【正文】 第三十三條 本制度自頒布之日起生效。應(yīng)整理留存材料，把用印留存的材料進(jìn)行編號(hào)整理、歸卷立檔。 保管印章人員須仔細(xì)檢查文件是否符合發(fā)文要求和有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，凡無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或不符合發(fā)文程序的公文，一律不得蓋章。 第四章 印章的管理 第六條 公司印章由總辦指定人員保管， 各部門公章由各部門指定專人專柜保管，保管 印章 人員名單 需 報(bào) 總辦 備案。 、 低值易耗品的核算采用一次攤銷法。 物資領(lǐng)用 管理 公司根據(jù)物資分類，進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式： 低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用 管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用 實(shí)物資產(chǎn) （ 貴重物品 ） ：由辦公室設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀 。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。 、 公司形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。文件包括會(huì)議通知、與會(huì)人員名單、會(huì)議日程、會(huì)議決議 (或紀(jì)要 )、會(huì)議報(bào)告及有關(guān)的會(huì)議音像材料。 立卷歸檔原則 、法律的證據(jù)性、決策的依據(jù)性和創(chuàng)新的原始性的原則。對(duì)失密、泄密者，給予 50100 元扣薪；視情節(jié)輕重，給予一定行政處分；造成公司嚴(yán)重?fù)p失的，送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 (包括傳真、計(jì)算機(jī)盤片 )登記和保密制度。 。 、個(gè)人辦公區(qū) 域衛(wèi)生每天個(gè)人維護(hù)清理，公共區(qū)域 由 行政部負(fù)責(zé)維護(hù)，整體衛(wèi)生， 每 周 輪流值日 進(jìn)行清理。 、禮貌用語(yǔ)：在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，言語(yǔ)禮貌，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。公司及各部門軟、硬件及相關(guān)通訊線路的安裝和連接有公司指定的專人監(jiān)督。 、 注意事項(xiàng) 第 7 頁(yè) 共 58 頁(yè) ，任何人不得隨意進(jìn)入總 經(jīng)理辦公區(qū)。如需借用秘密文件、 第 8 頁(yè) 共 58 頁(yè) 資料、檔案，須經(jīng)總經(jīng)理 或總助 批準(zhǔn)。 ，暫時(shí)由人事專員兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)等工作；各業(yè)務(wù)部門指定一 人兼職負(fù)責(zé)本部門的檔案收集管理工作。 ，原則上不一起立卷 (項(xiàng)目檔案除外 )。 、卷內(nèi)文件凡有內(nèi)容的頁(yè)面用鉛筆編頁(yè)號(hào) (阿拉伯?dāng)?shù)字 )，不足 16 開(kāi)的單頁(yè)文件應(yīng)貼在 16 開(kāi)的紙上，破損的文件應(yīng)予修補(bǔ)后再編入檔案卷內(nèi)。 、 本公司人員因工作需要查閱、復(fù)印檔案時(shí)，可在檔案室查閱并復(fù)印；查閱、復(fù)印重要檔案需經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 違反處理?xiàng)l例 、 本制度適用于 東莞天劍運(yùn)動(dòng)用品科技有限公司 各員工各部門。財(cái)務(wù)部應(yīng)按月計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，及時(shí)計(jì)算各固定資產(chǎn)原值、累計(jì)折舊及凈值。 六、 印章管理及 使用制度 第一章 印章總則 第一條 為加強(qiáng)公司各類印章的使用管理，明確印章審批和使用程序，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。 第七條 印章保管人領(lǐng)取印章時(shí)需填寫(xiě)《印章交接單》，經(jīng)批準(zhǔn)后可領(lǐng)取印章。 第 十四條 對(duì)經(jīng)過(guò)審查、登記后的文件、材料，保管人員負(fù)責(zé)親自用印。 第八章 印章的停用作廢 第二十二條 有下列情況， 印章 須停用： 公司 機(jī)構(gòu)撤銷，更名，業(yè)務(wù)變動(dòng) ； 印章 使用損壞； 印章 遺失或被竊， 在規(guī)定的媒體聲明作廢，如有必要，函告相關(guān)單位或個(gè)人。 、擇優(yōu)原則 ： 人才聘用應(yīng)當(dāng)擇優(yōu)錄用，選賢任能。 第二十八條 對(duì)違反規(guī)定擅自使用、私刻、丟失公司印章所造成的損失和責(zé)任，由印章保管人員承擔(dān) 全部經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任，必要時(shí)，公司將依照法律規(guī)定移送相關(guān)司法部門追究當(dāng)事人法律責(zé)任。 第十七條 印章用完后，應(yīng)及時(shí)鎖入保險(xiǎn)柜，不得隨意攜帶，任何情況下不得借出。