工作任務(wù)的員工，即使不天天加班加點(diǎn)，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會(huì)讓主管覺(jué)得你是一個(gè)讓人放心的人，而不是天天追問(wèn)你工作的進(jìn)度如何了。在事先給定各個(gè)中間環(huán)節(jié)完成工作時(shí)間的同時(shí)，要經(jīng)常關(guān)注他完成的質(zhì)量與進(jìn)度，以免其中的某個(gè)或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。要掌握時(shí)間最好的方法，就是要先從避免時(shí)間的浪費(fèi)做起。這8大領(lǐng)域是：健康、工作、心智、人際關(guān)系、理財(cái)、家庭、心靈思考、休閑。你的工作、事業(yè)、生活等目標(biāo)中，每個(gè)小目標(biāo)的完成，會(huì)讓你清楚地知道你與大目標(biāo)的遠(yuǎn)近，你的每日計(jì)劃是你的壓力和激勵(lì)，每日的行動(dòng)計(jì)劃都必須結(jié)合你的目標(biāo)。掌控情緒 掌控健康 上面每一種情緒都和心態(tài)有關(guān)，這也就是為什么我們一直強(qiáng)調(diào)心態(tài)的原因。一旦你發(fā)現(xiàn)刺激情緒的因素時(shí)，便可采取行動(dòng)除掉這些因素，或把它們找出來(lái)充分利用。 科學(xué)家們發(fā)現(xiàn)了，大腦的情緒中心與免疫系統(tǒng)有著直接的連結(jié)。人的生活不能像工廠，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，時(shí)間管理絕不是讓你變得機(jī)械化。在工作和生活中要學(xué)會(huì)授權(quán)。經(jīng)理人對(duì)時(shí)間管理這個(gè)工具在自己走向成功的歷程中，應(yīng)扮演什么角色是明白的。 既節(jié)約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂(lè)而不為呢？ 一天的工作什么時(shí)候才算完成？對(duì)于許多小公司來(lái)說(shuō)，答案是“永遠(yuǎn)沒(méi)完”。通過(guò)這種方法，公司可以對(duì)市場(chǎng)變化做出快捷的反應(yīng)，員工也能快速地適應(yīng)公司的政策和節(jié)支措施?！艄芾砺毮茏詣?dòng)化 隨便看看你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。依靠不可靠或是過(guò)時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書(shū)或是其他資源將會(huì)使你付出更多的勞動(dòng)。經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣的情形：?jiǎn)T工們被召集起來(lái)開(kāi)會(huì)討論某個(gè)主題，結(jié)果會(huì)議拖得過(guò)長(zhǎng)，決定卻未能做出，或者是偏離了會(huì)議要解決的問(wèn)題。◎打開(kāi)Email之前一定要先查毒——尤其當(dāng)你的電腦處于某個(gè)局域網(wǎng)中，可能影響到整個(gè)部門(mén)甚至整個(gè)公司的時(shí)候。如果你要離開(kāi)辦公室較長(zhǎng)一段時(shí)間，應(yīng)留下你何時(shí)回來(lái)以及你不在時(shí)是否有人檢查信箱的詳細(xì)信息?！虿灰o別人的電子郵箱造成負(fù)擔(dān)。 一位山東女孩從學(xué)校畢業(yè)出來(lái)后找到份打字員的工作，沒(méi)想工作三個(gè)月下來(lái)，在領(lǐng)工資簽名的時(shí)候，居然連自己的姓名都寫(xiě)不出來(lái)了，最后在同事的提醒下，才用筆一劃一劃地拼出自己的名字來(lái)。  不要大喊大叫。”幾乎沒(méi)有人會(huì)質(zhì)疑愛(ài)立信中國(guó)有限公司副總裁蔡桐木幾年前的這番話，值得商榷的只是時(shí)間問(wèn)題，也許世界的變化并不如技術(shù)論者所期望的那樣迅速?！锴逦?要打斷對(duì)方時(shí)，你可以采用和面談一樣的準(zhǔn)則，盡量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了結(jié)。 記住，鈴聲響兩下后，再接。不要以為接電話沒(méi)有什么，其實(shí)里面還是有很深的學(xué)問(wèn)。 難道我們瘋了嗎？為什么要向電話微笑呢？對(duì)方是不可能從他的電話中看見(jiàn)我們的微笑的。（六）同事家中電話不要輕易告訴別人； （二）外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系； 電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，對(duì)你的單位留下不好的印象。（三）端正自己的坐姿 同樣說(shuō)“你好，這里是XX公司”，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對(duì)方留下的印象是完全不一樣的。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來(lái)越高，人離不開(kāi)電話，每天要接、打大量的電話。 ●名片的收存 還有你要發(fā)名片時(shí)，你要看人家有沒(méi)有手拿、方不方便拿，也許在酒會(huì)時(shí)，人家手上正拿著食物，沒(méi)有手可以空出來(lái)拿你的名片，你卻發(fā)給他，他當(dāng)然是不好意思不拿，但卻會(huì)造成別人對(duì)你的反感！甚至名片一拿就丟到垃圾桶去了。   電腦進(jìn)入辦公室后，大家原本預(yù)估紙張的使用會(huì)減少，但事實(shí)卻相反。在這關(guān)鍵時(shí)刻，你怎么也找不到你的文件，面對(duì)桌上一片凌亂的局面，你感到焦急萬(wàn)分，就連電子文檔也不知存到哪里去了，最后你只能硬著頭皮用口頭報(bào)告。堆積如山的文件資料，回不完的傳真和留言條，加上杯子、電話、裝飾品、日歷……你是否終日淹沒(méi)在辦公桌的混亂中理不出頭緒？該是清場(chǎng)讓工作條理分明的時(shí)候了！ 如果你的辦公桌就是這樣的，很顯然，說(shuō)明你精力充沛、有生氣，一切以工作為