【正文】 11. 人才庫檔案管理 檔案管理員 綜合 整理 通過 現(xiàn)場招聘 會收到的 簡 歷 、 人才 網(wǎng)、建筑網(wǎng)等網(wǎng)站 應(yīng)聘者 在線 投遞 的 應(yīng)聘簡歷、人力資源部 主動 搜索 合適崗位 的 簡歷 及轉(zhuǎn)介紹候選人 的簡歷、材料 ， 篩選 出 候選人員資質(zhì)良好但集團(tuán)暫沒有合適崗位 或集團(tuán)有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒有跳槽意向 的簡歷，將其整理歸檔 組卷 為儲備候選人，存放入 集團(tuán) 人才庫， 方便 高效率的填補(bǔ)企業(yè)崗位空缺， 六、 人事檔案的借閱 、 移交 與銷毀 （一）檔案借閱 凡借用人事檔案，必須填寫《人事 檔案借閱登記表 》，由人力資源部門 的負(fù)責(zé)人 核實理由，經(jīng)分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在 3天或在約定的時間內(nèi) 歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。 2. 編制檔案檢索目錄 要求 需即時更新電子版目錄，并于每月 3號之前更新 一次 紙質(zhì)目錄表，確保信息及時準(zhǔn)確。 總目錄（附件一） 、 子目錄（附件 2） 、 檔案袋封 面目錄（附件 3） 3. 檔案袋內(nèi)資料整理要求 檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：員工信息登記表→身份證復(fù)印件→學(xué)歷證書復(fù)印件→社保資料復(fù)印件→住房公積金資料復(fù)印件→各執(zhí)業(yè)資格證書→勞動合同→個人工作總結(jié)→員工異動表→績效考核表→調(diào)薪審核表→離職表單排序，并于表單右上角處按順序進(jìn)行編號 ， 編號原則根據(jù)：檔案號 頁碼，如： JTCW0030 JT0100302，并在封面 對應(yīng)項 顯示 頁碼 。 查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。 凡是公司的員工（正式員工、試用員工、 臨時員工 、兼職人員、離職及人才庫儲備人員 ）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。 具有唯一性、方便查找的特征 ，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復(fù)使 用 ；新進(jìn)員工延續(xù)上一個編號以此類推 ； 1) 集團(tuán)人員 檔案號 編號原則： 集團(tuán) 編碼 +部門代碼 +員工編號 （三位數(shù)） ，如： JTCW003（ JT:集團(tuán) 編碼 “ 集團(tuán) ”首兩個 字母 拼音 縮寫） ； CW：部門代碼 — “ 財務(wù) ”部 部門名稱首字母 拼音 縮寫） ； 003： 員工編號 按 本部門 具體入職時間 順序 確定） 2) 在職不在崗人員即掛靠人員檔案號原則：人員屬性縮寫 +證件名稱 拼音 首 兩個 字母縮寫 +掛靠時間順序 （三位數(shù)） ，如 ： GKAQ001（ GK： 人員屬性 “掛靠”首字母縮寫； AQ:證件名稱首字母縮寫 安全員證； 001:該證件 掛靠時間順序 第一個） 3) 人才庫人 員即儲備人員檔案編號原則：人員屬性縮寫 +職位名稱拼音首兩個字母縮寫 +儲備時間順序（三位數(shù)）如 ： CBAQ001(CB： 人員屬性 “儲備” 人員 首字母縮寫； AQ： 職位名稱 首兩個字母縮寫 安全員； 001： 該職位 儲備時間順序 第一個 ) 離職人員 、 調(diào)崗調(diào)部門人員 維持原 檔案號不變 ， 同時 在檔案封面?zhèn)渥?詳細(xì) 填寫 異動 時間 、目前職位 ，檔案放置于調(diào)崗后部門 （或離職） 的檔案位置。 4. 檔案外封面的要求 原則： 確保檔案 信息真實準(zhǔn)確、完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進(jìn)入檔案查詢的不必要時間，如員工入職時間、身份證號碼 、合同期限、學(xué)歷證書號碼 、 資格證書是否原件 、調(diào)崗時間、離職時間 等 ， 此頁貼于 檔案封面 ，方便 快速查找 （附件 4）。如因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得主管人事部門同意，經(jīng)批準(zhǔn)