【正文】 凡是允許操作計算機系統(tǒng)的會計人員應該首先設置為操作員，成為系統(tǒng)的合法用戶，然后按照內部控制制度對崗位分工的要求，賦予不同操作員相應的權限。 報表輸出 報表輸出 是通過編寫在取數(shù)公式表內的取數(shù)公式對資產負債表、損益表進行其各項目的取數(shù)設置。 日記賬 日記賬輸出格式與手工會計的基本一樣。 憑證審核 審核憑證是實現(xiàn)對輸入的會計憑證在計算機中確認審核和取消審核功能。根據(jù)核算和管理的需要設置科目的性質。即定義制單時允許使用的記賬憑證類型。另外，賬務處理系統(tǒng)的特點又決定了對系統(tǒng)初始化設置等的要求。信息化后，既然數(shù)據(jù)出自一門，計算機又不會發(fā)生計算、匯總和抄寫等錯誤，結果必然賬賬相符，所以沒必要進行賬賬核對。 查詢與生成報表。即日常經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，業(yè)務人員把原始憑證提供給財會部門。 重慶工學院畢業(yè)設計 賬務處理系統(tǒng)分析設計與開發(fā) 12 憑證修改控制。③是否與憑證類型相符的控制。如果刪除，會造成其下級科目沒有上級科目。 科目類型 根據(jù)會計制度中規(guī)定的科目類型，（如工業(yè)企業(yè)科目類型包括資產、負債、所有者權益、成本、損益；事業(yè)單位科目類型包括資產、負債、凈資產、收入、支出），定義每個科目的類型。信息需求者可以查詢任何時間段時間點進行數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計，便于決策?？颇繀R總表核算形式可以減少手工工作量，還可通過其科目匯總表試算平衡，但它反應不出賬戶的對應關系，不便于查賬。 賬務處理系統(tǒng)中的“制單”是指會計憑證的制作，包括憑證的輸入、修改及審核；“記賬” 是指將審核的會計憑證記入相應的明細賬，通過明細賬將現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、總分類賬進行反應， 同時將其發(fā)生額計入會計科目余額表。 從賬簿的顯示項目及內容看，這些賬簿主要是屬于總分類賬、明細賬及日記賬這三種類型的；從賬簿的顯示格式上分類，有“余額表”、“三欄式賬”及“多欄式賬”這三種格式。 會計憑證的格式有“借貸科目”、“借貸金額”、“一借多貸”、“一貸多借”和“多借多貸”等格式，同時憑證的項目和樣式又十分復雜。 重慶工學院畢業(yè)設計 賬務處理系統(tǒng)分析設計與開發(fā) 3 分析 賬務處理是指從科目的設置、憑證的編制和審核、復式記賬、對賬、結賬，一直到會計報表和報告的編制的整個過程。 課題的目的與意義 賬務處理系統(tǒng)需要從實驗教學的目標要求出發(fā)，結合目前會計軟件的基本功能與目標，分析設計會計信息系統(tǒng)實驗案例，并通過選用先進的軟件開發(fā)平臺，開發(fā)出實驗所必須的實驗原型。 實驗原型對賬務處理的 設計流程 進行詳細說明， 編寫的腳本可讀性強、語言簡潔但不失功能。 分析財務軟件的流程，規(guī)劃數(shù)據(jù)流程圖 為系統(tǒng)的進一步開發(fā)做好準備。在此系統(tǒng)中，我們以 322結構進行規(guī)定，表示科目分為 3級，其中一級科目為 3 位，二級、三級科目都為 2 位。 分類賬簿 ， 是對全部經(jīng)濟業(yè)務進行分類登記的賬簿。 對輸入系統(tǒng)的記賬憑證進行審核，正確、有效地登記日記賬、明細賬和總賬。 進行記賬、結轉、結賬的數(shù)據(jù)處 理工作。 