【正文】 　　可是，這種精心設(shè)計(jì)出來(lái)的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。事實(shí)上，這類書籍往往被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津。　　7．在活頁(yè)紙的兩側(cè)打孔　　我們習(xí)慣在活頁(yè)紙的兩側(cè)打上二十六個(gè)孔，因?yàn)橄胪瑫r(shí)對(duì)照兩種資料時(shí)，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無(wú)遺。　　11．善用鉛筆型橡皮擦　　我們?cè)趯懜宓臅r(shí)候，都使用一種改良式的橡皮擦。比起在店里對(duì)老板費(fèi)勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大……”這些繁瑣的話，卻不必能說(shuō)清情況。　　在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現(xiàn)時(shí)，就可立刻隨手記下。這么一來(lái)，不管活頁(yè)夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內(nèi)容種類。由于經(jīng)常需要在相當(dāng)多的資料上打孔，手動(dòng)式打孔機(jī)已經(jīng)不合用了，一改用電動(dòng)式打孔機(jī)之后，即可節(jié)省很多時(shí)間。　　34．利用業(yè)余時(shí)間構(gòu)思文稿　　在寫稿工作上，構(gòu)思要費(fèi)很大的功夫，毫無(wú)準(zhǔn)備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場(chǎng)合，進(jìn)行構(gòu)思與草稿的寫作。且大家都認(rèn)為，再買新的磁碟片是一種無(wú)謂的浪費(fèi)。此外，采用這個(gè)方式還可免于遺漏某項(xiàng)工作。　　為了保持隨手取來(lái)，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理?；丶y針、鉛筆等等文具用品，自是當(dāng)然的事，連文件書類也得分門別類地收在不同位置，這樣開(kāi)抽屜找東西時(shí)，就可一下子找到。這么短短的空檔，累積起來(lái)也相當(dāng)浪費(fèi)，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開(kāi)開(kāi)關(guān)關(guān)的時(shí)間更是不容忽視。　　2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄”　　任何人都有通訊錄，不過(guò)除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細(xì)的個(gè)人資料。　　7．立刻在收到的名片上寫“當(dāng)事人”的資料　　對(duì)商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”?！　—?12. 通訊錄要采用活頁(yè)卡片，以便插換追加　　通訊錄最好是采用活頁(yè)式卡片，這種活頁(yè)式通訊錄，一張卡片上只登記一個(gè)人，所以不管對(duì)方搬了幾次家，改來(lái)改去都不怕沒(méi)地方可寫，換新卡片也是很簡(jiǎn)單。 雖然找一個(gè)人省不了多少時(shí)間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。　　22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面　　一年之中，也許你會(huì)收到很多很多的信件，所以，收到時(shí)若不好好整理，最后就會(huì)亂成一堆，陷入無(wú)法整理的狀態(tài)。　　請(qǐng)客戶先大略整理一下要點(diǎn)，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問(wèn)題的家屬、親戚……等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當(dāng)?shù)臅r(shí)間。　　30.對(duì)上司做工作報(bào)告時(shí)，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在對(duì)人傳達(dá)要事時(shí)，若不先整理出條理，就冒然開(kāi)口，往往都不得要領(lǐng)?！蹦阕詈眠@么說(shuō)：“我要在某月某日幾點(diǎn)之前到達(dá)，請(qǐng)為我訂購(gòu)訂位車票。　　因此，如果你與朋友準(zhǔn)備午餐約會(huì)，最好先定位。　　41.確認(rèn)會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼　　與人會(huì)面，但是無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，先打電話告知對(duì)方，這是理所當(dāng)然的事。如果不參加，又恐怕錯(cuò)失珍貴信息；可是，一喝了酒，往往會(huì)影響到當(dāng)晚甚至第二天的工作。因?yàn)?，這樣可以一邊收聽(tīng)本國(guó)語(yǔ)播放的信息，一邊學(xué)習(xí)英語(yǔ)，就像觀賞外國(guó)電影時(shí)，既能夠享有看電影的樂(lè)趣，又能夠了解本國(guó)文化與外國(guó)文化之間的差異。在這卡片上，就不只是寫上標(biāo)題，把你認(rèn)為必要的事也一并寫上去。