【正文】 卷內(nèi)文件 按其形成時(shí)間 的先后次序 排列。按要求填寫卷內(nèi)目錄。 6 裝載電子文件的磁盤、光盤 歸檔時(shí)應(yīng)注意時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景、 制作 者的填寫。 對于不屬應(yīng)歸檔范圍的文件材料，各社區(qū)居委會(huì)可按業(yè)務(wù)線編制文件匯編。 本年度歸檔工作結(jié)束后，發(fā)現(xiàn)有遺漏的應(yīng)歸檔文件材料時(shí)，則該份文件 只需 按年度 接續(xù)歸 檔并在“歸檔文件整理說明”中說明即可。 （三）開展檔案利用工作， 對本室檔案的移進(jìn)、調(diào)出、借閱、利用等進(jìn)行登記；編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、文件匯集等。 銷毀清冊 要 交綜合檔案室 長期保存。 六、 檔案庫房由專人管理， 箱 柜的鑰匙未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，不得委托他人代管。對借出的檔案要及時(shí)催還 。 8 非隸屬機(jī)關(guān)抄送不需辦理的文件材料。支持檔案人員 定期 參加 檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。 第 二十 條 檔案管理人員要 定期 做好 對各門類檔案的 統(tǒng)計(jì)工作 ， 并 按要求 向上級主管部門報(bào) 送 。 查閱非本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)范圍檔案 、涉 密檔案 以及需要 復(fù)制檔案內(nèi)容 的 ， 須經(jīng)社區(qū) 主任 批準(zhǔn) 。 五、檔案管理 第九條 檔案綜合管理的范圍： 本社區(qū)居委會(huì) 在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔 案，包括 文書 、 基建、設(shè)備、 會(huì)計(jì)、照片、錄音、光盤、實(shí)物 、電子文件 等 。. ④實(shí)物照片 (類號為 G1. )。 二、機(jī)構(gòu) 第四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定， 本社區(qū)居委會(huì) 設(shè)立 檔案領(lǐng)導(dǎo)小組， 由一名 主任 分管 檔案工作 ， 并 配備專 （兼） 職檔案員一名，負(fù)責(zé)綜合檔案室的工作；各業(yè)務(wù) 線 的兼職檔案員，負(fù)責(zé)本 業(yè)務(wù)線 的 文件材料歸檔 工作。 編制檔案檢索工具，便于保管和提供利用。如有損壞、遺失，要給予行政處分或罰款，情節(jié)特別嚴(yán)重者，要追究刑事責(zé)任。每年年底由分管檔案工作的 本社區(qū)居委會(huì) 領(lǐng)導(dǎo)和辦公室負(fù)責(zé)人對制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查一次，對違反制度的按章處理。普發(fā)供參閱不需辦理的文件材料。 照片、錄音帶、錄像帶、磁盤和光盤等 特 殊 載體文件材料在形成之后 ，附上詳細(xì)的說明文字后 即 向本社區(qū)居委會(huì) 綜合檔案室移交。 對外提供資料發(fā)表文章等不得系統(tǒng)地提供或引用本社區(qū)居委會(huì)密級的檔案材料。 四 、每年對庫存檔案進(jìn)行一次全面檢查，如發(fā)現(xiàn) 問題 應(yīng)及時(shí)處理。如要續(xù)借，必須再辦續(xù)借手續(xù)并按期歸還。 16 社區(qū)居委會(huì)檔案 整理方法 與 保管期限表 為進(jìn)一步規(guī)范 本社區(qū)居委會(huì) 的檔案工作，有效地保護(hù)和利用 本社區(qū)居委會(huì) 檔案，依據(jù)《中華人民共和國檔案法 實(shí)施辦法 》 、 《 關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的意見 》 （穗檔 [2021]8 號） 和 檔案工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合 本社區(qū)居委會(huì) 建設(shè)的實(shí)際情況，制定本 方案 。編寫頁號 統(tǒng)一 用號碼機(jī)印上 。如 “ ”中“ ”為照片類號，“ 001”為 像簿 號，亦即是 在“ ”類 中按時(shí)間編排下來的 像簿 數(shù)量號；又如 “ G2001”中“ G2”為錄音帶類號，“ 001”為錄音帶盤號，亦即是按時(shí)間編排下來的 錄音帶 數(shù)量號 。 賬簿 ：按年進(jìn)行歸檔。歸檔材料按原有的形成狀態(tài)（份）進(jìn)行裝訂。. ④ 實(shí)物照片 (類號為 G1. )。 3 獲區(qū)級以上榮譽(yù) 稱號的獎(jiǎng)杯、錦旗、證書等。 五 、 會(huì)計(jì)檔案 整理方法 和歸檔范圍： 1 會(huì)計(jì)檔案包括：社區(qū)居委會(huì)在經(jīng)費(fèi)收支、經(jīng)營活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、憑證等。照片排列順序按專項(xiàng)工作或時(shí)間順序流水編號，一 本像簿 內(nèi)編 一 照片 流水 號 。通常編頁號是在文件頁 正面 的 右下角 和 背面 的 左下角。 15 檔案人員獎(jiǎng)懲制度 一、 符合下列條件之一的，報(bào)請 本社區(qū)居委會(huì) 主任 給予表揚(yáng)或者獎(jiǎng)勵(lì)： 1 檔案工作中有發(fā)明創(chuàng)造成績顯著的； 2 為 社區(qū) 工作提供檔案利用，取得顯著效果的； 3 為避免檔案遭受重大損失而臨危不懼，事跡突出的。 （六） 對不符合查檔條件者，檔案工作人員有權(quán)拒絕接待。 