【正文】 其次，任用工作人員要注意揚(yáng)長避短、適才適用，不可降低任職要求，也不應(yīng)求全責(zé)備。前者是方向和核心，后者是基礎(chǔ)和保證，兩者相輔相成，缺一不可。通過一定的有意識活動，追求活動目標(biāo)，獲得一定的活動效果，是人類一切活動的共同的根本特點，秘書工作自然也不例外。 善于修養(yǎng)，優(yōu)化心理素質(zhì) 在我國，秘書人員的工作繁重，特別要謹(jǐn)慎處理各種復(fù)雜的人際關(guān)系，忍受許多無形的壓力，若不注意調(diào)整心態(tài)，就會導(dǎo)致心理失調(diào)和心理疾病。秘書人員的主觀努力才是提高自身素質(zhì)的關(guān)鍵。 一、組織途徑 提高秘書人員的素質(zhì)意義重大，首先不能視為個人行為，而是一個組織管理問題。因此，秘書人員在工作中一定要謙和待人，文明禮貌。主要包括會晤、會議安排、組織會議、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時；接受任務(wù)如果不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。 秘書人員要培養(yǎng)和發(fā)展自己的社交能力，應(yīng)該努力做到以下幾個方面：一是要正確認(rèn)識自己，正確認(rèn)識他人，學(xué)會理解、尊重、謙讓和寬容；二是要善于與同事相處，彼此要相互信任，真誠合作，不要貌合神離，互相利用；三是要講究禮貌和儀表，言談舉止和服飾要得體、文雅，做到彬彬有禮；四是要能夠根據(jù)不同的交往對象、場合和目的，采取不同的交際手段和方法，講究交際藝術(shù)；五是當(dāng)交往中出現(xiàn)糾紛或沖突時，要善于緩和、化解和消除矛盾。身勢表達(dá)能力要求恰當(dāng)、得體，切忌矯揉造作。二要語言生動，風(fēng)趣幽默，善于抓住聽者的心理。發(fā)達(dá)國家對秘書人員的外語水平要求是很高的，我們的秘書人員應(yīng)該有這樣的戰(zhàn)略意識，努力提高自己的外語水平。秘書學(xué)不僅對秘書、秘書部門、秘書工作等一系列理論建設(shè)有較科學(xué)全面的論述，而且對秘書專業(yè)的實踐具有重要的指導(dǎo)作用。學(xué)習(xí)這類知識，目的在于使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論。 （3）聯(lián)系群眾，深入實際，實事求是。秘書人員的作風(fēng)修養(yǎng)，主要有以下要求： （1）踏實、細(xì)致、一絲不茍。秘書人員的自覺性即對應(yīng)達(dá)到的服務(wù)目標(biāo)有深刻的理解，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，及時處理日常事務(wù)，適時為領(lǐng)導(dǎo)提供各種所需要的信息，正確估計工作發(fā)展趨勢，提前做好各項準(zhǔn)備工作。 （2）熱情與沉穩(wěn)的結(jié)合。第二是堅持“三服務(wù)”的信念?！锬康囊? 通過本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解秘書人員必須具備的政治修養(yǎng)、情感意志修養(yǎng)、工作能力、職業(yè)道德以及秘書人員的知識結(jié)構(gòu)，明確提高秘書人員基本素養(yǎng)的的主要途徑。對于喜歡安靜的領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)他在考慮問題時，盡量不要去打擾；對于喜歡與秘書商量、征詢意見或要材料的領(lǐng)導(dǎo)，秘書平時要注意收集積累材料，圍繞中心工作勤于思考，以保證給領(lǐng)導(dǎo)滿意的資料服務(wù)和合理的建議；有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡同大家討論，集思廣益，秘書則應(yīng)該善于組織有關(guān)人員進(jìn)行討論；有的領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣與中午或夜間工作，秘書則應(yīng)該改變自己的習(xí)慣，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的生活規(guī)律；有的領(lǐng)導(dǎo)性情急躁，秘書則應(yīng)該善于冷靜思考，侍機(jī)多作勸導(dǎo)；有的領(lǐng)導(dǎo)記憶力差，秘書則要細(xì)致地安排工作時間表，經(jīng)常予以提醒。