當(dāng)你一邊工作一邊學(xué)習(xí)語(yǔ)言的時(shí)候，可使用睡眠學(xué)習(xí)機(jī)來(lái)聽(tīng)錄音帶，從而有效利用時(shí)間。　　14.采用有監(jiān)聽(tīng)功能的電話　　打電話找人時(shí)，通常對(duì)方都不會(huì)馬上來(lái)聽(tīng)，而要“稍等一下!”　　在這種情況下，大部分的人都是拿著話筒，一直到對(duì)方來(lái)接聽(tīng)，這里有一個(gè)最好的方法是利用電話的監(jiān)聽(tīng)功能，在電話揚(yáng)聲器傳來(lái)對(duì)方的聲音之前，你可以專心做別的工作?！比缓缶蛼鞌嚯娫?，其實(shí)，大多數(shù)事情都不一定非得直接告訴當(dāng)事人，才能夠達(dá)到自己的目的。在這種情況下，可以利用電話答錄機(jī)。　　25.留言條上一定要寫5W　　若以基本的5W——“何時(shí)”、“何人”、“何事”、“何處”、“怎么做”來(lái)寫留言條的話，就不會(huì)浪費(fèi)許多無(wú)謂的時(shí)間。這是充分利用這種以“耳”為主的信息收集工具。這樣既可以培養(yǎng)親子之間的感情，又可以同時(shí)訓(xùn)練自己的英語(yǔ)聽(tīng)力，真可謂是“一舉兩得”。　　3.車內(nèi)的掛鉤處，可以暫且權(quán)充“書房”　　在市區(qū)中，有不少人在通勤上花費(fèi)兩、三個(gè)小時(shí)，這段時(shí)間也能有效地加以利用。　　比起提早一小時(shí)，晚一小時(shí)的效率反而比較好，不過(guò)，無(wú)法這么做的話，比平常早一小時(shí)上班，也是個(gè)很好的方法。　　11.一卡在手，方便行事　　對(duì)時(shí)間就是金錢的現(xiàn)代人而言，電話卡是隨身必備品。　　10.搭火車不預(yù)先購(gòu)票，是種浪費(fèi)　　業(yè)務(wù)人員搭火車出差的機(jī)會(huì)非常多，很多人都認(rèn)為，出差時(shí)預(yù)先購(gòu)票，是很浪費(fèi)的。每天花個(gè)五分鐘到十分鐘，稍稍想一下，工作的進(jìn)展速度將大大的提高。雖然只是小事一件，只要稍加注意確切實(shí)行，就會(huì)有意想不到的方便之處。　　因此，值得推薦的是， ICRT的新聞節(jié)目，從國(guó)際大事到當(dāng)?shù)貓?bào)導(dǎo)，節(jié)目中一概具全。有時(shí)是出差人要對(duì)公司進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，有時(shí)是公司要對(duì)出差人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，但是，有時(shí)從排滿的行程中抽出時(shí)間，特地打電話回公司，但聯(lián)絡(luò)對(duì)象卻不在，即使打通電話，連一點(diǎn)簡(jiǎn)單的聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)也無(wú)法傳達(dá)。在假日時(shí)，你可充分利用對(duì)講機(jī)的優(yōu)點(diǎn)。把電話答錄機(jī)當(dāng)做“備忘錄”使用，甚為方便。　　17留話請(qǐng)接電話的人代為轉(zhuǎn)達(dá)　　為了順利處理電話，你可以編制一本應(yīng)對(duì)電話的手冊(cè)?？墒牵@個(gè)“一會(huì)兒”可是很難預(yù)料!有時(shí)以為對(duì)方會(huì)馬上打來(lái)，而苦苦等候著，不料竟拖到第二天才打過(guò)來(lái)。對(duì)大人來(lái)說(shuō)，不斷的看電視，也會(huì)造成一樣的后果。　　平日養(yǎng)成不二次錄音的習(xí)慣，就不會(huì)發(fā)生把重要資料洗掉的失誤。最近，市面上也有出售定時(shí)的錄音機(jī)。不過(guò)，也有不少人白白放過(guò)這種機(jī)會(huì)，原因之一是，他們都是三五成群去參加宴會(huì)，同去的熟人大眾聚在一起，只和同伴說(shuō)話，當(dāng)然是無(wú)法擴(kuò)展人際關(guān)系。　　當(dāng)然，想一通電話就得到珍貴信息，平日就必須先布好信息網(wǎng)。這是種寶貴的人際關(guān)系，也是十分重要的信息網(wǎng)。除了前面提過(guò)的生日卡之外，在她們加班工作十分疲累之際，你可以適時(shí)地予以嘉勉慰問(wèn)，或是與她們談?wù)勊饺说臒溃o予一點(diǎn)建議與幫助。　　因此在通知開(kāi)會(huì)時(shí)間時(shí)，清楚表示會(huì)議是逾時(shí)不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，遲到的人也無(wú)話可說(shuō)，而且下次也不敢再遲到了?！苯璐私Y(jié)束會(huì)談。　　21.賀年卡已差不多都收到了，就開(kāi)始做整理　　如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來(lái)的卡片，一般都會(huì)馬上再補(bǔ)寄一張，因此，過(guò)了正月初七之后，還是經(jīng)常會(huì)收到卡片。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。　　11牢記女職員的生日　　 整體工作能不能順利進(jìn)行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此。　　所以，為了防止這種無(wú)謂的浪費(fèi)，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊(cè)”上，比如郵局在哪一天哪個(gè)時(shí)間人最少，或是哪個(gè)窗口辦事速度最快……，將這些具體的信息記在手冊(cè)上，辦起事來(lái)將更為方便、迅速。　　□ 溝通促效法 　　1.