【正文】 的進(jìn)行，有時資料會一直增加，或是內(nèi)容發(fā)生變化。比起在店里對老板費(fèi)勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大……”這些繁瑣的話，卻不必能說清情況。　　想要目錄，只要向廠商索取，他們就會寄來，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當(dāng)然能有效迅速找到適用的文具制品。　　11．善用鉛筆型橡皮擦　　我們在寫稿的時候，都使用一種改良式的橡皮擦。寫一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時間也不夠用。　　7．在活頁紙的兩側(cè)打孔　　我們習(xí)慣在活頁紙的兩側(cè)打上二十六個孔，因?yàn)橄胪瑫r對照兩種資料時，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。以后檢索找尋，自是“手到擒來”。事實(shí)上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。即使只有一張大小不一，自動送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復(fù)印上，在各方面都將大大提高效率。　　可是，這種精心設(shè)計(jì)出來的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。也就是說，必要的時候活頁紙可以插換。　　4．利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效　　把百科全書排上書架時，應(yīng)該一定先把硬紙盒取下來，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時，即可迅速的抽取查閱所需資料。　　6．將重要的剪貼資料印成B5大小　　很多人都有剪貼報(bào)紙、雜志的習(xí)慣，不過，如果以此來整理應(yīng)用資料，未必是提高效率的方法。　　通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應(yīng)都應(yīng)只把必要的章節(jié)印下來，隨即把書籍放回書架上，這么一來，書架才能保持有條不紊，過后也不必為了找尋書籍，而浪費(fèi)許多不必要的時間。　　除了一般的筆記外，也應(yīng)備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來，即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄?！　?2．在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西　　大部分的辦公桌，都會在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過這種塑膠盤卻不實(shí)用，尤其是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時都浪費(fèi)掉了。所謂的商品號碼，就是商品的正式名稱。其實(shí)把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日后檢索時，能節(jié)省不少時間。即使要多花點(diǎn)錢，但是由于節(jié)省手寫作業(yè)的時間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。　　21．將剪貼資料的印本直接存檔　　前面談過，利用印機(jī)放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B5大小，這樣不僅能夠統(tǒng)一紙張的大小，而且可以直接夾在二十六孔活頁夾上，方便存檔。　　24．以不同顏色的活頁夾來區(qū)別不同內(nèi)容的檔案　　保存資料的活頁夾有紅、藍(lán)、綠、咖啡等等不同的顏色。　　26．使用白色活頁紙，日后的整理工作將更方便　　有的人認(rèn)為，根據(jù)大項(xiàng)目或主題不同，使用不同顏色的活頁紙，分類時將更為簡便。在活頁紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說來，應(yīng)該是五十二孔才對。這樣活頁夾中的資料，其正確性與精密度都會增加，并且越來越充實(shí)、豐富，這種自由伸縮的優(yōu)點(diǎn)，正是活頁紙的魅力所在。　　