如發(fā)現(xiàn)保管的印章有異常情況或丟失，應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，查明情況，及時(shí)處理，必要時(shí)應(yīng)該報(bào)告公安機(jī)關(guān)協(xié)助查找。 第三章 印章 的刻制、啟用 第四條 印章 的刻制 公司印章的刻制應(yīng)首先提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《刻制印章申請(qǐng)表》，結(jié)合公司實(shí)際擬出印章模式，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室指定專人憑登記管理部門核發(fā)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、等級(jí)證書(shū)或者所在地公安派出所出具證明，到所在地縣級(jí)以上公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。年末由財(cái)務(wù)部協(xié)同 行政部 對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)。申購(gòu)物品應(yīng)填寫(xiě)物品申購(gòu)單， 500 元以 下 物品申購(gòu)交部門經(jīng)理同意， 行政部門 批準(zhǔn)； 500 元以上 (含 500元 )部門經(jīng)理同意， 行政部門同意 ，交由 總經(jīng)辦批準(zhǔn)。 、 對(duì)需要銷毀的檔案，根據(jù)公司檔案管理分工，在《銷毀清冊(cè)》上登記，并寫(xiě)出書(shū)面情況報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理辦公室審查，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可銷毀。 c、只在短期內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件材料，列為定期 10 年保管。 c、 公司年度工作計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告及向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的匯報(bào)材料 。 、歸檔。 ，特別是涉及人事、機(jī)構(gòu)以及有爭(zhēng)議的問(wèn)題。 、監(jiān)督部門為行政人事部、總辦共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將給予 50100 元的扣 薪處理。下班時(shí)，務(wù)必關(guān)機(jī)切斷電源。 、禁止吸煙：辦公場(chǎng)所，禁止吸煙，詳見(jiàn)吸煙管理規(guī)定?；蛘邠艽蛩饺穗娫挕? 。 、離職必須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)程序，任何人不得例外。不得在公開(kāi)發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料。 檔案的歸檔及移交 材料應(yīng)在事項(xiàng)辦理完畢后及時(shí)歸檔： a、 企業(yè)章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)證、撤銷單位的印章等； b、各類合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等文件材料； c、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議決議等文件材料； d、重大活動(dòng)中形成的錄音、光盤、照片等聲像材料； e、外出參加有關(guān)重要會(huì)議所形成及帶回的重要文件材料； f、具有保存價(jià)值的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、題詞等實(shí)物； g、應(yīng)歸檔的傳真等零散材料； h、其它臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 b、 公司制定的決議、決定、辦法等 。 b、凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期 30 年保管。 、 總經(jīng)理辦公室對(duì)保存各類檔案要定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案，按規(guī)定清銷。 第 25 頁(yè) 共 58 頁(yè) 低值易耗品：筆、紙、電池、訂書(shū)釘、膠水等 管制品：訂書(shū)機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器等 個(gè)人保管物品：個(gè)人使用保管的三百元以上并涉及今后的費(fèi)用開(kāi)銷的物資，如手機(jī)、助動(dòng)車等 實(shí)物資產(chǎn)：物資價(jià)格達(dá) 500 元以上，如：空調(diào)、電腦、攝像機(jī)、照相機(jī)等 物資采購(gòu) 、公司物資的采購(gòu)，原則上由辦公室統(tǒng)一購(gòu)買，屬特殊物資經(jīng)總辦同意，可由申購(gòu)部門自行購(gòu)買。 、 為便于管理，財(cái)務(wù)部應(yīng)按資產(chǎn)類型及時(shí)對(duì)每臺(tái)固定資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)，貼上標(biāo)簽，并將有關(guān)資料交由 行政部 備案。