【正文】 ? 本部門人員借閱時，應在資料保存位置貼上標簽，注明借閱資料名稱、借閱人、借閱日期。? 供貨過程中如果發(fā)現(xiàn)可能超供，要及時復核并預警，分析超供原因，若承建商不能提供合理解釋，要將超供金額從承建商的進度款中暫時預扣。因未盡義務造成物資丟失、損壞的，承建商承擔賠償責任。? 合約管理部根據(jù)承建商物資需求計劃，與供應商洽商或修訂物資供應計劃，并將確定的《甲供物資申請表》發(fā)給供應商要求其按時供貨，并于一周內書面通知承建商。? 甲供物資應供量? 對存在甲供物資的工程合同，合約管理部要認真計算工程量，確定合理的損耗率，從而形成明確的甲供物資應供量清單作為工程合同的組成部分，也作為確定物資采購合同采購數(shù)量的重要依據(jù)。、審批的一般程序及要求? 地區(qū)公司審核：? 項目造價師需做好結算準備工作，應當梳理及核對《結算書》中工程簽證、設計變更 /工程指令明細并確認執(zhí)行情況，清查水電費等扣繳單、項目罰款、以此分判商為責任單位的索賠單 。材料合同確定采購數(shù)量時應以應供量為依據(jù)。定標會議應對此項變更價款審批做出記錄。? 物資合同交底：送貨及卸貨責任、交接雙方責任人名單、物資規(guī)格、 型號、外觀、質量保證、現(xiàn)場配合、驗收注意事項等方面。? 要求議標單位書面回復。? 公司對已發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或者修改的，應當在招標文件要求提交投標文件截止時間至少三日前，以書面形式通知所有招標文件收受人。、設備的選板和確定招標樣板? 設計管理部根據(jù)報板計劃，適時向合約管理部發(fā)出采購指示。? 除政府壟斷工程強制要求外，原則上取消工程預付款（借款）? 工程量計算? 合約管理部自行計算工程量，包括內部計算和委托外包，原則是盡量內部計算。? 因時間緊迫、或場地布置限制、或標的物類似等原因，且工程規(guī)模? 不大，可以考慮采取擴標形式。? 每年年初，合約管理部負責更新承建商名冊。? 對于合約金額預計不超過 50萬元的分判工程 ,可以不對初次參加投標的承建商進行考察；如果實際分判金額超過 50萬元，而候選中標單位尚未取得候選承建商資格的，則在發(fā)出中標通知之前或在確立合約關系之前，必須對其進行考察。? 編制項目各階段工程成本計劃，并據(jù)此控制工程成本。? 負責工程招標分判工作，負責物資采購工作。對于未取得投標資格的承建商，即時通知對方中止投標。分判工程未竣工的，如需終止合約，由合約管理部提出書面報告，經公司領導集體（或招標管理小組）討論決定；? 對于單項工程合同金額大于 500萬，物資合同大于 200萬的合作商，總部項目發(fā)展部參與并最終批復其是否通過履約情況調查；? 合作商資格分四個等級：不合格、候選、試用、合格。? 符合下列條件之一的項目分判可以通過簡易招標確定中標單位：? 單項合同金額 20萬元以下（不包含 20萬元）的工程（包括服務類）分判；? 單項合同金額 10萬元以下（不包含 10萬元）的物資采購分判。? 一般情況下建議采用按里程碑階段實際完成工程量的方式確認進度款，付款期數(shù)或間隔期不作統(tǒng)一規(guī)定，各公司應以不影響造價水平及項目發(fā)展進度為前提。? 除簡易招標、零星采購外，其它招標文件發(fā)出之前，合約管理部需填寫《招標文件評審表》，經項目部、財務資金部（或法律秘書）和合約主管領導評審。? 招標答疑會由合約管理部組織，通知所有投標人參加，但要分開進行，相關部門人員進行答疑，如有必要可邀請設計院參加，以解決圖紙等問題。如果最低的標價已經處于市場平均價格水平之上的，合約管理部應自行提出建議的分判價格，并以此為依據(jù)與投標單位進行議標 。合作商交回合同文件后，地區(qū)公司合約管理部經辦人員應檢查合同文件有無改動，如無，則呈送項目公司法人代表或授權代表簽署三 .工程合約管理工作程序? 合約交底? 合同執(zhí)行過程中的往來函件? 付款? 工程變更價款審核? 大額工程合同增補? 暫定總價工程合同? 設備、材料合同暫定量轉應供量? 合約金額超過 200 萬元的分判工程，超過 100 萬元的物資采購，在中標通知書生效之后、分判工程開工或物資供貨之前，或合同簽署后，合約管理部負責向項目部和設計管理部作合約交底。? 