【正文】 指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。 在會議結束之前，主席發(fā)言5到7分鐘總結之后，會議記錄者發(fā)給參會人會議評估單，評估這個會質量的好與壞。召集會議之前及早著手準備是有效會議的關鍵。無論是主持人還是參會者，都要學會使用自我評定單，以此來檢查自己工作中的得失，從而為下一次會議質量的提高準備條件。例如做人力資源管理工作經常會使用到一些術語，這些術語可能有很多人不太熟悉，諸如H2D（人力資源管理）、H2M（人力資源開發(fā)）等。會議記錄者還要充分重視有關會議記錄的10大建議。主席最好不要兼任此項工作。所以，一名會議記錄者需要同時具有多項才能：◆反應快。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關紀錄，以此來提醒主持人?！颈局v總結】主持人和參會者的守則和責任是不同的，各有側重點，對會議而言都不可或缺。個人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。主持人說：按照我們這個討論，就是說按照去年的模式，一會兒在會議的結束時大家做一個表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數服從多數來決定，好不好？那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見沒有？與會者1——“蟬”說：節(jié)目的話，我覺得還是搞傳統(tǒng)藝術，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個機會應該讓他們露一手吧，或者是來一個什么獨唱呀，或者是請幾個比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個男同志起來對唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動性強。評議：與會者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。會議內容如下主持人說：今天會議的主要議題是即將舉行的員工晚會，會議時間局限在1小時之內，我們要決定4項內容，即晚會的時間、地點、節(jié)目單和抽獎內容?！靶行小痹u議：面對與會者1和與會者2的爭論，主持人只能隨聲附和。◆排除與引進。傾聽的關鍵則是重復和總結，當然也要做好相關的記錄?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 主持人的會議管理技巧【本講重點】傾聽的技巧實際的說話技巧傾聽的技巧1．傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項內容：首先建議你學會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。2．溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。 (3)少數服從多數決策 C、允許多數人對問題發(fā)表自己的意見?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。經理決定工作日程表，然后通知該小組。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。2．特殊提醒根據統(tǒng)計調查顯示，會議人數最多不應超過9個，最為合適的人數是5至7人。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。【自檢】請根據自身情況完成下列表格。（2）地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據上風，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。◆監(jiān)督員工、協(xié)調矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調上下級以及員工之間的矛盾。 企業(yè)基層管理者沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。表11 會議的種類按人數分類按開會方式分類按開會目的分類● 團體會議● 一對一會議● 面對面會議● 電話會議● 視頻會議● 宣布人事安排、講解政策的會議● 當眾表揚或批評別人的會議● 臨時處理突發(fā)事件的會議● 固定的團隊會議● 集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。時下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。會議效率不高的原因預防性管理措施時 間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。◆上午910點之間，員工已經開始進入工作狀態(tài)?！舯匾獣r請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。因為分派任務意味著要達到團結上下、協(xié)作完成任務的目的，只有通過會議把任務公共化、明確化，才能促進協(xié)作，從而保證任務的及時完成。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。德魯克決議法彼德保證大多數人獲勝?！九e例】一陪審團認真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當你在眾人面前、在開會的場合用語言表達心里100%的東西時，這些東西已經漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。◆建設性反饋是一種勸告指導，即一般意義上的批評。這次溝通以失敗告終。評論之后需要采用“建立”的說話技巧。一個會議進行到一定時間時，主持人就要根據實際情況說：“好，這個程序我們現在進行到第二步了，那我建議我們馬上轉入第三步的程序”、“我們討論這幾個方案到底哪個適用？”。就說而言，主要應學習8種說話技巧。主持人說：好好，我明白你的意思了，你講的其實非常好，你想總結的是地點和抽獎是非常重要的，其他是不重要的。與會者2——“鯊魚”：這個事情里面，不能沒有一點點失誤或一點點小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會來使大家產生一種團隊的凝聚力，這是最主要的?！颈局v總結】主持人在會議中往往會遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的?！艋乇苄??！魰h記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結與歸納的功能。第三誤區(qū) 團體極化團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞?！艚M織能力強。會議記錄應有組織地整理如下：標題，會議目標，主席名字，缺席及出席人名單應列在會議記錄起頭處。這種習慣好嗎？如何改正？ ______________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案101作為主持人的會后跟進作為一名會議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。注意力集中在政策和行動上,別讓意外事件讓你陷入困境。會議成功只有用結果來衡量。自我評定主持人及參會者自我評定單具體表現是否存在以下問題（1）別的員工曾誤會我的意思有□ 無□（2）與別人談話時我經常離開話題本意跳到別的話題有□ 無□（3）如果主持一個會議，我會讓參會人員先了解會議內容有□ 無□（4）面對一些人說話時我很緊張有□ 無□（5）在會上，總是只有我一個人說話，沒有成員參與有□ 無□（6）談話結束時，我會問員工是否明白我的意思有□ 無□（7）我分派工作后他們從不提問有□ 無□（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□ 無□（9）如果我表達的意思很復雜，令人難以明白，我會事先考慮有□ 無□（10）我總是會問：大家還有什么問題嗎？有□ 無□◆以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。通過此決議的評估標準（如有必要）?！艨偨Y能力強。會議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區(qū)。因為這樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)?！魠f(xié)作型。每一類特殊的發(fā)言者，都有其明顯的表現特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應的對策，這些對策掌握程度的深淺，會直接影響會議的效果。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。主持人說：謝謝，那其他人有什么看法?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第7講 如何對待會議中的意外情況【本講重點】與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇與“Cicada蟬”相遇與“Shark 鯊魚”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤” 與“Crab 螃蟹（跑題者）”相遇【自檢】請做以下判斷題：(1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜歡挑戰(zhàn)現有程序。主持人語錄：開場白——“我們今天的會議主要是討論一下新年晚會的問題，一個是確定一下晚會舉行的地點、時間；第二個就是員工的節(jié)目；第三個就是抽獎和禮品，大家有什么意見呢？”評議：只明確了會議議題，會議時間等因素只字未提?！敖ⅰ苯洺Ｊ褂玫膯栐捠恰拔覀冇懻撏甑谝粋€問題了，接著我們再進一步，第二個問題您怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢？”“我們進一步具體怎么解決這個方案呢？”◆測試理解情況?！魞A聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學習和鍛煉得到提高。下面介紹2種效果較好的建設性反饋：3．反饋時的特征4．如何接受反饋【自檢】請在以下描述性話語中選出正確的反饋：描述性話語是否正確(1)你出生前我們就是這么做的!是□ 否□(2)這就是最佳解決方法。實際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。缺點：在小集團內，投票一向促成人們分派。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項準備工作。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產經理，你要采取下列哪種方式處理此事：□ □ □(2)你為什么這么做？◆見參考答案31準備工作的作用當你確定有必要召開會議時，首先要了解準備工作究竟有什么作用。這個確定工作看似多余，實際上必不可少。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程?！羯衔?012點或下午13點之間，最適合調動員工集思廣益。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。會議成本是非?？捎^的一筆數目，它關系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。圖12 組織或部門與會議3．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。會議的目的