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)主要用于財(cái)務(wù)、稅務(wù)報(bào)表的填報(bào)，財(cái)務(wù)決算等；結(jié)算業(yè)務(wù)專用章主要用于結(jié)算業(yè)務(wù)票據(jù)、憑證及相關(guān)報(bào)表資料。丟失印章、違反規(guī)定使用印章或印章被盜用，要追究保管人員的責(zé)任，造成嚴(yán)重后果的則負(fù)有法律責(zé)任。抄寫(xiě)證言材料、公文等用紙?jiān)诙?yè)以上的，則應(yīng)加蓋“騎邊章”。 第九章 印章管理員責(zé)任和義務(wù) 第二十七條 印章保管人負(fù)責(zé)印章的日常監(jiān)管和用章，印章管理人員對(duì)公司印章的使用必須嚴(yán)格把關(guān)，未經(jīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽批同意，堅(jiān)決不予用印。 、保障原則 ： 人才是企業(yè)的根本，要給員工提供一個(gè)基本的生活保障，切實(shí)保障每個(gè)員工 的合法利益，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)兼顧企業(yè)利益，保障企業(yè)利益不受侵犯。 第二十三條 印章 停用時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時(shí)將停用公章送 總 辦 ，按照國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定報(bào)印章備案機(jī)關(guān)登記銷毀。不得隨意讓人代取代蓋，并要在辦公室內(nèi)監(jiān)督用印。印章 保管須有記錄，注明 印章 名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人 、 批準(zhǔn)人、 監(jiān)交人、移交時(shí)間、 圖樣等信息。 第二章 印章的種類及用途 第二條 公司印 章包括公章、合同專用章、法人代表人名章和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。 、 公司如需添置固定資產(chǎn)，應(yīng)由 行政部 事先填制物品申購(gòu)單，經(jīng)總經(jīng)理審 批后交至財(cái)務(wù)部備案。 、 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。借閱公司檔案，需填寫(xiě)登記借閱單，最長(zhǎng)借閱期限為三天。 、凡屬歸檔范圍內(nèi)的文件材料，各部門必須按有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理，定期移交檔案部門集中歸檔，任何個(gè)人和部門不得以任何借口據(jù)為已有。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；沒(méi)有批復(fù)文件的，放在請(qǐng)示年立卷。 檔案管理人員的職責(zé)是： 《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)方針政策，認(rèn)真履行職責(zé)，努力做好檔案管理各項(xiàng)工作。并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。 ，任何員工不得議論有關(guān)薪金待遇、他人言行等與工作無(wú)關(guān)之事，更不準(zhǔn)搞幫派、特權(quán)、個(gè)人主義等破壞公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)的行為。 、硬件設(shè)備的原始資料 (軟盤、光盤、說(shuō)明書(shū)及保修卡、許可證協(xié)議等 )根據(jù)檔案保管要求保管。 、 現(xiàn)場(chǎng)接待：遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌 接待 ， 上班時(shí)間 (包括午餐時(shí)間 )辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。 、職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開(kāi)始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的 衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔，私人物品不得擺在桌面上，需存放抽屜或柜中，工作中如需離開(kāi)座位時(shí)，需整理桌面，椅子半位，以示主人未遠(yuǎn)離；長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)崗位時(shí)，應(yīng)整理好桌椅、物品，并告知上司或前臺(tái)人員，說(shuō)明本人去向及所用時(shí)間。 . 安全措施 ，由該公司文件管理員至少每周備份一次；重要數(shù)據(jù)由使用者 本人向文件管理員申請(qǐng)做立即備份。 、過(guò)問(wèn)非本人工作職責(zé)內(nèi)的公司機(jī)密。 3. 責(zé)任 發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象 ，要及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。各部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)每年向總經(jīng)理辦公室移交一次檔案，移交時(shí)辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄。包括合同、章程、協(xié)議、董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)文件等 (詳見(jiàn)公司項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn) )； g、 公司章程、規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)范圍、人員編制、工作條例等； h、 人事任免、員工培訓(xùn)、錄用、工資、勞動(dòng)合同等文件材料； i、 外事活動(dòng)、出訪考察等活動(dòng)形成的文字材料； j、 在重要活動(dòng)中形成的音像檔案材料等； k、 會(huì) 議文件 會(huì)議文件主要指公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及經(jīng) 營(yíng)工作會(huì)議。 a、 企業(yè)章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)證、國(guó)有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記證、撤消單位的印章等； b、 各類合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)、備忘錄等文件材料； c、 董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等文件材料； d、 重大活動(dòng)中形成的錄音 (錄像 )帶、光盤、照片等聲 像材料； e、 因公出國(guó)考察和外出參加有關(guān)重要會(huì)議所形成及帶回的重要文件材料； f、 具有保存價(jià)值的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品、題詞等實(shí)物； g、 應(yīng)歸檔的零散文件材料； h、 企業(yè)機(jī)構(gòu)改革和員工調(diào)動(dòng)、離崗等留在部門或個(gè)人手中的文件材料； i、 其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 、 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于 業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和 第 17 頁(yè) 共 58 頁(yè) 保存。 (4) 特殊物品：選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。 低值易耗品管理 、 公司的生產(chǎn)資料凡使用年限在一年以 下 ，單價(jià)金額低于 20xx 元均列入低值易耗品范圍。 印章 啟用應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。 第十二條 蓋章前要了解文本內(nèi)容，根據(jù)部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)使用印章，建立《印章使用登記表》。 第 32 頁(yè) 共 58 頁(yè) 第二十條 印章使用完畢，在登記的同時(shí)必須預(yù)留一份蓋章的原始（或者復(fù)制）材料供管理部門存檔備查。 第三十二條 違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者，公司將追究其法律責(zé)任 。 第三十四條 本制度最終由公司總辦負(fù)責(zé)解釋。公司印章使用申請(qǐng)表和用印留存的文件資料由公司印章管理人員于每月最后一天分類編目并歸檔。 如主管領(lǐng)導(dǎo)出 差等各項(xiàng)原因，無(wú)法在審批單上簽字而又急需用印時(shí)，須由經(jīng)辦人當(dāng)場(chǎng)通過(guò)電話向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告用印內(nèi)容，征得同意后，主管領(lǐng)導(dǎo)短信或者 EMAIL 印章管理人，授權(quán)先予用印時(shí)，方可用印。 公司公章由總辦或者委托行政部門管理。 、 公司如需添置低值易耗品，經(jīng)辦人應(yīng)按申購(gòu)物品流程辦 理。 公司物資借用 、凡借用公司辦公器材，需填寫(xiě)物資借用單，并由部門經(jīng)理簽字認(rèn)可 第 26 頁(yè) 共 58 頁(yè) 、借用物資超時(shí)未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還 、借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償 附則 、新進(jìn)人員到職時(shí) 由 人力資源 部門 通知，向 行政部門 領(lǐng)用辦公物品；人員離職時(shí)必須向 行政部門 辦 理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng) 行政部門認(rèn)可的， 人力資源部門 不得為其辦理離職手續(xù)。 、 備份盤與源盤應(yīng)分開(kāi)存放。 檔案的日常管理 、 根據(jù)國(guó)家檔案管理有關(guān)規(guī)定，實(shí)行科學(xué)化管理檔案，按各類檔案的不同內(nèi)容分門別類登記保管，使之系統(tǒng)化、條理化和標(biāo)準(zhǔn)化，逐漸達(dá) 標(biāo)、升級(jí) ，并逐步建立微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，