33．寫報(bào)告或書信時，根據(jù)思路先打草稿，然后再加以修改　　在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當(dāng)大的份量，不過畢竟是本行以外的副業(yè)，如果不講求工作效率的話，一定會影響到業(yè)務(wù)的進(jìn)度。文書處理機(jī)不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。 舉例來說，會計(jì)事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標(biāo)簽表示“個別專題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。　　40.備忘錄上要標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處”　　在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。　　42.增強(qiáng)工作意念的妙法　　將平常該做的事情列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因?yàn)檫@么一來，每劃掉一項(xiàng)就可確認(rèn)“這項(xiàng)工作已經(jīng)完成”，當(dāng)時心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。　　44.“悅音”卡帶以回轉(zhuǎn)式為佳　　很多人在做單調(diào)工作時，都習(xí)慣聽輕音樂(BGM)，以集中精神。主要是，最合乎自己方便的狀態(tài)，就是“整齊有序的狀態(tài)。 過暗或過亮的光線都會降低工作與學(xué)習(xí)的效率。這也可以應(yīng)用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可分別準(zhǔn)備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應(yīng)用，如此可大幅度地縮短工作時間?！　—?3.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)　　依各人個性的不同，辦公桌上也呈現(xiàn)不同的風(fēng)貌，有的人不加整理雜亂無章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種好，不可一概而論?！　?5.有玻璃窗的書架效率不佳　　如果書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價值就會減半，假如能縮短書籍的出入時間，就可能加速工作的進(jìn)行。這么一來，空間有限的辦公室就得以徹底利用，達(dá)到最高的使用效率。站著說話，會產(chǎn)生要盡快把話說完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結(jié)論，問題一下子就決定了。　　如果比約定的時間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對方遲到，也可有意義地打發(fā)時間。　　6．開會時間要加上尾數(shù)，以防止遲到　　召集會議時，如果把時間訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定會有人遲到。在與這種沒有時間觀念的人約會時，你可接著又安排另一個約會，并且事前聲明：“我兩點(diǎn)十五分有約會，我早一點(diǎn)在一點(diǎn)四十分見面吧”!　　這么一來，幾乎所有的人都會準(zhǔn)時赴約，由于時間有限，會面得以快速地進(jìn)行。即使復(fù)印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會影響到工作效率與工作成果，因此很多人對女性職員都特別用心。這些都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無法再發(fā)展下去。　　17.人才錄要以拼音字母加以細(xì)致分類字母區(qū)分　　活頁卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個字音，填入索引欄。　　先將通訊錄的姓名欄全部復(fù)印下來，把復(fù)印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理?！睅拙湓捑桶咽虑榻鉀Q。