北京x軟件股份有限公司文書管理制度(專業(yè)版)
【正文】 第五十一條 按年度計(jì)，年底將重要的、經(jīng)整理編號(hào)的文件按類別進(jìn)行匯總，裝訂成冊(cè)，存入檔案。送件人應(yīng)將文件名稱、報(bào)送日期、簽發(fā)部門（人）、接件人等事項(xiàng)登記在冊(cè)備查，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。 對(duì)外文件， 如合同書、責(zé)任狀、回執(zhí)、公告等重要對(duì)外文件，一律署董事長(zhǎng)職務(wù)與姓名。 第八條 公務(wù)文件應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 第九條 文件的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。如果是董事長(zhǎng)委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。機(jī)密文件應(yīng)由專人按核定的范圍報(bào)送。 第五十二條 保存期限按下列規(guī)定確定： 永久保存。 第五十條 文件的存檔應(yīng)按照文件的編號(hào)進(jìn)行分類編輯歸檔。 第三十四條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)專 送或郵寄。 第二十二條 文件的署名按下列規(guī)定進(jìn)行： 公司內(nèi)文件，一般往來文件只需主管署名；單純的上報(bào)文件，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文件，只需部門署名；重要文件，按責(zé)任范圍由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。文件起草只是一個(gè)“文書化”的過程與結(jié)果。 第二十三條 文件經(jīng)審核、簽發(fā)，由行政辦公室校對(duì)無誤后方能復(fù)印、蓋章。文件發(fā)放登記表見附表 3。凡屬于規(guī)則、指令、決議及人事勞資文件，都?xì)w為“永久保存”文件。 第四十九條 文件在結(jié)辦后 3天內(nèi)，交行政部專職人員歸存。 第三十三條 普通文件無秘級(jí)，可在公司員工層內(nèi)部流通，供員工參考。 第二十一條 公司普通文件（如部門提案、會(huì)議紀(jì)要、通知、申請(qǐng)等）由各部門負(fù)責(zé)起草、辦公室審核編號(hào)，部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 第二章 文件的起草 第七條
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