領(lǐng)導(dǎo)班子成員如果因故未能參加例會，秘書應(yīng)該主動把會議情況向缺席者通氣。處理此類事項，秘書人員要熟悉有關(guān)組織法規(guī)，不可簡單從事，要考慮周密，把工作做細(xì)。而處理這個關(guān)系的首要問題，就是要弄清楚秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者到底是什么關(guān)系。 六、“窗口”作用 秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的“窗口”，一切與外界的聯(lián)系和接待，都首先經(jīng)過秘書部門，群眾對機(jī)關(guān)的第一印象也是?？疵貢块T的工作面貌、作風(fēng)和效率。總之，只有秘書工作發(fā)揮“眼觀六路、耳聽八方”的耳目作用，領(lǐng)導(dǎo)者才能真正做到目明耳聰，切實保證工作的有效性。 在發(fā)揮參謀作用的時候，秘書人員要正確處理好“參與”與“參謀”的關(guān)系。秘書人員和秘書部門要主動配合領(lǐng)導(dǎo)處理好日常事務(wù)，如向領(lǐng)導(dǎo)提醒工作日程和工作內(nèi)容，接待不速之客的來訪，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性工作等。第三節(jié) 秘書工作的作用 秘書活動之所以久盛不衰，其根本原因在于隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和社會的進(jìn)步，社會的信息量日益增加，人們的工作節(jié)奏不斷加快。同教師、作家和理論工作者相比，秘書人員的文字工作是其管理工作的重要組成部分。在多數(shù)情況下和主要工作中，秘書人員進(jìn)行工作的出發(fā)點是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。黨的十一屆三中全會以來，隨著體制改革和社會主義建設(shè)的發(fā)展，我國的秘書工作展現(xiàn)了新的局面。資產(chǎn)階級登上歷史舞臺，許多國家都喜歡把處理公文事務(wù)的人員稱為秘書，諸如國務(wù)秘書、省長秘書。 早在春秋戰(zhàn)國時期，許多新興的國家都設(shè)置了管理文書的職務(wù)，如趙國的御使、齊國的掌書、魏國的立書、秦國的尚書。一般在較大的機(jī)關(guān)為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人設(shè)置。 （1）從服務(wù)對象和經(jīng)濟(jì)來源來劃分，可把秘書分為公務(wù)秘書和私人秘書兩大類。第一章 緒 論 秘書，是我國黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一個行政職務(wù)。 秘書工作是一種職業(yè)行為，在社會分工尚不明確的時代，秘書行為與其他職業(yè)行為混為一體。五指讖緯（chen wei 讀作襯偉，漢代流行的宗教迷信）等書。 文字秘書是指以文字工作為主的秘書。中級秘書一般指文字秘書。南北朝始設(shè)秘書省，主官為秘書監(jiān)，下設(shè)秘書丞和秘書郎，各司其職。任弼時同志在抗日戰(zhàn)爭時期曾經(jīng)擔(dān)任過中央秘書長，直接領(lǐng)導(dǎo)中央秘書處的工作。面對這些挑戰(zhàn)，我們的秘書和秘書學(xué)工作者必須奮起直追，不斷開創(chuàng)秘書工作和秘書學(xué)研究的新局面，以適應(yīng)加入WTO以后的需要。 領(lǐng)導(dǎo)同志的談話、指示、會議記錄中的機(jī)密。因此，秘書人員必須熟悉并正確掌握有關(guān)方針政策、法律法令，提高自己的政策水平。秘書人員要高質(zhì)量、高效率地辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的公文制發(fā)、文書資料的處理。