【正文】 ? 業(yè)務(wù)員采購時段匯總 按業(yè)務(wù)員分類統(tǒng)計指定時間段內(nèi)采購的數(shù)量、金額。 可以分別按客戶、商品、業(yè)務(wù)員統(tǒng)計應(yīng)收款帳齡，顯示不同時間斷的應(yīng)收金額。 應(yīng)為實際收款的日期和在系統(tǒng)中銷帳的日期有可能不一致，銷應(yīng)收款時可以填寫記帳日期和收款日期，記帳日期用于財務(wù)中的應(yīng)收款帳簿，收款日期用于業(yè)務(wù)員提成，表明實際收款的時間。 ? 銷應(yīng)付款 填寫 發(fā)票號后的應(yīng)付款傳輸?shù)截攧?wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)這些信息付款并銷應(yīng)付款，將應(yīng)付款變?yōu)橐迅犊睢? ? 效期商品報警 按照指定的天數(shù)查詢近效期、到效期商品，為催銷和退貨提供依據(jù)，并可以打出 GSP 要求的“近效期藥品催銷表”。在經(jīng)營一個時期后，需要將實物與計算機數(shù)據(jù)進行對比，將帳面結(jié)果調(diào)整為實盤結(jié)果，保證帳實相符。一是由各門店根據(jù)自身的銷售情況和庫存情況填寫調(diào)撥申請，數(shù)據(jù)傳送到配送中心，中心根據(jù)現(xiàn)有的庫存和門店的申請決定調(diào)貨量；二是調(diào)貨品種和數(shù)量完全由配送中心控制，配送中心根據(jù)各個門店的銷售和庫存情況，結(jié)合公司的運行情況直接給各個門店調(diào)撥。驗收員首先調(diào)出對應(yīng)的采購訂 單，根據(jù)訂單填寫來貨入庫的組別、貨位、批號、效期、到貨數(shù)量、入庫數(shù)量、外觀質(zhì)量、驗收結(jié)果等信息，只有在有效的采購訂單里存在的藥品才能作驗收入庫工作。 對于使用系統(tǒng)前采購商品的退貨，因為系統(tǒng)里不存在進貨歷史記錄，采用不鉤單退貨，必須逐一填寫退回的供貨商、商品、數(shù)量、單價、批號、效期等信息；對于使用系統(tǒng)后的退貨采用鉤單退貨，填退貨單時只需選擇出歷史進貨的記錄，相關(guān)信息自動關(guān)聯(lián)出來，只需填寫退貨數(shù)量即可。 從供貨商進貨時簽定的合同可以用計算機管理并實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的智能化控制。 圖 1 系統(tǒng)流程圖 4． 資料管理 “資料管理”模塊可以對商品資料，供貨商資料和客戶資料進行查詢、維護工作，包括如下功能： 資料管理 商品資料 供貨商資料 客戶資料 商品資料查詢 商品資料維護 商品價格調(diào)整 商品調(diào)價確認 調(diào)價歷史查詢 調(diào)價增減值表 更改商品貨號 首次經(jīng)營審批 商品分類編碼 供貨商資料查詢 供貨商資料維護 調(diào)整供貨商編號 采購合同管理 采購合同查詢 客戶資料維護 客戶資料查詢 增加客 戶單品扣率 客戶單品扣率維護 客戶詢價單 客戶類別扣率設(shè)置 商品類別扣率設(shè)置 商品類別設(shè)置 銷售合同管理 1． 商品資料管理 “商品資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司經(jīng)營的所有藥品信息進行錄入、修改、查詢、刪除、調(diào)價等操作，包括商品資料查詢、商品資料維護、商品價格調(diào)整、商品調(diào)價記帳、調(diào)價歷史查詢、調(diào)價增減值表、更改藥品貨號、首次經(jīng)營審批、設(shè)定商品分類編碼等。信息管理系統(tǒng)將 使公司真正擁有計算機管理系統(tǒng)、決策系統(tǒng)，企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動、各項計劃的核算、統(tǒng)計工作，包括計劃報表的匯總、藥品進、銷、存的統(tǒng)計核算、財務(wù)會計活動等都可以利用計算機來進行。計算機化管理大大節(jié)省了人力，提高了準確程度，通過計算機網(wǎng)絡(luò)快速、準確地獲取第一手的信息和數(shù)據(jù)，加快了信息的傳遞和藥品流通的速度，為企業(yè)在商戰(zhàn)中獲勝提供了可能。 2. 