以這種方法來打斷談話，對方也能夠接受。　　27.事先訂好會議開始與結(jié)束的時間　　在召集會議時，最好先決定會議開始與結(jié)束的時間，并通知開會的人員，因?yàn)橄榷ㄏ陆Y(jié)束時間，會使參加人員產(chǎn)生專心開會的意識，有一掃松懈氣氛的功效。29開會前要求提案者準(zhǔn)備書面報(bào)告　　馬拉松會議的原因，都在于事先準(zhǔn)備得不夠周全。　　所以，在你所在單位中，如果有人發(fā)現(xiàn)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊”中，這樣這個工作經(jīng)驗(yàn)就不再為發(fā)現(xiàn)者所獨(dú)有，而且，任何人只要照章行事，一定可以順利無誤地完成工作。　　平日就這樣對待女職員，在意想不到的時刻就會得到對方大力相助，比如說臨時有急事，對方主動承擔(dān)下來，很快就完成工作?！边@種情況經(jīng)?？梢?。　　想鄭重其事地與朋友見個面，彼此時間往往很難配合，不過，如果選擇午餐時間，彼此都比較容易排出時間來。所以，要想有充裕的時間，最好是把午休時間錯開來，改成一點(diǎn)到兩點(diǎn)。而且，一定要與信息網(wǎng)保持密切的關(guān)系。　　42.夜晚應(yīng)酬先定下結(jié)束時間〖HT5”，5SS〗經(jīng)常有人說：“夜晚的交際應(yīng)酬也是業(yè)務(wù)人員重要的工作之一。　　有人則盡可能的單獨(dú)赴宴，在會場中不僅和熟人在一起，至少也和十五個以上的陌生人談話。在這種情況下，為使自己能集中精神，最好的方法是，戴耳機(jī)聽“樂意”，將四周噪音逐出意識之外?；c(diǎn)錢就能使“一日之計(jì)在于晨”。　　如果在一卷卡帶上，雜七雜八地收錄種種不同資料，不但無法分類整理收藏，事后也很難做檢索工作。如果采用這種做法，絕對不必?fù)?dān)心會發(fā)生種種意外。　　8.袖珍卡帶最適合錄語言節(jié)目　　卡式錄音帶由于體積小，外形統(tǒng)一，比起書籍來，較不占空間，在收藏上比較方便。前面提過，你可以把電視節(jié)目錄下來看，即使做不到這個程度，只要控制電視機(jī)的收視，也能避免浪費(fèi)時間。只要想一下，即可提高當(dāng)天的工作效率，床上的五分鐘可以相當(dāng)于一、兩小時的效用。　　因此，特別是在想盡快得知情況時，你最好先與對方約好回電時間。　　所以，要有效地利用等電話的時間，最方便的莫過于使用無線電話。其中有一條原則是，打電話找人，即使對方不在，也要向接電話的人表明聯(lián)絡(luò)的目的，并請代為轉(zhuǎn)達(dá)。 在碰到對方是以電話答錄機(jī)留話時，你最好是清清楚楚地交待打電話的日期、時間、事情的要點(diǎn)、什么時候可以與你聯(lián)絡(luò)得上及其他一時之間可以想到的細(xì)節(jié)等等。　　20.利用“電話答錄機(jī)”〖HT5”，5SS〗以前電視上有部威士忌廣告，為了安心享用美酒，而把電話收到冰箱的冷凍庫。懂得打電話的要領(lǐng)，可使電話使用的效率大大提高。　　舉例來說，在對付推銷員時，一旦面對面，就很難加以拒絕，非得容忍對方喋喋不休的推銷轟炸不可，如果利用對講機(jī)的話，以一句“家里還有”，馬上可以回絕掉，這樣就可以避免浪費(fèi)時間。在這種情況下，如果隨身攜帶小型口述錄音機(jī)，就可以解決困難了。　　在出差之前，你可根據(jù)行程，預(yù)先定好聯(lián)絡(luò)時間及負(fù)責(zé)接聽的人。無時無刻都在起伏變化的股市行情，堪稱是個特別的代表。在深夜時刻，還會播放國際新聞，也就是說，ICRT經(jīng)常播放實(shí)用性英語，只要在固定的時間收聽這個節(jié)目，就可以在短時間中學(xué)習(xí)英語且不斷獲得英語信息。　　32.把電影錄音下來，可達(dá)到學(xué)習(xí)與娛樂的目的　　當(dāng)放映沒有翻譯字幕的電影時，你可以帶著錄音機(jī)進(jìn)去，把電影全部錄音下來。　　2.把手表鬧鈴定在下車的前幾分鐘　　在車上看書或看資料時，由于心中掛記著下車時間，往往無法專心，如果，先把手表鬧鈴定在下車的前三分鐘，就可以安心地全神貫注在書上或資料上，而且，感到疲倦時，也可以安心休息，不必?fù)?dān)心坐過站。把自己塞在這里面對座位，空間正好可容納一個人看書因此可以把車子權(quán)充“書房”。　　6.提早一小時上班　　在通勤車上，即使想好好地看報(bào)收集信息，若在擠得像沙子丁魚似的車上，動都無法動一下，想要看報(bào)簡直是難如登天。如果里面的資料太少，檔案夾的表面會稍微有點(diǎn)斜。其實(shí)，情況剛好相反，不預(yù)購車票才是大大的浪費(fèi)。 