綜合性強，在整個會計軟件系統(tǒng)中起核心作用。 口令密碼控制 操作員口令作為操作員密碼，和操作員編號一起構成系統(tǒng)的第一 防線，可以防止無關人員進入系統(tǒng)。科目如果已經(jīng)有余額、發(fā)生額，表明已有業(yè)務發(fā)生。憑證錄入的日期若在當前的會計期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入。 金額控制。 借貸不平或內容不完整的憑證不能過賬。 編制科目匯總表并登記總賬。另外，由出納人員發(fā)指令，計算機自動將已審核憑證中的數(shù)據(jù)傳遞到銀行存款、現(xiàn)金日記賬中。 信息化后，大部分工作由計算機完成 賬務系統(tǒng)信息化后，給會計人員增加的工作量是輸入記 賬憑證，這是一項全新的工作，要求輸入人員懂得如何輸入漢字等技術，還要求輸入人員嚴肅認真，一絲不茍地輸入憑證，憑證輸入正確，才能保證賬表正確。 更改密碼 操作員權限設置 輔助核算設置 重慶工學院畢業(yè)設計 賬務處理系統(tǒng)分析設計與開發(fā) 23 初始設置 初始設置主要有“賬套設置”、“憑證類型設置”、“科目設置”、“初始余額設置”模塊?？颇烤幋a必須唯一，科目編碼必須按照其級次的先后次序建立科目編碼用數(shù)字、英文字母等表示，并且一級科目編碼應當按照會計制度的規(guī)定統(tǒng)一編制。主要功能是把初始的值放在各個碼表里面去，賬套啟用后使用根據(jù)需要可以使用。 查詢憑證 查詢憑證功能是實現(xiàn)以某種查詢條件為基礎的查詢任何年月的任何類型憑證的查詢。 期末結賬 該功能主要實現(xiàn)將本月各會計科目的余額及余額方向轉入下個月會計期間，作為其期初余額和期初余額方向，以便開始下一個月會計期間的賬務處理工作。 輸出報表還可以通過外部程序（ OLE）進行程序間數(shù)據(jù)傳遞。將相關的賬套。例如： 123:129+135:137+401131表示取出 123到 129 科目加上135 到 137 科目加上 401 科目減去 131 科目，即可得到資產負債表存貨的金額。 結轉損益 期末時，應將各損益類科目的余額轉入“本年利潤”科目 ，以反映企業(yè)在一個會計期間內實現(xiàn)的利潤或虧損總額。記賬，即記賬人員發(fā)指令，計算機自動將憑證文件中已審核憑證進行記賬，分別更新已記賬文件、企業(yè)銀行賬等，并將憑證文件中已記賬的憑證刪除。該功能的運行時序應是在“憑證錄入”功能前“科目設置”后進行?？颇矿w系一旦開始使用，就不能在末級科目下再增加下級科目，只能增加末級科目的同級科目。 總賬輸出 明細賬輸出 日記賬查詢與輸出 資產負債表輸出 損益表輸出 期末處理 期末處理即期末會計業(yè)務處理時會計人員所完成的 一些特定的會計工作。 盡管信息化后，賬表已在磁介質上作了保存，但由于目前保管磁性介質的條件所限和一些其它原因，財政部仍要求實現(xiàn)信息化的單位定期把有關賬表打印出來，日記賬要求天天打印，明細賬、總賬至少一年打印一次。 如果審核通過，則對記賬憑證作審核標記，否則，將審核未通過的憑證返還給錄入人員。 登記各種明細賬。 審核人員和制單人員不能為同一操作員，否則系統(tǒng)將拒絕審核。 會計分錄正確性控制。 憑證日期正確性控制。 （ 3）科目類型上下級必須一致。所以在系統(tǒng)使用之前，必須進行操作員權限設置。 新賬務處理系統(tǒng)的基本原理是復式記賬法，這是世界通用的會計記賬方法，它包括“有借必有貸，借貸必相等”；資產＝負債＋所有者權益；總賬余額及發(fā)生額必須等于下屬明細賬余額及發(fā)生額之和等一系列基本處理方法。 