合同管理：加強合同管理，使經(jīng)營規(guī)范化。 1． 公司現(xiàn)狀 公司是一個已有近五十多年經(jīng)營歷史的老企業(yè)，經(jīng)營中西藥品、醫(yī)療器械、玻璃儀器、 化學(xué)試劑四大類商品，經(jīng)營規(guī)模年 5 億元以上。這項當時較為領(lǐng)先的技術(shù)在醫(yī)藥公司運用后，獲得了令人意想不到的效果。 ⑴ XX 醫(yī)藥公司由于自身的優(yōu)勢，銷售覆蓋全 省范圍。 崗位名稱 外聯(lián)記帳崗位 編號 010603 直接上級 服務(wù)對象 外聯(lián)銷售開票員、外聯(lián)客戶管理員 職責描述 對系統(tǒng)開出的銷售清單按財務(wù)相應(yīng)規(guī)定進行審核，加蓋財務(wù)專用章，按銷售清單上的清單號下帳，核實系統(tǒng)自動增加的應(yīng)收帳款。 每一個成功的商業(yè)企業(yè)，都離不開企業(yè)決策者對市 場的準確預(yù)測和成功的發(fā)展戰(zhàn)略。 單品的批次管理需要全面掌握每種藥品的“進、銷、調(diào)、存、結(jié)” 情況，靠手工來實現(xiàn)大型企業(yè)的單品管理是不可能的。 采購管理：建立物流整體采購配送的信息平臺。從引進先進管理的角度來講，公司的信息管理部門已經(jīng)先行一步。 XX 醫(yī)藥公司是一個已有五十多年經(jīng)營歷史的老企業(yè)，經(jīng)營范圍包括中西藥品、醫(yī)療器械、玻璃儀器、化學(xué)試劑四大類商品。公司 1997 年便使用了小型數(shù)據(jù)庫下的局部計算機管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)在開展業(yè)務(wù)合作、實現(xiàn)局部數(shù)據(jù)共享、有效化庫存管理等方面為企業(yè)帶來了可見的績效，為實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理打下了堅實的基礎(chǔ)，積累了信息化管理的理論準備和實踐經(jīng)驗。 完成了客戶需求調(diào)研以及客戶需求分析報告確認后，項目小組結(jié)合公司目前實際情況和同行業(yè)單位先進管理經(jīng)驗，制定了信息管理系統(tǒng)項目的目標分析，對項目的目標進行了細化，內(nèi)容有： 資料管理：使公司內(nèi)部各個分公司之間的編碼統(tǒng)一。 人員考核：建立合理的考核指標，準確考核員工的工作業(yè)績。系統(tǒng)特別設(shè)置采購業(yè)務(wù)的管理，一方面，通過完善的前期采購計劃，根據(jù)藥品的不同性質(zhì)、不同屬性，不同管理方式，不同結(jié)算方式來控制藥品的進貨量與進貨額，實現(xiàn)權(quán)限管理。 目前，在企業(yè)手工操作方式下，大量的人力只能忙于記帳和統(tǒng)計，信 息管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使企業(yè)的各個部門做到信息共享，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)儲存上百萬甚至上億條的信息數(shù)據(jù)，并且快速地進行統(tǒng)計和核算，并可通過條形碼技術(shù)加快藥品的流轉(zhuǎn)速度，所有這些都為提高業(yè)務(wù)處理和核算工作的效率提供了可能，節(jié)約了大量的人力和物力從事企業(yè)的決策和分析工作；同時由于手工操作的勞動量 大，工作人員的負擔重，造成出錯率相當高，不僅為企業(yè)的經(jīng)營核算帶來很多不便，同時也會對企業(yè)信譽產(chǎn)生不良的影響，而信息管理系統(tǒng)準確、完善、強壯，提高了企業(yè)辦公人員的工作質(zhì)量。11139。公司資料中心在輸入各類價格并作相應(yīng)匹配后，整個公司內(nèi)各個銷售終端都可以使用。當時的抗“非典”藥品在市場上嚴重供不應(yīng)求。 隨著公司經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，經(jīng)營方式的多樣性，企業(yè)的管理也越來 越復(fù)雜。 6. 客戶檔案和信譽度管理：建立合理的信譽指標體系，控制經(jīng)營風(fēng)險。