由設計變更、工程指令（包含由設計變更或工程指令引起的相應簽證）以及單純發(fā)生的簽證等引起的相關價款統(tǒng)稱為工程變更價款。? 《暫定總價工程合同核銷表》僅適用于暫定工程量的核定，不適用于變更、簽證、補償、合約外增加工程、趕工等大額增補事項的審批?！督Y算書》應包括：結算總價，結算金額匯總表，工程簽證、設計變更/工程指令明細表及相應的工程量計算書和合同外綜合單價審批表、經我方項目部及設計管理部確認的竣工資料或圖紙（如需要），甲供材領用量確認單（如有），竣工合格驗收單等其它文件。更新的明細表由經理審核簽署后存檔備查。? 合同規(guī)定中間驗貨作為付款條件的，物資采購工程師驗貨后，應出具證明文件，作為付款依據(jù)。? 供應商到貨時間不得超過當天 21:30（對于有特殊要求或需求緊急的材料除外，如商砼等）。承建商應在退貨后一周內將供應商簽收、接收物資的憑據(jù)報送合約管理部，以便合約管理部與供應商結算貨款，與承建商結算物資數(shù)量。所有收發(fā)文紙面文件應分為三類存檔：? 與上級公司收發(fā)文 （ HYHJ01）? 公司內部收發(fā)文 （ HYHJ02）? 與其他公司往來文件 （ HYHJ03）? 收發(fā)文檔案存檔原則：所有收發(fā)文件應將紙質文檔原件存入 “收發(fā)文檔庫 ”相應文件案盒內；如文件同時還需存入其他文件庫時，應將復印件存入其他文件庫；但如該文件涉及項目合約內容時，應將原件存入 “項目合約檔案庫 ”內，本文件盒可只存正文復印件，但應在收發(fā)文臺賬中注明原件存檔路徑。除 “項目合約檔案庫 ”由項目造價師保管外，其他合約部資料均應由部門資料管理員（文員）統(tǒng)一保管，不移交檔案室。? 每一采購合同物資最后一批到貨后，承建商須在一周內將簽署的所有驗收、接收憑據(jù)報送合約管理部，由合約管理部分別與供應商和承建商核對物資供應、領用數(shù)量。合約管理部將重點介紹采購物資的技術要求、驗收方法和標準。? 因設計變更導致物資用量增減的，承建商應在收到變更指示后的一周內向合約管理部發(fā)出物資增減請示，延誤責任依據(jù)合同相應條款執(zhí)行。? 物資采購工程師要在工程招標階段即介入應供量的計算工作，確保甲供物資應供數(shù)量的準確性。? 未能在工程竣工前完成審核的變更價款，可以在審核結算時一并處理，涉及金額在 10 萬元以內的，不再由合約管理部經理、項目部和合約主管領導逐一進行審批，但涉及金額在 10 萬元以上的，依然需要逐單履行正式的審批程序，然后直接匯總在結算總額中 。四、合同結算管理程序? 結算對象? 結算條件? 結算計劃? 資料臺賬? 承建商結算書上報及接收? 結算時限? 、審批的一般程序及要求? 結算協(xié)議書? 物資采購合同結算? 結余物資管理? 工程結算一般按每個工程施工合同為結算對象，工程完成并驗收合格后應及時與承建商辦理工程結算 ,合約管理部應該在承建商申報的結算基礎上審核結算金額。? 新增項目價款預計超過 50 萬元、且與原分判工程無必然聯(lián)系、在施工工序上無依附關系的，應優(yōu)先考慮通過招標程序來決定價格和承商。? 不論合作雙方中何方提出，涉及重大合同條款變更的，合約管理部都應知會項目部、設計管理部（如需要）、財務資金部（涉及付款條件變化），并向主管領導和總經理報告，征得批準后才能變更。? 除總部參與定標的項目，定標會議由地區(qū)公司招標工作小組組織召開。? 開標時，應當眾檢查投標文件的密封情況，經確認無誤后，由開標人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內容。設計管理部可隨時參與樣板篩選工作，并推薦樣板。? 招標時施工圖齊全的，應在評標前計算完工程量連同招標文件一起發(fā)給各投標單位工程量清單；招標時沒有施工圖的，一般專業(yè)分判工程應在出圖后 30日內計算完工程量，主包工程最遲應在出圖后 60日內計算完工程招標分判工作程序量，并與乙方確認。? 報價模式? 原則上統(tǒng)一采用工程量清單模式報價，但屬于政府壟斷性經營的工程可以采用定額取費模式報價。? 在合同履行過程中，如因合作商自身原因發(fā)生以下行為的，地區(qū)公司必須將其列為不合格合作商，并禁止其在本地區(qū)參與投標 : 工期出現(xiàn)嚴重延誤而又不積極采取措施補救的；出現(xiàn)嚴