為保證手工會計系統(tǒng)與信息化會計系統(tǒng)條件下的數(shù)據(jù)相關性，要進行賬務處理系統(tǒng)的初始設置，初始設置工作主要包括設置會計科目、定義憑證類型、錄入期初余額等。對 于往來業(yè)務較少的單位可以由賬務處理系統(tǒng)實現(xiàn)，對于往來業(yè)務比較多的單位，則需要通過單獨的往來管理系統(tǒng)進行往來業(yè)務的核算與管理。是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時間的先后順序，逐日逐筆進行登記的賬簿。在設計賬務處理系統(tǒng)之前就應確定要設計的系統(tǒng)采用什么樣的會計科目編碼體系結構，同時還根據(jù)需要 設計出相關的會計科目屬性和輔助內容。 使得 賬務處理系統(tǒng) 更為有效的為 從事財務信息化發(fā)展的 師生的研究和學習服務。因此，集中精力、依靠自己的力量加強會計信息系統(tǒng)實驗 案例 開發(fā) 迫在眉睫 。 首本 課題 的研究對于推動經(jīng)濟管理類綜合性、設計性實驗的建設，加強經(jīng)濟管理類的實踐環(huán)節(jié)的建設有 一定的示范作用。企業(yè)內部的管理和外部相關決策者所需要的會計信息，都可以由賬務處理系統(tǒng)對企業(yè)所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務進行加工處理后得到，所以賬務處理系統(tǒng)尤為重要。記賬憑證是會計人員根據(jù)審核后的原始憑證進行歸類、整理，并確定會計分錄而編制的憑證，是登記賬簿的直接依據(jù)。由于賬簿是賬務處理系統(tǒng)使用最頻繁的模 塊，會計信息需要從之反映，總體設計時還應設計出賬簿數(shù)據(jù)的篩選條件。國外所稱的總賬系統(tǒng)基本相當于我們國家的賬務處理系統(tǒng)。 (1) 設置賬戶； (2) 整理加工原始憑證； (3) 根據(jù)原始單據(jù) (憑證 )編制的原始憑證匯總表編制記賬憑證或直接根據(jù)原始憑證編制記賬憑證； (4) 審核 記賬憑證； (5) 根據(jù)收款、付款憑證登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬； (6) 根據(jù)記賬憑證和參考原始憑證 (匯總表 )登記各種明細賬； (7) 根據(jù)記賬憑證逐筆登記總賬； (8) 每會計期末，將現(xiàn)金、銀行日記賬與總賬和明細賬進行核對； (9) 每會計期末，根據(jù)總賬、明細賬及其他相關資料編制會計報表。所以，財務處理系統(tǒng)的控制非常的重要。譬如，單位往來、職員往來、部門、項目等。 （ 3）若科目性質已設有輔助核算，輔助核算啟用后科目不能刪除。如付款憑證中貸方科目必須出現(xiàn)‘現(xiàn)金’或‘銀行存款’科目；收款憑證中借方科目必須出現(xiàn)‘現(xiàn)金’或‘銀行存款’科目，輸入時應檢查輸入的借方科目或貸方科目與憑證類型是否相符。 期初數(shù)據(jù)錄入的控制 平衡檢查控制 在所有起初數(shù)據(jù)轉入后，計算機應自動進行平衡檢查，內容主要包括： （ 1）上、下級科目數(shù)據(jù)要一致，即“總賬數(shù)據(jù) =下屬明細科目數(shù)據(jù)之和”；（ 2）滿足“資產 =負債 +所有者權益”； （ 3）余額要與科目類型相符，如銀行存款科目必須有余額，月初費用類科目無余額等。 審核原始憑證。 