本系統(tǒng)特設(shè)置采購業(yè)務(wù)的管理，一方面，通過完善的前期采購計劃，根據(jù)藥品的不同性質(zhì)、不同屬性，不同管理方式，不同結(jié)算方式來控制藥品的進貨量與進貨額，實現(xiàn)權(quán)限管理。 加強資金管理目的是提高資金利用率，充分利用 企業(yè)的閑散資金，有效使用提高效益。 “查詢名”是藥品商品名、化學(xué)名及別名的綜合字段，它不需要用戶填寫自動生成，利用在業(yè)務(wù)流程中可以實現(xiàn)三種名稱的一體化查詢。 3． 客戶資料管理 “客戶資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司所有客戶信息進行錄入、修改、查詢、刪除等操作，包括客戶資料維護、客戶資料查詢、增加客戶單品扣率、客戶單品扣率維護、客戶詢價單、客戶類別扣率設(shè)置、商品類別扣率設(shè)置、商品類別設(shè)置、銷售合同管理、銷售合同查詢、客戶控制等。 對于被鎖定的客戶或停用的商品不能開銷售單。在商品資料維護時標明“藥品屬性”為“特殊”的藥品，入庫驗收確認后單據(jù)首先傳到入庫驗收復(fù)核，復(fù)核通過后再傳到庫管審核，庫管審核后還有一道復(fù)核。 ? 分部門查詢 按單品分部門查詢用戶現(xiàn)有的庫存數(shù)量。 ? 初始化庫存 系統(tǒng)正式使用前不僅需要錄入商品、供貨商、客戶資料，還需要作庫存、應(yīng)付款、應(yīng)收款的初始化工作。該操作僅僅更改藥品的批號、效期，不可以更改數(shù)量和成本。 ? 付款記錄查詢 對付款的歷史記錄進行查詢，選擇付款記錄，可以關(guān)聯(lián)顯示出本次付款對應(yīng)的 應(yīng)付明細?！白芳討?yīng)收款”功能可以將系統(tǒng)啟用時的應(yīng)收款明細錄入到系統(tǒng)中。本模塊提供業(yè)務(wù)系統(tǒng)的月結(jié)帳功能，包括月末模擬結(jié)轉(zhuǎn)、月末正式結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)轉(zhuǎn)歷史查詢、進銷存匯總、庫存商品匯總、發(fā)出商品匯總、應(yīng)付往來匯總、應(yīng)收往來匯總、庫存商品年總帳、結(jié)轉(zhuǎn)日期設(shè)定等功能。 ? 業(yè)務(wù)員供貨商月份對比 對比同一業(yè)務(wù)員同一供貨商各個月份采購的數(shù)量、金額。 統(tǒng)計分析中所有功能均可以由用戶自由指定圖例顯示。 銷應(yīng)付款后產(chǎn)生返利明細，可以在“返利查詢“中查詢、匯總。 填發(fā)票號時可以將一筆應(yīng)收款拆開，劈票收款。 由采購部門根據(jù)采購、銷售、回款等情況決定是否 給供貨商結(jié)款，對可以結(jié)款的應(yīng)付款填寫供貨商開具發(fā)票的發(fā)票號，表明這些明細可以結(jié)款。 庫存的上下限可以認為設(shè)定，也可以根據(jù)一定的計算模型自動生成，例如對批發(fā)企業(yè)可以采用某品種在 60 天（可以設(shè)置）里最大的一次銷售數(shù)量 作為庫存的下限，所有銷售數(shù)量的合計作為庫存的上限，這樣基本可以作到不斷貨、不多余。其中摘要表示進、銷、調(diào)等詳細情況，表明該筆業(yè)務(wù)從那里進貨、銷售到那里等。 商品調(diào)撥 ? 填寫調(diào)撥單 調(diào)撥單用于倉庫之間藥品的移庫業(yè)務(wù)或部門之間的調(diào)撥業(yè)務(wù)。 ? 銷退貨單 對于需要退回的藥品，業(yè)務(wù)人員填寫銷退貨單，經(jīng)審核后庫房“待驗庫”庫存加大，單據(jù)傳送到庫房，庫房可以將單據(jù)調(diào)出 并作為銷售退貨入庫驗收的依據(jù)。 ? 采購訂單 根據(jù)庫存情況或者缺貨申請，采購員填寫采購訂單，經(jīng)審核后采購訂單傳送到庫房，庫房可以將訂單調(diào)出并作為入庫的依據(jù)；審核不通過的訂單可以返回修改；對于未完成的訂單可以進行注銷處理，注銷后庫房無法對該訂單驗收入庫，采購訂單有時效性，超過訂單規(guī)定的送貨時間訂單可以自動注銷。 ? 更改商品貨號 系統(tǒng)中使用貨號來唯一標識一個藥品，所以系統(tǒng)使用后貨號一般不輕易改動，但實際工作中可能會存在分類錯誤、信息輸入重復(fù)等現(xiàn)象，所以需要調(diào)整、合并貨號。 