站著開(kāi)會(huì)也能提高開(kāi)會(huì)效率　　一般說(shuō)來(lái)，大家似乎都認(rèn)定開(kāi)會(huì)一定要坐著開(kāi)，其實(shí)，偶而站著開(kāi)會(huì)也是個(gè)很好的方法。從效率投資的觀點(diǎn)來(lái)看，三套用筆的花費(fèi)并不算貴。　　50.將內(nèi)容固定的文章格式化　　能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能準(zhǔn)備專用的表格，這樣一來(lái)，即可減少處理的時(shí)間與精力。　　46.辦公桌最理想的狀態(tài)　　對(duì)某些人而言，只是外觀的整齊，不見(jiàn)得是最方便、順手的工作環(huán)境。在辦公時(shí)間就比較不適合了，但在離開(kāi)座位去做某種單純作業(yè)時(shí)，推廣這個(gè)一舉兩得的點(diǎn)子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。為了解決這個(gè)缺點(diǎn)，一般應(yīng)該采用的方法是——在磁碟片上貼彩色標(biāo)簽。此外，列在紙上的問(wèn)題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。　　當(dāng)然不只是筆記，連收集雜志、報(bào)紙等資料復(fù)印本時(shí)，也要打上二十六個(gè)孔，然后再夾到活頁(yè)夾上。　　然后，每隔一定時(shí)間，就翻閱檢查一下秘書的分類有無(wú)錯(cuò)誤，同時(shí)也考證一下當(dāng)初未判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認(rèn)定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類的檔案中。　　在需要反復(fù)書寫同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫，那會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多的時(shí)間。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號(hào)碼預(yù)先記錄下來(lái)，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。　　10．采用高爾夫球記分法，隨時(shí)隨地記下備忘錄　　喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進(jìn)行中，無(wú)論打到哪，都可立即記下分?jǐn)?shù)。例如“悉”表示“來(lái)函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。　　或許，這樣會(huì)令人覺(jué)得太浪費(fèi)，但是以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調(diào)整頁(yè)碼，使筆記更加清楚易讀。　　2．單面使用活頁(yè)紙　　從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛(ài)以活頁(yè)紙來(lái)做筆記。　　5．將經(jīng)常使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化　　在處理的事務(wù)過(guò)程中，只要在訪客的名片上，簡(jiǎn)單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。一般來(lái)說(shuō)，專門書籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費(fèi)不少心力。　　14．事先決定文具的“購(gòu)買庫(kù)存量”　　要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復(fù)印用紙等的文具用品，永遠(yuǎn)都不能缺少，必須源源不斷的供給，所以徹底地實(shí)施文具庫(kù)存管理，是非常重要的。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點(diǎn)一點(diǎn)的增加，也能加以集中整理。這么一來(lái)，即使是成年累月未解決的事項(xiàng)，也可在筆記本上一目了然，想到的時(shí)候，就可對(duì)其深思一番，以謀求解決之道。　　27．使用二十六孔的活頁(yè)紙　　應(yīng)一直使用活頁(yè)式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁(yè)紙。　　乍聽(tīng)之下，似乎令人覺(jué)得很麻煩，不過(guò)只要想到這項(xiàng)工作不但能縮短他人的工作時(shí)間，也能夠縮短自己的工作時(shí)間，其效果絕對(duì)是很好的。　　磁碟片的容量，因機(jī)種而有所不同，不過(guò)一張大約可儲(chǔ)存多達(dá)一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時(shí)存入各種不同的資料，但是檢索時(shí)，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。　　41.在“單純作業(yè)”時(shí)間，利用耳機(jī)充實(shí)自己　　在剛進(jìn)入機(jī)關(guān)工作時(shí)，在“單純作業(yè)”時(shí)間里，最適合利用耳機(jī)來(lái)充實(shí)自己。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。