計算機處理業(yè)務流程圖 賬務系統(tǒng)計算機處理業(yè)務流程圖如圖所示： 圖 36計算機處理業(yè)務流程圖 重慶工學院畢業(yè)設計 賬務處理系統(tǒng)分析設計與開發(fā) 18 業(yè)務人員原始憑證錄入人員未審核憑證提供 傳遞系統(tǒng)管理人員科目表查詢審核人員 傳遞未通過通過錄入企業(yè)銀行日記帳記賬對賬人員銀行對賬單傳遞傳遞對賬已審憑證記賬不合格憑證傳遞審核銀行現(xiàn)金日記帳余額調節(jié)表記賬各類總賬、明細賬賬簿管理人員信息需求者查詢查詢查詢各種報表生成提交提交提交提交提交記賬人員出納人員 計算機處理業(yè)務流程分析 首先，在系統(tǒng)啟用時由憑證錄入人員將本單位的基礎會計信息（如企業(yè)基本信息檔案、科目編碼和名稱、期初余額、客戶檔案、供應商檔案、財務人員檔案、倉庫檔案等）通過初始模塊輸入計算機，并保存在企業(yè)基礎信息文件中。信息化后，記賬僅是一個數(shù)據(jù)處理過程，通過記賬這一數(shù)據(jù)處理步驟，使已審核的憑證數(shù)據(jù)輸入憑證成為正式會計檔 案，記賬后的憑證不再允許修改。 會計信息系統(tǒng)正式運行之前，需完成系統(tǒng)初始化操作。凡是在“憑證處理”功能中所涉及到的憑證類型，都應在該功能中定義相應的憑證類型編碼。這樣在今后的處理中就可以根據(jù)性質完成對賬、外幣業(yè)務處理、輔助核算等功能。審核人員應該按照會計制度的要求，對錄入人員填制的記賬憑證進行審核，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確、記賬憑證內容是否完整無缺等。 余額表 科目余額表數(shù)據(jù)是根據(jù)會計人員指定的會計科目、日期等查詢條件由系統(tǒng)自動生成的。賦值給相對應的報表 項目 。 設置輔助核算項目 重慶工學院畢業(yè)設計 賬務處理系統(tǒng)分析設計與開發(fā) 28 設置輔助核算項目功能是輸入賬務處理系統(tǒng)所有的輔助編碼數(shù)據(jù)。 操作員及其權限設置 操作員及其權限設置是按照會計信息化的要求，設置操作人員，并規(guī)定其操作權限。 重慶工學院畢業(yè)設計 賬務處理系統(tǒng)分析設計與開發(fā) 27 （ 3） 已結賬月份不能再填制憑證。 明細賬 重慶工學院畢業(yè)設計 賬務處理系統(tǒng)分析設計與開發(fā) 26 明細賬一般有三欄式、數(shù)量金額式等形式，其格式與手工明細賬基本一致。如果憑證已審核，就不能修改，只有取消審核標記后才可以進行修改，取消審核標記只能由審核人自己進行。根據(jù)會計制度中規(guī)定的科目類型（如工業(yè)企業(yè)科目類型包括資產、負債、所有者權益、成本、損益），定義每個科目的類型。建立賬套通常是在建賬向導指引下進行的，主要確定：賬套文件名、賬套名稱、企業(yè)所屬行業(yè)、記賬本位幣、會計科目級次及每級科目代碼的長度、會計期間和賬套起用期間。資料的不斷積累還為財務分析打下了良好的基礎。 信息化條件下，如果打印出的記賬憑證上有關責任人的簽章齊全，一般使用打印出的記賬憑證作為正式的會計檔案保存。此外，財會人員月末還要進行結賬，即計算會計賬戶的本期發(fā)生額和余額，結束賬簿記錄。賬務處理手工業(yè)務流程圖如圖所示： 圖 31賬務處理手工業(yè)務 流程圖 業(yè) 務 人 員原 始 憑 證會 計 人 員提 供傳 遞會 計 憑 證審 核 人 員編 制 傳 遞 憑 證 審 核已 審 核 憑 證通 過未 通 過總 賬 會 計會 計 人 員提 交提 交提 交 出 納 人 員