【正文】 （ 3）嚴(yán)肅利用紀(jì)律。必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格按照 檔案轉(zhuǎn)出的程序進(jìn)行：如填寫轉(zhuǎn)遞單 —— 填寫轉(zhuǎn)檔登記 —— 嚴(yán) 密包封 —— 通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞 —— 檢查收存回執(zhí) —— 回執(zhí)未退的及時(shí)催查 (應(yīng)在一月之內(nèi) )。四要研究學(xué)籍管理，熟悉學(xué)籍管理規(guī)定，熟悉學(xué)籍檔案的形成過 程，結(jié)合學(xué)校學(xué)籍管理工作，研究學(xué)籍檔案的來源、形成、內(nèi)容、形式等特征，以做好學(xué)籍檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)分析和利用工作。這樣有利于卷內(nèi)文件材料之間的連接，使檔案文件清晰完整。 （五）學(xué)籍檔案利用的頻繁性 根據(jù)調(diào)查顯示，學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案中利用最頻繁的，其利用人次占 86％以上。學(xué)生報(bào)考高校、證書丟失、出國等，均需利用其在校期間的學(xué)籍檔案。 （二）學(xué)籍檔案管理的方法 歸檔文件目錄是由不同條目按照一定的規(guī)則排列而成的，條目是通過對歸檔文件 內(nèi)容和形式方面的特征進(jìn)行記錄后獲取的。 樹立依法治檔的觀念。這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。學(xué)籍檔案有一定的準(zhǔn)確性、唯一性和嚴(yán)肅性。有效地利用教育部學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)和學(xué)籍學(xué)歷管理平臺，結(jié)合學(xué)校教務(wù)綜合管 理系統(tǒng)和行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，作為學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的支撐點(diǎn)，為學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和運(yùn)行平臺。 嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。三要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、外語等相關(guān)科學(xué)知識，提高現(xiàn)代管理技能，滿足檔案管理信息化、國際化的需求。前后關(guān)聯(lián)的文件材料依序排列在一起，按照其自然形成脈絡(luò)，保持其歷史聯(lián)系，正文材料在前，附件材料在后；按照排列順序，依次編寫頁號。 （四）學(xué)籍檔案的私密性 每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況，如姓名、照片、出生日期、成績記錄、品德評語等，這些都屬于個(gè)人隱私，在一定的范圍內(nèi)需要保密，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。 正因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍檔案具有一定的私密性、利用率又高，所以更加要求學(xué)校采取措施加強(qiáng)對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理。例如，畢業(yè)審批材料包括：學(xué)籍表、課程成績單、實(shí)踐報(bào)告，自評表議書等。首先要注重檔案材料本身的合法性，如學(xué)生的處分材料，不能只留存一份處分決定書，要依據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，收集保存原始的違紀(jì)材料、人證物證、學(xué)生陳述、申訴等材料。另一方面，對學(xué)校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在學(xué)期間德智能績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績總表、畢業(yè)生基本情況表 (積分總表 )等材料形