預(yù)算管理是為了保證企業(yè)目標的實現(xiàn)。 5．合理控制庫存，提高資金利用率； 在藥品公司經(jīng)營中，準確掌握藥品的銷售情況，及時處理滯銷藥品，調(diào)整進貨內(nèi)容，提高藥品周轉(zhuǎn)率是非常重要的問題。 公司商業(yè)自動化系統(tǒng)以實現(xiàn)企業(yè)的最佳效益為目標，采用先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以高效的信息處理體系為基礎(chǔ) ，將對企業(yè)的各個層面進行全面、細致、規(guī)范的管理。準備將公司各職能機構(gòu)的信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一，使信息共享，消滅信息孤島，加強管理、提高效率、增加效益。 XX 醫(yī)藥公司 信息系統(tǒng)項目建議書 一、 項目背景 ........................................... 13 1． 醫(yī)藥行業(yè)背景 ............................................... 13 1． 公司現(xiàn)狀 ................................................... 13 二、 項目需求分析 ........................................ 15 2． 企業(yè)結(jié)構(gòu) ................................................... 15 2． 項目整體目標分析 ........................................... 16 三、 解決方案 ........................................... 19 3． 新的管理體系建立 ........................................... 19 3． 建立網(wǎng)絡(luò)與計算機管理系統(tǒng) ................................... 19 四、 系統(tǒng)功能模塊描述 .................................... 20 4． 資料管理 ................................................... 20 4． 采購管理 ................................................... 24 4． 批發(fā)銷售管理 ............................................... 26 4． 配送中心 ................................................... 27 4． 零售管理 ................................................... 33 4． 財務(wù)管理 ................................................... 33 4． 帳務(wù)管理 ................................................... 37 4． 統(tǒng)計分析 ................................................... 37 4． GSP 管理 ................................................... 41 4． 系統(tǒng)管理 .................................................. 42 一、 項目背景 1． 醫(yī)藥行業(yè)背景 目前，國內(nèi)的醫(yī)藥流通體制正在發(fā)生重大變化，現(xiàn)有的國有、集體經(jīng)營、四級批發(fā)模式將被多種所有制企業(yè)并存的集約化配送、連鎖制取代；國家宏觀政策調(diào)控力度不斷加大；同時我國加入世貿(mào)組織后，最大的沖擊將發(fā)生醫(yī)藥流通領(lǐng)域，外商進入醫(yī)藥商業(yè)