不過(guò)桌上的照明設(shè)備卻是例外，對(duì)慣用右手的人來(lái)說(shuō)，臺(tái)燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因?yàn)槿绻_(tái)燈放在右側(cè)，寫字時(shí)就會(huì)受到手影的干擾，無(wú)形中降低了工作效率。　　54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”　　備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場(chǎng)所使用。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個(gè)缺點(diǎn)不足掛齒。　　如此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要知道對(duì)方是“A公司的職員”，仔細(xì)找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個(gè)方法更容易檢索。　　10．名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象　　除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見(jiàn)面日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來(lái)。　　15.借著人才錄的幫助，即使多年不見(jiàn)的人，也能談得很融洽　　“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會(huì)面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等　　因此，即使與多年不見(jiàn)的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對(duì)方現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天……，借此彼此不會(huì)感到陌生，能很快地熟識(shí)起來(lái)，相談甚歡。　　20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印〖HT5”，5SS〗你單位在如果核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺(tái)的橡皮章。可是，如有急事當(dāng)然不能把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在聊天上?！　—?28.預(yù)先通知參加開(kāi)會(huì)的人，會(huì)議是逾時(shí)不候的　　無(wú)論做任何事，總有人不守時(shí)。一旦工作上發(fā)生困擾的問(wèn)題，就立刻追加、修正工作手冊(cè)的內(nèi)容。 36.午休是交換信息的黃金時(shí)段〖HT5”，5SS〗如果你利用午休時(shí)間，積極與不同行業(yè)的朋友會(huì)面，和他們邊吃飯，邊聊天，其樂(lè)融融。　　此外沙發(fā)通常都附有小茶幾，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用場(chǎng)。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”為原則，不過(guò)，無(wú)謂的交際應(yīng)酬，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。如果是看錄像帶的話，不想看的部分就跳過(guò)去，而且可選擇自己方便的時(shí)間來(lái)觀賞。在上下班的公車上，用耳機(jī)學(xué)習(xí)語(yǔ)言或聽(tīng)自己感興趣的錄音帶，就能夠充分利用上下班的時(shí)間。　　9.不斷看電視，只是浪費(fèi)時(shí)間而已　　業(yè)務(wù)人員打發(fā)假日的方式，大多是“睡覺(jué)”和“看電視”?！苯璐耍词故墙勇?tīng)別的電話，也不會(huì)令任何一方久候，且能夠迅速應(yīng)對(duì)處理。但是，節(jié)制電話若只是嘴上說(shuō)說(shuō)，根本收不到效果。　　舉例來(lái)說(shuō)，你在家里看報(bào)時(shí)，從廣告上發(fā)現(xiàn)一本好書，就可以打電話到辦公室，在電話答錄機(jī)上留話：“請(qǐng)順便幫我買一本書，書名是……。只要在細(xì)節(jié)上多用點(diǎn)心，將有助于工作的持續(xù)進(jìn)行?！本涂梢院芸煊涀?。打通電話就可以提供信息的電話服務(wù)，可以說(shuō)是高效率的商業(yè)伙伴。　　但是，這不必拘泥于習(xí)慣。如果缺乏這個(gè)程序，對(duì)你的屬下來(lái)說(shuō)，會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，正因?yàn)槿绱?，決定工作的程序才是你的例行工作。　　在車上，可以充分利用寶貴的時(shí)間，不過(guò)，要是換車次數(shù)太多，三番兩次打斷看書，效果自然大打折扣。　　12.把常去地方的地圖復(fù)印下來(lái)，予以歸檔　　在你所在公司中，若你經(jīng)常被派到其他公司辦事，這時(shí)若是第一次去的地方，把地圖復(fù)印下來(lái)，標(biāo)出目的所在，并在旁邊空白處寫上名稱、電話號(hào)碼、負(fù)責(zé)單位、營(yíng)業(yè)時(shí)間等資料，交給屬下隨身帶去，只要按圖索驥，就一定不會(huì)迷路。　　檔案夾有布袋、紙制、塑膠制的，不過(guò)，不論哪一種，其封面一定都是硬硬的，拿來(lái)做墊