因此，秘書工作的參謀作用就顯得格外重要。 在現(xiàn)代社會中，信息是人類生存和發(fā)展的重要資源之一，也是決策的基礎(chǔ)和一切管理工作的客觀依據(jù)。因此，秘書工作必須發(fā)揮橋梁作用，不僅要做到下情上達(dá)、外情內(nèi)達(dá)，使領(lǐng)導(dǎo)者能夠準(zhǔn)確地把握內(nèi)外情況變化的脈搏，而且要上情下達(dá)、內(nèi)情外達(dá)，通過公布信息、制發(fā)文件、信訪協(xié)調(diào)和組織公關(guān)等活動，使組織成員和社會成員準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)者的意圖、指示和愿望，以便消除疑慮、化解矛盾，建立和諧的人際關(guān)系。實際上，這三項要求也是秘書工作的基本方針。因此，秘書人員的職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，而不能越越俎代庖。秘書人員一定要從大局出發(fā)，注意維護(hù)團(tuán)結(jié)。但同時也應(yīng)該看到，一般來說，領(lǐng)導(dǎo)人的政治生素養(yǎng)好，思想水平高，組織能力強(qiáng)，知識較淵博，作為秘書人員，應(yīng)該不失時機(jī)地向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，在長期潛移默化的工作過程中努力提高自身的素養(yǎng)。不管你承認(rèn)不承認(rèn)，秘書部門、秘書人員總是要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的要求和需要來進(jìn)行工作，堅持為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。而且，一個優(yōu)秀的秘書人員不能僅僅滿足于一般地完成任務(wù)，他還要努力探索秘書工作的規(guī)律，刻苦鉆研秘書工作的業(yè)務(wù)知識，對工作精益求精，在實踐中不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，使自己成為秘書工作的行家、專家。第二節(jié) 秘書人員的情感意志修養(yǎng) 情感和意志屬于人的心理活動范疇。這樣，可以使自己的情感趨向成熟，提高自己對環(huán)境的適應(yīng)能力。一次次的成功，又會給秘書人員帶來工作水平的提高。秘書人員或秘書部門承辦的事務(wù)往往具有很強(qiáng)的時效性。要懂得基本的禮儀知識，以禮待人，要創(chuàng)造秘書工作好的職能環(huán)境，提高工作效率。主要指中國近代史、世界近代史、中國經(jīng)濟(jì)地理、本地的近代歷史與地理等知識。相關(guān)的輔助知識包括的內(nèi)容非常非常的廣泛，這里主要講以下幾個方面是內(nèi)容： 管理知識 秘書人員雖然不是直接的管理者，但卻是管理者的參謀和助手。秘書人員的能力素質(zhì)，一般應(yīng)包括以下幾個方面： 一、表達(dá)能力 所謂表達(dá)能力，是指通過言語、文字、身勢等形式溝通思想、交流信息、表達(dá)情感的能力。所以秘書人員應(yīng)特別注意加強(qiáng)著方面的訓(xùn)練，努力把自己鍛煉成為公文寫作的“快手”、“能手”、“高手”。 四、應(yīng)變能力 所謂應(yīng)變能力，就是適應(yīng)變化著的環(huán)境和事物、完成原定任務(wù)的本領(lǐng)。秘書人員忠于職守，大而言之，是忠于國家、民族和人民的利益；小而言之，是忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治、經(jīng)濟(jì)利益。前者屬于政治品質(zhì)問題，后者屬于職業(yè)道德問題。發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的見解與事實有出入時，不能隨聲附和，要敢于秉公直言（但要注意場合）。 提供成長機(jī)會 作為組織部門來說，首先要重視對秘書人員的崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)和資格培訓(xùn)工作，為秘書人員提高素質(zhì)奠定理論基礎(chǔ)。 