13.初次前往的地點(diǎn)，行前必須從地圖確認(rèn)其所在位置　　初次前往的地點(diǎn)，你一定要先從地圖。若把這些時間成本列入考慮，即使多花點(diǎn)錢，預(yù)購車票也稱不上是奢侈。如此一來，在搖晃不定的車上，也可以安然的寫東西了。如果錯開這一小時的時間，就不會這么擁擠。　　鉛筆的優(yōu)點(diǎn)在于，寫錯或不要之處可以馬上加以修正，所以，在車內(nèi)記下突現(xiàn)的靈感，使用鉛筆是最理想不過的；而且，也不必把筆套取下套上的，隨意插在口袋上也不會弄臟衣服，這也是鉛筆的優(yōu)點(diǎn)之一。此外，在有效的利用換車等零碎的時間上，這也是個十分方便的方法。　　由于觀賞沒有翻譯字幕的電影，必須全神貫注地注視銀幕上的動作，得以發(fā)現(xiàn)以前所忽略的地方，最適合用來做為同時達(dá)到學(xué)習(xí)與娛樂之目的的方法。　　在電視節(jié)目中，若你的孩子最喜歡看外國動畫片，這些外國動畫片大多以英語雙聲播放，所以在觀賞影片時，你最好讓孩子聽本國語，而自己坐在旁邊戴上耳機(jī)聽英語。　　大概有很多人都認(rèn)為：“光靠電話無法獲得有價值的信息。　　28.沒時間看書的人，請別人代為錄音　　最近除了音樂之外，連詩詞、小說、演講、講義、精神安定法等等實(shí)用的內(nèi)容，也以卡帶的形式銷售。　　27.以自創(chuàng)記憶記下電話號碼〖HT5”，5SS〗百位數(shù)的數(shù)字，要想在十分鐘內(nèi)記下來，你可以應(yīng)用“有意義的東西比無意義的東西，更容易進(jìn)入腦海中”的記憶原理，在無意義的數(shù)字上，加以有意義的記憶線索。　　所以，在這種情況下，最妙的方法是按類將對方的問題一一寫在不同的活頁紙上，如此，不但事后容易整理，而且也不會發(fā)生“遺漏”的情形。同時，也可以一邊用左手拿話筒，一邊用右手提筆干別的工作，這時候如果電話放在桌子的左邊，就不必特地放下右手的筆，去拿話筒。如果把話筒拿起來，使別人打不進(jìn)來，確實(shí)可以因此而免除這些干擾，可是，萬一有重要的電話也接不到，往往因而耽誤要事。　　19.把電話答錄機(jī)當(dāng)做“備忘錄”使用　　電話答錄機(jī)的最大功能在于——在自己出外時，也能確認(rèn)留話的內(nèi)容?！本褪钦f：“能不能請他回電話。　　16.使用計(jì)時計(jì)費(fèi)的電話　　各企業(yè)公司在裁減經(jīng)費(fèi)時，首先應(yīng)當(dāng)整頓的就是電話。這似乎是理所當(dāng)然的做法，不過，很意外的，好像很少有人能徹底奉行。　　所以，如果你和秘書之間定有“暗號”，盡量培養(yǎng)彼此的默契。在聽力學(xué)習(xí)工具上，這是非常有力的“秘密武器”。在連續(xù)收錄語言節(jié)目時，要想成立屬于自己的卡帶圖書館，再沒有比使用袖珍型卡帶更理想的了。　　此外，在卡帶上附上標(biāo)示內(nèi)容的卡片。　　4.在擠滿人的公車上看書倒不如聽錄音帶　　很多人都在上下班的車上看書或看報(bào)，當(dāng)然，這也能夠有效地利用時間，不過，在擠得像沙丁魚似的車上，實(shí)在是難以看書或看報(bào)。　　2.以英語雙聲播送的節(jié)目學(xué)習(xí)英語　　在收看英語雙聲播放的電視節(jié)目時，你可以一只耳朵用耳機(jī)聽英語，另一只耳朵直接聽本國語。　　46.把想看的電視節(jié)目錄下來〖HT5”，5SS〗對于經(jīng)常工作很忙，沒有時間看電視的人，最妙的方法是，先把想著的節(jié)目錄下來，以后再看。　　44.“只說話而不喝酒的酒會”應(yīng)對法　　交際應(yīng)酬中，酒是不可缺少的助興飲料。而且，與對方做私人接觸，可以了解對方不為人知的另一方面，也可以擴(kuò)展人際關(guān)系的層面。要保持信息網(wǎng)的活動力，與其時時和對方會面，倒不如采用這種書信往返的方式，大多能收到很好的效果。39會談時要坐在會議桌椅上　　一般的辦公室或事務(wù)所中，都會在會客室中安置接待訪客的沙發(fā)，可是，若是公事上的會議，最好不要利用沙發(fā)。不過，由于一般公司的午休時間頂多只有一小時，如果在等人與選擇餐廳上浪費(fèi)太多時間，不用說吃飯就連說話也沒有多少時間。這么一來，即使還有其他事情要辦，受托者也會立刻報(bào)告工作結(jié)果，省得心煩氣噪苦苦等候。　　34.交待工作時，先說明做法與意圖　　譬如，在交待秘書訂車票時，你不能說：“幫我訂購某月某日某號的訂位車票。一種文件寫法雖然已考慮到種種狀況，但為了對應(yīng)特別的情況，就必須采取相應(yīng)的做法?；谶@些，會議的召集人最好事先