【正文】 如需要其它部門修改時，原文件編寫部門應(yīng)提供原文件編寫依據(jù)的背景資料； 對安全管理手冊、安全管理體系程序文件的修改，在文件上應(yīng)以版本、修改狀態(tài)作為標(biāo)識。 本程序適用于與安全管理體系有關(guān)的所有文件的控制。 文件的接收登記和閱辦 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對收到的外來文件和資料進行登記，并組織傳閱； 對需納入公司安全管理體系內(nèi)的外來文件和資料，經(jīng)相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人簽署意見后, 送體系辦公室、指定人員、主管領(lǐng)導(dǎo)閱審； 公司、船舶對外來文件和資料要進行接收登記，并將最新信息向體系辦公室反饋。在文件的顯著位置顯示“文件修改紀(jì)錄”，以便使文件持有者容易識別文件的更改內(nèi)容和生效日期； 對其他文件的修改，以新版的規(guī)定或以原文件補充規(guī)定的形式修訂； 其他文件的修改編寫、會簽、評審、。3 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全管理手冊、安全管理程序文件的批準(zhǔn)。4 工作程序 文件的分類 內(nèi)部文件，包括：安全管理手冊、程序文件、規(guī)定、辦法、須知、崗位職責(zé)、各類日志、航行計劃、施工圖紙、信件、傳真、船岸往來文書、報告、報表、表格、相關(guān)記錄等； 外來文件和資料，包括：海圖、航海出版物、航海通告；海事組織的公約、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)、指南；海運行業(yè)組織的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)、指南等有關(guān)的技術(shù)資料和管理軟件； 當(dāng)外來文件和資料納入公司安全管理體系文件,即為內(nèi)部文件； 文件的編寫 安全管理手冊，由總經(jīng)理辦公室進行編寫； 安全管理體系程序文件, 由體系辦公室組織相關(guān)職能部門，按職能劃分負(fù)責(zé)編寫； 與公司安全管理體系有關(guān)的其它文件，由相關(guān)職能部門按職能劃分負(fù)責(zé)編寫； 對需納入公司安全管理體系文件的外來文件和資料，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)文件的編寫； 公司安全管理體系《有效文件清單》，由體系辦公室負(fù)責(zé)編寫。5 保管和歸檔 文件持有者應(yīng)妥善保管持有的文件，直到換版或廢止。 體系辦公室負(fù)責(zé)公司安全管理體系文件結(jié)構(gòu)的策劃和調(diào)整，組織相關(guān)部門編寫和修改安全管理體系文件；負(fù)責(zé)安全管理手冊的編寫與修改；負(fù)責(zé)SP1101TDCA《安全管理體系文件清單》的編制，確定文件發(fā)放范圍和數(shù)量；負(fù)責(zé)牽頭組織對外來文件和資料的識別、跟蹤、收集和監(jiān)督工作；負(fù)責(zé)公司安全管理體系文件適用性的管理。 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司安全管理體系文件的印制、發(fā)放和歸檔。 到期需歸檔的文件，交檔案室歸檔保存。《安全管理體系文件清單》保持持有的安全管理體系文件的有效性；負(fù)責(zé)向體系辦公室提出對安全管理體系文件修改的建議；并進行外來文件和資料信息反饋。 指定人員負(fù)責(zé)對安全管理手冊、安全管理程序文件的審核，及其它與安全管理體系有關(guān)文件的審閱。 文件修改后由體系辦負(fù)責(zé)通知公司岸基部門和船舶進行相應(yīng)的換頁等工作，并下發(fā)SP1101TDCG《文件修改匯總表》，公司部門和船舶按照文件修改情況組織本單位人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)并記錄。 文件的標(biāo)識 SMS文件發(fā)布或修改時，應(yīng)確保文件首頁發(fā)布日期、生效日期、文件編號、版本狀態(tài)、頁次等信息的有效性； SMS文件頁眉處應(yīng)標(biāo)明文件編碼、文件名稱、頁碼，在頁腳應(yīng)標(biāo)明單位名稱、版本號和生效日期。2定義和縮寫本程序采用公司《安全管理手冊》的有關(guān)定義和縮寫。在對手冊及文件同一版本的第一次修改時對修改內(nèi)容用加粗黑體字標(biāo)明，第二次修改用斜體字標(biāo)明，第三次修改用下劃線標(biāo)明。 文件的修改 相關(guān)部門、船舶，在執(zhí)行文件過程中發(fā)現(xiàn)問題，內(nèi)審、外審及自查中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定情況，經(jīng)評估需修改體系文件應(yīng)向體系辦公室提出書面修改建議，由體系辦公室及時做出回應(yīng)； 原編寫部門需要對文件進行修改時，應(yīng)填寫SP1101TDCC《文件修改建議表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意簽字后交體系辦公室； 體系辦公室收到文件修改建議后，簽署意見，報指定人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后實施修改； 文件的修改由原編寫部門負(fù)責(zé)實施。SP1101TDC 安全管理體系文件控制程序