【正文】 ★講師簡(jiǎn)介張曉彤☆ 著名人力資源管理專(zhuān)家、培訓(xùn)專(zhuān)家，曾任諾基亞中國(guó)公司人力資源經(jīng)理、培訓(xùn)經(jīng)理☆ 北京時(shí)代光華教育發(fā)展有限公司特聘高級(jí)培訓(xùn)師☆ 北京21世紀(jì)光華管理培訓(xùn)中心特聘講師☆ 北大光華管理學(xué)院EMBA班特邀講師☆ 人力資源開(kāi)發(fā)與管理職業(yè)經(jīng)理人、職業(yè)培訓(xùn)講師☆ 現(xiàn)任金蝶軟件（中國(guó)）有限公司北方區(qū)人力資源總監(jiān)☆ 曾任諾基亞中國(guó)投資有限公司人力資源部經(jīng)理、諾基亞學(xué)院非技術(shù)課課程經(jīng)理☆曾先后為北大方正集團(tuán)、寧波方太廚具公司、中國(guó)東方通信公司、中國(guó)紡織進(jìn)出口總公司、中國(guó)國(guó)際電子商務(wù)公司等幾十家企業(yè)做過(guò)咨詢(xún)和內(nèi)訓(xùn)★課程對(duì)象——誰(shuí)需要學(xué)習(xí)本課程 ★ 企業(yè)高層管理者★ 企業(yè)中層管理者★ 企業(yè)基層管理者★課程目標(biāo)——通過(guò)學(xué)習(xí)本課程，您將實(shí)現(xiàn)以下轉(zhuǎn)變1. 了解會(huì)議的目的、種類(lèi)和體系2. 了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策3. 掌握有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)4. 掌握會(huì)議中的溝通和反饋技巧5. 掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧 6. 學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧★課程提綱——通過(guò)本課程，您能學(xué)到什么？第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀(guān)1． 引言2． 會(huì)議的意義3． 會(huì)議的目的4． 會(huì)議的種類(lèi)5． 會(huì)議的頻率6． 會(huì)議成本的計(jì)算第二講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案1．會(huì)議效率不高的原因2．如何進(jìn)行預(yù)防性管理3．會(huì)議規(guī)范第三講 開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作1．引言2．如何判斷會(huì)議是否舉行3．會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容4．主持人如何做會(huì)議準(zhǔn)備第四講 成功會(huì)議的五種策略1. 引言2. 如何做開(kāi)場(chǎng)白3. 如何分配發(fā)言時(shí)間4. 如何掌握議事進(jìn)度5. 如何達(dá)成會(huì)議決策第五講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧1．引言2．會(huì)議中的溝通技巧3．會(huì)議中的反饋技巧第六講 主持人的會(huì)議管理技巧 1. 傾聽(tīng)技巧2. 講話(huà)技巧3. 情景模擬第七講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法2.“鯊魚(yú)”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法3.“驢”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法4.“兔子”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法5.“螃蟹”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法第八講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任1. 主持人的守則與責(zé)任2. 參會(huì)者的守則和責(zé)任3. 主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議第九講 會(huì)議記錄1．記錄者功能和勝任條件2．對(duì)會(huì)議記錄的十大建議3．團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)第十講 會(huì)后跟進(jìn)1．引言2．參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)3．主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)4．自我評(píng)定5．如何提高下次會(huì)議質(zhì)量★課程意義——為什么要學(xué)習(xí)本課程？（學(xué)習(xí)本課程的必要性）您是否每天包裹于無(wú)數(shù)會(huì)議之中，常常分身乏術(shù)？您的公司是否因?yàn)闀?huì)議效率低下還在錯(cuò)失良機(jī)？面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？《高效會(huì)議管理技巧》一書(shū)秉承時(shí)代精神，帶領(lǐng)您快速掌握會(huì)議管理技巧，這些技巧將是您開(kāi)啟高效會(huì)議的金鑰匙！把握時(shí)機(jī)，共同進(jìn)步，相信您必然會(huì)收獲累累碩果！第1講 當(dāng)今會(huì)議面面觀(guān)【本講重點(diǎn)】會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類(lèi)會(huì)議的頻率會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問(wèn)題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。會(huì)議的意義1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀(guān)念相互碰撞的產(chǎn)物。2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的組織或部門(mén)，一個(gè)組織或部門(mén)不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門(mén)的存在價(jià)值。圖12 組織或部門(mén)與會(huì)議3．會(huì)議是一種群體溝通的方式開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)Ｅmail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀(guān)，這種方式最符合人類(lèi)原本的溝通習(xí)慣。會(huì)議的目的◆開(kāi)展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。◆傳達(dá)資訊通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門(mén)的相關(guān)資訊?！舯O(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門(mén)的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾?！暨_(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問(wèn)題的解決。圖13 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題的6個(gè)步驟◆資源共享利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步?！糸_(kāi)發(fā)創(chuàng)意開(kāi)發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性?！艏?lì)士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。◆鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開(kāi)一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。會(huì)議的種類(lèi)會(huì)議可以按照人數(shù)、開(kāi)會(huì)方式和開(kāi)會(huì)目的進(jìn)行分類(lèi)，每一種分類(lèi)都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類(lèi)都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。表11 會(huì)議的種類(lèi)按人數(shù)分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)● 團(tuán)體會(huì)議● 一對(duì)一會(huì)議● 面對(duì)面會(huì)議● 電話(huà)會(huì)議● 視頻會(huì)議● 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議● 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議● 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議● 集思廣益的會(huì)議會(huì)議的頻率每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問(wèn)題、達(dá)到目的。會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非?？捎^(guān)的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：【自檢】請(qǐng)將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線(xiàn)連接起來(lái)。A、固定的部門(mén)會(huì)議 ①至少每?jī)稍乱淮蜝、一對(duì)一會(huì)議 ②隨時(shí)C、處理突發(fā)事件的會(huì)議 ③按需要D、全體會(huì)議 ④至少每月一次◆見(jiàn)參考答案11【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿(mǎn)會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問(wèn)題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類(lèi)、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”。【心得體會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第2講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案【本講重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理1．會(huì)議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。很多公司往往由于以下原因，開(kāi)會(huì)效率低下：◆公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開(kāi)?！粼S多主管對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢(xún)員工的意見(jiàn)。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議?！粲行氨仨毜綍?huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶(hù)或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話(huà)——“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話(huà)可以改為“開(kāi)會(huì)比較煩”。開(kāi)會(huì)之所以煩，用小王的話(huà)來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。2．會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。表21 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。3．預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開(kāi)會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。【舉例】以會(huì)議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對(duì)7種致使會(huì)議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。會(huì)議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí) 間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。地 點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽(tīng)者和可選擇參加者幾類(lèi)。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。【自檢】請(qǐng)根據(jù)自身情況完成下列表格。(1)你所在公司是否存在會(huì)議效率不高的問(wèn)題？□ 是 □ 否(2)如果存在，請(qǐng)從下列選項(xiàng)中選出符合你所在公司實(shí)際情況的選項(xiàng)，并提出改進(jìn)意見(jiàn)。存在問(wèn)題是否存在改進(jìn)意見(jiàn)主持人毫無(wú)影響力□是 □否會(huì)議地點(diǎn)的布局讓人很有壓迫感□是 □否會(huì)前準(zhǔn)備不足，會(huì)議議題讓人不明所以□是 □否會(huì)議總是選在午飯時(shí)間進(jìn)行□是 □否高效會(huì)議的八大特征與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。高效會(huì)議具有8大特征。建議在正式召開(kāi)會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召