【正文】 它起到便于識別公文、發(fā)文機關、發(fā)文年度和便于登記、管理、使用的作用。3—4．密級與保密期限　　密級，即公文的秘密等級。聯(lián)合行文的公文版頭，主體單位應排列在第一行，其構成形式可以只用主體單位名稱，也可以并列各單位名稱。修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。（三）、擬出提綱，安排結構在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。另一類是由本機關制成的文件，叫發(fā)文。主要有決定和決議。l 做詳細的會議紀錄、l 整理會議紀要（例會和業(yè)務會議一般是有針對性的解決問題，會議紀要需要特別明確對事件的處理結果或工作推進計劃。合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴重時會造成公司的損失。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。 忠誠守信。秘書可從以下幾方面來輔助領導塑造良好的形象。（一） 作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。六、突發(fā)來訪接待 部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見N NNNYNNN總經(jīng)理方便接待結束根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時間總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負責人見面主動另約見面時間結束Y轉(zhuǎn)交相關部門負責人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關部門負責人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務有關？禮貌回絕N與公司業(yè)務有關？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明：l 問清對方來訪目的；l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當時有時間接待，應該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始，請對方注意時間；l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關負責人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進行后續(xù)安排；l 對于與公司和部門毫不相關的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關負責人的意見；l 對于與其它部門業(yè)務相關的來訪，可以告訴對方相關部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關部門處理；l 對于確實應由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；l 總經(jīng)理參加的會議開始接收通知回復或改請結束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準備回復邀請部門并準備材料確認時間 判斷與總經(jīng)理業(yè)務是否有關 N Y與對方確認后 另行安排 時間沖突 請示總經(jīng)理 是否參加 N Y 注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排。攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；216。跟進業(yè)務后續(xù)事宜；（二） 國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：216。216。在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；216。秘書的職責是當好“管家”按日程安排為領導做好各種必要的準備，并提醒領導實施。l 如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結束通話。 正式撥打電話： l 撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是聯(lián)想電腦公司**部**。在領導處理每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時我們需要扮演更多角色，以適應工作安排和領導需要。 我們作為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領導日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗和技巧，在處理許多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴一一收集，在經(jīng)過了反復總結和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。直接下屬問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。 必要的傳真分類存檔三、郵件 根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設置子文件夾。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一次深入溝通，準確了解領導的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。掌握近期要回避的人物；月/周計劃安排模版216。在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物；216。6002399發(fā)文日期DATE：文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務器事業(yè)部、外設事業(yè)部抄送 CC:總裁室、企劃部秘書處、財務附件ATTACHMENT:// 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他 OTHERS//頁 數(shù) PAGES1授 權 通 知 電腦公司副總裁在2000年6月15日16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關簽字權授予副總經(jīng)理，臺式電腦事業(yè)部其他相關財務及文件審批授權予常務副總經(jīng)理，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關財務簽字及文件審批委托副總裁處理。 MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ――― Manager of Material Management Division of DTBMr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。準確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達的工作。其中要把握三點：第一， 要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領導的思想火花。3． 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學習。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準確領會領導意圖，并據(jù)此進行寫作。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調(diào)查報告、說明等公文的分類（一）按性質(zhì)和作用劃分 指令性公文。會議紀要。 明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制，每個字的長度在15—22毫米之間，寬度根據(jù)字數(shù)多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。黨的機關的公文，密級標注在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文，密級標注在公文首頁右上角。發(fā)文年度應標全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。確定公文的緊急程度（等級）應實是求是，防止隨意性。2．份號份號，即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。如請示、工作報告和上行函等。 呈請性公文。216。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復而只適用于向領導反饋信息、提供參考。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用語言表達自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。四、 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應從以下幾方面加強對自身素質(zhì)的培養(yǎng)。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務的主動權。（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關系。采訪準備（采訪前一周）l 落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系；l 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應該有所備份并及時更新；l 了解記者需求并進行準備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應分別準備電子版和打印版；采訪準備（采訪前一天）l 幫助總經(jīng)理準備好采訪提綱和問題答案；l 對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；l 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；如果采訪在公司外進行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當天l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；l 如果是電話采訪需要檢查會議設備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；l 如果采訪在公司外應該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 如果采訪在公司內(nèi)應該檢查采訪場地； 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料； 安排停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結束l 與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。（一）