三、庫房內(nèi)要保持整齊、清潔、通風(fēng)，定期打掃，在檔案柜中放置防蟲防霉藥品。 二、 認(rèn)真貫徹執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)防檔案失密、泄密事故發(fā)生。 會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)人員整理完畢后，隔年向綜合檔案室移交歸檔 。對違法行為區(qū)檔案 局 將依照《檔案法》中的有關(guān)條款進(jìn)行查處。 第二十六條 建立檔案人員崗位 職責(zé) 和考核獎(jiǎng)懲制度，內(nèi)容包括職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)和考核獎(jiǎng)懲辦法。 第十 七 條 查閱檔案者，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。 第十一條 各門類檔案要 安全 存放，分類編號 。 第二條 本社區(qū)居委會(huì) 檔案工作是 本社區(qū)居委會(huì) 工作的組成部分，是反映和維護(hù) 本社區(qū)居委會(huì) 歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。 各社區(qū)可參照本匯編指引，結(jié)合本社區(qū)文件材料形成的實(shí)際，對本匯編（特別是文件歸檔范圍）進(jìn)行補(bǔ)充，以形成具本社區(qū)特色的檔案管理制度匯編。 本社區(qū)居委會(huì) 在一切業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤 、光盤 等； （七）榮譽(yù)檔案。 檔案工作人員按介紹信所列事項(xiàng)承辦。 第二十二條 建立 文件材料歸檔 制度，內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔要求和歸檔手續(xù)。 6 綜合檔案室工作任務(wù) 一、 有 檔案箱柜和檔案綜合管理人員即構(gòu)成“綜合檔案室”。 8 10 工作參考用的各類資料。 (五 )建立全宗卷，以積累存貯 本社區(qū)居委會(huì) 歸檔文件整理說明 、分類方案、鑒定報(bào)告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹 和檔案管理制度 等材料。檔案庫房必須有防盜、防強(qiáng)光、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫 、防鼠 等設(shè)施。 利用 事例突出的，必須填寫《檔案利用效果登記表》 （二） 本社區(qū)居委會(huì) 工作人員查閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案只需辦理登記手續(xù)就可以查閱。 （四）做好檔案的保護(hù)和保密工作。 歸檔文件材料 依 件號由小到大的順序 裝盒， 一盒裝滿后，再裝另一盒（換盒時(shí)盡量讓同年度的文件材料在同一盒內(nèi)） 。下崗 或 辭職或無業(yè)人員遷入辦理獨(dú)生證保健費(fèi)轉(zhuǎn)保申請表 ； 一孩生育登記表 ； 不再生育暫不結(jié)扎合同書 、 晚婚晚育合同書（長期） 接收下崗人員計(jì)生檔案移交記錄（長期） 出生統(tǒng)計(jì)月報(bào)表 (省統(tǒng) 1)及其它統(tǒng)計(jì)表 (長期 ) 超計(jì)劃生育人員名單 (長期 ) 計(jì)劃生育委員會(huì)名冊 (短期 ) 城管衛(wèi)生 工作 城 管 衛(wèi)生 工作的 制度、措施 （ 長 期） 各項(xiàng)工作 領(lǐng)導(dǎo)小組 名單、年度計(jì)劃和總結(jié)（ 長 期） 照片（ 包括組織管理、 開展愛國衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)、除四害、健康教育 等 ）（長期） 、活動(dòng)記錄；相關(guān)知識培訓(xùn)的記錄（短期） 各 類統(tǒng)計(jì)分析 及其報(bào)表 （短期） 其他工作 （包括文教、工、青、婦、僑務(wù)、民族宗教等工作） 的工作制度、計(jì)劃、總結(jié)及統(tǒng)計(jì)表等 （短期） 三 、 聲像檔案 整理方法 和歸檔范圍： 1 聲像檔案包括： 照片 （類號為 ） 、底片 （類號為 ） : 據(jù)本社區(qū)實(shí)際 ,照片檔案分為如下四類 : ①人物 (類號為 )。 四 、 實(shí)物檔案歸檔方式和歸檔范圍： 1 實(shí)物檔案包括：獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)狀、證書等。 憑證 ：在憑證封面的右 下部 編寫案卷順序號。 詳細(xì)情況參見 “ 指南 03 設(shè)備儀器檔案 ” 。 七 、 設(shè)備檔案 整理方法 和歸檔范圍： 1 設(shè)備檔案包括 ：社區(qū)居委會(huì)重要設(shè)備（如汽車、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等）的使用說明書、安裝圖、合格證，各種購置、維修合同。 報(bào)表 ：按年進(jìn)行裝訂，封面寫清 社區(qū)年報(bào)表。 4 轄區(qū)歷史面貌的照片（底片）、錄像。 歸檔文件材料以黨務(wù)工作和社區(qū)行政工作中形成的文件材料為主 ,其它各業(yè)務(wù)線 重點(diǎn)歸檔綜合性、 結(jié)論性 以及同類問題增減情況說明 等方面的文件材料 。 （二） 整理 步驟 ： 文件的排列 與裝盒 ： 每年 應(yīng)歸檔的 文件材料 按上述所列類別 （同類文件材料按 成文時(shí)間 —— 跨年度的會(huì)議材料 應(yīng) 歸入會(huì)議開始年度 —— 的先后順序集中排列，并連編件號） 的 先后 順序一個(gè)保管期限 (永久、長期和短期 )編一個(gè)流水件號 ,即每年歸檔文件材料的件號有三個(gè)流水號，分別從 17 “ 001”起編 。努力提