巧于思考，強(qiáng)化認(rèn)識能力 秘書人員能力素質(zhì)的核心是認(rèn)識能力，“能說會寫”實際是以“會想”為前提的。因此，秘書人員只有勇于實踐，敢于實踐，并善于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，才能不斷提高自身的素質(zhì)。 第三，不同的領(lǐng)導(dǎo)由于各自的素質(zhì)、閱歷、水平、習(xí)慣乃至性格的差異，對秘書工作的要求會有所不同，若以領(lǐng)導(dǎo)是否滿意作為評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)，難免帶有主觀隨意性。進(jìn)行職位分類，則以工作分析為基礎(chǔ)，進(jìn)一步對若干職位進(jìn)行綜合評價，根據(jù)工作性質(zhì)是否相同或接近，實行統(tǒng)一歸類管理；根據(jù)職位的責(zé)任輕重、難易程度和所需資格是否相同相近，實行統(tǒng)一歸級、歸等管理；再制定職位說明書、職級規(guī)范、職等規(guī)范等規(guī)范性文件，以實現(xiàn)規(guī)范化管理。同時，只。 貫徹因事設(shè)職的原則，必須實行職位分析或職位分類。秘書工作有一定的規(guī)章制度，它們規(guī)范著秘書的行為，制約著秘書和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。毛澤東說得好：“讀書是學(xué)習(xí)，使用也是學(xué)習(xí)，而且是更重要的學(xué)習(xí)”。學(xué)習(xí)的形式，既可以接受學(xué)歷教育或在職培訓(xùn)，也可以是自學(xué)。但是，組織的本質(zhì)是人的合作系統(tǒng)，如果只講競爭，不講合作，競爭就會變成內(nèi)耗式的爭斗。反映情況要真實準(zhǔn)確，既不夸大也不縮小。80年代，西德政府的幾位部長級領(lǐng)導(dǎo)人的秘書又被查知是東德特務(wù)。各行各業(yè)都有自己特殊的職業(yè)道德規(guī)范，如審判員要秉公執(zhí)法、鐵面無私；醫(yī)生要救死扶傷、治病救人；教師要誨人不倦、循循善誘；售貨員要文明經(jīng)商、公平買賣等等。因此，秘書人員必須具備一定的輔助決策與管理能力，才能稱職。書面表達(dá)能力的最基本的要求有兩點：一是邏輯嚴(yán)密，思路清晰，能給人以邏輯是的征服力量。 第四節(jié) 秘書人員的工作能力 能力是完成一定活動的本領(lǐng)。 三、相關(guān)的輔助知識 如果說基礎(chǔ)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的最低層次，專業(yè)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的基本層次，那么相關(guān)的輔助知識則是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次。主要指高等數(shù)學(xué)、管理數(shù)學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等知識，這是適應(yīng)現(xiàn)代化管理培養(yǎng)新型秘書人員的需要。 （4）文明禮貌，謙虛謹(jǐn)慎，不卑不亢。 （2）敏捷、干練、勤快、主動。秘書人員經(jīng)常會遇到棘手的問題或新的課題，很難順利處理，需要以堅韌不拔的毅力去面對。心地坦蕩的容忍是與積極的反省結(jié)合在一起的，在忍耐中反省，可以對自己的思想和行為進(jìn)行再認(rèn)識。要不斷接受新鮮事物，樹立與時代發(fā)展相適應(yīng)的新的觀念。秘書人員應(yīng)保持一種積極向上的精神狀態(tài)，不辭勞苦，不畏艱難，不挑肥揀瘦，不拈輕怕重。只有堅持原則性與靈活性的有機(jī)統(tǒng)一，才能達(dá)到促進(jìn)團(tuán)結(jié)、促進(jìn)工作的目的。此時，秘書人員應(yīng)當(dāng)在不影響領(lǐng)導(dǎo)人威信的前提下巧妙地給以提醒或彌補(bǔ)。 （4）維護(hù)團(tuán)結(jié)原則 秘書人員要自覺維護(hù)和增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)人之間的團(tuán)結(jié)。因此，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者在人格上是平等的，秘書人員不必卑躬屈膝，唯命是從。堅持以“三服務(wù)”為指導(dǎo)思想，這是秘書工作的一根支柱。其次，任何組織內(nèi)部都存在著上下級關(guān)系，也必須進(jìn)行感情交流和信息溝通，以不斷協(xié)調(diào)人際關(guān)系。 三、耳目作用 秘書工作的耳目作用主要是指秘書人員要進(jìn)行調(diào)查研究，要大量采集信息，將聽到和看到的各種情況反映給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供參考材料。俗話說，“一個籬笆三個樁，一個好漢三個幫”。這種助手作用的發(fā)揮，幾乎涉及秘書活動的全部內(nèi)容。 五、政策性 秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的輔助性工作部門。 二、機(jī)密性 秘書和秘書部門處于機(jī)關(guān)的樞紐位置，每天直接與領(lǐng)導(dǎo)來往，接觸著大量的機(jī)密，這就決定了秘書工作具有機(jī)密性的特征。三是秘書人員的的文化水平和專業(yè)知識越來越高。1923年，他又是我們黨中央的第一位秘書。曹丕繼位，改秘書令為中書令和中書監(jiān)，做中書省的長官，略似現(xiàn)在的秘書長。以一個省市級政府機(jī)關(guān)為例，高級秘書指秘書長、辦公廳（室）主任。在國外，私人秘書十分普遍。三指使館中介于參贊和隨員之間的外交人員，分一等秘書、二等秘書、三等秘書。關(guān)于管理學(xué)的相關(guān)內(nèi)容，在管理學(xué)等有關(guān)學(xué)科中已經(jīng)作了系統(tǒng)的介紹。每一個正在從事或準(zhǔn)備從事秘書工作的人，都應(yīng)該了解秘書工作的規(guī)律，以提高自己從事秘書工作的自覺性和科學(xué)性。少數(shù)為一定級別的領(lǐng)導(dǎo)干部和專家服務(wù)的秘書，雖然其服務(wù)對象是個人，但仍從國家或集體領(lǐng)取薪金，是國家編制的正式工作人員，故仍屬于公務(wù)秘書。 秘書的層次 秘書不僅從橫向上可以分為不同的類別，而且從縱向上可以劃分為不同的層次。 秦漢以來，國家一統(tǒng)，諸事繁雜，逐步加強(qiáng)了這方面的工作。我國著名的女界領(lǐng)袖、偉大的社會活動家宋慶齡，就是跟隨孫中山當(dāng)秘書步入政界走上革命道路的。 目前，全國黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、部隊、企事業(yè)單位，凡是具備一定規(guī)模者，均有從事秘書工作的機(jī)構(gòu)，配有各種專、兼職秘書。第二是不能反客為主，隨意插手干擾職能部門的工作。因此，文牘性是秘書工作的一個重要特征。因此，一個高明的領(lǐng)導(dǎo)人必然十分重視發(fā)揮秘書人員的作用。秘書人員要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖對領(lǐng)導(dǎo)管轄的子系統(tǒng)進(jìn)行催促、查辦和檢查督促已經(jīng)布置的工作。參與決策是其他領(lǐng)導(dǎo)成員的權(quán)力。這一作用，可以比喻為領(lǐng)導(dǎo)者的“喉舌的延長”。第四節(jié) 秘書工作的指導(dǎo)思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律 一、指導(dǎo)思想 從秘書工作的作用和特征可以看出，秘書工作應(yīng)堅持“三服務(wù)”的思想。目前，在我國非公有制經(jīng)濟(jì)的企業(yè)中，存在著許多私人秘書，他們與業(yè)主的關(guān)系，一般還是雇傭關(guān)系。秘書人員應(yīng)該以黨內(nèi)政治生活的若干準(zhǔn)則、國家的法律法規(guī)、本部門本單位的各項規(guī)章制度、各組織機(jī)構(gòu)